POLITIQUE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE VOYAGE

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1 Politique RF501 Adoptée au Comité exécutif du 23 juin 2009 Résolution # 53-CE Service des ressources financières et de l approvisionnement POLITIQUE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE VOYAGE 1 OBJECTIF La présente politique a pour objet de déterminer le cadre régissant les déplacements du personnel sur le territoire et à l extérieur du territoire de la Commission. 2 CHAMP D APPLICATION Tous les employés et les commissaires de la Commission sont assujettis à cette politique. 3 DÉFINITIONS Dans la présente politique, on entend par : Déplacement : l obligation qui est faite à un employé, compte tenu de sa fonction, de quitter son lieu habituel de travail pour accomplir certaines tâches à l intérieur de ses heures normales de travail ou à la demande de son supérieur immédiat. Voyage : l obligation qui est faite à un employé d être présent ou de représenter la Commission en un lieu hors du territoire de la Commission ou pour une période excédant une journée normale de travail. Le lieu doit être à plus de 75 km du centre administratif ou faire l objet d une autorisation préalable de la direction générale. Lieu de travail assigné d un employé : ce lieu est l endroit habituel de travail de l employé ou, à défaut, celui qui lui est assigné administrativement par son supérieur immédiat. Employé : toute personne qui exécute un travail pour la commission scolaire et qui reçoit une rémunération découlant de l application d une convention collective ou d un règlement sur les conditions d emploi. Commissaire : toute personne siégeant au Conseil des commissaires tel que prévu à l article 143 de la L.I.P. Page 1

2 4 PRINCIPES 4.1 GÉNÉRALITÉS En général, la Commission veut que les personnes couvertes par cette politique bénéficient de normes de voyage et de logement qui soient confortables et de bonne qualité. Nonobstant son degré d autonomie et ses disponibilités budgétaires, tout employé doit faire approuver ses demandes de remboursement de frais de déplacement et de voyage par le supérieur immédiat. Pour les commissaires, les demandes doivent être autorisées par la présidence du conseil et les demandes de la présidence du conseil par le comité exécutif. Les conventions collectives ainsi que les ententes locales ont préséance sur la présente politique. Les modalités d autorisation et de remboursement sont conçues de manière à éviter que les personnes subissent une perte à la suite de dépenses raisonnables encourues pendant le voyage pour affaires officielles. Toute pièce justificative devra être originale à l exception des titres de transport d autobus ou de métro pour lesquels aucun reçu ne peut être obtenu ainsi que pour les titres de transport obtenus par Internet pour lesquels le reçu informatique fera foi. Toute dépense en devises étrangères devra faire mention du taux de change en vigueur lors de la transaction de change. La Commission privilégiera les mesures et moyens ayant une préoccupation environnementale. 4.2 DÉPLACEMENT Normes En général, l utilisation d un véhicule privé s avère le moyen de transport le plus efficace. Cependant, particulièrement pour les longs parcours, l utilisation des services de transports en commun (autobus, train) peut s avérer plus opportune. Dans les cas exceptionnels, le supérieur immédiat peut autoriser l utilisation du taxi ou la location d une voiture (incluant l essence). Tout employé qui, dans le cours normal de ses fonctions ou pour lequel une automobile était une condition d embauche, sera uniquement remboursé sur la base de l indemnité de parcours établie par la Commission. Lorsq un moyen de transport autre qu un véhicule privé est utilisé, l employé ou le commissaire devra alors présenter une pièce justificative aux fins de remboursement. Le transport aérien, à l exception des accompagnateurs dans les voyages étudiants, ainsi que toute autre demande de remboursement de frais non prévus à la présente politique doit faire l objet d une autorisation spécifique de la direction générale. Page 2

3 4.2.2 Indemnité de parcours La Commission remboursera une indemnité de parcours à tout employé ou commissaire dûment mandaté pour une mission nécessitant des frais de déplacement déterminés ou réclamés, suivant le mode de transport le plus économique autorisé par le supérieur immédiat, sans égard au moyen utilisé par le mandaté, pour accomplir son déplacement. L indemnité est déterminée en fonction de la distance établie par un moteur de recherche choisi par la Commission et représente le remboursement des frais de propriété et de fonctionnement. La distance jugée acceptable est la distance la plus rapide. Aucun autre trajet ne sera accepté, sauf lors de détours occasionnés par des travaux routiers de longue durée effectués par Transport Québec ou une municipalité. Le tarif est fixé annuellement par le Comité exécutif. La révision de l indemnité de parcours en vigueur se fera le 1 er juillet de chaque année ou, à toute autre date décrétée par le Comité exécutif, sans effet rétroactif en rapport avec la date de proclamation. Une indemnité additionnelle de 0,10 $/km est accordée pour le covoiturage avec un employé, un commissaire ou exceptionnellement avec un élève en formation professionnelle en représentation officielle et pour lequel la Commission aurait défrayé les frais de déplacement. Dans le cadre d une collaboration entre commissions scolaires, un commissaire est éligible à l indemnité additionnelle pour un covoiturage avec un commissaire d une autre commission scolaire. Lorsqu un employé est tenu de débuter son quart de travail dans un lieu autre que son lieu de travail assigné, la Commission scolaire ne rembourse que l écart additionnel de kilométrage occasionné. Il en est de même pour son retour lorsque celui-ci ne s effectue pas à partir de son lieu de travail assigné. Les autres trajets inter établissements ou à tout autre endroit sur le territoire occasionnés par son travail dans une même journée sont remboursés selon une charte des distances établie par la Commission ou, à défaut, selon la distance la plus rapide établie par un moteur de recherche choisi par la Commission. Lorsqu un employé part de son domicile pour se rendre à un endroit hors du territoire de la Commission, le point de départ aux fins de calcul est son lieu assigné de travail. Lorsque l employé doit participer à une rencontre dans le cadre de son travail en dehors de ses heures normales de travail, il pourra alors réclamer la distance de son domicile au lieu de rencontre ainsi que le retour. Tout trajet doit être documenté par un extrait du moteur de recherche choisi par la Commission Frais inhérents Les dépenses suivantes sont considérées comme frais de déplacement et sont acceptables aux fins de remboursement par la Commission : Les taxis ou autre transport en commun, pour conduire la personne au lieu d embarquement du transport autorisé et aussi du point de débarquement vers les endroits prévus à son itinéraire; Les stationnements à péages ou parcomètre (aucune pièce justificative n est requise pour les parcomètres à monnaie pour lesquels aucun reçu ne peut être obtenu). Page 3

4 La commission considère qu il n est pas de sa responsabilité de rembourser les frais suivants : les contraventions aux lois de la circulation; les dépannages d automobiles privées; les déboursés occasionnés par suite d un accident ou d un bris à une automobile privée; la surprime réclamée par l assureur pour couvrir la partie affaires de l assurance prise par un employé pour la protection de son véhicule est de sa responsabilité; la franchise exigée par l assureur, lors du règlement de tout accident; la distance parcourue pour prendre un repas ou une pause Assurances Il est de la responsabilité de chaque personne couverte par cette politique, qui de par sa fonction doit se déplacer avec son véhicule privé, de détenir une police d assurance responsabilité civile convenable. L indemnité de parcours accordée par la Commission couvre adéquatement tous les coûts d assurance Autorisation de déplacement Tout employé requis de se déplacer doit préalablement obtenir l autorisation de son supérieur immédiat. Cette autorisation peut être verbale, écrite ou tacite. L autorisation est tacite lorsqu elle n est pas formellement exprimée et qu elle est implicite de par la nature de la fonction exercée. Pour les déplacements hors des limites de la province, l autorisation préalable de la direction générale ou de la présidence du conseil pour les commissaires, est aussi nécessaire. La direction générale peut aussi décréter, par voie de directives, que certaines natures de déplacement doivent recevoir une autorisation spécifique avant exécution. 4.3 LOGEMENT, REPAS, AUTRES Frais de logement L employé ou le commissaire autorisé à faire un déplacement de plus de 75km du centre administratif de la Commission ou sur autorisation préalable de la direction générale ou de la présidence du conseil pour un commissaire est remboursé des frais réels et raisonnables de logement commercial encourus au cours de son voyage. Seule la note d hôtel détaillée sera acceptée aux fins de remboursement. La Commission privilégie les établissements commerciaux offrant des tarifs gouvernementaux. Toutefois, une allocation de 40 $ par jour pourra être accordée à l employé ou au commissaire qui prend lui-même les dispositions en vue de se loger hors d un établissement commercial. Page 4

5 Aucune indemnité forfaitaire, en compensation des frais de logement encourus ne sera versée par la Commission à l employé ou au commissaire qui, par force majeure ou autrement, choisit d effectuer le retour à son domicile en dehors des heures normales de travail Repas La Commission accepte de rembourser les frais encourus par un employé ou un commissaire, en service commandé, pour se nourrir décemment. Le montant quotidien, maximum autorisé, incluant les taxes et les pourboires raisonnables est de : 12 $ pour le déjeuner; 20 $ pour le dîner; 30 $ pour le souper. Ces montants sont cumulables par repas, jusqu à un maximum de 62 $ par jour lorsque les trois repas peuvent être réclamés. De façon générale, l employé ou le commissaire a la possibilité de réclamer ses repas lorsqu il réside à l extérieur du territoire dans le cadre de son travail. Un employé ou un commissaire est éligible à réclamer un déjeuner si son départ est jugé devancé de façon significative par son supérieur immédiat. Un souper sera remboursé si sa fin de prestation de travail est jugée retardée de façon significative pour justifier une telle dépense. Un dîner sera remboursé si l employé ou le commissaire est à l extérieur du territoire de la Commission ou s il participe à une rencontre officielle organisée par la Commission et qui dure toute la journée. Seuls les cadres peuvent demander un remboursement pour un dîner de travail qui devra être justifié. Dans tous les autres cas, le dîner n est pas remboursable. Des pièces justificatives originales doivent soutenir toute réclamation. Lorsqu il s agit de repas pris dans le cadre d une représentation officielle, le montant peut excéder le maximum prévu. Il est considéré comme des frais de représentation et doit être adéquatement documenté et autorisé par la direction générale ou une direction générale adjointe ou par la présidence du conseil pour les commissaires Frais inhérents En plus du remboursement pour le déplacement, le logement et les repas, la Commission remboursera les frais divers qu un employé ou un commissaire peut être appelé à encourir durant un voyage à l extérieur et pour lesquels un reçu ne peut pas être obtenu (pourboire au valet, vestiaire, etc.). Un montant maximum de 5 $ (toutes taxes comprises) par jour peut être réclamé pour ces fins sans pièce justificative requise, mais avec explications. 5 DÉROGATIONS Pour les cas de frais de déplacement et de séjour reliés au perfectionnement des employés, les modalités de remboursement sont celles prévues par les comités de perfectionnement. En aucun temps, celles-ci ne pourront être plus avantageuses que celles décrites à la présente politique. Page 5

6 Pour les cas de frais de déplacement et de séjour reliés à des activités telles que colloques, congrès, sessions d études, le responsable budgétaire de la formation pourra limiter le montant du remboursement auquel l employé aurait normalement eu droit. Dans cette éventualité, une entente préalable devra avoir été convenue avec son supérieur immédiat. Toute autre dérogation à la présente nécessite l autorisation de la direction générale. 6 APPLICATION L ensemble des cadres qui autorisent des frais de déplacement et de voyage s assure de la conformité des réclamations avec la présente politique. La direction du Service des ressources financières et de l approvisionnement est chargée de l application de cette politique. En particulier, elle verra à l élaboration de la procédure à suivre et elle déterminera la teneur et la forme des documents à être utilisés. Elle recevra les demandes de remboursement et en établira la recevabilité. Le remboursement se fera via le système de paie ou par virement électronique. Page 6

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