Frais professionnels et Avantages en nature. Résumé

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1 Frais professionnels et Avantages en nature Résumé Edition

2 S ommaire Petits déplacements avec abattement p. 3 Petits déplacements sans abattement p. 6 Grands déplacements p. 9 Téléphones portables, vêtements de travail, repas d affaires, prime d outillage p. 12 Véhicules d entreprise p. 14 Précautions à prendre : autocontrôle p. 15 FFB DAS Juillet /20

3 Petits déplacements avec abattement Rappels importants : l abattement ne peut être pratiqué que pour les ouvriers de chantier et, le cas échéant, pour les chefs de chantier et conducteurs de travaux qui travaillent en permanence sur chantier. En outre, les salariés doivent avoir été consultés - individuellement ou collectivement - et ne pas avoir refusé la pratique de l abattement. Enfin, l assiette des cotisations sociales après abattement ne peut en aucun cas être inférieure au SMIC augmenté des majorations pour heures supplémentaires. Les règles ci-après sont à retenir uniquement pour le calcul des cotisations sociales. Pour l assiette de la CSG-CRDS, utiliser les règles indiquées à la fiche «Indemnités de petit déplacement lorsque l abattement n est pas pratiqué». 1. Repas Formule retenue Règle à appliquer Versement d une indemnité forfaitaire de repas, quel que soit son montant. Réintégration totale Titre restaurant associé à une indemnité complémentaire de repas pour respecter l obligation conventionnelle de l entreprise (rappel : la contribution de l employeur au titre restaurant doit obligatoirement être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre et ne pas excéder 5,36 ). - Exonération de la contribution de l employeur au titre restaurant. - Réintégration de l indemnité complémentaire de repas. Exonération totale Paiement direct du restaurateur par l employeur Attention : nous recommandons expressément que ce paiement direct soit clairement établi (chèque ou carte bancaire de l entreprise notamment) afin qu il ne puisse en aucun cas être interprété comme un remboursement au salarié. Remboursement de la note de restaurant au salarié Réintégration totale FFB DAS Juillet /20

4 Attention : Certaines URSSAF considèrent qu un salarié de chantier qui prend son repas à proximité du siège social de l entreprise n est pas dans une situation de déplacement. La facture payée directement au restaurateur constitue donc un avantage en nature et le versement d un panier ou le remboursement d un repas sont un avantage en espèces à intégrer dans l assiette des cotisations sociales. La FFB n est pas d accord avec cette interprétation des textes par les URSSAF. La Cour de cassation (1) ne s est pas, à notre connaissance, prononcée au fond sur cette question. A noter cependant qu elle a rendu récemment un arrêt dans lequel elle a déclaré non admis le pourvoi formé par l URSSAF contre l arrêt de la Cour d appel (2) ayant confirmé l annulation du redressement opéré par l URSSAF conduisant à considérer les dépenses de restauration d ouvriers déjeunant dans un restaurant proche du siège social comme des avantages en nature nourriture, devant être soumis à cotisations sociales. Cet arrêt va dans le sens souhaité par la FFB mais il convient d attendre de nouvelles décisions de la Cour de cassation. (1) Cour de cassation, Civ. 2, 27 novembre 2014, n F (2) Cour d appel de Rouen du 4 septembre 2013 FFB DAS Juillet /20

5 2. Transport Formule retenue Versement de l indemnité forfaitaire conventionnelle de transport (fonction de la zone concentrique siège-chantier) Remboursement d indemnités kilométriques aux salariés utilisant leur véhicule personnel, quel que soit le type de trajet : domicile-lieu de travail, siège socialchantier, chantier-chantier Remboursement total ou partiel des titres de transport en commun Règle à appliquer Réintégration totale Réintégration totale Exonération de la prise en charge obligatoire (50 %) du coût des titres de transport (justificatif). Réintégration pour le surplus. Aucune réintégration (exonération totale) Attention : la mise à disposition permanente d un véhicule d entreprise peut, en revanche, donner lieu à un avantage en nature (à réintégrer) du fait de l utilisation privée que peut en avoir le salarié. Mise à disposition d un véhicule d entreprise pour effectuer les trajets : Siège social chantier Chantier chantier Domicile lieu de travail. Ces 3 types de trajet constituent des déplacements professionnels. En ce qui concerne les trajets domicile-lieu de travail, il faut cependant qu ils constituent le prolongement des déplacements professionnels de la journée, c est-à-dire qu il faut montrer que l utilisation du véhicule est nécessaire à l activité professionnelle. De plus, il faut montrer que l utilisation des transports en commun est impossible ou, au moins, particulièrement malaisée. Indemnité conventionnelle de trajet Pour éviter toute réintégration d un avantage en nature, il est impératif de respecter les règles suivantes : - si le véhicule mis à disposition permanente (le salarié le garde le soir mais aussi les week end, voire pendant les congés) est un utilitaire, c est-à-dire que le «genre» (rubrique J1 depuis 2004) indiqué sur la carte grise est CTTE, CAM ou VASP, il faut qu un document écrit (de préférence un courrier individuel) indique aux salariés concernés que l usage du véhicule doit être uniquement professionnel. - si le véhicule mis à disposition est un véhicule de tourisme (genre VP) ou de transport en commun (genre TCP), il faut qu un document écrit (de préférence un courrier individuel) de l employeur notifie aux salariés concernés qu il leur est interdit d utiliser le véhicule pendant les jours de repos ainsi que pendant les congés. Lire aussi les précisions de la fiche Résumé sur la mise à disposition de véhicules d entreprise, p.11. Réintégration totale FFB DAS Juillet /20

6 Petits déplacements sans abattement Rappel : les règles ci-après ne s appliquent que si les circonstances de fait -travail sur chantier, donc petit déplacement- sont établies. Ces règles sont à retenir : - pour les cotisations sociales lorsque l abattement n est pas pratiqué - pour la CSG-CRDS dans tous les cas (donc y compris lorsque l entreprise pratique l abattement) 1. Repas Formule retenue Versement d une indemnité (montant conventionnel ou supérieur) de repas («panier») Titre restaurant associé à une indemnité complémentaire de repas pour respecter l obligation conventionnelle de l entreprise (rappel : la contribution de l employeur au titre restaurant doit obligatoirement être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre et ne pas excéder 5,36 maximum). Paiement direct du restaurateur par l employeur Remboursement de la note de restaurant au salarié Règle à appliquer Exonération dans la limite de 8,80 par indemnité si le «panier» est inférieur ou égal à 8,80 : exonération totale si le «panier» est supérieur à 8,80, réintégrer le dépassement Exemple : panier = 8,90 Réintégrer 8,90 8,80 = 0,10 Remarque 1 : si une facture du repas (supérieure à 8,80 ) est fournie, l indemnité forfaitaire est alors exonérée à hauteur du montant de la facture (ex. indemnité versée : 8,90 ; note de restaurant produite : 10 ; donc exonération totale des 8,90 qui ont été versés). Remarque 2 : pour les salariés, dont il est communément admis qu ils prennent toujours leurs repas au restaurant, lorsqu ils sont en déplacement professionnel (personnel du siège en déplacement, cadres, ), les indemnités forfaitaires de repas qui leur sont versées sont exonérées à hauteur de 18,10 par repas. Pour tous les salariés de chantier (ouvriers, ETAM ou cadres), une indemnité forfaitaire de repas de 18,10 peut être exonérée s ils fournissent une simple attestation du restaurateur qu ils ont bien pris le repas au restaurant (une note précisant le prix du repas n est pas nécessaire). Si la contribution de l employeur au titre restaurant + l indemnité complémentaire de repas est < 8,80 : exonération totale. Si la contribution de l employeur au titre restaurant + l indemnité complémentaire de repas est > 8,80 : réintégrer le dépassement. Exemple : - participation employeur au TR : 5,30 - indemnité complémentaire : 3,60 Total : 8,90 Réintégrer dans l assiette des cotisations 8,90-8,80 = 0,10 Exonération totale Exonération totale FFB DAS Juillet /20

7 Attention : Certaines URSSAF considèrent qu un salarié de chantier qui prend son repas à proximité du siège social de l entreprise n est pas dans une situation de déplacement. La facture payée directement au restaurateur constitue un avantage en nature et le versement d un panier ou le remboursement d un repas sont des avantages en espèces à réintégrer en totalité. La FFB est très réservée sur cette interprétation des textes par les URSSAF et des contentieux sont en cours sans qu il soit possible de préjuger de leur issue. 2. Transport Formule retenue Versement de l indemnité forfaitaire conventionnelle de transport (fonction de la zone concentrique siège-chantier) Règle à appliquer Exonération si l indemnité forfaitaire de transport ne dépasse pas Zone concentrique Limite d exonération (distance siège social-chantier) 1A 2,50 1B (ou zone 1) 4,90 2 7, , , ,20 En pratique, quasiment tous les montants conventionnels régionaux d indemnité de transport sont inférieurs à ces limites : il y aura donc, d une manière générale, exonération totale. Les limites ci-dessus, correspondant précisément à nos zones concentriques conventionnelles, sont extraites d une grille plus complète annexée aux Questions-réponses. Attention toutefois : pour les chantiers situés à moins de 2,5 km du siège, il semble qu il ne soit pas possible d exonérer l indemnité versée, sauf justificatifs. Remboursement d indemnités kilométriques aux salariés utilisant leur véhicule personnel pour se rendre sur les lieux de travail (1). Remboursement total ou partiel des titres de transport en commun Les indemnités kilométriques versées au salarié sont exonérées tant qu elles ne dépassent pas le barème fiscal. Ce dernier est désormais plafonné à 7 CV en application de la Loi de Finances pour Exonération de toute la participation employeur tant la part obligatoire (50 %) que la part optionnelle sur justificatif (titre de transport). (1) L exonération en cas d utilisation d un véhicule personnel est liée à la nécessité d utiliser ce mode de transport, c est-àdire ne pas relever de la simple convenance personnelle : - absence de transports en commun ou - desserte du lieu de travail par les transports en commun incommode ou ne correspondant pas ou mal aux horaires de travail. En tout état de cause, l entreprise devra pouvoir justifier : - du véhicule utilisé par le salarié et de sa puissance (copie carte grise) - de la (ou des) distance domicile-lieu de travail en pratique, ce sera au salarié de déclarer chaque - du nombre de trajets effectués chaque mois mois à l employeur par écrit, sur l honneur, le nombre de kilomètres effectués. et le salarié devra attester qu il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités. FFB DAS Juillet /20

8 Aucune réintégration (exonération totale) Mise à disposition d un véhicule d entreprise pour effectuer les trajets : Siège social chantier Chantier chantier Domicile lieu de travail Ces 3 types de trajet constituent des déplacements professionnels. En ce qui concerne les trajets domicile-lieu de travail, il faut cependant qu ils constituent le prolongement des déplacements professionnels de la journée, c est-à-dire qu il faut montrer que l utilisation du véhicule est nécessaire à l activité professionnelle. De plus, il faut montrer que l utilisation des transports en commun est impossible ou, au moins, particulièrement malaisée. Attention : la mise à disposition permanente d un véhicule d entreprise peut, en revanche, donner lieu à un avantage en nature (à réintégrer) du fait de l utilisation privée que peut en avoir le salarié. Pour éviter toute réintégration d un avantage en nature, il est impératif de respecter les règles suivantes : - si le véhicule mis à disposition permanente (le salarié le garde le soir mais aussi les weekends, voire pendant les congés) est un utilitaire, c est-à-dire que le «genre» - rubrique J1 depuis indiqué sur la carte grise est CTTE, CAM ou VASP, il faut qu un document écrit (de préférence un courrier individuel) indique aux salariés concernés que l usage du véhicule doit être uniquement professionnel. - si le véhicule mis à disposition est un véhicule de tourisme (genre VP) ou de transport en commun (genre TCP), il faut qu un document écrit (de préférence un courrier individuel) de l employeur notifie aux salariés concernés qu il leur est interdit d utiliser le véhicule pendant les jours de repos ainsi que pendant les congés. Lire aussi les précisions de la fiche Résumé sur la mise à disposition de véhicules d entreprise p.11. Rappel : l indemnité conventionnelle de trajet est toujours soumise à cotisations, à CSG-CRDS et à impôt sur le revenu. FFB DAS Juillet /20

9 Grands déplacements Abattement pratiqué ou non Rappel Un salarié qui, du fait de ses conditions de travail, ne peut rentrer le soir à sa résidence habituelle est en situation de grand déplacement. Il est présumé ne pas pouvoir regagner sa résidence le soir, lorsque les deux conditions suivantes sont simultanément remplies : - la distance qui sépare le lieu de résidence du lieu de travail est au moins égale à 50 km (trajet aller), - les transports en commun ne permettent pas au salarié de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller). Il n y a, a priori, rien de plus à démontrer. Mais si, bien que ces deux conditions soient réunies, il rentre effectivement chez lui chaque soir, la situation de grand déplacement disparaît de fait et les règles qui suivent ne sont pas applicables. Indemnisation sous la forme d allocations forfaitaires Le salarié en grand déplacement peut percevoir des allocations forfaitaires qui seront exonérées de charges dans des limites fixées à : - 18,10 par repas - 48 par nuitée y. c. petit déjeuner (64,70 pour Paris + petite couronne), soit 84,20 par journée complète (100,90 pour Paris + petite couronne) Lorsque les indemnités versées sont supérieures à ces limites, le dépassement doit être soumis à cotisations (sauf si des justificatifs -factures- sont produits) Attention : la comparaison des indemnités versées au salarié avec ces limites d exonération doit s effectuer pour chaque journée séparément et non pas globalement sur la durée du grand déplacement. En pratique, pour chaque journée complète (2 repas + 1 nuitée), l indemnité versée sera exonérée si elle ne dépasse pas : 18, , = 84,20. En revanche, par exemple, pour un vendredi où le salarié quitte le chantier l après-midi pour être de retour chez lui pour le repas du soir, la limite d exonération pour l indemnité qui lui est versée au titre de ce vendredi est de 18,10 seulement (repas de midi), le surplus éventuel devant être réintégré. Prise en charge directe ou remboursement des frais «au réel» La prise en charge directe par l entreprise des frais d hébergement et de restauration est, elle aussi, bien entendu, exonérée de charges sociales. Il en est de même en cas de remboursement au salarié de ses notes d hôtel et de restaurant. Dans ces deux cas, il n y a pas de limites d exonération puisqu il ne s agit plus d indemnités forfaitaires mais de prise en charge ou de remboursements «au réel» (sur facture). FFB DAS Juillet /20

10 Panachage possible des modes d indemnisation L entreprise peut par exemple : ou bien payer directement l hôtel et verser des indemnités forfaitaires pour les repas (dans la limite de 18,10 par repas) rembourser aux salariés (sur facture) les frais d hôtel (pas de montant limite) et verser des indemnités forfaitaires pour les repas (18,10 maxi par repas) ou encore rembourser aux salariés (sur facture) les frais d hôtel et de restaurant du soir et verser une indemnité forfaitaire (18,10 maxi par repas) pour les repas de midi. Evidemment, il n est pas possible de cumuler prise en charge ou remboursement sur facture et indemnités forfaitaires ayant le même objet. Dépenses de voyage Les dépenses de voyage (transport) pour se rendre sur le chantier et en revenir, ainsi que celles correspondant aux voyages de détente prévus par la convention collective des ouvriers mais aussi des Etam et des cadres, sont exonérées (sur justificatif) de charges sociales, au même titre que les indemnités de grand déplacement elles-mêmes, que l abattement soit pratiqué ou non. Durée de l exonération des allocations forfaitaires de grand déplacement Versement d allocations forfaitaires Exonération sans justificatifs si les indemnités sont inférieures ou égales aux montants suivants Grand déplacement inférieur ou égal à 3 mois Grand déplacement audelà de 3 mois et jusqu à 2 ans Grand déplacement supérieur à 24 mois et inférieur à 6 ans Tous départemen ts sauf Paris et petite couronne Paris, 92, 93, 94 Repas midi : 18,10 Repas soir : 18,10 Logement et petit déjeuner : 48 Repas midi : 18,10 Repas soir : 18,10 Logement et petit déjeuner : 64,70 Mêmes montants 15 % Repas midi : 15,30 Repas soir : 15,30 Logement et petit déjeuner : 40,90 Mêmes montants 15 % Repas midi : 15,30 Repas soir : 15,30 Logement et petit déjeuner : 55 Mêmes montants 30 % Repas midi : 12,70 Repas soir : 12,70 Logement et petit déjeuner : 33,60 Mêmes montants 30 % Repas midi : 12,70 Repas soir : 12,70 Logement et petit déjeuner : 45,30 La durée du grand déplacement s apprécie pour chaque chantier. Si les indemnités versées sont supérieures à ces montants : - exonération sur justificatifs des dépenses réelles - en l absence de justificatifs, exonération à hauteur des montants ci-dessus et réintégration du surplus. FFB DAS Juillet /20

11 Grand déplacement et week-end Si les salariés restent sur le lieu du grand déplacement pendant le week-end, la présomption de l empêchement de regagner sa résidence ne joue pas. Par conséquent, les entreprises, quel que soit leur mode d indemnisation (au forfait ou au réel), doivent être en mesure de démontrer que les salariés sont bien restés sur les lieux du grand déplacement. Ces preuves peuvent être apportées par tout moyen, notamment par des notes d hôtel, des notes de restaurant, notes de café,, ou tout autre document justifiant de la présence du salarié sur les lieux le week-end. A défaut de preuve, l indemnisation forfaitaire de grand déplacement attribuée pour le week-end sera réintégrée dans l assiette des cotisations sociales. Grand déplacement hors France métropolitaine Un barème spécifique de limites d exonération pour les indemnités forfaitaires est prévu. C est celui de la fonction publique, Groupe 1, disponible sur : Prise en charge directe ou remboursement sur facture est là aussi possible. FFB DAS Juillet /20

12 TELEPHONES PORTABLES VETEMENTS DE TRAVAIL REPAS D AFFAIRES PRIME D OUTILLAGE Mise à disposition de téléphones portables aux salariés Pour éviter d avoir un avantage en nature (pour l utilisation privée que peuvent en faire les salariés) à calculer et à soumettre à cotisations, il faut : - soit être en mesure de montrer que l utilisation privée des portables est «raisonnable», c est-à-dire limitée aux besoins courants de la vie professionnelle et familiale (par exemple, coups de fil de courte durée à son domicile). Mais cette solution signifie qu il faut pouvoir produire, à l occasion d un contrôle Urssaf, le détail des communications passées sachant en outre que la notion de «raisonnable» est sujette à interprétation. - soit adresser aux salariés un document écrit (note de service ou, de préférence, un courrier individuel) indiquant que le portable mis à disposition est réservé à un usage professionnel. Cette solution nous semble devoir être privilégiée. L administration (Questions-réponses ministériels n os 23 et 96) a confirmé que dans ces deux situations, il n y avait pas d avantage même si l entreprise pratiquait l abattement. Dans tous les autres cas : pas de document écrit et/ou utilisation au-delà du raisonnable, ou bien, document écrit autorisant l usage privé, il y aura calcul d un avantage en nature assujetti à cotisations. Vêtements de travail o La fourniture ou éventuellement le remboursement aux salariés de vêtements de travail, qu ils soient ou non labellisés «de protection individuelle», constituent des frais d entreprise. Mais il faut pour cela qu un document écrit (note de service, mais de préférence courrier individuel ou clause du contrat de travail) indique : - que les vêtements restent la propriété de l entreprise, ou si les vêtements sont loués, qu ils ne sont pas la propriété du salarié, - que leur port est obligatoire pendant les heures de travail. Dans ces conditions, cette fourniture est totalement exonérée, que l abattement soit pratiqué ou non. De même en cas de remboursement sur facture au salarié (mais surtout pas d indemnisation forfaitaire). Il en va de même des frais d entretien de ces vêtements. Attention : lors des contrôles URSSAF, l entreprise devra pouvoir prouver (via le document écrit) que le vêtement reste sa propriété (ou en tout état de cause qu il n est pas la propriété du salarié) et que son port est obligatoire. o Les primes de salissure pour l entretien des vêtements professionnels, attribuées au salariés sous forme d une indemnité forfaitaire pour l entretien de leur vêtement de travail, sont exonérées de charges sociales, que l abattement soit pratiqué ou non, si et seulement si : - le vêtement est la propriété de l employeur* ou si le vêtement est loué, il n est pas la propriété du salarié, FFB DAS Juillet /20

13 - son port est obligatoire * - les dépenses d entretien sont prévues et justifiées par une réglementation interne à l entreprise. Cette règlementation interne peut prendre différentes formes (règlement intérieur, note interne, courrier individuel ) et il est donc possible d ajouter tout simplement, mais avec précision, au document écrit mentionné ci-dessus, les règles à observer en matière d entretien des vêtements de travail (fréquence, nettoyage/lavage ) et de veiller à ce que le montant des indemnités forfaitaires versées soient bien en rapport avec le coût effectif de cet entretien. Repas d affaires Les repas d affaires ne donnent pas lieu à avantage en nature dès lors qu ils : - présentent un caractère irrégulier, - correspondent à l intérêt de l entreprise - et, bien sûr, comprennent des invités extérieurs à l entreprise (clients, fournisseurs, partenaires extérieurs ). Il faut en outre indiquer sur la note de restaurant le nom et la qualité des participants au repas. La limite de 5 repas par mois ou 1 par semaine qui avait été momentanément réintroduite a finalement été abandonnée. L arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels prévoit que les remboursements de frais professionnels n entrent pas dans l assiette des cotisations (donc pas non plus dans celle de la CSG/CRDS), à condition qu ils prennent la forme : - d un remboursement des dépenses réellement engagées : c'est-à-dire le remboursement sur présentation d une facture, - d une indemnité forfaitaire : l indemnité ne rentre pas dans l assiette des cotisations sociales dans la mesure où son montant reste dans les limites fixées par l arrêté et sous réserve que l indemnité soit utilisée conformément à son objet, ce qui est réputé le cas lorsque son montant ne dépasse pas les limites fixées par l arrêté. Prime d outillage Le remboursement des frais réellement engagés est le principe et le remboursement forfaitaire une exception qui doit être expressément prévue par les textes. Comme l indemnisation forfaitaire des frais relatifs à l outillage n est pas prévue par l arrêté, la seule possibilité de prise en charge doit donc être en principe le remboursement des frais réellement engagés et donc justifiés. * Conditions déjà nécessaires pour l exonération du vêtement lui-même. FFB DAS Juillet /20

14 MISE A DISPOSITION D UN VEHICULE D ENTREPRISE La mise à disposition d un véhicule d entreprise de façon permanente à un salarié constitue a priori un avantage en nature dès lors qu il peut l utiliser à titre privé en dehors du temps de travail. Cet avantage en nature est alors à soumettre à cotisations sociales, CSG/CRDS et imposition sur le revenu. Toutefois, il est souvent possible, moyennant un minimum de précautions, d éviter d avoir à calculer un tel avantage en nature. Mise à disposition non permanente C est lorsque le salarié, sauf cas tout à fait exceptionnel et ponctuel, ne dispose du véhicule que pendant les heures de travail. Il laisse le véhicule à l entreprise le soir avant de rentrer chez lui par ses propres moyens. Cette situation, dès lors qu elle est établie, exclut de fait toute utilisation privée : il n y a donc pas d avantage en nature. Mise à disposition permanente C est lorsque le salarié n a pas à restituer et donc pas à laisser le véhicule chaque soir à l entreprise après la journée de travail. Il rentre donc habituellement chez lui avec. On observe principalement deux degrés de mise à disposition permanente : a) si le salarié utilise en semaine le véhicule pour ses trajets professionnels ainsi que domicile - travail, mais doit laisser ce véhicule à l entreprise le week-end et pendant les congés : il faut alors mentionner dans un document écrit (courrier individuel de préférence) que le véhicule doit être laissé à l entreprise en dehors des jours travaillés. b) si le salarié garde le véhicule avec lui non seulement pendant la semaine, mais aussi les week-end et jours de repos et éventuellement pendant les congés. Cette situation est sensée lui permettre une utilisation privée de ce véhicule entraînant calcul et assujettissement d un avantage en nature. Pour éviter cet avantage en nature, il faut : - s il s agit de véhicules utilitaires (genre CTTE, CAM ou VASP sur la carte grise rubrique J1 depuis juillet 2004), adresser aux salariés concernés un document écrit (note de service, courrier individuel de préférence) leur indiquant que l usage du véhicule doit être uniquement professionnel. - s il s agit de véhicules de tourisme (genre VP sur la carte grise rubrique J1 depuis juillet 2004) ou de transport en commun (genre TCP), adresser aux salariés concernés un document écrit (courrier individuel de préférence) indiquant qu il leur est interdit d utiliser ces véhicules pendant les week-end, jours de repos et congés. En outre, 2 conditions supplémentaires doivent être respectées. Il faut en effet pouvoir montrer : que le véhicule est nécessaire à l activité professionnelle et que l utilisation des transports en commun est impossible ou très incommode. Dans tous les autres cas de mise à disposition permanente d un véhicule, il faut calculer et intégrer un avantage en nature, notamment si aucun écrit n en a restreint l utilisation comme indiqué cidessus. FFB DAS Juillet /20

15 RAPPEL des précautions à prendre concernant les frais professionnels et les avantages en nature POURQUOI CES RAPPELS? 9 vérifications permettent à chaque entreprise de tenir compte des règles en vigueur depuis Elles rappellent le formalisme minimum à observer impérativement dans certaines situations couramment rencontrées. Cette "check list" est loin d être exhaustive. La consultation des salariés sur l'abattement doit normalement avoir été faite : - au cours de l année 2003 pour les entreprises qui appliquaient déjà l abattement avant la réforme et qui ont depuis continué de l appliquer. - Avant l application de l abattement pour les entreprises qui l ont pratiqué pour la première fois après la réforme. Si la consultation n a pas été effectuée alors que l entreprise pratique l abattement, celle-ci est en «infraction» et il est donc particulièrement urgent d y procéder. En outre, si l entreprise a procédé à une consultation individuelle, donc sans recourir ni au comité d entreprise ni au(x) délégué(s) du personnel, il est important de ne pas oublier de consulter les nouveaux embauchés, y compris les CDD Quant aux autres formalismes, ils sont simples à mettre en œuvre. C est la contrepartie d'une simplification des règles concernant les frais professionnels et des avantages financiers obtenus. Chaque entreprise adhérente doit être conduite à se poser les questions qui suivent et à y répondre. Elle doit savoir que si elle répond "NON" à certaines de ces questions, elle s'expose avec une quasi certitude à des redressements sur les points concernés. FFB DAS Juillet /20

16 Vérification n 1 CONSULTATION DES SALARIES Si vous pratiquez l'abattement : Avez-vous consulté vos salariés (individuellement ou via le CE ou via les délégués du personnel)? En cas de consultation individuelle, avez-vous aussi consulté les nouveaux salariés, au fur et à mesure des embauches? Avez-vous la preuve de ces consultations? (accusés de réception de la lettre d'information, décharge de remise en main propre signée, PV de CE ou de réunion des DP )? Avez-vous recueilli l'accord (ou l'absence de refus) des salariés (coupons réponse, PV de CE ou de réunion des DP )? Avez-vous la preuve de cet accord? (coupons réponse datés et signés, PV de CE ou de réunion des DP datés et signés )? Si vous ne pouvez pas répondre OUI à chacune de ces 5 questions, faites le nécessaire le plus tôt possible car vous être en situation d être redressé par le contrôleur URSSAF lors de son prochain passage : il recalculera les cotisations sur les salaires non abattus. Vérification n 2 VETEMENTS DE TRAVAIL Mise à disposition Si vous fournissez des vêtements de travail à vos salariés : Avez-vous adressé aux salariés concernés une note écrite leur indiquant : que ces vêtements restent la propriété de l'entreprise et que leur port est obligatoire pendant les heures de travail? Pouvez-vous apporter la preuve que cet écrit leur a bien été communiqué? Si vous ne pouvez pas répondre OUI à chacune des 2 questions, faites le nécessaire dès maintenant. Sinon, lors du prochain contrôle URSSAF, vous serez redressé : la valeur de ces vêtements sera soumise à cotisation. FFB DAS Juillet /20

17 Vérification n 3 VETEMENTS DE TRAVAIL Prime de salissure Si vous versez une prime de salissure à vos salariés, sous forme d une indemnité forfaitaire : Avez-vous adressé aux salariés concernés une note écrite leur indiquant : que ces vêtements restent la propriété de l'entreprise que leur port est obligatoire pendant les heures de travail et les règles à observer en matière d entretien des vêtements de travail (fréquence, nettoyage / lavage )? Pouvez-vous apporter la preuve que cet écrit leur a bien été communiqué? Avez-vous vérifié que le montant des indemnités forfaitaires versées est bien en rapport avec le coût effectif de cet entretien? Si vous ne pouvez pas répondre OUI à chacune des 3 questions, faites le nécessaire dès maintenant. Sinon, lors du prochain contrôle URSSAF, vous serez redressé : le montant de ces primes de salissures sera soumis à cotisation. Vérification n 4 MISE A DISPOSITION DE VEHICULES UTILITAIRES Si vous mettez à disposition des salariés des véhicules utilitaires (1) pour les déplacements : siège-chantier chantier-chantier domicile-lieu de travail Avez-vous adressé aux salariés concernés une note écrite leur indiquant que l'usage de ces véhicules doit être uniquement professionnel? Pouvez-vous apporter la preuve que cet écrit leur a bien été communiqué? Si vous ne pouvez pas répondre OUI à chacune des 2 questions, faites le nécessaire dès maintenant. Sinon, lors du prochain contrôle URSSAF, vous serez redressé : l'utilisation de ces véhicules sera considérée comme un avantage en nature, soumis à cotisations. (1) Genre : CTTE, CAM ou VASP sur la carte grise (rubrique J1 depuis juillet 2004) FFB DAS Juillet /20

18 Vérification n 5 MISE A DISPOSITION DE VEHICULES DE TOURISME OU DE TRANSPORT EN COMMUN Si vous mettez à disposition des salariés des véhicules de tourisme ou de transport en commun (1) pour les déplacements : siège-chantier chantier-chantier domicile-lieu de travail. Avez-vous vérifié que ceux qui les utilisent pour rentrer à leur domicile avec ne peuvent pas, ou très difficilement, utiliser les transports en commun? Qu'ils ont réellement besoin de ce véhicule pour leur activité professionnelle? Pouvez-vous le démontrer? Avez-vous adressé aux salariés concernés une note écrite leur indiquant que l'usage privé de ces véhicules est interdit pendant les week-end, jours de repos et congés payés? Pouvez-vous apporter la preuve que cet écrit leur a bien été communiqué? Si vous ne pouvez pas répondre OUI à chacune des questions précédentes, faites le nécessaire dès maintenant. Sinon, lors du prochain contrôle URSSAF, vous serez redressé : l'utilisation de ces véhicules sera considérée comme un avantage en nature, soumis à cotisations. (1) Genre : VP ou TCP sur la carte grise (rubrique J1 depuis juillet 2004) Vérification n 6 MISE A DISPOSITION DE TELEPHONES PORTABLES Si vous mettez à disposition des salariés des téléphones portables : Avez-vous adressé aux salariés concernés une note écrite leur indiquant que l'utilisation de ces téléphones portables est réservée à un usage professionnel? Pouvez-vous apporter la preuve que cet écrit leur a bien été communiqué? Si vous ne pouvez pas répondre OUI à chacune des 2 questions précédentes, faites le nécessaire immédiatement. Sinon, vous serez vraisemblablement redressé au prochain contrôle URSSAF : la mise à disposition des portables serait considérée comme un avantage en nature, soumis à cotisations. FFB DAS Juillet /20

19 Vérification n 7 PAIEMENT DIRECT AU RESTAURATEUR Si vous payez directement au restaurateur le repas de vos salariés en petit déplacement et que vous pratiquez l'abattement : Effectuez-vous bien tous ces paiements au restaurateur par chèque de l'entreprise, ou par carte bancaire de l'entreprise? Si vous ne pouvez pas répondre OUI à cette question, adoptez dorénavant toujours un paiement de ce type (chèque ou carte bancaire de l'entreprise). Sinon, lors d'un contrôle, l'urssaf pourrait estimer que vous remboursez le restaurant aux salariés et il y aurait alors redressement sur les montants concernés. Vérification n 8 REPAS D'AFFAIRES Si vous-même et/ou certains de vos salariés font des "repas d'affaires" (avec des clients, des partenaires extérieurs à l'entreprise ) : Ces repas correspondent-ils bien à l'intérêt de l'entreprise? Ces repas présentent-ils un caractère irrégulier? Conservez-vous, pour chacun de ces repas, la note de restaurant? Mentionnez-vous, pour chacun de ces repas avec la facture, le nom et la qualité (nom, fonction et entreprise/organisme d'appartenance) des personnes invitées? Si vous ne pouvez pas répondre OUI à chacune de ces questions, vous risquez très fortement d'être redressé au prochain contrôle URSSAF : le prix de ces repas serait alors soumis à cotisations. FFB DAS Juillet /20

20 Vérification n 9 REPAS DES SALARIES SEDENTAIRES Pour vos salariés sédentaires, c'est-à-dire : - votre personnel de bureau - vos ouvriers et Etam d'atelier - vos ouvriers, Etam et cadres de chantier lorsqu'ils ne sont pas en déplacement (donc lorsqu'ils sont au siège). Vous prenez en charge directement leur repas de midi pris au restaurant ou commandé auprès d un traiteur (paiement direct au restaurateur)? Si OUI, vous devez soumettre à cotisation un avantage en nature de 4,65 par repas. Vous remboursez leur note de repas de midi pris au restaurant ou commandé auprès d un traiteur? Si OUI, vous devez soumettre à cotisation la totalité de la note, cette prise en charge est assimilée à du salaire Vous avez une cantine ou un restaurant d entreprise? Vos salariés doivent alors contribuer au prix du repas au moins à hauteur de 2,325. Sinon, vous devez soumettre à cotisations un avantage en nature par repas égal au montant du forfait avantage nourriture (4,65 en 2015) moins le montant de la participation éventuelle du salarié. Vous leur versez une indemnité forfaitaire de repas? Si OUI, vous devez soumettre à cotisation l'intégralité des indemnités que vous leur versez. En effet, comme ils ne sont pas en déplacement professionnel, ces indemnités sont assimilées à du salaire. Vous-même, dirigeant de votre société, quand vous êtes au siège et que votre entreprise prend en charge votre repas de midi : Vous devez soumettre à cotisations la totalité de la note du restaurant (et non pas seulement 4,65 comme pour les autres salariés). Sauf s il s agit d un repas d affaires (voir Vérification n 8) RAPPEL Avec les titres restaurant, votre participation (comprise entre 50 % et 60 % de la valeur du titre et au maximum égale à 5,36 ) est totalement exonérée de charges. FFB DAS Juillet /20