Commission consultative de la culture de Grand Tracadie-Sheila Inc. PROCÈS-VERBAL RÉUNION ORDINAIRE

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1 Commission consultative de la culture de Grand Tracadie-Sheila Inc. PROCÈS-VERBAL RÉUNION ORDINAIRE Date : 26 mars 2015 Heure : 12h Lieu : Dans la salle du conseil municipal, à l Hôtel de Ville Personnes présentes : Jean-Yves McGraw (Président), Norma McGraw (Vice-présidente), Kathia Hungar (Trésorière), Gaëtan DesRoches (Secrétaire), Anngy Mallais (Coordinatrice), Denis Poirier (Ex-officio), Daniel Haché (Ex-officio) Personnes absentes : Marie-Louise Basque (Administratrice) et Claudette Deguire (Présidente/représentante du sous-comité culturel de la CCCTS) et Gérald Breau (Administrateur) 1. Mot de bienvenue Le Président débute la réunion à 12h10 en souhaitant la bienvenue aux personnes présentes. Il mentionne également qu étant donné que le CA de la CCCTS n avait pas quorum le 19 mars dernier, les sujets qui devaient être traités le 19 mars dernier seront traités aujourd hui. 2. Lecture et adoption de l ordre du jour Il est proposé par Norma McGraw et appuyé de Kathia Hungar que l ordre du jour 26 mars 2015 soit adopté avec l ajout du point 15.1 (Forum communautaire à Caraquet). Adopté. 3. Signature et adoption du procès-verbal daté du 19 février 2015 Il est proposé par Gaëtan Desroches et appuyé de Kathia Hungar que le procès-verbal du 19 février dernier soit adopté tel quel. Adopté. 4. Affaires découlant du procès-verbal Le CA est informé que les procès-verbaux datés du 15 janvier et du 19 février 2015 furent déposés au conseil municipal le 23 mars dernier lors de la réunion ordinaire. En ce qui à trait au budget et au plan d actions 2015 de la CCCTS, ceux-ci furent acceptés par le conseil municipal également le 23 mars 2015 lors de la réunion ordinaire. 4.1 Découlant du point 4.5 du procès-verbal du 19 février Équipements non utilisés au Complexe Artistique. La Coordinatrice mentionne qu elle travaille présentement sur la liste des équipements non utilisés. Une fois cette liste terminée, elle fera un suivi auprès de la Commission des Loisirs de Tracadie-

2 Sheila, des centres communautaires et des écoles de notre municipalité afin de vérifier s ils ont besoin de ces équipements. Par la suite, s il reste toujours des équipements non utilisés, la CCCTS pourra entreprendre les démarches pour une deuxième vente. 4.2 Découlant du point 5.1 du procès-verbal du 19 février Correspondance. La Coordinatrice et le Président mentionnent que le conseil municipal devrait prochainement se positionner sur la question du Complexe Artistique. Pour le moment, le débat est de savoir s il est préférable d investir immédiatement sur le Complexe Artistique pour ensuite laisser la gestion de la salle de spectacle à la Société culturelle des Tracadilles ou simplement joindre nos efforts vers un agrandissement de la salle de spectacle à la Polyvalente W.-A.L Découlant du point 14.2 du procès-verbal du 19 février Projet cénotaphe La Coordinatrice informe les membres du CA de la CCCTS de l évolution du dossier. Elle explique que depuis le début du projet, le coût d achat pour le bronze a subi une inflation considérable. 4.4 Découlant du point 14.3 du procès-verbal du 19 février Demandes des conseillers (Dianna May Savoie et André Saulnier). Malgré le peut de temps, il fut possible d offrir à la population de Grand Tracadie-Sheila une belle programmation pour la semaine de relâche de mars dernier. Bien que la salle de spectacle du Complexe Artistique fût offerte gratuitement au public, cette offre n a pas été de l avant étant donné le manque de temps à monter un spectacle. Selon les commentaires reçus, la communauté artistique à tout de même appréciée l offre. 4.5 Découlant du point 10 du procès-verbal du 19 février Contrat de conciergerie au Complexe Artistique. La Coordinatrice mentionne que le nouveau contrat de conciergerie fut donné à Brideau Conciergerie. 5. Correspondance 5.1 La CCCTS a reçu une correspondance provenant du Festival régional de musique de Caraquet en date du 20 janvier 2015 laquelle, à pour but de solliciter la CCCTS pour une commandite au montant de 500$ pour la 49 e édition de leur festival lequel, doit avoir lieu ce printemps. Il est donc proposé par Norma McGraw et appuyé de Gaëtan Desroches qu un montant de 500$ soit remis au festival en question afin d encourager la jeunesse artistique. Adopté. 5.2 La CCCTS a envoyé le 18 mars dernier une lettre d appui à la Société culturelle des Tracadilles pour leur projet d aménagement à l Académie Ste-Famille. La Coordinatrice présente une lettre datée du 26 mars 2015 adressée au conseil municipal. La lettre en question est une recommandation au conseil afin d aider la SCT à obtenir plus de financement. 5.3 La Coordinatrice partage un courriel reçu de Joey Thibodeau en date du 17 mars 2015 lequel, informe la CCCTS d une décision prise par le conseil municipal relativement les procédures à suivre lors de modifications aux statuts et règlement des commissions. 2

3 5.4 La Coordinatrice partage un deuxième courriel reçu de Joey Thibodeau en date du 17 mars 2015 à l intérieur duquel, le conseil municipal demande à la CCCTS de faire une vérification auprès de ses membres à savoir si ceux-ci sont intéressés par les anciennes étagères de la Bibliothèque publique de Tracadie. La Coordinatrice mentionne qu une vérification à l interne sera faite en premier et s il reste toujours des étagères de disponibles suite à cette vérification, les membres seront approchés à cet effet. 5.5 La Coordinatrice partage un troisième courriel reçu de Joey Thibodeau en date du 17 mars 2015 lequel, informe la CCCTS d une décision prise par le conseil municipal à l égard des soupers de Noel à venir. Dorénavant, les soupers de Noel des commissions de la municipalité auront lieu en même temps que celui de la municipalité. Les commissions devront simplement informer leurs invités de l événement à venir afin d obtenir le nombre de participants par commissions pour ensuite remettre cette information à Pierre Morais. 5.6 La Coordinatrice présente un courriel daté du 23 mars 2015 provenant de Denis Poirier lequel, vérifie les besoins de la CCCTS quant aux estrades. La CCCTS ne démontre aucun intérêt envers celles-ci. 6. Membres de la CCCTS La CCCTS compte désormais 56 membres et ce, avec l ajout de L Harmonie WAL Richelieu et le Relais pour la vie section Tracadie-Sheila (tous deux étant sans but lucratif). 7. Rapport financier de la CCCTS 2014 La Coordinatrice présente le rapport financier 2014 de la CCCTS révisé en date du 16 mars La balance au budget est de $. 8. Budget de la CCCTS 2015 Le budget 2015 est révisé. 9. Plan d actions 2015 Le plan d action est révisé 10. Révision des documents de la CCCTS Réunion du 17 mars 2015 Lors de la révision des documents de la CCCTS tenue le 17 mars dernier et durant les jours qui ont suivi, le DOCUMENT Révision des documents de la CCCTS 2015 fut créé afin d identifier facilement les changements devant être adoptés par la CCCTS lors de l AGA Le document en question inclus également les changements devant prioritairement être adoptés par le Conseil municipal (CM) avant l AGA. Il est entendu que les membres du CA de la CCCTS qui souhaitent apporter d autres changements que ceux déjà identifiés dans le document ci-haut mentionné, devront communiquer avec la coordinatrice d ici le 27 mars prochain, 3

4 16h30. Par la suite, une dernière révision sera effectuée avant d envoyer certains changements au CM pour adoption avant l AGA. Il est à noter que tous les changements seront envoyés aux membres de la CCCTS 14 jours avant l AGA. 11. Modification au logo de la CCCTS La Coordinatrice présente le nouveau logo de la CCCT suggéré par Morais Maintenance PC Plus au coût de 30$. Après discussion, il est proposé par Norma McGraw et appuyé de Kathia Hungar que ce logo devienne le nouveau logo de la CCCT. Adopté. 12. Procès-verbal du sous-comité des finances de la CCCTS daté du 19 mars 2015 Suite à certaines précisions reçues de la Société culturelle des Tracadilles relativement leur aide financière 2015 ( $), il est proposé par Gaëtan Desroches et appuyé de Norma McGraw que le procès-verbal ci-haut mentionné soit adopté tel quel. Adopté. 13. AGA 2015 Il est confirmé que l AGA 2015 de la CCCTS aura lieu le 6 mai 2015, à 19h, à l Hôtel de Ville. 14. Sous-comité d activités communautaires La Coordinatrice mentionne qu il est temps de nommer de nouvelles personnes sur le sous-comité ci-haut mentionné et ce, étant donné que le mandat de deux ans de Gisèle Morais Savoie, Bertha Hall et Stéphanie Sonier se termine en mars Il est à noter que dorénavant, Stéphanie Sonier sera un membre permanent sur ce sous-comité et ce, suite à une entente avec Denis Poirier de la municipalité. Suite à l intérêt démontré par monsieur Charles Albert et madame Claudette Deguire à siéger sur le sous-comité, il est proposé par Gaëtan Desroches et appuyé de Norma McGraw que les deux personnes ci-haut mentionnées soient celles retenues pour le prochain mandat de deux ans. Adopté. 15. Autres 15.1 Denis Poirier mentionne que forum communautaire se prépare à Caraquet ce printemps. Plus de détails à venir. 16. Date de la prochaine réunion La prochaine réunion du CA de la CCCTS est prévue le 23 avril prochain, de 12h à 13h, à l Hôtel de Ville. 4

5 17. Levée de la réunion L ordre du jour étant épuisé, la réunion se termine à 13h35. Jean-Yves McGraw, Président Gaëtan DesRoches, Secrétaire AM/am 5