Lutte contre la corruption mode d'emploi

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1 Lutt contr la corruption mod d'mploi Mécanism t diagnostic d la cartographi ds risqus L ministèr du Commrc xtériur st l'un ds prmièrs institutions publiqus à avoir procédé à un évaluation ds risqus d corruption dans son champs d compétnc. Ctt démarch volontarist st un étap ssntill pour la prévntion t la lutt contr la corruption. L pari ds "îlots d transparnc" L'analys, financé par l'union uropénn, a été réalisé par ls auditurs du Consil d l'europ dans l cadr du programm «Promotion d la bonn gouvrnanc, lutt contr la corruption t l blanchimnt d argnt», avc l'appui, côté marocain, d l Instanc Cntral d la Prévntion d la Corruption. La rstitution par ls auditurs ds résultats préliminairs d ctt analys ds risqus d corruption a u liu l 4 décmbr 2014 à Rabat lors d'un séminair élargi à tous ls organisms concrnés. Qulls bonns qustions s posr n tant qu srvic public, commnt apportr ds réponss pour l'idntification ds risqus: démarch t rstitution d l'analys xpliqués sous form d tablaux par l Consil d l'europ. 1 - Qustionnair visant à évalur l risqu dans l sctur du commrc xtériur Qustions Rôl d l Organism Qulls sont ls fonctions d votr organism? a) Est-c qu votr organism st doté d un «déclaration d mission» (txt fixant l organisation t ls attributions/statut) ou d tout autr documnt décrivant sa fonction t son rôl? b) Est-c qu l prsonnl st au fait d ctt fonction/c rôl? c) Est-c qu l prsonnl la considèr just t approprié? a) Est-c qu ls subdivisions principals d l organism sont dotés d un «déclaration d mission» (Arrêté, Règlmnt Intériur, not, circulair) ou d tout autr documnt décrivant sa fonction t son rôl? b) Est-c qu l prsonnl st au fait d ctt fonction/c rôl? c) Est-c qu l prsonnl la considèr just t approprié? Répons a)est-c qu l prsonnl d votr organism dispos d un dscription d post précis ou d trms d référnc (Référntil ds mplois t ds compétncs)? b) Est-c qu l prsonnl n a pris connaissanc?

2 Budgt Qul st la taill du budgt d votr organism n 2013? Qull st la répartition ds dépnss ntr ls salairs, ls invstissmnts, ls achats d bins t srvics t tout autr typ d dépns n 2013? a)qul st la taill moynn ds achats/invstissmnts réalisés n 2013? b) Y-a-t-il un nombr significatif d très grands achats/invstissmnts n moynn pour l anné 2013? Qul pourcntag ds achats/invstissmnts réalisé par l organism st soumis à appl d offrs n 2013? a)qul st l nivau d complxité tchniqu ds dépnss réalisés par votr organism d 2012 à 2014? b) Qui prnd ls décisions ls plus complxs t sur qull bas d 2012 à 2014? Est-c qu ls décisions d dépnss pour ls achats importants sont très cntralisés (x : lls nécssitnt la signatur d un haut rsponsabl) ou très décntralisés? Est-c qu ls décisions d dépnss pour ls achats minurs sont très cntralisés (x : lls nécssitnt la signatur d un haut rsponsabl) ou très décntralisés? a) Est-c qu votr organism prçoit ds rvnus du public ou d clints désignés (taxation, paimnt pour srvics ou locations )? b) Qul systèm st utilisé pour nrgistrr, ncaissr t contrôlr cs paimnts? c) Sous qull form cs paimnts sont prçus? Gstion ds rssourcs humains Combin d prsonns votr organism mploi-t-il? Combin d ntr lls sont mployés au sièg t combin sur l trrain? Qull proportion a l statut d fonctionnair, qull proportion st mployé n périod probatoir, qull proportion st mployé comm tmporair/contrats d court duré? a)est-c qu l organism contrôl ou évalu l taux d rotation du prsonnl? b) Est-c qu c taux st considéré comm haut, bas ou moyn? Exist-t-il ds règls intrns organisant l rcrutmnt n complémnt ds dispositions contnus dans l statut d la fonction publiqu? Qull proportion ds décisions d rcrutmnt, priss par un cadr, st contrair à la rcommandation du comité ad hoc chargé du rcrutmnt? Est-c qu ls procédurs d rcrutmnt pour l prsonnl ds posts à risqus comprnnnt ds critèrs visant à évalur lur intégrité? Est-c qu ls candidats au rcrutmnt sont intrrogés/xaminés afin d garantir qu ils n sont ngagés dans aucun autr activité xtrn ou n détinnnt aucun intérêt xtrn suscptibl d êtr n conflit ou mpêchr l bon xrcic d lurs tâchs officills? Est-c qu ls rcrus ont un connaissanc clair d tout situation rprésntant un conflit d intérêt? Est-c qu tout rcru profit d un procédur d initiation comm un formation initial? a) Si oui, st-c qu cs formations comprnnnt ls règls d intégrité? b) Est-c qu ctt formation st répété, n particulir dans ls cas d promotion ou tout autr changmnt d carrièr? Est-c qu ls mployés jugnt cs formations adéquats pour fair fac à tout situation? a) Qull st la prsonn désigné pour portr consil? b) Dans l cas d hésitations, st-c qu un mployé put s tournr vrs ds collègus sur un bas informll avant d s adrssr à son supériur n lign? c) Put-il chrchr consil aillurs?

3 Est-c qu ls mployés jugnt lur salair adéquat, just suffisant ou insuffisant pour garantir un nivau d vi standard? A qul point ls mployés s jugnt-ils valorisés par l organism, par lur supériur dirct pour lur rôl? Procédurs t chains d pris d décision Est-c qu votr organism assur ls tâchs suivants : Emt ou fournit ds acts tls qu licncs, prmis, prmissions, crtificats, passports ou autrs documnts aux citoyns t ntités ; Allou ds financmnts ou autrs bénéfics aux citoyns (par xmpl ds allocations) ; Allou ds financmnts ou autrs bénéfics aux prsonns morals (comm ds subvntions) ; t Prçoit ds paimnts du public (tls qu ds frais, taxs, tc.). Si tl st l cas, xist-t-il ds procédurs t ds critèrs clairs pour la délivranc d tls acts t/ou rcvoir ds paimnts? Où put-on trouvr ls procédurs t critèrs? Quand ls mployés ont un dvoir d discrétion/résrv dans l xrcic d lurs fonctions, xist-t-il ds cods précis sur la façon d rspctr c dvoir d discrétion/résrv? Si votr organism n st pas n msur d prndr un décision n vu d la délivranc d un act dans l délai imparti (cas d licnc ou d prmission), st-c qu l issu st automatiqumnt à l avantag du citoyn/d l ntité? Est-c qu la procédur mis n plac vis à minimisr l nombr d contact ntr ls citoyns t ctt administration (princip du guicht uniqu)? Est-c qu ls bsoins n sécurisation concrnnt plusiurs liux physiqus (différnts buraux, posts d travail ) ou tout st concntré au nivau d un sul burau qui assur un monopol? Enrgistrmnt Est-c qu votr organism st doté d règls préciss n matièr d nrgistrmnt t d suivi ds dossirs? Est-c qu ls décisions s appliquant aux individus sont nrgistrés t archivés n vrtu ds règls clairs t simpls, précisant un délai minimum d consrvation? Qui put accédr à cs dossirs t qui st autorisé à ls modifir t rvoir? D qul dgré d appréciation disposnt ls institutions n matièr d consrvation ds dossirs t documntations, qull proportion ds décisions st consrvé d façon automatiqu (t commnt?) qull proportion st consrvé ponctullmnt? n pratiqu, commnt l accès st-il garanti? Transparnc a) Est-c-qu votr organism dispos d un politiqu ou d règls formlls sur l accès automatiqu à l information? b) Est-c-qu cla inclut ls informations disponibls sur ls sits wb? Organigramm d votr organism t prsonns d contact ; Ls politiqus t documnts stratégiqus d votr organism ; Ls règlmnts t lois ; Ls projts d lois t réglmntations n cours d préparation ; t Ls procédurs appliqués aux citoyns t autorités morals pour ls dmands ds acts décrits au point D. Accès à l information Exist-t-il un loi sur l accès à l information ou tout autr réglmntation légal? Est-c qu votr organism a établi un procédur officill clair pour répondr aux dmands d information nrgistré conformémnt à la loi? Combin d dmands sont adrssés chaqu anné?

4 Combin d dmands ont été rfusés ou font actullmnt l objt d un litig? Cadr éthiqu t intégrité Est-c qu votr organism dispos d un cod spécifiqu d conduit ou d éthiqu? Est-c qu l prsonnl st informé d l xistnc d un tl cod un fois n post? Est-il prévu un formation continu n matièr d éthiqu? a) Est-c qu l prsonnl st familir avc c cod? b) Quls acts sont pris pour assurr ctt connaissanc? Exist-t-il un tl cod, ds dispositions ou tout autr réglmntation, y compris un statut d la fonction publiqu offrant à chaqu agnt ds instructions précisant l comportmnt à tnir t qull réaction avoir n présnc d un conflit d intérêt l mttant n caus prsonnllmnt ou pas? Mécanism d rsponsabilité Est-c qu ls mployés disposnt d procédurs clairmnt définis pour rapportr à lurs supériurs, soit sur un bas périodiqu (réunions hbdomadairs) soit n vu d décisions à prndr ou ds activités particulièrs? Exist-t-il un inspction intrn ou un srvic d contrôl? Approximativmnt, combin d inspctions/contrôls sont mnés par l départmnt chaqu anné? Exist-t-il un srvic d l audit intrn? Quls ont été ls plus importants conclusions l an drnir? Est-il prévu qu votr organism soit évalué par un inspction xtrn ou un organ d contrôl? Qull st la périodicité prévu pour qu votr organism soit audité par un organ d contrôl xtrn? Qulls ont été ls conclusions d tls organs d contrôl xtrn l an drnir (ou l drnir contrôl)? Notification intrn ds infractions éthiqus Exist-t-il un procédur formll à travrs laqull ls mployés puvnt dénoncr un mployé ou un unité d votr organism, suspctés d infraction à l intégrité ou au cod d conduit d votr organism? a) Au cas où l agnt désigné frait aussi l objt d un plaint, xist-t-il un canal altrnatif pour fair chminr ctt plaint? b) Est-il prévu l rcours à un organism xtrn ou à un supériur? Est-c-qu ls mployés sont ntrainés par l biais d formation à mnr d tlls procédurs t à soutnir d tlls plaints auprès d autrs mployés/unités? Exist-t-il ds mécanisms d protction ds prsonns ayant fait d tlls notifications contr touts rprésaills? a) Combin d cas ont été notifiés au cours ds 12 drnirs mois? b) Qul fut l résultat pour ls partis impliqués? Notification intrn ds infractions éthiqus Exist-t-il ds procédurs clairs pour ls citoyns afin d initir ds plaints contr votr organism t ss mployés? Où put-on trouvr cs procédurs? Est-c-qu ls décisions priss à la suit d plaints sont priss par la mêm prsonn ou l unité d votr organism contr qui la plaint st dirigé? Combin d plaints ont été rçus l an drnir? Combin d plaints ont été rçus comm étant bin-fondés? Combin d msurs disciplinairs ont été mnés contr ds agnts d votr organism l an drnir sur la bas d infractions aux règls d éthiqu? Combin d cs procédurs ont mné à ds sanctions ffctivs? Qulls ont été ls catégoris d sanctions? (nombr d cas t typs d sanction)

5 Scturs vulnérabls Ets-vous n msur d idntifir ls scturs vulnérabls d votr organism ou ls activités ls plus suscptibls d ncouragr ds comportmnts improprs? Est-c qu un analys d risqus a été mné par votr organism pour idntifir ls scturs ls plus vulnérabls? Est-c qu l plan d action anti-corruption d votr organism contint ds msurs spécifiqus pour répondr à cs vulnérabilités? Politiqu anti-corruption Qui dans votr organism détint la rsponsabilité formll t spécifiqu du dévloppmnt, la mis n œuvr, l contrôl t la coordination d la politiqu anti-corruption? Est-c-qu ctt rsponsabilité figur dans la dscription d profil d l agnt (cf. qustion 4)? Exist-t-il un group d travail au sin d votr organism chargé d la formulation, la coordination, l contrôl t d la publicité d la politiqu anti-corruption? C group d travail s réunit à qul intrvall? 2 - Cartographi ds risqus t msurs d contrôls : marchés publics L risqu Dépassmnt budgétair Appl d offrs Dscriptif risqu du Mauvais définition ds bsoins annuls n amont put causr ds modifications t ntrainr ds dépassmnts budgétairs. Dispositif d maîtris xistant pour couvrir ou atténur l risqu Contrôl du budgt disponibl avant ngagmnt ds frais conformémnt au règlmnt d passation ds marchés Nivau d maîtris rtnu Supportabl Plan d action Cntralisr l'nsmbl ds appls d'offrs au nivau du départmnt ds affairs générals. Litigs contntiux Collusion fournissur/dmandur Risqu qu ls clauss contractulls n prmttnt pas d protégr plinmnt ls intérêts du CMPE. Ls contrats n sont pas rvus par un xprt juridiqu Risqu d'ntnt ntr ls fournissurs t ls émtturs du bsoin. Consultation d'un xprt juridiqu xtrn pour la rvu ds contrats signés par l cntr. Ctt consultation n'st pas systématiqu. Absnc d'un contrat typ pour l'nsmbl ds prstations. Contrôl xistant par l contrôlur d'état pour ls contrats >1 MMAD. Dans l cas d'un dmand d'achat émis par ls dirctions métirs, l'équip DAG consult ls fournissurs t particip au comité d sélction du prstatair Supportabl Crér un départmnt juridiqu prmannt n intrn. Procédr à la séparation d tâchs incompatibls dans l procssus d'achat au sin d la DAG. Non-conformité au règlmnt d passation d marché Non-rspct ds délais, règls t modalités du traitmnt ds achats par appl d'offr. L chargé appls d'offr vill au rspct ds étaps conformémnt au règlmnt d passation ds marchés Rnforcr l'implication du CDAG t du DAF dans l procssus d contrôl ds étaps d réalisation ds achats par appls d'offrs

6 3 - Cartographi ds risqus t msurs d contrôls : participation aux évènmnts commrciaux L risqu Concntration ds risqus d'rrurs Couvrtur rstrint d l'offr xportabl Dscriptif du risqu Ls équips d la dirction sctorill prnnnt n charg l'nsmbl ds activités liés à l'organisation ds salons (logistiqu, résrvations, documnts administratifs, tc.). Bas d donnés alimnté uniqumnt par ls associations profssionnlls t l'offic ds changs. Absnc d'un actualisation périodiqu t structuré. Dispositif d maîtris xistant pour couvrir ou atténur l risqu Mis à jour instantané d la bas ds donnés ds xportaturs à travrs l scan ds carts durant ls salons organisés au Maroc. Participation prévu aux caravans organisés par l Ministèr. Nivau d maîtris rtnu Plan d action confir crtains activités aux rssourcs concrnés (Missions B to B à la D. Marchés, Agncmnt t habillag ds stands à la D. Communication, Transit d marchandiss à la Chargé Logistiqu, tc.) Mttr n plac ds antnns régionals pour l rcnsmnt ds xportaturs potntils t lur accompagnmnt dans lur démarch à l'xport. Dilution rsponsabilités dirctions ds ntr La dirction sctorill prnd n charg crtains activités (B2B n marg ds salons, agncmnt ds stands, tc.) qui sont du rssort ds autrs dirctions. Par aillurs, l'absnc d'un bas d donnés partagé st un factur aggravant. Etablir ds fichs d posts t appliqur ls rcommandations proposés dans l manul d procédurs. Surcharg rssourcs ds Ds équips réduits puvnt êtr amnés à gérr l'organisation d salons d grand nvrgur (plus d 60 xposants). Réalisr un chronoanalys d chaqu activité d la dirction sctorill d manièr à définir un nombr optimal d rssourcs à affctr par événmnt.

7 4 - Cartographi ds risqus t msurs d contrôls : distribution d spacs pndant ls foirs L risqu Distribution discriminant d l spac Mauvais imag du cntr Dscriptif du risqu Absnc d critèrs t d règls bin définis pour la répartition ds spacs ntr ls xposants Circulation ds idés d favoritism t d discrimination ds xposants lors d la répartition ds stands Dispositif d maîtris xistant pour couvrir ou atténur l risqu Application d la règl l prmir qui pai t prmir srvi. Nivau d maîtris rtnu Supportabl Supportabl Plan d action Mis n plac d un convntion d accompagnmn t ds ntrpriss élaboré par l cntr t signé par ls ntrpriss qui stipul ls règls d répartition ds stands