Human Computer Interaction. Describe a website that changed the way you and someone you know does things

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1 Human Computer Interaction Describe a website that changed the way you and someone you know does things Christian Blanvillain Feb. 24, 2009

2 «Le cloud computing ou informatique dans les nuages en français, littéralement l'informatique via Internet, est un concept majeur faisant référence à l'utilisation de la mémoire et des capacités de calcul des ordinateurs et des serveurs répartis dans le monde entier, et liés par un réseau, tel Internet (principe de la grille informatique). Les utilisateurs ne sont plus propriétaires de leurs serveurs informatiques mais peuvent ainsi accéder de manière évolutive à de nombreux services en ligne sans avoir à gérer l'infrastructure sous-jacente, souvent complexe. Les applications et les données ne se trouvent plus sur l'ordinateur local, mais - métaphoriquement parlant - dans un nuage (Cloud) composé d'un certain nombre de serveurs distants interconnectés au moyen d'une excellente bande passante indispensable à la fluidité du système. L'accès au service se fait par une application standard facilement disponible, la plupart du temps un navigateur Web.» Wikipédia Introduction L ensemble des services en ligne gratuits proposés par Google ont changés la manière dont j utilise le web. Parmi eux il y en a un particulièrement remarquable, c est Google Doc. Ce service permet d éditer des documents traditionnellement gérés par les logiciels des suites bureautiques (MsOffice, Open Office, etc.). L ensemble de ces applications utilisent un espace de stockage gratuit sur les serveurs de Google. Sont proposés : un traitement de texte, un tableur, un logiciel de présentations, un outil pour visualiser les PDF, un système permettant de concevoir des formulaires. Ces services sont également un environnement de travail collaboratif. En effet, toutes les applications disposent de fonctionnalités de partage des documents avec d autres personnes et supporte l édition simultanée d un même document. Points positifs Retour d expérience J utilise ces services depuis leur naissance, c'est-à-dire avant même qu ils ne fussent rachetés et proposés par Google. Ces produits répondent à un réel besoin de travail collaboratif. Avec le temps, leur utilisation s est avéré être très positive. Aujourd hui mon usage de ces service à grandement évolué et ils ont pratiquement réussi à remplacer les logiciels avec lesquels j avais l habitude de travailler auparavant. «The cloud computing or computers via the Internet, is an important concept which refers to the use of memory and computing capacity of computers and servers around the world, and bound by a network, such as the Internet (the grid). Users no longer own their own servers but can evolutionary access to many services online without having to manage the underlying infrastructure, often complex. Applications and data are no longer on the local computer, but - metaphorically speaking - in a cloud (Cloud) composed by a number of remote servers interconnected through a high bandwidth essential to the fluidity of the system. The access to the service is done via a standard application easily available, most of the time a Web browser.» French Wikipedia Introduction All the free online services offered by Google have changed the way I use the web. Among them there is one particularly notable: Google Doc. This service allows you to edit documents traditionally managed by software office suites (MsOffice, Open Office, etc.). All those applications use free storage space on Google's servers. Are proposed: word processor, spreadsheet, presentation software, tool to display PDF and tool for designing forms. These services are also a collaborative environment of work. Indeed, all applications have features for sharing documents with other people and supports simultaneous editing of one document. Positive points Feedback I use these services since their birth, ie before they were bought and provided by Google. These products meet a real need for collaborative work. Over time, their use has proved to be very positive. Today my usage of these services changed and they have almost managed to replace the software with which I used to work before. 2

3 Dans le traitement de texte il manque un correcteur grammatical ainsi que la capacité de présenter la mise en page définitive pour un rendu papier. Dans le tableur il me manque les macros, bien qu'avec les API fournies on puisse probablement faire beaucoup de choses. Il est donc encore difficile de s affranchir totalement des versions installées sur le poste client. Mais les progrès fait sont déjà énormes. Par exemple en ce moment, je rédige ce rapport directement dans Google Doc, depuis la salle de cours de l'epfl. Ce soir je le continuerai de ma maison. Je constate que je crée pratiquement tous mes nouveaux documents dans système, jusqu'à ce qu'ils soient terminés et que je veuille avoir une version papier avec une mise en page stricte. Le système gère actuellement une centaine de mes fichiers.doc,.xls,.pdf. J ai du plaisir à utiliser ce service. J ai été surpris de voir avec quelle élégance l outil parvenait à gérer des éditions simultanées d un même document. Visuellement l interface est sobre, simple et soignée. Je trouve très stimulant de découvrir des petites améliorations ajoutées au quotidien : pas besoin de faire de mises à jour. Je m amuse souvent à explorer les nouvelles fonctionnalités. Le partage de document permet de rendre accessibles mes données aux personnes de mon entourage et améliore mon réseau social. C est toujours agréable de faire découvrir ce système aux autres. Le potentiel d usage est énorme : ces derniers jours j ai détourné l usage de cet outil pour pouvoir éditer mes sites Web et cet usage est réellement très excitant. Sa fiabilité et son utilisabilité sont extrêmement satisfaisants. Je trouve très motivant de travailler avec cet outil d avant garde. Je n envisage plus que très difficilement de travailler sur un document de manière non collaborative. Pour un groupe de travail à distance, les objectifs d utilisabilité du système sont parfaitement atteints. Intérêts du travail collaboratif en ligne Avant l'arrivée de cet outil de rédaction de documents en ligne, j'écrivais mes rapports sur mon ordinateur personnel. Ensuite je me les envoyais par mail à moi-même pour pouvoir continuer à les travailler lorsque je n'étais plus chez moi mais à l'université, ou inversement. Si j'oubliais de faire cette opération, je devais fusionner deux versions à la main, pour synchroniser mes documents. In the word processor it lacks a grammatical corrector as well as the ability to present the final layout for a paper output. In the spreadsheet it lacks the macros, although with the API provided by Google we can probably do many things. It is therefore difficult to completely rid of versions installed on the client workstation. But the progresses made are already enormous. For example at the moment I write this report directly into Google Doc, from the classroom of the EPFL. Tonight I ll continue in my house. I note that most of my new documents are created in this system, until they are completed and that I want to have a paper version with a strict layout. The system currently manages hundreds of my files.doc,.xls,.pdf. I enjoy using these services. I was surprised to see how the system is able to manage simultaneous editions of the same document. Visual interface is simple and neat. I find very exciting to see small improvements added to the system daily: no more need to make updates. I often have fun exploring these new features. Sharing allows me to make my data accessible to people around me and improves my social network. It's always nice to bring this system to others. The potential use is enormous: the last few days I have use this tool to edit my websites and this new usage is really very exciting. Its reliability and usability are extremely satisfactory. I find it very motivating to work with such a new tool. I no longer imagine working on a document in a non-collaborative way. For a working group at distance, the objectives of usability of the system are fully meet. Interest of online collaborative work Before the arrival of this tool for writing online documents, I wrote my reports on my personal computer. Then I send them by to myself in order to continue to work when I left the University to go to home, or vice versa. If I forgot to do this, I had to merge two versions by hand, to synchronize my documents. 3

4 Plus besoin de se soucier des backups, Google s en charge pour moi et me propose en plus l historique des versions pour tous mes documents. Le partage de document m évite de devoir envoyer mes rapports par à toutes les personnes concernées, pour qu'elles me fassent des remarques ou des commentaires. Avant même qu elles aient trouvé le temps de lire mon travail, je le fais généralement évoluer. Tant et si bien que lorsque j envoyais mes textes par mail, je recevais des réponses longtemps après avoir modifié le texte initial et je devais, à la main, fusionner les différentes versions entre elles. Les fonctionnalités de partage de documents en ligne évitent ces manipulations fastidieuses et complexes. Je donne accès au document en question et j envoie juste un lien aux personnes concernées. Je peux ensuite parfaire sa rédaction. De plus les autres peuvent venir modifier ce document en même temps. Ergonomie du système Une analyse ergonomique comparative entre chacun des différents logiciels proposés dans Google Doc et leur pendant dans la suite bureautique Microsoft Office, avec l arrivée de Live Workplace qui se présente comme étant la réponse de Microsoft à Google, pourrait être une étude intéressante à faire. On pourrait également comparer GMail et Outlook. Mais dans la suite de ce document, je vais me contenter de décrire les forces et les faiblesses ergonomiques du système Google Doc dans sa globalité. Utilisabilité : Solution en ligne, donc indépendante d une application installée sur le poste client et du système d exploitation. Les documents sont consultables et modifiables en tous lieux et tous moments grâce au récent Google Gears qui permet de travailler en mode déconnecté du réseau (métro, train, avion par exemple). Il est également possible de modifier les Google Docs depuis son téléphone portable. Efficacité : Les fonctionnalités de partage des documents sont tout simplement fabuleuses et sans précédent dans les logiciels bureautiques traditionnels. D autres fonctionnalités telles que la publication automatique des documents permettent d utiliser le traitement de texte comme un éditeur de site Web (ou de blog). Now I no longer need to worry about backups, Google does it for me and proposes, in addition the history of versions for all documents. With the sharing of documents, now I do not need to send reports via to all concerned people, so that they can make some remarks or comments. Even before they found the time to read my work, I usually correct or evolve my document. When I sent my texts by , I received answers a long time after having changing the original text. And I had to manually merge the different versions together. The functionality of sharing documents online avoids these tedious and complex manipulations. I give access to the document in question and I send just a link to the persons concerned. I can then complete its drafting. Moreover, the other may change this document at the same time as me. Ergonomics of the system An ergonomic analysis comparing each of the different software offered in Google Doc and their counterparts in the Microsoft Office suite, with the arrival of Live Workplace which presents itself as being the response of Microsoft to Google, could be an study interesting to do. We also could compare GMail and Outlook. But Later in this document I will describe the strengths and weaknesses ergonomic Google Doc in its entirety. Usability: Online Solutions, thus independent of an application installed on the client computer and the operating system. Documents are available and editable in all places and at all times through the recent Google Gears which allows you to work offline network (metro, train, plane, for example). I have also seen info saying it was now possible to edit Google Docs from his cell phone. Effectiveness: The functionality of document sharing is simply fabulous and unprecedented in the traditional office software. Other features such as the automatic publishing of documents allow to use the online word processing as a website editor (or blog publisher). 4

5 La notion d alerte permet de savoir exactement quand un des collaborateurs modifie un document. Même si en termes de fonctionnalité les logiciels d édition en ligne sont beaucoup moins complets que les logiciels bureautiques que j ai l habitude d utiliser, ils n en demeurent pas moins efficaces, puisqu ils couvrent mes besoins les plus fondamentaux. Les restrictions dues à leurs lacunes fonctionnelles, sont largement compensées par deux choses fondamentales : la possibilité de travailler à plusieurs sur le même document en temps réel, la possibilité d avoir toujours accès à l ensemble de mes documents, quelque soit le lieu ou je me trouve. Les dossiers ont enfin évolués grâce à Google et ont été étendus avec l apparition des tags (ou des libellés dans GMail). Un document peut être taggué de plusieurs manières différentes, ce qui correspondrait pour un gestionnaire de fichiers traditionnel, à le faire appartenir à plusieurs dossiers différents en même temps. Cette notion est une évolution du concept trop rigide de dossier et apporte bien plus qu une meilleure ergonomie à l outil. En effet, elle permet de faire évoluer les habitudes de travail des utilisateurs qui reporteront ces nouveaux réflexes dans les prochains gestionnaires de fichiers à venir. Simplicité : En reprenant la logique des applications bureautiques traditionnelles, ces outils ne cassent pas les habitudes de l utilisateur. Du fait qu ils proposent moins de fonctionnalité à comme conséquence directe une prise en main simplifiée. Il est très difficile de revenir sur les dernières versions de Microsoft Office et de passer jusqu à une minute (si ce n est plus!) pour retrouver ou est le menu que l on cherche et qui à été déplacé dans leur toute dernière interface. Au final on se rend compte que ce qui important dans un document, ce n est pas tellement la qualité de l outil que l on utilise pour l écrire, mais bien ce que l on écrit avec! Sécurité : Google utilise un gestionnaire de fichiers développé en interne (gfs) à tolérance de panne et haute disponibilités. Les données sont automatiquement répliquées sur des serveurs distincts. Une panne d'un des serveurs ne nuit pas à la disponibilité des données. The notion of alert lets you know exactly when one of the collaborators change a document. Even if in terms of functionality software publishing online are much less comprehensive as office software that I have the habit to use, they remain not less effective, since they cover my most basic needs. Restrictions due to their functional gaps, are largely offset by two fundamental things: the possibility to work with several on the same document in real time, the possibility to have always have access to all of my documents, regardless of location or I am. The folders have finally been improved by Google and have been extended with the concept of tags (or labels in GMail). A document can be tagged in different ways, which would correspond into a traditional file manager, to do belong to several different folders at the same time. This concept is an evolution of the concept of file too rigid and provides much better ergonomics to the tool. In effect, it allows to upgrade the working habits of users who will postpone these new reflexes in the next file managers to come. Simplicity: Using the logic of traditional desktop applications, these tools do not break the habits of the user. Because they offer less functionality, taken in hand is simplified. It is very difficult to revert to the latest versions of Microsoft Office and to spend up to a minute (if not more!) to find where is the menu that has been moved in their latest interface. In the end we realize that what is important in a document, it is not so much the quality of the tool we used to write it, but what is written with! Security: Google uses a file manager developed internally (gfs) who provide fault tolerance and high availability. Data are automatically replicated on separate servers. A failure in one server does not affect the availability of data. 5

6 Le système est protégé par un login et mot de passe sécurisés (connexion https). Toutes les fonctions d import export des documents sont présentes. Le système n est pas fermé sur lui-même. C'est une sécurité pour l'utilisateur : ses données ne seront pas prises en otage, comme ça a pu être le cas par le passé avec certains logiciels propriétaires. A l usage j ai pu constater que ces applications étaient largement plus fiables que les outils bureautiques avec lesquels j avais l habitude de travailler. Ils offrent tous la possibilité de revenir à une version précédente du document. Lorsque la machine sur la quelle je travaille gèle (écran bleu de Windows, ou gel de X11 sous Linux), les données que j ai saisies ne sont jamais perdues du fait des sauvegardes automatiques. Accessibilité : L'information à l'écran est clairement structurée : on trouve toujours ce que l'on cherche à l'endroit ou l'on pense qu'il devrait être. Les couleurs sont sobres, bien choisies et non lassantes. Toutes les fonctions sont accessibles à l'aide de raccourcis. L'aide est bien faite. Les logiciels sont tellement simples que je n'ai eu besoin qu'une seule fois lorsque je cherchais une fonction bien particulière dans le tableur. Adaptabilité : L'interface est pensée de manière à ce qu'un utilisateur qui ne souhaite pas utiliser toutes les fonctionnalités du système puisse trouver immédiatement ce dont il a besoin pour toutes les opérations élémentaires. Les fonctionnalités les plus simples sont directement accessibles. The system is protected with a secure login and password (https connexion). All the functions of import - export documents are present. The system is not closed on itself. It is a security for the user: its data will not be taken hostage, as it has been the case in the past with some proprietary software. I found that these applications were far more reliable than office tools with which I used to work. They all offer the possibility to revert to any previous version of the document. When the computer on which I work freezes (famous blue screen of Windows, or freezing of X11 under Linux), the data that I entered are never lost due to automatic backups. Accessibility: The information on the screen is clearly structured: you can always find what you are looking at the place where we think it should be. Colours are sober, well-chosen and not boring. The help is well done. Software are so simple that I have had need only once when I was looking for a particular function in the spreadsheet. Adaptability: The interface is designed so that a user who does not wish to use of all the features of the system can find immediately what he need for all basic operations. The simplest features are directly accessible. Faiblesses et limitations fonctionnelles Cloud Computer Pour moi, le service offert par la Google Doc est la première pierre réellement concrète d'un système informatique entièrement basé sur le réseau, mais il reste encore beaucoup à faire. Si les services offerts par la Google Doc sont vraiment remarquables, ils n'en demeurent pas moins encore un peu limités. Je vais développer ici quelques notions qui me semblent fondamentales pour un système de gestion de l information. Weaknesses and limitations Cloud Computer For me, the service offered by the Google Doc is the first stone actually of a computer system entirely based on the network, but there is still much to do. If the services offered by Google Doc are truly remarkable, they remain a little limited. I will develop here some concepts which seem to me fundamental for a system of management of information. 6

7 WYSIWYG améliore l'utilisabilité Il est difficile d'obtenir à partir d'une même source un bon rendu Web et un bon rendu papier. Les logiciels de Google Doc sont clairement à vocation Web. Cependant la qualité du code html généré laisse à désirer par rapport à des logiciels spécialisé dans l'édition de pages Web. Il y a donc des progrès à faire à ce niveau. Il y a également encore énormément de travail à faire pour atteindre le niveau de convivialité des outils bureautiques installés sur le poste client, lorsqu'il s'agit de produire un document papier. Notons au passage que l'on peut également dire des outils installés sur le poste client, qu'il y a encore énormément de travail pour atteindre le niveau de performance des outils de PAO (Publication Assistée par Ordinateur)... Partage des documents améliore l'efficacité et la simplicité Pour parfaire le travail collaboratif, il faudrait ajouter la notion de groupe de travail. Au lieu d'identifier individuellement chacune des personnes avec qui je souhaite interagir, j'aimerai pouvoir créer des listes de personnes et partager mes documents avec une ou plusieurs listes. J aimerai également pouvoir définir le partage non pas d un document mais d un ensemble de documents, c'est-à-dire partager l équivalent d un dossier (tag). Types de données partagées améliore l'utilisabilité Je suis très étonné de devoir utiliser le service Google Picasa pour gérer mes images et Google Docs pour gérer mes documents. Pourquoi ne pas fusionner les deux systèmes? A quand un service "Mozartino" ou "YouTune" pour gérer ma musique? Une chose qui me semble simplissime à implémenter qui fait cruellement défaut à la Google Doc, c'est la possibilité de gérer l'ensemble de mes données numériques en ligne. Je pense à un système de disque dur partagé, dans le quel je pourrais stocker et partager toutes mes informations : mes projets de développements, le binaire d'un document Flash ou AutoCad, etc. Avantages directs d une telle évolution : plus besoin de songer aux sauvegardes, simplicité de partage des documents entre individus ou groupes de travail, accès à l information depuis tout point d accès à Internet. WYSIWYG improve usability It is difficult to obtain from the same source a good rendering Web and a good rendering paper. Google Doc software are clearly Web oriented. However, the quality of HTML produced is weak compared to software specializes in editing web pages. There is therefore progress to make at this level. There is also much work to do to reach the level of user-friendliness of office tools installed on the client when it comes to produce a paper document. Note that we can also say the same thing of the tools installed on the client, there is still much work to achieve the performance levels of DTP (Desktop Publishing)... Document sharing improve effectiveness and simplicity To improve collaborative work, it should be added the concept of working group. Instead of individually identify each of the persons with whom I wish interact, I would like to create lists of persons and share my documents with one or more lists. I would like also to define the sharing not of a document but a set of documents, i.e. the equivalent of sharing a folder (a tag). Kind of data shared improve usability I am very surprised to have to use Google Picasa to manage my images, and Google Docs to manage my documents. Why not merge the two systems? When a service "Mozartino" or "YouTune" to manage my music? One thing that seems simple to implement, that is sadly lacking in the Google Doc, it is the possibility to manage all my digital data online. I think of a system of shared hard drive, in which i could store and share all my information: my development projects, the binary of a Flash document, AutoCad files, etc. Direct benefits of such a development: no need to think about the backups, simple sharing of documents between individuals or groups, access to information from any Internet access point. 7

8 Je suis conscient que plusieurs problèmes apparaissent à la fois sur le plan légal par rapport à la notion de droit d auteurs et sur le plan déontologique, du fait que Google «s approprierait» toutes nos données. Mais ce n est pas de cela dont je souhaite débattre ici, car des solutions techniques me semblent exister et il faudrait probablement doubler la longueur de ce document pour pouvoir en discuter. Interfaces de gestion des données améliore l'efficacité Le système actuel permet de consulter ses données de plusieurs manières différentes : on peut les consulter en vue traditionnelle par dossiers, ou bien ne regarder qu un type de documents, ou bien encore voir les documents que l on partage avec une personne, enfin il est possible de définir ses propres critères de recherche et de mémoriser cette recherche comme étant une vue possible des données. Ne sont pas implémentés les vues multiples : tabulations, partage d écran, multifenêtrage, etc. Aujourd hui on doit utiliser les fonctionnalités du navigateur pour jouir des tabulations ou les fonctionnalités du système d exploitation pour avoir un partage d écran ou un multifenêtrage. Ce n est pas très commode sur un petit écran car la zone d affichage de l information pertinente devient trop petite. La notion de miniature n est pas non plus présente. Impossible en regardant les icones de voir le contenu du document, dans l état ou il était la dernière fois que nous l avons édité. Impossible également de passer de la vue détaillée en liste à une autre vue. J aurai bien aimé retrouver toutes ces fonctionnalités disponibles dans la plus part des gestionnaires de fichiers. Impossible de connaître la liste des documents publiés par un contact. Les documents publiés sont publics, mais l on ne peut pas les voir à moins que leur auteur nous ai communiqué leur URL. Il serait bien venu d avoir une vue des documents publics de chacun de nos contacts. Impossible de voir les personnes qui sont associées à un de nos contacts, dans l esprit de FaceBook. Il est possible d avoir des statistiques sur la consultation de nos documents, mais il est impossible de consulter les statistiques des autres pour découvrir les documents publics les plus lus, ou bien pour voter, comme dans Digg It, pour un document donné. Tout l aspect réseau social autour de la Google Doc reste à développer. I am aware that several problems arise in both the legal level in relation with the copyright and the ethical, the fact that Google will be "taking" all our data. But this is not what I want to discuss here, because technical solutions exist and it would probably double the length of this document to discuss them. Data management interface improve effectiveness The current system allows you to view data in several different ways: it can be consulted in traditional view by files, or look only to a type of documents, or even see documents that you share with a person, finally it is possible to define your own search criteria and memorize this research as a possible view of data. Are not implemented multiple views: tabs, screen sharing, multi windows, etc. Today we must use the browser to have tabs or the features of operating system to split screen or to have multiple windows. This is not very convenient on a small screen, since the display area of relevant information becomes too small. The concept of thumbnails is not present. Impossible looking at the icons to see the content of the document, as it was the last time we have published. Impossible to move from the detailed view in list to another view. I have liked recover all these features available in most of the files managers. Impossible to know the list of documents issued by a contact. Published documents are public, but you cannot see them unless their author has communicated you their URL. It would be well come to have a view of public documents of each of our contacts. Impossible to see people who are associated with one of our contacts, in the spirit of FaceBook. It is possible to have statistics on the consultation of our documents, but it is impossible to see statistics of other public documents to discover the most read, or to vote, such as Digg It system, for a given document. All the aspect of social network around the Google Doc still remains to be developed. 8

9 Intégration aux autres services de Google améliore la simplicité Il faudrait établir plus de passerelles entre les services existants. Donnons quelques exemples pour illustrer des cas d utilisations dans lesquels le système actuel montre ses faiblesses. J envois un mail à Nicolas, assistant du cours de HCI, en utilisant GMail. Dans ce mail je lui indique que mon exercice est terminé et qu il peut consulter mon document en ligne. Je n ai pas la possibilité, au moment ou je copie le lien vers ce document dans mon mail, d'attribuer simplement les droits en lecture et/ou en modification sur ce document à Nicolas, sans sortir de l environnement de GMail. Quelques mois plus tard, si je consulte dans GMail le profil de mon contact Nicolas, je peux voir l historique des messages que je lui ai envoyé. Mais je n ai pas accès à la liste des documents que je partage avec lui. Je dois changer d interface. Il faudrait intégrer à l interface de gestion des contacts, la liste des éléments partagés dans la suite des outils en ligne proposés par Google. Idem pour voir les dossiers partagés dans Picassa ou ses vidéos de YouTube que j ai mises dans mes favoris, etc. Idem pour les rendez-vous : si je conviens d un rendez-vous avec Nicolas pour discuter de mon document et que nous utilisons tous les deux Google Calendar, je n ai pas accès à la liste de mes documents dans Google Calendar. Je n ai pas non plus accès à la liste de mes rendez-vous dans GMail, lorsque je consulte le profil du contact Nicolas. Lorsque je lance une recherche dans Google, pourquoi ne pas présenter les résultats présents dans mes documents? Pourquoi ne pas utiliser les mots présents dans mes documents pour reclasser de manière plus spécifique à mon profil, la liste des sites trouvés relatifs à ma recherche Google? Lorsque je trouve un PDF qui m intéresse sur un site, pourquoi ne pas me proposer par défaut de le mémoriser dans la Google Doc plutôt que de le télécharger sur mon disque dur local? Pourquoi faire systématiquement des copies de tous les documents, plutôt que de conserver un lien vers le PDF de l auteur de manière à pouvoir être informé et éventuellement choisir de bénéficier d éventuelles mises à jour? Other services integration improve simplicity There should be more bridges between existing services. I'll give some examples to illustrate the cases of uses in which the current system shows its weaknesses. I send a mail to Nicolas, Assistant HCI courses, using GMail. In this mail I indicate him that my exercise is completed and that he can consult my document online. I do not have the possibility, when I copy the link to that document in my mail, to assign simply reading rights and/or modify rights on this document to Nicolas, without going out of the environment GMail. A few months later, if I consult in GMail the profile of my contact Nicolas, I can see the history of the messages that I sent him. But I do not have access to the list of documents that I share with him. I must change of interface. The list of shared items in the suite of online tools offered by Google should be incorporated in the management interface of contacts. Ditto to see shared folders in Picassa or its videos of YouTube that I've put in my bookmarks, etc. Ditto for the appointment: if I agree to an appointment with Nicolas to discuss my paper, and we use both Google Calendar, I do not have access to the list of my documents in Google Calendar. I have no access to the list of my appointments in GMail, when I consult the profile Contact Nicolas. When I search in Google, why not present the results available in my documents? Why not to use the words present in my documents to reclassify more specifically to my profile, the list of found sites relating to my Google search? When I find a PDF that interests me on a Web site, why not offer me by default to save it in the Google Doc instead of downloading it to my local hard drive? Why do systematically copy of all the documents, rather than to maintain a link to the PDF of the author in order to be informed and may choose to receive any updates? 9

10 Evolution conceptuelle Introduction à la notion de projet = contexte de travail J ai une logique de rangement de mes données qui n est pas toujours en relation avec mes activités. J organise mes données de manière à pouvoir les retrouver, sans pouvoir prévoir si dans un avenir proche je vais être amené à les réutiliser dans un nouveau contexte de travail. Lorsque je travaille sur un projet, j ai très souvent besoin de données transversales à mon organisation initiale. Souvent je crée alors un dossier spécifique au projet sur lequel je travaille et à l intérieur du quel je regroupe toutes les données dont j ai besoin. Avec les tags appliqués aux documents, je peux utiliser deux organisations distinctes orthogonales. Mais le système pourrait m aider dans cette tâche en automatisant certaines opérations. Il y a des informations qui sont des liens contextuels évidents. Or les systèmes actuels ignorent complètement ces informations, au lieu de les conserver et de les réutiliser pour faciliter les travaux ultérieurs et la gestion de ces données. Exemple améliore l'efficacité et la simplicité Un projet est un contexte dans lequel je me situe lorsque je travaille sur un ensemble de documents. Si ces documents sont répartis dans différents dossiers, j aimerai ne pas être obligé de les regrouper à la main dans un même dossier (ou tag) projet pour pouvoir par exemple les partager avec le groupe de personnes avec qui je travaille sur ce projet. J édite en ce moment le document "TP1" que j ai partagé avec Nicolas dans le projet "HCI". Sans changer de projet, j ouvre un second document "Mes_idées" qui était dans un projet "Recherche" pour relire certaines informations. Le fait que j ai eu une action sur ces deux documents qui à priori n avaient rien en commun, dans le contexte d'un même projet, est une information très importante. J aimerai que le système s en souvienne au lieu de l ignorer. Par exemple si je vais dans l interface de gestion des partages de mon projet, j aimerais que dans la liste des documents associés à mon projet apparaisse "Mes_idées" sans que je n'ai rien besoin de faire, avec à côté une petite suggestion : partager avec Nicolas? Conceptual Evolution Introduction to the notion of project = context of work I have a logic of storage of my data which is not always in relation with my activities. I organize my data so you can find them back, without being able to predict whether in the near future I will need to reuse them in a new context of work. When I work on a project, I often need to cross-sectional data to my initial organization. Usually I create a specific folder for the new project on which I work, inside of which I bring together all the data I need. With tags applied to the documents, I can use two distinguish orthogonal organizations. But the system could help me in this task by automating some operations. There are information which have obvious contextual links. However, the current systems completely ignore such information, rather than conserve it and reuse it to facilitate future work and the management of these data. Example improve effectiveness and simplicity A project is a context in which I situate myself when I'm working on a set of documents. If these documents are located in different folders I'd like not to have to regroup by hand in the same folder (or tag) project to e.g. share with the group of people with whom I work on this project. At this moment I'm writing the document "TP1" that I shared with Nicolas in the "HCI" project. Without changing the project, I open a second document "My_Ideas" which was in a "Research" folder, to review certain informations. The fact that I had an action on these two documents which at first had nothing in common, in the context of a project, is a very useful information. I would like the system to remember this information instead of ignoring it. For example if I go into the management interface of the sharing of my project, I would like that, in the list of documents associated with my project, appears "My_Ideas" without I explicitly need to do anything, with at its side a small suggestion: share with Nicolas? 10

11 Perspectives Considérons qu un projet soit matérialisé par un écran virtuel. A chaque fois que je travaille sur un autre projet je change d'écran pour signifier que je bascule dans l environnement de ce projet. Dans l exemple que j ai donné, je ne parle que de document à partager avec un nouveau contact, mais on pourrait construire beaucoup d autres exemples. Un contexte de travail c est la position de mes fenêtres, les miniatures des documents sur lesquels je travaillais, les contacts avec qui j ai communiqué, l historique de mes recherches sur Internet, les favoris que j ai sélectionnés pour ce travail, les applications que j ai récemment utilisées, etc. Comme si chaque écran virtuel, donc chaque projet, était un compte différent, sur une machine différente, mais accédant aux mêmes sources de données : mes fichiers en ligne. Quand je passe de la rédaction de ce rapport à la réalisation d un site Web, je change d environnement et de contexte de travail : je change de projet. Si l on pouvait utiliser cette information au niveau de l ensemble des interfaces de consultation et de manipulation des données (Google Doc, GMail, navigateur Chrome, etc.) nous pourrions alors proposer tout un ensemble d automatismes et de fonctionnalité améliorant l utilisabilité de nos systèmes de gestion de l information. Perspectives Consider a project to be materialized by a virtual screen. Whenever I work on another project I change my screen to indicate that I switch in the environment of this project. In the example I gave, I spoke only of document to share with a new contact, but I could build many other examples. A context of work is also the position of my window, the thumbnails of the documents on which I worked, the contacts with whom I have communicated, my search history on the Internet, the bookmarks that I have selected for this work, the applications that i recently used, etc. As if each virtual screen, so each project, was a different account on a different machine, but accessing the same data sources: my online files. When I pass of the drafting of this report to the achievement of a Web site, I change my environment and context of work: I change the project. If we could use this information in all interfaces of consultation and data handling (Google Doc, GMail, Chrome browser, etc.) we could then propose a set of automation and functionality improving the usability of our information management systems. Conclusion Google Doc est le premier service qui se distingue par quelques innovations qui me semblent aller dans le bon sens mais qui sont encore grandement perfectibles. J aimerai bien, dans le cadre du projet de ce cours, développer ma notion de contexte de travail et de projet. Je pense qu il faudrait commencer par élaborer un modèle de représentation des liens entre les informations et les évènements générés par l utilisateur et ensuite étudier comment utiliser ces données de manière pertinente au sein des logiciels. Un petit peu d'astuce et de bon sens permettrait d'obtenir immédiatement des améliorations d'ergonomie significatives. L'ajout d'intelligence artificielle sous la forme d'agent pour établir une connaissance précise de chaque usager, ou de réseau de neurones pour tenter d'anticiper les besoins de l'utilisateur en extrapolant sur ses habitudes, rendraient les interactions de l'homme avec la machine définitivement plus agréables. Conclusion Google Doc is the first service that is distinguished by a few innovations that seem to go in the right direction, but that can still be improved. I would like to, under the project of this course, to develop my concept of context of work with this notion of project. I guess I should start by developing a model representation of links between information and events generated by the user and then study how to use these data in a relevant way within the software. A little trick and common sense would get immediate significant improvement in ergonomics. The addition of artificial intelligence in the form of agent to establish a precise knowledge of each user, or network of neurons to try to anticipate the needs of the user by extrapolating on its habits, would make the interactions of the man with the computer definitively more enjoyable. 11

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