Règlement Intérieur du Fil d Ariane

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1 Règlement Intérieur du Fil d Ariane TITRE 1 : L ASSOCIATION Article 1 - Préambule Le présent règlement intérieur cmplète et précise les statuts de l'assciatin Le Fil d Ariane, l Entraide Généalgique Sur Internet, sise chez le président et dnt l'bjet est l entraide généalgique sur Internet sus tutes ses frmes, pur tut ce qui cncerne sn fnctinnement curant. Il est rédigé en cmplément des statuts pur tus les pints mentinnés dans les articles et en fnctin des exigences de gestin d'ù sn caractère évlutif. Il recense tus les principes de gestin décidés par le cnseil d administratin. Le règlement intérieur s applique à tus les bénévles, que ces derniers en aient eu expressément cnnaissance u nn, qu ils sient membres u nn. Snt prscrits tutes inscriptins avec des nms et prénms fantaisistes. Si une inscriptin fantaisiste est décuverte, cela entrainera sa radiatin immédiate. Article 2 Acceptatin du présent Règlement Tut membre de l assciatin s engage à respecter le présent règlement. En cas de manquement, les dispsitins de l article 7 des statuts purrnt être appliquées. Article 3 Le Cnseil d Administratin Pur pstuler au CA il est nécessaire d'être membre à jur de sa ctisatin au 31 décembre et de mtiver sa candidature en quelques lignes Celle-ci devra être agrée par le Bureau, sans que celui-ci ait à mtiver sn refus. Ses puvirs C'est le cnseil d'administratin (rgane cllégial de directin) qui est chargé d'appliquer les rientatins appruvées par l'assemblée des membres lrs d une AGO u AGE et de veiller au bn fnctinnement de l'assciatin. Il a les puvirs les plus étendus pur la gestin de celle-ci sur l'exercice en curs, en particulier : Il définit les rientatins de l assciatin qu il sumet pur apprbatin à l assemblée générale rdinaire. Il élit les membres du bureau. Il décide des myens d'actin de l'assciatin. Il mdifie les statuts sus réserve de ratificatin par la prchaine assemblée générale extrardinaire. Il crée et mdifie le règlement intérieur. Il débat de tut ce qui engage l'assciatin au-delà des rientatins appruvées par la dernière assemblée afin d arrêter la psitin de l'assciatin. Siège Scial : Page 1 sur 6

2 Article 4 Le Bureau Pur pstuler au bureau, une année de présence au Cnseil d Administratin est nécessaire. Ses puvirs C'est l'exécutif du cnseil d'administratin. Il est chargé des actes de gestin répartis entre ses membres. Rôle du Président Il est chargé de représenter l assciatin tant vis-à-vis de ses membres qu à l extérieur. Il pssède les puvirs les plus grands pur agir en tutes circnstances au nm et pur le cmpte de l assciatin. Il présente sn rapprt mral à l assemblée générale. Il est libre de déléguer ses puvirs à un membre de l assciatin. Il pssède un vte prépndérant en cas d égalité parfaite. Il veille au bn dérulement des débats. Rôle du Secrétaire Il est chargé de cnvquer les réunins de tus les rganes de l assciatin excepté les assemblées générales. Il est chargé de veiller à btenir la meilleure représentativité des membres. Il est chargé de veiller au respect des prcédures. Il est chargé de rédiger les prcès-verbaux et de les retranscrire sur les registres prévus à cet effet. Il rend cmpte des actins du bureau au cnseil d administratin. Il reçit l'aide des différents membres du bureau pur cela. Il peut être assisté, si nécessaire, d un secrétaire adjint. Rôle du Trésrier Il veille au respect des règles cmptables. Il est respnsable de la bnne gestin financière de l assciatin. Il s assure de la régularité des cmptes. Il furnit à un expert cmptable, tutes les dnnées nécessaires au cntrôle des cmptes annuels. Il présente annuellement devant l assemblée générale un rapprt financier et le budget de l exercice suivant et en reçit quitus. Il peut être assisté, si nécessaire, d un trésrier adjint. Le Webmaster Afin de gérer et de faire évluer la structure infrmatique de l assciatin, il est créé un pste de webmaster, chisi en pririté parmi les candidats bénévles, en fnctin de leurs cmpétences. Etritement asscié au fnctinnement du bureau : Il veille à la bnne tenue du site. Siège Scial : Page 2 sur 6

3 Il crée, amélire les prgrammes u les crrige. Il met en ligne les évlutins décidées par le cnseil d administratin. Article 5 Les dépenses Une prévisin de la trésrerie est établie au terme de l échéance de paiement des ctisatins de façn à ce que le bureau et le cnseil d administratin puissent gérer en tute cnscience. Les dépenses snt engagées après accrd du président u du trésrier. Le rembursement des frais assumés par des membres de l assciatin est effectué dans le meilleur délai sur présentatin de facture u de tut autre justificatif daté, prtant mentin explicitement de la nature de la dépense. Article 6 Perte de la qualité de membre Démissin : L administrateur qui décide de démissinner de l assciatin dit le ntifier par lettre recmmandée avec AR adressée au siège de l assciatin, u par mail avec AR. Nn-paiement de la ctisatin : L appel de ctisatin étant effectué en début décembre, la radiatin d un membre est autmatique dès lrs que le renuvellement de sn adhésin n a pas été expédié avant le 1er janvier suivant. Exclusin : L exclusin d un membre est prnncée par le Président. Elle lui est ntifiée par currier électrnique u pstal avec AR. Le membre mis en cause dispse d un délai de deux mis pur cntester cette décisin et présenter sa défense. Article 7 Réunins du Cnseil d administratin et Assemblée Générale Réunins du cnseil d administratin Le cnseil d'administratin est en réunin permanente via la liste Yah du CA. Mais à la demande du président, des réunins virtuelles peuvent se faire par tut myen électrnique (listes de discussin u IRC). Cnvcatin et tenue d'une assemblée générale rdinaire u extrardinaire L'assemblée générale rdinaire se réunit physiquement une fis par an. Le président via le bureau, cnvque l assemblée générale en fnctin des échéances des actins à accmplir. Le cnseil d'administratin peut décider d'inviter tute persnne de sn chix. La cnvcatin se fait par currier pstal u électrnique. L rdre du jur est annncé. La cnvcatin mentinne le lieu et la date de l assemblée générale. Siège Scial : Page 3 sur 6

4 Des puvirs snt envyés en même temps que la cnvcatin. Le membre ne puvant assister à l assemblée peut se faire représenter par un autre membre de l assciatin, à cnditin que celui-ci sit présent lrs de l AG u returner sn puvir en blanc. Tut puvir returné en blanc sus-entend une acceptatin des réslutins prpsées par le cnseil d administratin. Une feuille de présence sera établie, ainsi qu une feuille d émargement. Un administrateur ne peut être absent et nn représenté plus de deux fis cnsécutives, sauf en cas de frce majeure. Il perd la qualité d administrateur à la trisième fis. Le président décide des membres qui vnt, sus sn cntrôle, assurer l animatin et cntrôler le bn fnctinnement de l assemblée générale. A cette fin, il désigne un président et un secrétaire de séance. Les rapprts et les cmptes snt établis. Le mde de scrutin sera défini cllégialement en début d assemblée générale, en fnctin des décisins à prendre et pur favriser la libre expressin des différentes pinins. Snt élus membres du cnseil d administratin les candidats ayant btenu le plus grand nmbre de vix, jusqu à cncurrence du nmbre de pstes à purvir. Prcès-verbal Le président et/u le secrétaire de séance rédige le prcès verbal qui cntient : L identificatin de l assciatin. Le nm de l rgane appelé à délibérer. La date et le lieu de réunin. Le mde de cnvcatin. L rdre du jur. Les persnnes qui nt animé la réunin. Les réslutins prises. Des cpies u extraits peuvent être btenues par les membres qui en fnt la demande écrite au président. Les prcès-verbaux snt établis sur des feuillets vlants numértés en cntinu, sans rature ni surcharge, et archivés. Une déclaratin est faite sur papier libre par le secrétaire et transmise à la préfecture dans les tris mis suivant le changement des administrateurs. Cette déclaratin mentinne les nms et prénms, dates et lieux de naissance, natinalités, prfessins et dmiciles des nuveaux administrateurs. Le prcès-verbal de l assemblée générale cncernant ces changements u un extrait, sera jint à la déclaratin. Aucune publicatin ne dit être faite au Jurnal Officiel. Ces changements snt reprtés sur le registre spécial, ils s impsent à tus les membres de l assciatin. TITRE 2 : L ENTRAIDE Article 1 Les bénévles Siège Scial : Page 4 sur 6

5 L entraide fnctinne grâce aux bénévles membres u nn à l assciatin. Ils effectuent des recherches aux archives départementales, municipales, natinales u en ligne. Ils aident à la transcriptin des actes anciens (palégraphie). Ils aident pur la gestin infrmatique du site. Cette liste n'est pas exhaustive S ils ne snt pas membres de l'assciatin, ils peuvent tutefis assister à l'assemblée générale sans vix délibérative Ils signent lrs de leur inscriptin la charte du bénévle, signifiant ainsi la gratuité de leur engagement afin de dégager la respnsabilité de l'assciatin en cas de litige. ils snt nmmés dans leurs fnctins et/u révqués par le crdinateur dnt ils dépendent sans pssibilité de recurs, u exceptinnellement par le Cnseil d'administratin représenté par le référent de l'équipe de crdinatin sans pssibilité de recurs. Outre les cas de nn respect de la charte du bénévle, diverses raisns peuvent entrainer la révcatin dnt par exemple le manque de prise de demandes à traiter durant une lngue péride. Article 2 les crdinateurs Les crdinateurs et c crdinateurs snt des bénévles, majeurs, membres u nn de l'assciatin, qui habitent de préférence le département géré. Ils divent valider la charte des crdinateurs stipulant leurs drits et devirs. Ils nt cmme référent, l équipe crdinatin. Ils rendent cmpte de leurs activités à leur référent et travaillent en accrd avec les ptins prises par le CA. Ils nmment et révquent les bénévles de leur département Ils snt nmmés dans leurs fnctins et/u révqués par le Cnseil d'administratin représenté par le référent de l'équipe de crdinatin pur les nminatins et par le Président u Vice-président pur les révcatins sans pssibilité de recurs.ils snt en particulier révcables au cas ù leurs actins s écarteraient de la psitin de l assciatin u nuiraient à sn dévelppement. Les généalgistes prfessinnels ne peuvent en aucun cas être respnsable d un secteur, le crdnner u c crdnner, ni être respnsable d un service. Article 3 Les respnsables de services Ce snt des bénévles majeurs, adhérents u nn. Ils nt la respnsabilité d un service de l Entraide, cmme l agenda, le livre d r, la gazette, l équipe crdinatin (liste nn exhaustive). Ils ne snt pas nécessairement administrateur. Dans tus les cas, les respnsables de services rendent cmpte au CA de leurs activités quand celui-ci le demande. Siège Scial : Page 5 sur 6

6 Ils snt nmmés dans leurs fnctins et/u révqués par le Cnseil d'administratin représenté par le Président u le Vice-président, sans pssibilité de recurs pur les révcatins. Article 4 Les Membres Tut membre bienfaiteur qui ne s acquitterait pas de la ctisatin telle que définie dans les Statuts à l Article 5, verra sn paiement transfrmé en dn. Appruvé par le Cnseil d Administratin Signatures et paraphes. Siège Scial : Page 6 sur 6