RÈGLEMENTS RÉGISSANT LES RÉSERVATIONS ET LES SÉJOURS À LA RÉSIDENCE DE RAPIDE-BLANC

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1 ASSOCIATION RÉGIONALE DES RETRAITÉS D HYDRO-QUÉBEC MAURICIE RÈGLEMENTS RÉGISSANT LES RÉSERVATIONS ET LES SÉJOURS À LA RÉSIDENCE DE RAPIDE-BLANC Mise en vigueur le 01 janvier 2017 Révisé par Yvon Guimond et adopté par le CA le 19 septembre 2016.

2 ARTICLE 1. But du règlement Promouvoir et voir à la location de la résidence sise au 187 rue de la Centrale Rapide- Blanc aux membres en règles de l ARHQM Inc. ARTICLE 2. Généralités Le membre locataire doit en tout temps accompagner ses invités pour que ces derniers puissent jouir des privilèges accordés lors d un séjour à la résidence Durant le séjour à la résidence le membre locataire et ses invités sont responsables de la propreté, du bon maintien des équipements et doivent rapporter toutes défectuosités ou bris d équipement en complétant le formulaire prévu à cet effet. (Référence annexe D) Au départ de la résidence le membre locataire doit s assurer de remiser les équipements dans le garage, de cadenasser les portes adéquatement et le tout conformément aux règles régissant la résidence de Rapide-Blanc décrites à l annexe «C» 2.4 Au retour du séjour le membre locataire doit compléter le formulaire prévu à l item 2 et le remettre avec les clés au responsable du secteur concerné Tous les frais occasionnés pour la réparation des dommages à la propriété, au matériel et/ou à l équipement seront facturés au locataire du séjour conformément à l item 6 de l annexe «C». ARTICLE 3. Réservations Les membres en règle de l ARHQM sont invités à participer à un tirage au sort afin d obtenir un séjour à la maison de Rapide Blanc qui aura lieu au mois d octobre Un avis sera publié sur le site de l ARHQM qui informera les membres des dates à respecter afin de participer au tirage au sort Les membres en règles peuvent assister au tirage. La date et le lieu du tirage seront indiqués dans l avis publié sur le site de l ARHQM Un membre peut bénéficier d un maximum de deux (2) séjours par année attribués lors du tirage au sort Suite au tirage, les journées encore disponibles seront publiées sur le site et les membres désireux de se prévaloir d un autre séjour à la résidence pourront en faire la demande au responsable de la maison de Rapide Blanc. ORIGINAL Règlements Rapide Blanc sept 2016.doc 2 de 9

3 ARTICLE 3. Réservations (suite) La durée des séjours est de quatre (4) nuitées maximum avec départ la cinquième journée. Toutefois le séjour peut-être prolongé si les dates contiguës sont libres avec approbation du responsable de la maison de Rapide Blanc L arrivée à la résidence se fait après 15h00 la première journée et le départ avant 14h00 la dernière journée Seuls les responsables des secteurs concernés et nommés à cet effet sont autorisés à remettre au départ et à recevoir au retour les clés et le chèque couvrant les frais de séjour du locataire incluant les frais de ses invités s il y a lieu Un membre locataire qui a obtenu les clés pour un séjour ne peut en aucun cas transmettre ces clés à quiconque d autre et pour quelques raisons que se soient Le membre locataire doit obligatoirement, avant son départ et/ou au retour d un séjour, déclarer le nombre de personnes invitées et en acquitter les frais de séjour par chèque conformément aux coûts des réservations mentionnées à l annexe «A» Toute dérogation aux articles 3.9 et 3.10 privera le membre locataire de son droit de participer au tirage au sort de l année suivante. ARTICLE 4. Tarification Les coûts de réservation pour les membres locataires, leur conjoint ainsi que pour les invités sont décrétés annuellement par le Conseil d administration de l ARHQM. (Annexe «A») Un dépôt de 80$ par réservation, payable par chèque à l ordre de ARHQM, doivent accompagner le bulletin de participation au tirage au sort tel que mentionné à l Article 3 du présent règlement. Pour les réservations non retenues lors du tirage les chèques seront détruits Pour les réservations prévues à l Article 3.5 un dépôt de 80$ par réservation doivent être payés dans les sept (7) jours de la demande et remis au responsable de la maison de Rapide Blanc. ORIGINAL Règlements Rapide Blanc sept 2016.doc 3 de 9

4 ARTICLE 4. Tarification (suite) L association remboursera le dépôt de séjour de 80$ suite à une cancellation due à: Un décès du membre, du conjoint ou d un membre proche de la famille. Une maladie grave ou accident du membre, du conjoint ou d un membre proche de la famille Si un membre annule son séjour et qu un autre membre le remplace un remboursement sera accordé en autant que le nombre de nuitée soit identique. Pour tout autre cas aucun remboursement ne sera accordé Si un membre quitte la maison avant la fin de son séjour, il doit obligatoirement payer le nombre de nuitée réservé (20$/nuit) à l exception des cas des articles 4.4 et 4.5 du présent paragraphe. ARTICLE 5 Entretien annuel de la résidence Les séjours prévus pour l entretien annuel de la résidence de Rapide-Blanc sont déterminés en assemblée par le CA de l ARHQM Les frais d hébergement et de subsistance sont gratuits pour les membres de l équipe de bénévoles désignés et approuvé par le CA durant les séjours d entretien Tout achat d immobilisation et dépenses onéreuses nécessaires à l entretien de la résidence de Rapide-Blanc, doivent être approuvés par le CA de l ARHQM avant d être effectués. En cas d urgence toutes demandes d achats doivent être référées au responsable de la maison de Rapide Blanc qui en demandera l autorisation à qui de droit Le nombre de véhicules et les frais de kilométrage pour l aller et le retour à la résidence de Rapide-Blanc pour fin d entretien sont fixés annuellement par le CA de l ARHQM. ARTICLE 6. Modifications au règlement Toute subrogation, ajouts ou modifications quelconques au présent règlement doivent être ratifiés par le Conseil d administration de l ARHQM. ORIGINAL Règlements Rapide Blanc sept 2016.doc 4 de 9

5 ARTICLE 7 Annexes Les annexes suivantes sont parties intégrales du présent règlement et sont assujetties à l Article 6. Annexe «A» : Coûts des réservations, Annexe «B» : Délégation du Conseil d administration, Annexe «C» : Rappel des règles régissant la résidence de Rapide-Blanc, Annexe «D» : Formulaire à compléter au retour d un séjour. Proposition de révision présenté par Yvon Guimond le 19 septembre 2016 lors de la 110 ième Réunion du CA Régional de l ARHQM et accepté à l unanimité par le CA. ORIGINAL Règlements Rapide Blanc sept 2016.doc 5 de 9

6 ANNEXE «A» Coûts des réservations (à être révisés annuellement par le CA) À compter de l année 2013 et conformément à l Article 4 du présent règlement le coût des séjours est établi à 10,00 $ par coucher pour un membre en règle.(une personne seule) À compter de l année 2013 et conformément à l Article 4 du présent règlement le coût des séjours est établi à 20,00 $ par coucher pour un membre en règle et son conjoint. (deux personnes) À compter de l année 2013 et conformément à l Article 4 du présent règlement le coût des séjours est établi à 20,00 $ par coucher pour chaque invité. Les enfants de moins de seize (16) ans sont accueillis gratuitement. ORIGINAL Règlements Rapide Blanc sept 2016.doc 6 de 9

7 ANNEXE «B» Délégation du Conseil d administration. La bonne marche des séjours attribués par tirage au sort ainsi que les remises et le retour des clés relèvent des responsables de secteur mandatés par le C.A. Toutes questions et ou problèmes reliés à la bonne marche des séjours, des locations ou de l entretien doivent être soumis à la personne désignée à cet effet par le CA et ce à compter du 20 avril 2016 la personne ressource est monsieur Yvon Guimond. Pour obtenir les clés Trois-Rivières La Tuque Victoriaville Shawinigan Yvon Guimond François Chrétien Jean Desfossés Jacques Masson Jean-Marie Hince Roger Marchand ORIGINAL Règlements Rapide Blanc sept 2016.doc 7 de 9

8 ANNEXE «C» Rappel des règles régissant la résidence de Rapide-Blanc. En conformité avec le règlement en vigueur : 1.- Le membre locataire est obligatoirement tenu de déclarer le nombre de personnes invitées et compléter le formulaire à cet effet. 2.- Le membre locataire doit en tout temps accompagner ses invités et ce pour la durée du séjour. 3.- Le membre locataire et ses invités sont en tout temps tenus responsables de la propreté, du bon usage et de l entretien des équipements. Le membre locataire doit rapporter tous dommages occasionnés durant le séjour et compléter le formulaire prévu à cet effet. (Annexe «D») 4.- Le membre locataire est responsable de défrayer tous les coûts inhérents pour la réparation du matériel et de l équipement endommagés durant le séjour. 5.- Le membre locataire ne peut en aucun cas, durant le séjour, modifier, changer ou altérer le contenu de la résidence et des équipements mis à sa disponibilité. 6.- Le membre locataire qui aurait oublié de remiser l équipement dans le garage et de verrouiller toutes les portes sera facturé d une somme de 50,00 $ advenant l obligation d envoyer un bénévole de La Tuque pour remédier à la situation. 7.- Les réservations étant faites à l avance aucun remboursement ne sera effectué en cas d annulation sauf pour les cas de l article 4 du présent document. 8.- Le membre locataire doit faire part aux responsables d Hydro-Québec de la centrale de Rapide Blanc de tous problèmes majeurs aux équipements d Hydro sur le site de Rapide-Blanc. 9.- Le membre locataire doit s assurer de prendre bien notes des remarques stipulées au bas du formulaire de l Annexe «D» ORIGINAL Règlements Rapide Blanc sept 2016.doc 8 de 9

9 ANNEXE «D» Formulaire à compléter au retour d un séjour. Voir le fichier «rapport de séjour.doc» ORIGINAL Règlements Rapide Blanc sept 2016.doc 9 de 9