«5 à 7» Entretiens annuels et professionnels : Vos obligations, vos opportunités

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1 «5 à 7» Entretiens annuels et professionnels : Vos obligations, vos opportunités Mardi 18 novembre 2014 Giovanni TERRANA Consultant Associé

2 Sommaire I Rappel du contexte légal et réglementaire II - Nouveauté depuis mars 2014 : «l entretien professionnel» III - Ce qui ne change pas : «l entretien d évaluation des compétences» Comment aborder un entretien annuel des compétences? Pourquoi utiliser un support formalisé pour l entretien annuel? illustration : support d entretien et fiche de poste Gérer le déroulement de l entretien les règles d or de l entretien et les facteurs clés de succès de l entretien IV Cocktail dînatoire

3 I - Rappel du contexte légal et réglementaire

4 Introduction : «entretien d évaluation annuel des compétences» vs «entretien professionnel» Le Code du travail n'impose pas l'organisation d'entretiens d'évaluation des compétences Toutefois, ceux-ci ne doivent pas être confondus avec : les dispositifs légaux déterminant l organisation d un entretien notamment : les salariés soumis au forfait jour entretien annuel (article du CT ) ou l entretien professionnel (article du CT) créé par la loi relative à la formation professionnelle (exposé ci-après) ou prévus par accord national interprofessionnel (article 1-1 de l ANI du 5 décembre 2003).

5 En revanche, l organisation d un entretien annuel d évaluation des compétences relève du pouvoir de direction de l'employeur et ces derniers sont admis par la jurisprudence Cass. soc n Attention toutefois : de nombreuses conventions collectives imposent la tenue d'entretiens annuels ou pluriannuels ( donc vérification à faire dans la CCN à laquelle vous êtes rattaché)

6 1 ère partie Nouveauté depuis mars 2014 : L entretien professionnel Loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle Article L , modifié du code du travail

7 Qui est concerné? Tous les employeurs quel que soit leur effectif, Tous les salariés sans condition de statut ou d ancienneté et quelque soit leur contrat : CDD, CDI, contrat de travail temporaire, à temps partiel etc.. Exclus : personnel mis à disposition / intérimaires / sous traitants Ce qu il est : L EP porte sur leurs perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi Donc, le contenu précis de l EP n est pas défini pas la loi

8 A retenir : l EP c est l occasion : (si l on se réfère à l ANI du 14 décembre 2013) : pour le salarié de faire part des ses aspirations professionnelles (s il les connaît), et pour l employeur d informer le salarié sur les différents dispositifs de formation mis à sa disposition, Il s agit de construire l avenir professionnel du salarié en déterminant le but à atteindre et les moyens à mettre en œuvre pour ce faire Pour certains commentateurs, l EP = le «nœud modal» de la réforme professionnelle de mars 2014 car : c est le moment où l employeur évalue individuellement le parcours du salarié et constitue l outil de la GPEC

9 Ce que nous rappelle l article L , al. 1 er et 2 du CT: «L'employeur a l'obligation d'assurer l'adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations». Attention : Principaux risques encourus en cas de manquement de l employeur : le licenciement du salarié pour insuffisance professionnelle serait sans cause réelle et sérieuse donc dommages et intérêts Le salarié peut également solliciter la réparation du préjudice distinct affectant ses chances de retrouver un emploi à la suite de la rupture de son contrat.

10 Ce qu il n est pas : l EP ne doit pas porter sur l évaluation professionnelle du salarié Attention : l EP ne se substitue pas à l entretien annuel d évaluation. D où la recommandation de prévoir des entretiens professionnels et d évaluation des compétences distincts et à des moments différents. Ce qu il remplace : «Bilan d étape professionnel» article 6315 modifié (jamais entré en vigueur) «L entretien de seconde partie de carrière» (article al.3 supprimé) les différents entretiens prévus au retour de maternité, soutien familial ou congé parental d éducation

11 Périodicité? L'entretien a lieu tous les 2 ans Chaque salarié doit être informé de ce droit lors de son embauche. Attention : pour les salariés déjà en poste, la loi est muette. Ils devraient pouvoir bénéficier d un EP sans délai et en tout état de cause avant le 7 mars 2016 Il doit en outre être systématiquement proposé au salarié après les absences suivantes : congés de maternité, d'adoption, parental d'éducation, de soutien familial, sabbatique, période de mobilité volontaire sécurisée, arrêt longue maladie et mandat syndical. article I alinéa 2 du CT

12 Tous les 6 ans, un état des lieux récapitule le parcours du salarié Cette durée s apprécie par rapport à l ancienneté du salarié dans l entreprise. Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a, au cours des 6 dernières années : o Bénéficié de tous les entretiens prévus, o suivi au moins une action de formation, o acquis des éléments de certification par la formation ou une validation des acquis de l'expérience (VAE), o et progressé au plan salarial ou professionnel.

13 Attention : dans les entreprises d'au moins 50 salariés, si le salarié n a pas bénéficié des EP et d au moins 2 des 3 actions ci-dessus définies, il verra son compte personnel de formation (CPF) («Ex DIF») abondé de 100 heures (salarié à temps complet) et 130 heures (pour les salariés à temps partiel) Pour financer ces heures, l entreprise devra verser à l OPCA une somme égale à : 100 heures x 30 euros = euros (temps complet) En cas de contrôle, l entreprise qui n aura pas versé ou fait un versement insuffisant sera mis en demeure par l OPCA. A défaut de régularisation l entreprise devra verser au Trésor Public un montant équivalent à l insuffisance constatée majorée de 100%.

14 Formalisme Chaque entretien donne lieu à un compte rendu écrit dont une copie est remise au salarié Il s agit de rédiger un document qui atteste que l entretien s est bien déroulé Modèle fourni par les OPCA

15 A retenir : avec la réforme de la formation professionnelle, le rôle de l employeur s est considérablement accru. A faire et à prévoir : Un entretien biennal Un entretien de reprise d activité (périodes d absence cf. supra) Un bilan tous les 6 ans L EP issu de cette réforme vise à : rendre le salarié acteur de son évolution professionnelle, favoriser cette évolution professionnelle, favoriser son employabilité, définir un parcours évolutif et attractif.

16 Vidéo récapitulative et synthétique Ou comment mieux comprendre principalement : o la place de l entretien professionnel (EP) o couplé au compte personnel de formation (CPF) = dispositif qui remplace le DIF à compter du 1 er janvier 2015 dans le cadre du nouveau dispositif légal sur la formation professionnelle

17 2 ème partie Ce qui ne change pas : L entretien annuel d évaluation des compétences

18 D abord, à quoi sert l entretien annuel d évaluation des compétences? Les idées les plus répandues : «évaluer» le travail du salarié de l année écoulée sous forme de rencontre (employeur /salarié) et fixer les objectifs de l année suivante, disposer d'éléments objectifs pour justifier ses décisions en matière de promotion et de rémunération (aspect moins mis en avant par les managers) En termes de «Ressources Humaines», il s agira davantage d initier une démarche plus élaborée de GPEC visant la finalité suivante (proposition) : «La bonne personne, au bon endroit, au bon coût, en capacité de réaliser ses activités de manière optimale, maintenant et demain, et avec l envie». «GPEC» : gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

19 Une «GPEC» c est quoi? (une définition parmi tant d autres) Selon l ANI du 14/11/2008, la finalité d une GPEC : «est d anticiper les évolutions prévisibles des emplois aux mutations économiques, démographiques, technologiques prévisibles au regard de la stratégie des entreprises pour permettre à celles-ci de renforcer leur dynamisme et leur compétitivité et aux salariés de disposer des informations et des outils dont ils on besoin pour être les acteurs de leur parcours professionnel au sein de l entreprise ou dans le cadre d une mobilité externe»

20 Synthèse de l environnement juridique à respecter pour la mise en place des entretiens annuels d évaluation des compétences : Avant de mettre en place une procédure d évaluation des salariés, l employeur doit informer et consulter : o le comité d hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)* ; o le comité d entreprise (CE) * ; o Déclaration CNIL à faire le cas échéant si les évaluations se font via un traitement automatisé de données personnelles * entreprises de plus 50 salariés

21 Respecter les dispositions de l article L du CT : Art. L : Le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les méthodes et techniques d'évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. A retenir, en résumé : o Information préalable des salariés, o Définir des outils et méthodes d évaluation MAIS «pertinents» au regard de la finalité poursuivie, à savoir évaluer le travail, o Des critères d évaluation subjectifs ou discriminatoires, o Confidentialité des résultats

22 Comment aborder un entretien annuel d évaluation des compétences? «Volet RH»

23 Un entretien qui rassemble un collaborateur et son manager. Une occasion de faire le point en dehors des échéances quotidiennes. Le moment adéquat pour apprécier le bon exercice des responsabilités qui incombent au collaborateur, de sa performance, de son implication, de son niveau de compétences Tout entretien a pour finalité le progrès. Le but est d instaurer un dialogue, de comparer des «points de vue». Les principes: Transparence + esprit positif + recherche de solutions

24 Pourquoi utiliser un support formalisé pour l entretien annuel?

25 Pour vous aider à Structurer l entretien et aborder tous les thèmes nécessaires Vous mettre d accord avec votre collaborateur sur un écrit Vous positionner pour évaluer, avec votre collaborateur, ses réalisations Exprimer les attentes de l entreprise Gérer les désaccords éventuels (espace prévu à cet effet) en résumé : un guide à suivre

26 Un support d entretien annuel tel que présenté (voir ci-après) ne peut s utiliser sans : Les fiches emplois qui correspondent à votre collaborateur Le référentiel de compétences associées Le guide de référence Des éléments à intégrer dans la préparation

27 L entretien peut être divisé en 6 phases : 1. L appropriation du poste 2. La tenue du poste 3. Les compétences 4. Les objectifs 5. La formation et le développement 6. Une synthèse des échanges

28 Focus sur l évaluation des compétences Les trois domaines de compétence Savoir-faire (Techniques, méthodes) Savoir (Connaissances) Compétence Savoir-être (Comportements) Une compétence est la combinaison de Savoir Savoir Faire - Savoir Etre

29 Les actions à entreprendre en cas d écarts sont différentes en fonction du type de domaines concernés : savoir, savoir-faire et savoir-être Savoir Savoir Faire Savoir Etre Documentation interne, formation Tutorat - mise en situation lié à une qualité personnelle problème de fonctionnement à terme?

30 illustration : support d entretien et fiche de poste

31 Gérer le déroulement de l entretien : une démarche progressive, reposant sur l'établissement et le maintien d'un climat de confiance tout au long de l entretien cf. schéma

32 Point de vue du manager Point de vue du collaborateur Réalisations et motivations On se met d accord sur les faits On analyse leurs conséquences professionnelles On s appuie sur la motivation des collaborateurs

33 Partage du Diagnostic Mobiliser Rassurer Capitaliser

34 Les règles d or de l entretien ou facteurs clés de succès (quelques propositions)

35 Préparer l entretien des 2 cotés (manager et collaborateur) Savoir écouter pour éviter d interpréter, Être crédible : donner des faits précis, chiffrés, datés, énoncer des exemples Traiter immédiatement tout malaise relationnel Centrer la réflexion sur les solutions et non sur les problèmes Adopter un état d esprit neutre et bienveillant : orienter la discussion sur des actions positives d amélioration Mettre le collaborateur en situation d agir 35

36 Réponses à vos questions Echanges d expériences Un cocktail dinatoire vous attend Merci pour votre participation