LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT 1 er avril 2009 au 31 mars 2010

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1 LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RAPPORT ANNUEL AU PARLEMENT 1 er avril 2009 au 31 mars 2010

2 AVANT-PROPOS MANDAT DE L AGENCE DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE DU CANADA POUR LES RÉGIONS DU QUÉBEC L Agence soutient le développement des régions du Québec en accordant des contributions remboursables ou non remboursables via ses programmes et ses initiatives. Cette prestation de service est fondée sur des normes de qualité et assurée par des conseillers répartis dans 14 bureaux d'affaires. L Agence offre également des services d information, d accompagnement et de conseils aux PME et OBNL. Mission Selon sa loi constituante entrée en vigueur le 5 octobre 2005, l'agence a pour mission de promouvoir le développement économique à long terme des régions du Québec en accordant une attention particulière aux régions à faible croissance économique ou à celles qui n'ont pas suffisamment de possibilités d'emplois productifs. Dans le cadre de sa mission, elle s'engage également à favoriser la coopération et la complémentarité avec le Québec et les collectivités du Québec. Pour en apprendre davantage sur le mandat de l Agence, sa programmation et ses activités, veuillez consulter le site VISION À long terme, les régions et les collectivités du Québec auront accru leurs capacités de développement, leur dynamisme et leur prospérité de façon durable et significative au bénéfice des citoyens. 1

3 TABLE DES MATIÈRES Introduction 3 Bureau de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels.. 4 Délégation des pouvoirs. 5 Interprétation du rapport statistique sur les demandes de renseignements personnels.. 7 Formation Politiques et pratiques administratives : Procédures.. 9 Élaboration d avis Plaintes et enquêtes. 10 Fonds de renseignements.. 10 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. 10 Divulgation de renseignements personnels 10 Conclusion et objectifs futurs. 11 ANNEXE Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2

4 INTRODUCTION La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d accès des individus à leurs renseignements. Elle vise notamment à protéger les renseignements personnels en permettant seulement aux particuliers de consulter leurs renseignements. Elle assure également un contrôle important sur la façon dont sont recueillis, utilisés et communiqués de tels renseignements. L article 72 de la Loi précise également que le responsable d une institution fédérale doit présenter annuellement au Parlement un rapport d application en ce qui concerne son institution. Le présent document porte donc sur les activités liées à l application de la Loi à l Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec. On peut consulter ce rapport au ou obtenir un exemplaire en s adressant à : Bureau de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec Édifice Dominion Square 1255, rue Peel, bureau 900 Montréal (Québec) H3B 2T9 La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux individus d exercer un droit général d accès à l information qu une institution fédérale possède à leur sujet, sous réserve d exceptions précises et limitées. 3

5 BUREAU DE L ACCÈS À L INFORMATION ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Le Bureau de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) veille à ce que l Agence respecte les lois, les règlements, les procédures et les orientations générales de la Loi. Situé au sein du Secrétariat général de l Agence, le BAIPRP compte une coordonnatrice des droits du public. Celle-ci joue un rôle clé dans le traitement des demandes de renseignements en coordonnant toutes les activités concernant l application de la Loi, ainsi que les règlements, les directives et les lignes directrices qui s y rapportent. Les différents secteurs de l Agence et les 14 bureaux d affaires appuient quant à eux la coordonnatrice des droits du public dans le cadre du traitement des demandes d accès en s acquittant notamment de la recherche des documents demandés par les requérants. Les principales responsabilités de la coordonnatrice sont : de traiter les demandes d accès aux renseignements personnels en portant assistance aux auteurs de demandes; d élaborer des avis, des orientations générales et des procédures liés à l application de la Loi; de sensibiliser le personnel de l Agence aux obligations de la Loi; de représenter l Agence auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), des commissaires à l information et à la protection de la vie privée ainsi qu auprès des autres ministères et institutions fédérales; de coordonner la préparation des rapports parlementaires et des documents requis par les organismes centraux. 4

6 DÉLÉGATION DES POUVOIRS La responsabilité relative à l application des diverses dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été établie à partir d une grille de délégation dûment approuvée. La présidente de l Agence est l autorité déléguée en matière de demandes d accès à l information. La sous-ministre adjointe ainsi que la coordonnatrice des droits du public se voient également attribuer certains pouvoirs liés à l application de la Loi. Décret de délégation Loi sur la protection des renseignements personnels Article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels Décret de délégation - Loi sur la protection des renseignements personnels Par la présente, le ministre de l Industrie, en vertu de l article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe les attributions du ministre en sa qualité de responsable d une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste, en ce qui concerne le Bureau fédéral de développement régional (Québec). Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Bureau fédéral de développement régional (Québec). Original signé par L honorable John Manley Ministre de l Industrie 8 mars 96 Date Original signé par L honorable Martin Cauchon Secrétaire d État (BFDR(Q)) 6 mars 96 Date *S.R.C. 1985, Ch. A-1 5

7 ANNEXE Décret de délégation - Loi sur la protection des renseignements personnels Poste Articles de la loi sur la protection des renseignements personnels 1. Sous-ministre 8(2)(j), 8(2)(m), 8(4), 8(5), 9(1), 9(4), 10(1), 14, 15, 16(1), 16(2), 17(2), 18(2), 19(1), 19(2), 20, 21, 22(1), 22(2), 23, 24, 25, 26, 27, 28, 31, 33(2). 35(1), 35(4), 36(3), 37(3), 51(2), 51(3), 72(1), Sous-ministre adjoint 8(2)(j), 8(2)(m), 8(4), 8(5), 9(1), 9(4), 10(1), 14, 15, 16(1), 16(2), 17(2), 18(2), 19(1), 19(2), 20, 21, 22(1), 22(2), 23, 24, 25, 26, 27, 28, 31, 33(2). 35(1), 35(4), 36(3), 37(3), 51(2), 51(3), 72(1), Coordonnateur 8(4), 9(1), 9(4), 10(1), 14, 15, 31, 35(4) Cette annexe remplace celle se rapportant à tout décret antérieur. 6

8 INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE SUR LES DEMANDES D ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Traitement L Agence a reçu deux demandes d accès aux renseignements personnels au cours de la période visée. Toutefois, le traitement de ces demandes a été impossible à réaliser compte tenu du fait qu aucun document détenu par l Agence ne répondait aux critères spécifiés par les demandeurs. Ceux-ci ont donc été avisés de ce fait, à l intérieur des délais prévus de 30 jours. Compte tenu de la nature de ses activités et du type de renseignements qu elle détient, l Agence ne reçoit que très peu de demandes de renseignements personnels. Par exemple, en et , aucune demande du genre n a été reçue. Les dernières demandes d accès remontent plutôt à la période de rapport où quatre demandes avaient été enregistrées. En , l impossibilité de traiter les demandes reçues a fait en sorte qu aucune exemption n a été appliquée. Coûts Les dépenses afférentes à l administration de la Loi se sont élevées à 6 610,99 $, tandis que le traitement salarial a été de l ordre de 6 112,03 $ soit l équivalent de 0.09 ETP. Les frais tels que la formation, les dépenses de voyage, l achat de logiciel et de fournitures se sont pour leur part élevés à 498,96 $. 7

9 FORMATION Au cours du dernier exercice, le Bureau de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels a exploré les besoins de formation du personnel de l Agence. Comme plus de 92 % des demandes enregistrées par l Agence le sont en vertu de la Loi sur l accès à l information, les formations offertes misent essentiellement sur cet aspect, tout en incluant les principaux éléments de connaissance liés à la Loi sur la protection des renseignements personnels. offertes en matière de Loi sur l accès à l information ont abordé des éléments spécifiques à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Un plan de formation est en préparation en vue d offrir des séances de formation aux conseillers des bureaux d affaires de l Agence et à certains autres employés appelés à contribuer au traitement des demandes. En , sept formations générales Sujet Nombre de formations Dates Nombre de participants La Loi sur l accès à l information septembre février Sensibilisation à la Loi sur l accès à l information 5 28 juillet août septembre janvier mars 2010 TOTAL

10 POLITIQUES ET PRATIQUES ADMINISTRATIVES Procédures Les procédures liées à l application de la Loi n ont pas été modifiées pendant la période visée par le rapport. Les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du trésor ont encore servi de guide pendant la période visée. La coordonnatrice est responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi et conserve les dossiers relatifs à celles-ci. Elle achemine les demandes au centre de responsabilité concerné pour que soient extraits les documents demandés. Une fois cette étape franchie, la coordonnatrice étudie les documents en fonction de la Loi, consulte le centre de responsabilité s il y a lieu, et l informe des dispositions prises. Elle présente ensuite ses recommandations, ayant fait l objet d une approbation par les responsables des secteurs concernés, à la présidente. Lorsque les recommandations ont été acceptées par la présidente, la coordonnatrice prépare les documents en vue de leur communication. Élaboration d avis Outre les services d expertise-conseil en matière de protection des renseignements personnels octroyés aux employés de l Agence, le bureau de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels élabore des avis à la suite de l analyse de rapports de vérification interne et d évaluations environnementales versées au Registre canadien d évaluation environnementale. Cet exercice assure les centres de responsabilité concernés que la communication publique de leurs rapports ne contrevient pas à la Loi. En , 14 évaluations environnementales et cinq rapports de vérification ont été analysés par le BAIPRP. 9

11 PLAINTES ET ENQUÊTES L Agence n a reçu aucune nouvelle plainte et n a participé à aucune enquête au cours de l année FONDS DE RENSEIGNEMENTS Le bureau de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels transmet annuellement au SCT la mise à jour des fonds de renseignements de l Agence afin qu ils soient ajoutés à la publication Info Source, disponible à l adresse Internet suivante : ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (EFRVP) Aucune EFRVP n a été complétée durant la présente période de rapport DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Au cours de , aucun renseignement n a été divulgué en vertu de l alinéa 8(2) m). 10

12 CONCLUSION ET OBJECTIFS FUTURS Le Bureau de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels poursuivra son mandat initial qui est de répondre à toutes demandes d accès ou de correction des renseignements personnels dans les délais prescrits. À cette fin, il visera au cours du prochain exercice à conduire les actions nécessaires à l amélioration de ses activités. Cet objectif sera réalisé au moyen de : la présentation de séances de formation adaptées aux besoins des employés; la création et l approbation d une nouvelle grille de délégation; l amélioration et la communication des processus de traitement à la suite de la mise en place de la nouvelle grille de délégation; l acquisition d outils nécessaires au traitement informatisé des demandes d accès. 11

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