Guide de compétitivité ERP

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1 Guide de compétitivité ERP VOYEZ LOIN 2012 Microsoft Corporation. Tous droits réservés. MICROSOFT EXCLUT TOUTE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, EN CE QUI CONCERNE LES INFORMATIONS DE CE DOCUMENT. Microsoft, le logo Microsoft, Microsoft Dynamics, le logo Microsoft Dynamics et SharePoint sont des marques du groupe Microsoft.

2 VOYEZ LOIN Votre Guide de Compétitivité de l Entreprise Nous vous remercions de l intérêt porté à nos solutions Microsoft Dynamics pour votre entreprise. Ce guide englobe toutes les ressources nécessaires pour vous aider à comprendre en quoi les applications professionnelles peuvent aider des entreprises comme la vôtre à aller de l avant. Vous retrouverez dans ce guide: Des études menées par des cabinets indépendants sur les apports des applications de gestion en matière de transformation des méthodes de travail et de réussite de l entreprise. Des ressources complémentaires Microsoft présentant les bénéfices de nos solutions de gestion à destination des PME, incluant notamment différentes options de déploiement et des cas concrets de mise en œuvre par nos clients. Vous trouverez ci-après un extract des ressources que nous avons réunies à votre intention dans ce guide de compétitivité de l entreprise. Consultez cette synthèse et cliquez sur les liens hypertextes afin d accéder au contenu détaillé. Les Livres Blancs Votre entreprise est-elle prête pour l ERP? Ce livre blanc du cabinet Focus Research vous permettra d évaluer si votre entreprise est prête à déployer un Progiciel de Gestion Intégré (ERP). Vous y découvrirez également ce que vous pouvez attendre d une solution ERP et quel modèle est le plus adapté à vos besoins. Guide: Les applications Microsoft Dynamics pour les PME dans le monde. L Etude Nucleus Research donne un aperçu global de toutes les opportunités qui s offrent aux petites et moyennes entreprises au vu des évolutions du marché. Ce livre blanc vous aidera à mieux comprendre l impact de la montée du Cloud Computing, des modes de consommation des nouvelles technologies et de l externalisation des processus métier sur le fonctionnement de l entreprise et de ses employés. L étude Nucleus résume comment les nouveaux modèles de déploiement, l accès, l adoption et l intégration d applications professionnelles créent de nouvelles opportunités pour les PME et en quoi les solutions de gestion Microsoft vous permettent d en tirer le meilleur parti. Les Ressources Microsoft Dynamics Comment rendre vos employés plus proactifs et productifs? Comment vous démarquer de vos concurrents? Comment transformer votre activité? Lisez les 10 Raisons de se doter d une solution Microsoft, et apprenez-en bien plus encore sur les bénéfices de nos solutions 1

3 VOYEZ LOIN Le Calcul de votre ROI Vous souhaitez évaluer les coûts et les bénéfices associés à la mise en œuvre d un projet ERP? Cet outil au format Excel, téléchargeable sur notre site web, vous propose une compilation des informations de saisie les plus couramment demandées pour calculer un Retour sur Investissement (ROI). Il est accompagné d'un guide des bonnes pratiques pour évaluer et mesurer le Retour sur Investissement de votre ERP. Les Témoignages Clients Constatez par vous-même en quoi les solutions Microsoft Dynamics aident les petites et moyennes entreprises à gagner en contrôle, à accroître leurs marges et à soutenir une croissance durable. Plus de trois millions d utilisateurs dans de nombreux secteurs d activité comptent sur Microsoft Dynamics pour voir plus loin. Retrouvez ici certains de leurs témoignages : Anjou-Maine Céréales, avec Microsoft Dynamics NavAgri, s est équipée d une solution métier pour mieux piloter ses activités et se doter d outils performants de traçabilité. Billund Airport, deuxième plus grand aéroport du Danemark a augmenté son chiffre d affaires de vente au détail de 10% et a amorti en un an son investissement dans l ERP Microsoft Dynamics. le Domaine Faiveley a accompagné sa croissance, en déployant la solution Capvin sous Microsoft Dynamics NAV. Kauffman Center for the Performing Arts a économisé plus de USD en 3 ans sur ses opérations en déployant une solution Microsoft Dynamics dans le Cloud Sauflon Pharmaceuticals a quintuplé ses commandes en France grâce à son ERP Microsoft Dynamics NAV. Les équipes Microsoft Dynamics sont à votre disposition pour vous renseigner sur nos solutions. Visitez notre site ou contactez un représentant Microsoft au (N Cristal non surtaxé) 2

4 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research juillet 2011 Consultant Focus : Brian Sommer 3 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research 2011

5 VOYEZ LOIN Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Synthèse Toute entreprise débute en étant une petite structure. Avec le temps, certaines se développent et peuvent devenir très grandes. Pour stimuler et accompagner cette croissance, elles ont besoin d'un système ERP efficace afin de gérer leur activité. Les petites entreprises qui doivent faire face au changement sont souvent confrontées à des défis en termes de structure financière, de recrutement, de marketing et même d informatique. Si les plus petites d entre elles peuvent subsister en s'appuyant sur un logiciel de compatibilité de base ou fondé sur des tableurs, les entreprises qui se développent auront besoin de nouvelles technologies mieux adaptées aux défis liés au développement commercial qu'une société plus grande et en pleine croissance est susceptible de rencontrer. Dès lors il leur faudra envisager l'usage d'un logiciel ERP (Planification des Ressources d'entreprise ou Progiciel de Gestion Intégré). Ce livre blanc examine quatre questions clés : Comment savoir que nous avons besoin d'un nouveau système ERP? Quels modèles de déploiement de l ERP sont actuellement disponibles? Quels sont les principaux facteurs à prendre en considération dans le choix d un ERP moderne? Quels bénéfices notre société peut-elle attendre de l'utilisation de cette nouvelle solution? Quand un ERP de base ou des tableurs ne suffisent pas Confrontées à l une des situations ci-après, les petites entreprises doivent envisager de s équiper d'une solution logicielle plus complète et plus puissante : Leurs effectifs ont augmenté et la direction ne parvient plus à contrôler toutes les fonctions de l entreprise. Souvent les dirigeants de petites entreprises arrivent à solutionner toutes sortes de problèmes financiers et opérationnels grâce à leur présence à temps complet au sein de la société et leurs relations de travail étroites avec leurs employés. Mais à mesure que ces entreprises se développent et que croissent leurs effectifs, les dirigeants n ont plus capacité à superviser de manière adéquate les activités de chaque employé. C'est un tournant essentiel dans l'évolution de l'entreprise. En effet, au-delà d un certain seuil, la société se doit d'adopter des contrôles plus rigoureux afin que les risques de baisse de la qualité de service, d'interruption de la chaîne logistique, voire même de fraude, ou toute autre difficulté à laquelle l entreprise pourrait s exposer, soient réduits. 4 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research 2011

6 En raison de sa croissance, l entreprise connait une augmentation des délais de saisie, de mise à jour et/ou de rapprochement des informations dans ses systèmes. Des systèmes simples, comme ceux d'un tableur, peuvent certes être bien adaptés à des environnements commerciaux simples. Cependant, lorsqu'une petite entreprise évolue pour devenir une société de taille moyenne, elle a besoin de systèmes conçus pour réduire les erreurs et accroître l'efficacité des employés. Les solutions les plus simples sur le marché sont souvent incapables de prendre en charge certaines fonctions avancées couramment exigées par les sociétés en croissance. À mesure que les entreprises se développent, des nuances dans certaines fonctions commerciales deviennent encore plus importantes pour l'entreprise et doivent être gérées de manière adéquate. Prenons l exemple d une société du Midwest spécialisée dans le traitement des métaux et qui souhaitant optimiser sa gestion de stock et sa gestion de production, a décidé de remplacer son ancien système par un ERP. Cette dernière, s est en effet trouvée confrontée aux limitations des solutions pour petites entreprises qui bien souvent se contentent d être préconfigurées avec un paramétrage comptable et des états adaptés pour tel ou tel métier. Ce qui ne revient pas au même que de fournir des fonctions métier avancées (par ex : un Plan Directeur de Production ou le prélèvement en entrepôt). À ce stade de l'évolution d'une entreprise, de nouveaux systèmes ERP sont souvent requis en raison d exigences métier importantes et croissantes. Ces solutions ERP possèdent souvent la fonctionnalité spécifique essentielle dont l'entreprise a besoin, et même si elles ne répondent parfois qu à 80 ou 90% du besoin, ces nouvelles solutions peuvent être adaptées ou personnalisées, Soumises à la pression de nouvelles exigences règlementaires, bancaires ou fiscales, les entreprises peuvent adopter un ERP pour se mettre aux normes. Ces administrations bancaires ou légales sont en effet en droit de ne pas accepter des relevés financiers ou autres documents préparés sur des systèmes tels que des tableurs, auxquels manquent les contrôles et la rigueur d'équilibrage proposés par des logiciels plus avancés. D'autres influenceurs, tels que les fournisseurs ou les clients, peuvent être à l'origine du besoin d'acquisition par l'entreprise d'une solution ERP à part entière. Une petite entreprise peut trouver à tous les niveaux de la chaîne de valeur des interlocuteurs clés exigeant que l'entreprise mette à jour son logiciel. Las de n être pas payés correctement ou dans les délais prévus, ou de ne pas recevoir des factures suffisamment détaillées, ils préféreront traiter avec une société plus professionnelle et efficace. Lorsque les PME utilisent un logiciel ERP Lorsqu'une entreprise abandonne son premier logiciel de base au profit d'une solution ERP, ses dirigeants doivent se préparer à un certain nombre de changements qui auront un impact sur leur organisation. Dans leur grande majorité, ces changements sont positifs pour la société et préparent le terrain d une croissance durable. Les jeunes entreprises tout comme les petites entreprises manquent souvent de processus, de rôles et de flux de travail bien définis. Il n'est pas inhabituel dans ces entreprises que beaucoup de leurs employés soient polyvalents. C'est là le secret ultime de la réussite d'un grand nombre de petites structures : elles disposent d'individus toujours prêts à relever leurs manches pour intervenir dans n'importe quel domaine de l'entreprise afin de contribuer à sa réussite. 5 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research 2011

7 Mais la croissance de la société appellera sans aucun doute l'amélioration de la définition et du contrôle des tâches et des processus de l entreprise. À mesure qu'elle se développe, l'entreprise a besoin d'une fiabilité et d'une efficacité accrue de tous ses employés et des processus. Les solutions ERP sont spécialement adaptées à ce type d'environnement. Interviewé, le PDG d'une entreprise de taille moyenne de fournitures scolaires nous a signalé que le seul cas de fraude interne révélé au sein de sa société s'était produit avant l'intégration de son nouveau logiciel ERP et des contrôles concomitants qu'il avait mis en place. Il conseille d ailleurs aux autres entreprises en croissance de ne jamais sous-estimer leur vulnérabilité face à ce type de risques. ERP et petites entreprises Pourquoi votre entreprise a-t-elle adopté un système ERP? Intégration de processus 54% Résolution de problèmes de traitement des commandes 50% Obsolescence du matériel 50% et des logiciels Résolution de problèmes de 38% duplication et d'incohérence au niveau des données Réduction des stocks 35% Mais, comme nous l'avons mentionné précédemment, ces processus et rôles bien définis ont une autre raison d'être. En définissant les limites Source : «Exploring the use of ERP systems by SMEs» de M. Tagliavini, P. Faverio, A. Ravarini, F. Pigni, G. Buonanno de l'autorité et de la séparation des responsabilités, ces processus permettent un contrôle plus étroit des décisions de recrutement, des sélections de fournisseurs, des expéditions et des paiements, etc. Une meilleure solution logicielle peut permettre d'éliminer dans de nombreuses sociétés la plupart des fraudes, détournements de fonds et autres risques de ce type. Ces contrôles supplémentaires sont également un moyen de faire vérifier et équilibrer par des tiers le travail d'autres individus, ce qui permet aux dirigeants de libérer du temps pour se consacrer à la croissance de leur entreprise. Les nouveaux utilisateurs de logiciel ERP doivent se préparer à être très ouverts dans leur manière de concevoir et de mettre en oeuvre de nouveaux processus de travail et de nouveaux contrôles. Les méthodes et pratiques métier qui ont pu avoir une influence positive sur la société par le passé, n'étaient peut-être pas optimales ou ne le sont plus compte tenu de la taille acquise par l'entreprise au fil de sa croissance. De plus, un nouveau logiciel ERP peut fournir à la petite entreprise des perspectives d'utilisation de nouveaux outils tels que des smartphones ou l intégration de données externes, dans des domaines d application totalement nouveaux. En dépit d une aversion naturelle au changement, un nouveau logiciel ERP générera sans aucun doute de nouveaux niveaux de performances commerciales si l équipe dirigeante est ouverte à ces changements et les encourage. 6 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research 2011

8 Ce que vous pouvez attendre d'une solution ERP Un logiciel ERP est riche en fonctionnalités. La plupart des solutions offrent des fonctionnalités transverses substantielles et de nombreuses options permettant de réaliser des tâches spécifiques. Une solution type contient les modules transverses suivants : Comptabilité générale Comptabilité fournisseurs Traitement de commandes Comptabilité clients Immobilisations Paie Ressources humaines Gestion de la relation client Reporting Financier Analyses/Business Intelligence D'autres modules transverses sont parfois proposés parmi lesquels : Gestion de Stock Gestion de Projet Contrôle crédit, recouvrement Consolidation Gestion de Production Gestion des Compétences Facturation Saisie de commande Gestion de la relation fournisseurs etc Au-delà de ces modules transverses, nombre de fournisseurs ERP proposent des fonctionnalités complémentaires visant à prendre en charge plusieurs secteurs verticaux. Les secteurs les plus couramment concernés se situent dans les domaines de l industrie et de la distribution, et un certain nombre de produits ont été conçus pour prendre également en charge les métiers du Service. Les applications ERP actuelles ne cessent de se développer. Les produits les plus modernes incluent à ce jour: de nombreux processus types basés sur les «best practices» une intégration étroite avec les outils de productivité bureautiques des outils de collaboration intégrés permettant de faciliter le partage d'idées, de documents, etc, entre employés et partenaires externes tels que les fournisseurs, les sous-traitants et les clients ; de nouvelles technologies telles que la téléphonie mobile, les réseaux sociaux, etc Par exemple, avant d acquérir leur solution, certains voudront examiner la prise en charge d'applications clés, comme l'automatisation de la force de vente, avec les différents smartphones utilisés aujourd'hui par leurs employés. L'interface utilisateur sur l'appareil doit être intuitive, applicable pour les dimensions de l'appareil luimême et contenir les données et fonctionnalités nécessaires pour les professionnels interconnectés, mobiles d'aujourd'hui. 7 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research 2011

9 Les produits ERP les plus récents offrent également des fonctionnalités décisionnelles sophistiquées. Parfois commercialisés en tant que business intelligence, ces outils consolident des informations internes et externes à l'entreprise. Il en résulte que les applications décisionnelles sont capables de fournir une très bonne vision des clients potentiels, de la capacité d'approvisionnement de la société, etc. Non seulement ces applications constituent-elles d'excellents outils de productivité personnelle, mais elles permettent également aux entreprises de réagir plus rapidement à l'évolution des conditions d'activité. Comme dit l'adage «le temps, c'est de l'argent» et un accès plus rapide à des informations critiques sur les tendances commerciales peut permettre d'économiser des millions d'euros. Les ERP les plus récents peuvent apporter de nombreux avantages. Certaines sociétés, trouveront un intérêt dans les nouveaux modèles de déploiement dans le Cloud pour réduire les risques liés à la mise œuvre. De nombreux progrès ont également été faits en matière d'interfaces utilisateurs. Ces changements viennent diminuer la charge informatique en permettant notamment d automatiser et de gérer à distance les mises à jour et montées de version de l ERP. Par ailleurs les nouveaux formats d échange dans le Cloud accélèrent l'intégration de l ERP avec les autres applications métier. Lorsqu une entreprise met en place un logiciel ERP, elle devrait rechercher des économies et des avantages Environ 47 % des dirigeants de petites entreprises envoient des messages texte à leurs clients. 36 % des PME partagent des statuts d opération via des appareils mobiles (Rockbridge Associates, Inc., 2011) allant au-delà de la simple automatisation des processus manuels et des rendements qui en découlent. Un nouveau logiciel ERP doit également aider l entreprise à atteindre au moins un des éléments suivants : accroissement des ventes amélioration de l'efficacité de la force de vente amélioration du taux de signature réduction du taux de dossiers non aboutis augmentation du fonds de roulement réduction des délais d'encaissement accroissement de la rotation des stocks réduction des niveaux de stock diminution des ruptures de stock augmentation du panier moyen réduction des gaspillages diminution des coûts de production réduction des remises et avoirs de ventes etc. 8 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research 2011

10 Choisir intelligemment son ERP Le choix d un logiciel ERP relève de décisions tout à la fois commerciales, informatiques, financières, stratégiques, opérationnelles et organisationnelles. Vue la portée de ces solutions et leur profond impact sur l'organisation, les dirigeants de petites entreprises devraient impliquer un large groupe d'employés dans tout effort de sélection. Avant de contacter un fournisseur, il est conseillé de constituer un comité d évaluation faisant preuve d ouverture et d équité. Ce groupe d'individus aura pour mission de réaliser une recherche initiale concernant les types de solutions disponibles sur le marché et de constituer une pré-sélection de fournisseurs potentiels. Cette présélection contiendra des solutions logicielles adaptées à la taille de la société, à son secteur d'activité, à ses attentes vis-à-vis de la couverture fonctionnelle et des modes de déploiement proposés, au niveau d'assistance attendu de l éditeur et de l intégrateur local, ou tout autre critère clé. Cette équipe d'évaluation approfondira ensuite sa recherche afin de parvenir à réduire la pré-sélection de fournisseurs et constituer une «shortlist» comptant deux à trois solutions logicielles. L'équipe d'évaluation doit commencer par consulter les sites Web des fournisseurs de la pré-sélection. Ses membres peuvent par exemple demander des références clients et des études de cas, puis vérifier les compétences et l expérience du revendeur ou intégrateur de la solution. A ce stade, les questions de base comme la tarification et la disponibilité fonctionnelle/sectorielle doivent obtenir une réponse. Une fois la recherche terminée, l'équipe d'évaluation pourra alors informer les dirigeants de ses résultats et présenter deux à trois fournisseurs qui seront soumis à une évaluation complémentaire et détaillée. Il est également conseillé de consulter le commissaire au compte ou les équipes comptables de la société afin de s'assurer qu'ils maîtrisent ce logiciel et/ou qu'ils acceptent le choix des fournisseurs de la pré-sélection. Le critère le plus important que l'équipe d'évaluation devra mesurer sera le risque potentiel inhérent à la solution et lié à son implémentation. Aucune entreprise ne souhaite faire face à une interruption de ses activités du fait d'un problème informatique. Par conséquent, l équipe d'évaluation doit traiter la gestion du risque et la réduction de celui-ci comme des priorités clés dans l'évaluation des différentes solutions, méthodes d'implémentation, méthodes de déploiement et compétences de mise en œuvre. Nouveaux modèles de déploiement ERP En règle générale, un logiciel ERP peut être déployé selon trois modes : sur site, en mode Cloud ou en mode hybride. 1. Les modèles de déploiement sur site supposent l'acquisition par les entreprises d'une licence logicielle ERP pour installer ce dernier sur des serveurs situés dans leurs locaux. Les utilisateurs de logiciel ERP sont responsables de l'achat de logiciels et du matériel informatique pour ces solutions. Ils se chargent également d appliquer les correctifs et mises à jour logicielles proposées par l éditeur. 9 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research 2011

11 2. Les modèles de déploiement dans le Cloud permettent aux utilisateurs de se servir d'un logiciel installé sur les serveurs informatiques d'une autre entreprise. Il existe cependant de très nombreux types de modèles de déploiement dans le Cloud. Certains fournissent simplement un hébergement permettant au logiciel de s'exécuter. D autres sont exécutés et utilisés par les éditeurs et revendeurs spécialisés de l ERP. Le Cloud estil meilleur marché? Il peut l'être si le fournisseur de ce service apporte également le logiciel de base de données, le logiciel de sécurité, les sauvegardes et autres technologies essentielles. La solution en service cloud la plus simple est l'application hébergée. Dans ce cas de figure, l éditeur met son logiciel à la disposition d un datacenter cloud géré par un tiers. Dans cet environnement, les clients n'ont pas besoin de faire l'acquisition de serveurs ou de matériel informatique. Les solutions Cloud ne nécessitent pas toutes l'acquisition par le client de licences de base de données ou de licences serveur, car elles sont parfois inclus dans l'offre. L'avantage clé de cette méthode de déploiement repose sur le fait qu'elle supprime pour le client les gros achats initiaux de matériel informatique. La tarification de ces solutions s'effectue souvent sur une base mensuelle et peut être revue à la hausse ou à la baisse selon l'utilisation du produit par le client. Un autre avantage de ce modèle repose sur le fait que le client conserve le contrôle sur l'application des mises à jour et des correctifs. Cela est dû au fait que ce dernier est entièrement propriétaire de son ERP. Cette approche laisse la place à de nombreux contrôles et permet à l'utilisateur d'apporter d'importantes modifications au produit. Cependant, les coûts de maintenance peuvent s'avérer plus élevés pour le client car il devra appliquer lui-même toutes les modifications au logiciel. Certaines solutions Cloud sont mutualisées. Dans une solution mutualisée, une seule copie du logiciel est utilisée par de nombreux clients simultanément, mais leurs données restent séparées. L'avantage clé de cette solution repose sur le fait que la maintenance et les mises à niveau logicielles sont apportées par le fournisseur de logiciel et sont mises en place simultanément pour tous les clients. Dans cet environnement, les utilisateurs du logiciel n'ont pas à demander à leur personnel en interne de procéder à des activités de mise à niveau et de maintenance du logiciel. Ainsi, certaines petites entreprises n'ont pas à embaucher du personnel informatique supplémentaire pour assurer le support de leur logiciel ERP. 3. Les solutions hybrides représentent la troisième catégorie. Dans un environnement hybride, les fournisseurs de logiciels peuvent proposer plusieurs méthodes de déploiement du logiciel. Elles peuvent être utilisées sur site, hébergées dans le Cloud du fournisseur ou dans le Cloud d'une autre entreprise. Ces solutions peuvent parfois être mises en œuvre initialement en mode Cloud puis redéployées ensuite sur le site du client. Cette flexibilité d'un passage d'une solution à la demande à une solution sur site (pour revenir parfois à une solution à la demande) permet aux entreprises d'intégrer une application en interne dans l'éventualité où elles auraient besoin d'apporter des modifications dépassant les capacités de l'offre Cloud standard. Certaines solutions ERP hybrides peuvent prendre une forme différente. Par exemple, un éditeur peut proposer certains de ses modules (par ex une comptabilité) en mode acquisition sur site, alors que d'autres applications (par ex., la gestion de la relation client) seraient proposées sous forme de solutions hébergées ou à la demande. Ces produits sont souvent conçus pour fonctionner ensemble, même si certaines données et fonctionnalités ERP peuvent être hébergées sur les serveurs du client alors que d'autres le sont sur un environnement Cloud. 10 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research 2011

12 Conclusion En se développant, les petites entreprises sont amenées à s équiper d ERP plus modernes et plus riches. Les entreprises qui étudient actuellement de nouvelles solutions doivent savoir que les solutions ERP ont connu d'importantes évolutions ces dernières années (nouveaux modes de déploiement, mobilité), et que d autres sont susceptibles d'intervenir. Dans une entreprise, plusieurs personnes doivent être impliquées dans le choix d'un logiciel ERP, chacune effectuant des recherches sur les solutions potentielles. Les bénéfices qu on peut attendre d'un ERP, outre l'efficacité des processus, résident dans l amélioration des contrôles, la diminution des risques et de nettes progressions opérationnelles et financières. Les acheteurs avisés prendront le temps de comprendre l impact de ces outils de dernière génération sur les nouveaux flux et méthodes de travail de l entreprise À propos de Vital Analysis Vital Analysis est un organisme innovant en matière recherche technologique. Nous sommes un carrefour d échanges entre les plus grands experts des nouvelles technologies et le monde de l entreprise. Là où d'autres «analystes» se contentent de reprendre les communiqués de presse des éditeurs, nous évaluons pour vous : l impact qu'auront, ou non, les nouvelles technologies sur votre activité les raisons pour lesquelles vous devriez, ou non, porter intérêt à l émergence de certaines solutions les critères de retour sur investissement permettant sélectionner ou non une solution Vital Analysis a été créée à partir de TechVentive, Inc. en 2007 en tant que nouvelle activité. Telle qu'elle a été conçue, Vital Analysis est la section publication, recherche et analyse de cette entreprise. Notre portée, tout comme le lectorat de notre blog, est véritablement internationale. Nous avons exercé des missions de conseil auprès d'importants responsables informatiques en Australie, au Brésil, au Canada, au Royaume-Uni et aux États-Unis. Nous sommes en relation avec des éditeurs et intégrateurs du monde entier. À propos de l auteur Brian Sommer est le PDG de TechVentive, Inc., une entreprise de contenu et de stratégie commerciale. Brian Sommer surveille de près les avis, opinions, tendances et les besoins des cadres dirigeants. Brian Sommer publie également un blog sur la rencontre des services professionnels et des applications logicielles (http://blogs.zdnet.com/sommer/). Il attend vos avis et vous invite à le contacter à l'adresse suivante : Toute reproduction de cette publication, sous quelque forme que ce soit, sans consentement écrit préalable est interdite. Les informations contenues dans ce rapport ont été obtenues auprès de sources considérées comme fiables. TechVentive, Inc. décline toute garantie concernant la précision, l'exhaustivité ou l'adéquation de ces informations et ne peut être tenue responsable en cas d'erreurs, d'omissions ou de manquements dans les informations contenues dans ce document, ou les interprétations qui en découlent. Le lecteur assume l'entière responsabilité du choix de ces documents pour obtenir le résultat escompté. Les opinions exprimées dans le présent document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis. Pour acheter des réimpressions de ce document ou citer certains de ses passages, veuillez écrire à l'adresse suivante : 11 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research 2011

13 À propos de Focus Research Focus est la meilleure façon de prendre les bonnes décisions commerciales. Focus met l'expertise commerciale internationale à la disposition de tous. Le noyau central de Focus est constitué d'un réseau de milliers d'experts technologiques et commerciaux de poids considérés comme des leaders, des spécialistes expérimentés et des innovateurs à fort potentiel sur des centaines de marchés et thématiques. Vous disposez de trois méthodes principales pour entrer en contact avec les experts Focus : Questions et réponses La section de questions et réponses de Focus permet aux professionnels de l IT et aux décideurs fonctionnels de poser des questions et de recevoir plusieurs réponses de la part d'experts de Focus. C'est une excellente façon d'obtenir des réponses quasi instantanées à des questions métier spécifiques. Recherche Produite par des experts reconnus, Focus Research est conçue pour apporter aux entreprises la connaissance et la vision dont elles ont besoin pour prendre des décisions majeures. Les offres de Recherche se basent souvent sur des données collectées auprès de membres de Focus et vont de dossiers Recherche classés par sujets, jusqu'à des guides de recherche faisant autorité qui fournissent une analyse sûre et complète des tendances et événements. Événements Les experts participent également à un certain nombre d'événements, dont des tables rondes, des émissions vidéo sur Internet et des conférences. Les événements Focus s'articulent autour d'intervenants expérimentés et fournissent aux participants une opportunité d'interagir personnellement avec des experts. Que vous utilisiez Questions et réponses, Recherche ou Événements, vous pouvez personnaliser toute l'expertise disponible sur Focus en suivant des sujets et des experts spécifiques. Focus est simple à utiliser et à la libre disposition de toute personne souhaitant contribuer à de meilleures prises de décisions commerciales. 12 Votre entreprise est-elle prête pour l'erp? Focus Research 2011

14 Juin 2012 Document MX GUIDE ÉVALUATION DE MICROSOFT DYNAMICS POUR LES PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES Nucleus Research Inc. 100 State Street Boston, MA NucleusResearch.com Téléphone :

15 EN BREF Le paysage des applications d'entreprise change, de même que les opportunités et les défis qui se présentent aux petites et moyennes entreprises (PME). Nucleus a remarqué que les PME se concentrent aujourd'hui sur l'augmentation de la visibilité d'entreprise, la réduction des processus manuels et l'augmentation de la productivité des employés. Dans son analyse des clients PME de Microsoft Dynamics, Nucleus a déterminé qu'ils citaient constamment l'intégration, la convivialité et les services cloud comme des facteurs clés qui les ont aidé à développer leurs entreprises tout enmaitrisant leurs coûts. PRÉSENTATION Microsoft Dynamics, la division des solutions d'entreprise de Microsoft, fournit des solutions d'entreprise conçues pour les sociétés de toutes tailles, y compris les PME, les PMI et les grandes entreprises. Elles comprennent des fonctionnalités pour la finance et la comptabilité, les ressources humaines, la production, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion de projets et la gestion de la relation client. Dans son analyse continue de Microsoft Dynamics, Nucleus a constaté que Microsoft a pris des mesures importantes ces dernières années pour rendre les applications d'entreprise Dynamics plus simples à utiliser et moins onéreuses à maintenir (Nucleus Research m28 Microsoft Convergence 2012, mars 2012), notamment grâce à : L exploitation des technologies et fonctionnalités Microsoft existantes, telles que le décisionnel, la collaboration et la communication L hébergement en service cloud et les options de déploiement via Microsoft et ses partenaires L investissement dans la convivialité, notamment les interfaces orientées rôles, l'accès mobile et une ergonomie toujours plus intuitive L investissement dans des outils d'implémentation rapide afin de réduire le temps et les coûts associés à la configuration et au déploiement des solutions Dynamics Ce guide se concentre sur les expériences de PME sur le marché américain qui ont adopté des technologies Microsoft et des applications d'entreprise Microsoft Dynamics pour augmenter la productivité de leurs employés, gérer leurs prospects, clients et opérations commerciales, afin d augmenter leur visibilité sur leurs opérations et de permettre une meilleure prise de décision. Nucleus Research Inc. 100 State Street Boston, MA NucleusResearch.com Téléphone :

16 CONTEXTE Le paysage des applications d'entreprise change, de même que les opportunités qui se présentent aux petites et moyennes entreprises. Lors de son analyse continuedu marché des applications d'entreprise au cours des dernières années, Nucleus a pu faire le constat suivant : La montée en puissance du cloud computing propose dorénavant aux PME des options plus rentables et flexibles en ce qui concerne les applications d'entreprise, et leur permet de connecter leurs employés et sous-traitants distants et mobiles. En fait, le cloud computing a également permis aux PME de tirer parti de l'externalisation des processus métier afin de recentrer leurs ressources internes sur leur cœur de métier. La consommation de technologies a entraîné de plus grandes attentes des utilisateurs en matière d'informatique, même pour les PME disposant de ressources informatiques limitées. Elle a également brouillé la frontière entre l'informatique personnelle et l'informatique professionnelle. Cela signifie que les utilisateurs attendent que les applications qu'ils utilisent au travail soient aussi intuitives à utiliser et rapides à maîtriser que les applications grand public, et ils attendent que le service informatique de leur société prenne en charge leurs appareils personnels. L'accès aux appareils mobiles n'est plus seulement un plus «qu'il est agréable d'avoir», mais c'est devenu un facteur de distinction nécessaire pour les applications d'entreprise. C'est particulièrement vrai pour les cadres dirigeants des PME, qui peuvent avoir plusieurs responsabilités au sein de l'organisation et être des intervenants essentiels dans les circuits de validation. L'accès aux appareils mobiles peut leur permettre d'être plus productifs en supprimant les transactions administratives lorsqu'ils travaillent avec des clients ou sont en déplacement. Les applications d'entreprise ont évolué au-delà du traitement des transactions pour se concentrer sur la productivité des utilisateurs. Cela signifie que les applications d'entreprise doivent présenter des informations en fonction du rôle ou de la tâche de l'utilisateur spécifique et doivent de plus en plus être intégrées à d'autres applications, telles que les portails collaboratifs et décisionnels, qui permettent aux utilisateurs de terminer la tâche en cours avec un nombre minimal de clics. Cela permet aux utilisateurs d'être plus productifs et réduit les coûts de formation ainsi que les délais de mise en oeuvre. Nucleus a étudié de plus près les clients PME de Microsoft Dynamics sur le marché américain pour comprendre comment ces tendances influencent leur prise de décision, leur adoption et leur gestion continue des applications d'entreprise. Nucleus Research Inc. 100 State Street Boston, MA NucleusResearch.com Téléphone :

17 SERVICES CLOUD Nucleus a constaté que les PME ont adopté de plus en plus d'applications SaaS (logiciel en tant que service) et basées sur les services cloud pour un certain nombre de raisons. Les options cloud réduisent les coûts initiaux, de déploiement et de maintenance des applications d'entreprise, ce qui en fait des options plus abordables pour les PME disposant de ressources informatiques limitées. Dans de nombreux cas, Nucleus a constaté que des responsables sans formation informatique peuvent développer les compétences nécessaires pour configurer et assurer la maintenance des applications d'entreprise basées sur le cloud. Cela met l'automatisation à la portée des PME et favorise une productivité accrue. Étant donné que les applications cloud peuvent être rapidement déployées pour répondre aux besoins actuels des entreprises, puis développées ou adaptées au fil du temps, leur déploiement est moins perturbant : les responsables d'entreprise peuvent se concentrer sur un domaine à automatiser, par exemple la gestion des clients ou la comptabilité, puis activer d'autres fonctionnalités au fil du temps lorsqu'elles deviennent nécessaires. Les applications cloud sont également accessibles par les utilisateurs depuis n'importe quel endroit et à partir de n'importe quel appareil, ce qui favorise fortement la productivité pour des organisations telles que Kauffman Center for the Performing Arts. Exemple client : Kauffman Center for the Performing Arts L'entreprise Kauffman Center for the Performing Arts, basée à Kansas City au Missouri, a ouvert en octobre 2011 et compte une équipe de 30 employés pour gérer ses principales opérations métier. Elle externalise de nombreuses autres fonctions telles que la sécurité, les services d'ingénierie du bâtiment, les services de nettoyage et d'entretien et les services informatiques. Bien que Kauffman Center ait initialement géré ses finances avec QuickBooks, sa croissance l'a poussée à reconnaître la nécessité de prendre en charge des fonctionnalités de création de rapports et de gestion financière plus complexes. En travaillant avec un partenaire Microsoft, elle a sélectionné une application Microsoft Dynamics hébergée qui est intégrée à Microsoft SharePoint Services pour le partage de contenu et de fichiers, Microsoft Exchange Server et Outlook pour la collaboration et les communications par courrier électronique, et Microsoft Dynamics Retail Management System pour les transactions de point de vente. Les employés de Kauffman Center peuvent accéder aux applications hébergées depuis n'importe quel endroit à l'aide d'un navigateur Web et de leur ordinateur portable, tablette ou Smartphone. Nucleus a constaté que les avantages du projet incluaient une augmentation de la productivité et des économies en matière de coûts informatiques estimées à environ $ par an. Nucleus Research Inc. 100 State Street Boston, MA NucleusResearch.com Téléphone :

18 Exemple client : Mays Mission Depuis plus de 35 ans, Mays Mission fournit des opportunités d'embauche, des bourses d'étude, une aide financière d'urgence et d'autre services aux personnes handicapées. Elle forme également les personnes handicapées aux arts graphiques, à l'impression et à d'autres compétences, et vend leurs produits à des entreprises clientes. Comme de nombreuses PME, Mays Mission dispose de ressources informatiques limitées et d'un budget restreint. Elle compte parmi les clients de Microsoft Dynamics depuis de nombreuses années, mais étant donné l'évolution du paysage des applications d'entreprise, elle a décidé de transférer son application d'entreprise vers le cloud en 2010 à l'aide d'une solution Dynamics hébergée par un partenaire. Outre des coûts réduits, Mays Mission peut exploiter les autres avantages du cloud, notamment : Augmentation de la flexibilité et de la productivité. Étant donné que les utilisateurs peuvent accéder à l'application depuis n'importe où, ils peuvent travailler depuis leur domicile ou n'importe quel endroit. Sécurité des données. Avant de passer au cloud, Mays Mission devait sauvegarder manuellement ses données sur un DVD local chaque jour afin d'éviter toute perte de données. Maintenant, les données sont sauvegardées dans le cloud de façon transparente et gérées par le partenaire Microsoft. Amélioration de l'auditabilité. Étant donné que les auditeurs reçoivent maintenant un rapport numérique de Mays, ils peuvent accéder plus rapidement aux informations dont ils ont besoin pour réaliser les audits de clôture d'exercice. Réduction des coûts. En passant au cloud et à un modèle basé sur l'abonnement, Mays Mission a pu éviter les coûts de mise à niveau de ses logiciels et a également réduit ses dépenses continues en matière de support car les mises à jour sont effectuées par le partenaire. «Dans les petites entreprises, les gens ne se contentent pas d'occuper un seul poste, car vous ne pouvez pas embaucher une personne pour quelques heures de travail seulement. Je suis président mais aussi directeur général, et je m'occupe également de la gestión financière. L'accès à distance est vraiment une bonne chose : je peux travailler depuis la maison si nécessaire ou accéder à l'application lors d'un déplacement s'il le faut. Désormais, je ne suis plus coincé au bureau.» - Sherry Niehaus, Président et directeur général de Mays Mission for the Handicapped Nucleus Research Inc. 100 State Street Boston, MA NucleusResearch.com Téléphone :

19 ACCÈS MOBILE Alors que les utilisateurs ont adopté les appareils mobiles et ont maintenant l'habitude de télécharger des applications dessus, ils attendent les mêmes capacités d'accès mobile de leurs applications d'entreprise. Dans son rapport d'observation du marché sur la gestion de la relation client, Nucleus a constaté que 74 % des entreprises avaient permis aux appareils mobiles d'accéder aux applications d'entreprise telles que la CRM, ce qui a favorisé une augmentation moyenne de la productivité des commerciaux de 14,6 % (Nucleus Research m13 - Rapport d'observation du marché : La valeur des fonctionnalités mobiles et sociales pour la gestion de la relation client, mars 2012). Nucleus a constaté que 74 % des entreprises avaient permis aux appareils mobiles d'accéder aux applications d'entreprise telles que la CRM, ce qui a favorisé une augmentation moyenne de la productivité des commerciaux de 14,6 %. Microsoft a réalisé des avancées importantes en matière de mobilité avec la dernière version de Microsoft Dynamics CRM parue au deuxième trimestre 2012, en ajoutant la prise en charge native de clients d accès pour les appareils mobiles Windows Phone 7, Apple ipad, iphone, Android et BlackBerry, ainsi que la prise en charge de davantage de navigateurs, notamment Internet Explorer, Chrome, Firefox et Safari s'exécutant sur les PC, les Macintosh et les ipad (Nucleus Research m15 - Mise à jour du service Microsoft Dynamics CRM au deuxième trimestre 2012, février 2012). Exemple client : Sybron Dental Sybron Dental Specialties est un fabricant de produits dentaires de haute technologie, d'implants dentaires et de produits de prévention des infections basé à Orange County, en Californie. Nucleus a pu constater que grâce à l'utilisation conjointe de Microsoft Dynamics CRM et d'une application iphone personnalisée, la productivité des commerciaux avait augmenté. La société a étendu son application iphone à l'ipad et ajouté d'autres fonctionnalités, notamment des écrans reporting adaptés à l'appareil et une fonctionnalité de géocartographie qui permet aux commerciaux d'identifier les prospects se trouvant à proximité et d'aller leur rendre visite lorsqu'ils ont un peu de temps disponible. Nucleus Research Inc. 100 State Street Boston, MA NucleusResearch.com Téléphone :

20 CONVIVIALITÉ La convivialité a toujours été un facteur clé de différenciation des applications Microsoft Dynamics, et Microsoft a continué à effectuer des améliorations pour rendre les applications Dynamics plus intuitives et faciles à adopter, notamment les interfaces basées sur les rôles, l'intégration à Microsoft Office et aux solutions de portail collaboratif SharePoint, et avec la mise à disposition de l'interface utilisateur W8. Dans de nombreux cas, Nucleus a constaté que les PME qui adoptent les applications Microsoft Dynamics utilisaient auparavant une combinaison de tableurs, de processus manuels et de documents papier. Le simple fait de disposer d'un point centralisé pour rassembler les données transactionnelles et automatiser les processus peut permettre aux PME de se développer sans avoir à embaucher un nombre important de nouveaux employés. En fait, en étudiant les petits fabricants, Nucleus a constaté que les sociétés qui adoptent une source d'informations commune telle qu'une application Microsoft Dynamics peuvent réduire le temps passé à ressaisir manuellement ou vérifier les informations, ce qui génère jusqu'à 20 % d'augmentation de la productivité des utilisateurs. Dans certains cas, Nucleus a constaté que les clients disposant d'une application d'entreprise Dynamics étaient capables d'augmenter leur chiffre d'affaires de plus du double sans augmenter pour autant le personnel administratif (Nucleus Research k2 - La valeur de Microsoft Dynamics NAV pour les fabricants, janvier 2010). Nucleus a constaté que les sociétés qui adoptent une application pour centraliser leurs informations telle que Microsoft Dynamics peuvent réduire le temps passé à ressaisir manuellement ou vérifier les informations, ce qui génère jusqu'à 20 % d'augmentation de la productivité des utilisateurs. INTÉGRATION ET ANALYSE Les applications Microsoft Dynamics ont évolué, en même temps que leurs capacités d'intégration et d'analyse. Nucleus a constaté que cela favorise la réduction des coûts informatiques liés création de rapports, une meilleure prise de décision et la possibilité d'un plus vaste partage des informations entre les employés d'une entreprise, en particulier s'ils n'ont pas tous régulièrement accès aux applications Microsoft Dynamics. Nucleus a également remarqué que la la facilité d accès aux données peut constituer un facteur clé de différentiation pour les PME. Jusqu'à il y a peu, ce type de fonctionnalité d'analyse était souvent trop coûteux et gourmand en ressources pour se justifier pour les PME. Aujourd'hui, les fonctionnalités d'analyse commerciale de Microsoft Dynamics permettent aux utilisateurs professionnels de créer, d'adapter et d'exécuter leurs propres rapports avec une formation minime ou sans aucune formation complémentaire et sans coûts de licence additionnels. Nucleus Research Inc. 100 State Street Boston, MA NucleusResearch.com Téléphone :

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