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1 REPORT :: VIEW Groupe Bordeaux Nord Aquitaine : Le Dossier Patient au cœur du système d information médical my SIH s est rendu dans les locaux flambants neufs du bâtiment qui abrite l administration du GBNA pour rencontrer Laurent Pillon, Responsable Systèmes d Information depuis plus de 3 ans. 20 :: mysih N 16 :: 2013 ::

2 REPORT :: VIEW my SIH :: Quelle est l actualité du service informatique du GBNA? Laurent Pillon (LP) : Deux projets importants nous occupent principalement aujourd hui. Tout d abord la fusion de 3 cliniques : Tourny, Saint Louis et Bel Air, les deux premières rejoignant physiquement la dernière pour former la Nouvelle Clinique Bel Air (NCBA). Cette fusion n est pas que physique car au 31 décembre 2013 tous les logiciels doivent être intégrés dans le Système d Information. Certains logiciels sont communs et utilisés dans toutes les cliniques, comme par exemple la paie ou le logiciel de gestion du temps et l ERP Administratif de Sigems (logiciel SigeSoft). Néanmoins, une fusion des bases de données sera Laurent PILLON Responsable Systèmes d Information du Groupe PBNA. nécessaire pour assurer une continuité des données, sans négliger l accès à l historique. Cette fusion de cliniques sera également l occasion d avancer sur l homogénéisation des pratiques. En effet actuellement certains modules sont exploités différemment par les cliniques, il est important de tendre vers cette homogénéisation pour le partage de l information et pour une meilleure exploitation des modules. my SIH :: Et le second projet? LP : Le second projet est la mise en place du Dossier Patient. Après quelques années de réflexion, nous avons franchi le pas et fléché ce projet comme priorité pour les prochaines années. Nous avons choisi le module DME (Dossier Médical Etablissement) de SIGEMS. Notre stratégie de déploiement est de commencer par 2 services pilotes (le service de gastro entérologie et celui de cardiologie) sur un établissement : la Polyclinique Bordeaux Nord Aquitaine (PBNA). Nous déployons l ensemble des modules disponibles du DME, notamment les modules de prescription et le dossier de soins. my SIH :: Et le reste du déploiement? LP : Lorsque les 2 services pilotes auront parfaitement exploité le logiciel, nous le déploierons progressivement sur les autres services de PBNA. Pour le moment, la phase la plus importante est celle de l accompagnement aux changements ; l objectif étant de finaliser le déploiement sur PBNA pour fin Ensuite les autres Le choix d un même éditeur pour la partie administrative et le socle de dossier médical a facilité une approche de type «référentiel» pour les identités Patients et les mouvements. sites suivront : lancement du projet en septembre 2014 pour la Polyclinique Bordeaux Rive droite (PBRD), puis au premier trimestre 2015 pour NCBA. Les cliniques d Arcachon et de Thiers seront déployées en suivant. my SIH : Comment cette mise en place de votre dossier patient va s articuler avec les autres logiciels déjà installés? LP : Aujourd hui chaque spécialité a son propre logiciel métier, par exemple les anesthésistes utilisent Diane de Bow Medical, les urgences utilisent le logiciel Sidsu, les prescriptions de chimiothérapie se font avec le logiciel Chimio de Computer Engineering, etc. Le but du DME de SI- GEMS n est pas de remplacer ces logiciels métiers, il devra s interfacer avec eux afin de récupérer les informations pertinentes (compte-rendu, résultats de laboratoire, etc.). Les interfaces seront réalisées avec les standards classiques HL7 et Hprim avec parfois des échanges documentaires au format PDF. Au total, une vingtaines d éditeurs seront concernés par ces interfaces. my SIH :: La prescription estelle informatisée aujourd hui? LP : La prescription n est pas informatisée partout, elle est intégrée aux logiciels métiers. La mise en place du DME permettra justement que les prescriptions alimentent directement le plan de soins. Parallèlement à ce projet d envergure, nous mettons en place une mobilité adaptée. Le wifi sera installé dans toutes les cliniques, les utilisateurs auront à leur disposition un équipement leur permettant de prescrire ou d administrer au pied du patient. Le choix du matériel sera mixte en fonction des services (chariot informatique dédié ou guéridon de soin avec un bras articulé). my SIH :: Qu est ce qui a motivé votre choix du DME de SIGEMS? LP : Nous avons choisi le DME de SIGEMS pour plusieurs raisons : tout d abord nous avons à plusieurs reprises assisté à des présentations classiques mais aussi été accueillis par des sites distants qui nous accompagné dans la découverte du produit sur 2 journées entières. Rien de tel pour se rendre compte du potentiel réel d un outil. Une autre raison non négligeable vient du fait que nous avons installé depuis 2009 la partie administrative de Sigems sur l ensemble de nos cliniques (prise en charge du patient, comptabilité, facturation, PMSI, gestion des stocks, gestion des lits, gestion de la pharmacie, etc.). En choisissant une solution du même éditeur, on gagnait énormément en efficience au niveau interfaçage car il est évident qu il existe une relation étroite entre la prise en charge du patient et le soin sachant que l identifiant :: 2013 :: mysih N 16 :: 21

3 REPORT :: VIEW patient unique IPP est déjà transmis à l ensemble de nos logiciels satellites. SIGEMS a également la particularité d être Hébergeur Agréé de Données de Santé et c était également notre souhait de ne pas héberger notre solution en local mais de privilégier le mode d infogérance. my SIH :: De quelles ressources disposez-vous pour mener à bien ce projet? LP : Nous disposons tout d abord d une équipe informatique de 10 personnes : 6 sur la partie hardware, (2 administrateurs systèmes et réseaux et 4 techniciens de maintenance), 3 responsables de compte pour la partie software et moi-même. Nous avons créé pour gérer ce projet un comité de pilotage composé du médecin DIM, du Directeur de l établissement, de la Directrice des Soins Infirmiers, de la directrice Qualité, d un infirmier référent DME, du Pharmacien gérant et de moi-même. Il est primordial en effet d avoir une personne métier sur ce projet parlant le même langage que les utilisateurs. C est l IDE référent qui est en charge du paramétrage du logiciel et de collecter les demandes des utilisateurs. Détaché à 100% sur le projet, cette ressource assurera en outre, avec l équipe informatique, la hotline de premier niveau. my SIH :: Comment s appréhendent les déplacements de vos équipes sur la dizaine de sites du Groupe? Le GBNA en chiffres 8 établissements de santé et 1 EHPAD, un centre de formation professionnel et 4 antennes d autodialyse. Le tout rassemblant 1062 lits et places, 1610 salariés et 474 médecins pour hospitalisations par an. LP : Paradoxalement, les déplacements sont rares! Outre l infogérance pour le DME, nous avons choisi une architecture centralisée. L ensemble de nos serveurs sont situés sur une clinique (PBNA) dans 2 salles informatiques entièrement redondantes (climatisation, onduleurs, groupe électrogène, détection incendie, accès sécurisé et règlementé, câblage électrique, etc.). Un PRA (Plan de Reprise d Activité) est également opérationnel. Il s appuie sur le fait que les baies de stockage des données sont situées dans les 2 salles avec réplication en temps réel entre elles (mode actif/actif). L architecture comporte environ 150 serveurs dont la plupart sont virtualisés. L installation de serveurs sur les sites distants reste marginal : environ une dizaine, essentiellement pour des problématiques de temps de réponse ou de volumes à transférer (imagerie médicale). Nous avons décidé de travailler sous environnement CITRIX avec des clients légers afin de faciliter la maintenance. Tous les bureaux utilisateurs sont «déportés». En cas de panne, le matériel est préparé sur le site principal puis envoyé par coursier interne vers l établissement concerné. Les services support ou les utilisateurs présents sur site assurent ensuite les connexions et les équipes informatiques prennent la main à distance pour finaliser les installations. L équipe informatique reste toutefois disponible pour se déplacer sur les différents sites en cas de fonctionnement bloquant. my SIH :: Comment conciliezvous ces 2 projets d envergure au quotidien? LP : C est encore une question d organisation et de communication! Une fois par mois l ensemble de la Direction du Groupe se réunit pour discuter de leur actualité, Plus de établissements équipés : publics, associatifs, privés, indépendants ou groupes. Pour tout renseignement, contactez-nous au / Le plan de soins du DME (Dossier Médical d Établissement) de SI- GEMS. c est l opportunité de discuter des projets en cours et ceux à venir. En effet chaque clinique a ses particularités, ses activités propres qu elle souhaite développer. En étant présent je peux anticiper tous les problèmes et gagner du temps. De plus, nous avons organisé une réunion mensuelle avec les autres responsables des services supports : travaux, sécurité, maintenance, biomédical, achat, etc. Le but est de ne rien manquer en étant au courant de l ensemble des demandes transverses car de nos jours il est extrêmement rare qu une demande ne concerne qu un seul service support. Pour nous, une telle organisation est indispensable pour que le service informatique puisse apporter ainsi une vraie valeur ajoutée au «métier».

4 EXPER :: SITE La Clinique Générale d Annecy : L ERP SIGEMS en Administratif et Médical Située au cœur d Annecy, la Clinique Générale met à disposition de ses patients des plateaux techniques performants. Pour y parvenir, il faut une stratégie claire, des ressources, des équipes motivées mais aussi un Système d Information efficient La Clinique Générale d Annecy dispose de 91 lits de Chirurgie dont 6 lits de soins continus, 17 lits de Médecine dont 3 de soins palliatifs, 30 lits de Maternité, 22 places d'ambulatoire et 7 postes de chimiothérapie : soit un total de 171 lits et places pour 1375 accouchements et 4900 séances de Chimio par an. L Activité Cancéro (Oncologie Soins palliatifs) représente une part importante de l activité. En Chirurgie, pratiquement toutes les disciplines sont représentées, la principale étant l'orthopédie (42 % de l'activité pour 7 chirurgiens). my SIH magazine :: Quel est l historique du Système d information de la Clinique? Mr Gérard TOUTIN (GT) : Signalons tout d abord que la clinique a été sous contrôle des praticiens jusqu'en mai 2013 et qu elle a intégré le groupe VIVALTO Santé depuis. Il s agit donc du dixième établissement de ce groupe créé en Le groupe dispose bien évidemment de sa propre stratégie de déploiement SI. Ceci étant, cette opération de rachat ne perturbera pas notre Système d'information. En effet, sur la base du socle SIGEMS, nous disposons d'une solution opérationnelle, notamment en matière de remontée d informations de consolidation au niveau Groupe. my SIH magazine :: SIGEMS propose des services en mode hébergé, est-ce votre mode de fonctionnement? GT : Aujourd'hui nous disposons de nos propres serveurs et d une ressource interne en Informatique. Historiquement, depuis une bonne dizaine d années, SIGEMS couvre la Gestion Administrative Patient, la Facturation, la Compta, la Gestion des La Clinique Générale, désormais intégrée au groupe VIVALTO, propose une panoplie d activités couvrant les trois domaines MCO. Elle s est particulièrement illustré en 2013 dans le palmarès «Le Point» en Chirurgie de l épaule en se classant 8ième sur plus de 450 établissements audités. stocks et le PMSI. En 2010, nous avons procédé à l'extension de la solution avec le module DME (Dossier Médical Établissement) afin de répondre - à échéance de Mars 2010 à l époque - aux contraintes CBUM de prescription de médicaments sur l'ensemble de l'établissement. my SIH magazine :: L ERP SIGEMS est donc déployée sur tous les pans applicatifs de votre SI? GT : Non, pas exactement! L'offre de SI- GEMS n'intégrant pas le périmètre de la Chimio, cette unité dispose de son propre applicatif (ONCOBASE). De même, la gestion des plateaux techniques reste encore sous contrôle du logiciel CLIMCO de PM Développement. Ce logiciel dispose d un embryon de Dossier de Cabinet qui nous permet de gérer l annonce d hospitalisation du praticien. Cette annonce est ensuite intégrée en pré-admission au niveau de SIGEMS. Pour compléter le tableau, citons le domaine de la Qualité et de la Gestion des Risques (Fiches d'événements Indésirables) qui est informatisé sur la base de la solution Blue Medi qui, par ailleurs, est une des solutions préconisées par le groupe VIVALTO. 32 :: mysih N 16 :: 2013 ::

5 EXPER :: SITE my SIH magazine :: Pourquoi ne pas avoir continué avec CLIMCO pour la Gestion du Dossier de l Établissement? GT : Rappelons tout d abord que SIGEMS gère notre stock de pharmacie. Dans le cadre du projet CBUM l interface avec ce logiciel était impérative. Notre choix du DME SIGEMS en 2010 découlait en partie d un constat : tous les établissements galèrent avec des problématiques d intégration logicielle. Notre volonté était justement d'éviter ces problématiques de passerelles qui sont toujours compliquées à gérer - quoi qu'en dise nos éditeurs informatiques : C'est toujours simple mais ils n'ont pas de solution! De ce point de vue, le choix de SIGEMS nous a réellement permis de gagner en efficacité d'échanges entre le socle administratif et médical tout en évitant l'épineux problème de gestion des doublons d'identité, voire de séjour! my SIH magazine :: Comment s est déroulé le déploiement? GT : Il fallait faire vite (moins de 3 mois) pour être en accord avec nos contraintes CBUM. A l époque, nous avions fait le choix de détacher deux infirmières à temps complet pour l'accompagnement du déploiement. Cela nous paraissait indispensable que les référents soient des ressources «métier». Ces personnes avaient en charge le paramétrage global, le paramétrage spécifique (accompagnement des praticiens) ainsi que la formation des utilisateurs. Une fois le déploiement achevé, nous avons conservé un poste de Référent Métier pour que le DME puisse continuer à s'étendre sereinement en assurant un accompagnement permanent des médecins et des soignants. Ce poste est aujourd hui essentiel dans le cadre du maintien du lien entre le personnel soignant et l'administratif via le partage du système d'information. C est en partie cette stratégie qui nous a permis un déploiement rapide et efficient du logiciel. my SIH magazine :: Le DME gère quel périmètre fonctionnel? SIGEMS : 20 ans d expérience Depuis plus de vingt années SIGEMS propose une solution de Gestion médico administrative aux Établissements de santé. Un club utilisateurs vient maintenant organiser les synergies entre les 280 Établissements de Santé utilisateurs de cette solution leader du marché Français. La solution DME (Dossier Médical Établissement) «full web» est construite sur les bases technologiques les plus récentes et, la version 4.0 «disponible fin 2013» a fait l objet d attentions particulières en termes d ergonomie et de fluidité dans son exploitation au quotidien. Fidèle à ses fondamentaux SIGEMS a parfaitement anticipé les attentes et obligations de ses Clients en se dotant d une solution BI (technologie QlikView) et d un Cloud privé qui a été élu 1er Cloud privé métier Santé 2012 (Trophée Cloud Computing 2ème édition). GT : Tout d abord, la partie Prescriptions soins est assurée de manière nominative (déploiement à 100% des services). Les interactions médicamenteuses sont gérées via le Vidal (intégré à la solution DME). Nous avons par ailleurs déployé la partie Plan de soins. Aujourd hui, les résultats de laboratoire (biologie) sont intégrés au DME, ceux d anatomo-pathologie le seront sous un mois. my SIH magazine :: Qu en-est il du côté du déploiement technique? GT : Le déploiement dans les étages a été fait en technologie Wifi avec des postes disponibles sur les chariots. La question des tablettes va forcément se poser, notamment en terme d'ergonomie, mais cela peut poser parallèlement des problèmes d'hygiène ; en tout cas dans les limites de budgets que nous pourrions allouer. Ce n est pas notre priorité en 2014, d autant que je pense qu il y a encore aujourd hui un risque important en ce qui concerne le renouvellement de matériel. my SIH magazine :: Globalement, quels points positifs et négatifs retenezvous? GT : Au début du déploiement nous avons eu à faire face à des problèmes de lenteurs qui sont désormais résolus. L'un des reproches que l'on pourrait formuler aujourd'hui c'est que la solution modulaire par nature - nécessite une ré-identification lors du passage d'un module à l'autre. Selon l'éditeur, ce point devrait être amélioré avec une authentification unique dans la prochaine mise à jour qui sera faite dans les semaines à venir. Autrement, j ai le sentiment que l ensemble est plutôt ergonomique et intuitif, même si sa logique demande au premier abord quelques efforts de prise en main. my SIH magazine :: Quelles sont les évolutions futures prévues au niveau SI? GT : Dès 2014 nous allons étudier de près les modules fonctionnels de Gestion du bloc, Gestion des lits et Annonce d hospitalisation qui, chez SIGEMS, ont fait l objet d une refonte complète. En revanche, sur le périmètre de la consultation d'anesthésie la solution de SIGEMS ne me semble pas adaptée à notre mode de fonctionnement. En ce qui concerne la Gestion de bloc, nous attendons en particulier les fonctionnalités liées au suivi des DMI en relation avec l administratif (traçabilité patient et suivi stock). Ceci étant, nous ne nous priverons pas de toute façon d'une étude comparative de marché. my SIH magazine :: Et les indicateurs d activité dans tout ça? GT : SIGEMS propose depuis bien longtemps son propre reporting interne avec des extractions administratives classiques qui restent insuffisantes. Fort heureusement, SIGEMS a eu la bonne idée d'intégrer la solution transversale QlikView de Qlik- Tech. C'est dans ce domaine qu'en 2014 nous déclencherons probablement des projets fédérateurs au niveau de notre SI dans le cadre de l'intégration au groupe VIVALTO. my SIH magazine :: Avec 3 ans de recul, quelles sont vos impressions sur l exploitation du DME? GT : Avec quelques années de recul, il me semble aujourd'hui que la qualité de tenue du dossier est vraisemblablement meilleure mais que sa complétude est moindre. Je m'explique. Auparavant, il suffisait d'inscrire sur une feuille de papier - certes volante dans la plupart des cas - des informations de transmission, voire de prescription. Avec l'arrivée de l'informatique les soignants ont dû rentrer dans une sorte de «carcan binaire» qui semble difficilement acceptable dans leur mode de pensée. Le DME de SIGEMS n y est pour rien et cela va probablement évoluer avec la nouvelle Génération Internet! Propos recueillis par Alain DORSEUIL pour my SIH magazine :: 2013 :: mysih N 16 :: 33

6 SIH Multi-finess et multi-activités ( MCO, SSR, PSY, HAD ) - Une équipe, des services métier à votre écoute. Le Data Center Hébergeur de données de santé Élu 1 er Cloud privé métier Santé : 2012

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