Conseil d' administration Genève, novembre 1994

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1 BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL GB. 261 /PFA/6/ session Conseil d' administration Genève, novembre 1994 Commission du programme, du budget et de l'administration PFA SIXIÈME QUESTION À L'ORDRE DU JOUR Autres questions financières et générales a) Répercussions pour la Conférence internationale du Travail de la rénovation de la salle des assemblées au Palais des Nations 1. Etant donné la vétusté de la salle des assemblées du Palais des Nations, l' Assemblée générale des Nations Unies a décidé, à sa session d'automne de 1993, d'autoriser sa rénovation et a, pour ce faire, adopté des crédits de dollars. Les travaux de rénovation de la salle devraient débuter immédiatement après la 82e session de la Conférence internationale du Travail afin d'être achevés fin avril Principale utilisatrice de cette salle et unique détentrice d'un titre à cet égard qui remonte à l'accord relatif à la liquidation de la Société des Nations, l'oit est, de toutes les organisations internationales établies à Genève, la plus intéressée par la rénovation de la salle des assemblées. Pour toutes ces raisons, elle s' estimait en droit d' escompter que cette rénovation serait conçue en tenant compte de ses besoins à long terme et qu' elle serait associée à l' élaboration des plans d' aménagement. 3. Or, contrairement à cette attente, lors de la préparation de son budget pour , l'office des Nations Unies n'a, à aucun moment, consulté le Bureau pas plus qu'il ne lui a donné la moindre indication qu'il serait censé apporter une contribution financière substantielle à la rénovation de cette salle pour couvrir les exigences propres à la Conférence internationale du Travail. Le cycle budgétaire de l'oit et celui des Nations Unies étant pratiquement identiques, une telle information aurait permis au Directeur général de porter cette question à l' attention du Conseil d' administration et de la Conférence dans le cadre de son programme et budget pour Malheureusement, hormis des contacts préliminaires en mars-avril 1994, ce n'est qu'au moment où l'office des Nations Unies s'apprêtait à procéder à l'appel d'offres, en septembre dernier, que le Bureau s'est vu présenter des plans de réfection déjà arrêtés et que mention a été faite pour la première fois d'une contribution de l'oit de quelque dollars (voir détails paragr. 14 ci-après). GB261\1()()"11.F94

2 4. Les plans de rénovation retenus par l'office des Nations Unies comportaient diverses options, mais aucune ne permettait d'accommoder toutes les délégations de la Conférence internationale du Travail au parterre. 5. En effet, contrairement aux Nations Unies ou à l'oms, autres principaux utilisateurs de cette salle, l'espace nécessaire pour placer les délégations tripartites de l'oit est de quatre sièges avec pupitre et quatre autres placés derrière les délégués titulaires sans pupitre (soit le double de ce qui est nécessaire aux deux autres organisations). 6. Or, compte tenu de la nécessité de respecter les normes suisses de sécurité, seules 130 délégations, étendues à 156 pour les besoins de l'oit - et non plus 168 comme par le passé -, pourront désormais être installées au parterre. 7. A l'heure actuelle, l'oit compte 171 Etats Membres. A cela s'ajoutent les représentants des nombreuses organisations internationales gouvernementales et non gouvernementales invitées à la Conférence. 8. Dès lors, il est clair que les plans proposés par l'office des Nations Unies sont, dans l'état actuel des choses, insuffisants pour les besoins de la Conférence internationale du Travail. 9. A l'issue de nouvelles négociations, d'autres options ont été examinées par les architectes chargés du projet pour tenter de remédier à cette situation. L'une d'elles prévoit l'installation des délégations excédentaires sur le perron. situé au-delà des portes arrières de la salle; une autre, l'installation de ces délégations aux deux extrémités latérales de la salle mais non plus, comme c'était le cas ces dernières années, orientées vers la tribune présidentielle mais faisant face à la porte, ce qui obligerait les délégués à suivre la séance sur écrans vidéo installés à cet effet. Ni l'une ni l'autre de ces deux options ne semble devoir être retenue, d'une part parce qu'elles présenteraient de sérieux problèmes de communication visuelle entre les délégués et la tribune présidentielle et, d' autre part, parce qu'elles ne répondraient toujours pas aux besoins prévus, puisque le maximum atteignable dans les deux cas serait de 178 délégations. 10. La seule option proposée qui, même si elle est loin d'être satisfaisante, répondrait raisonnablement aux besoins de la Conférence consisterait à aménager les galeries latérales qui surplombent la salle. Celles-ci pourraient accueillir dixhuit délégations supplémentaires chacune, ce qui permettrait de placer au total 192 délégations dans la salle. Cette option serait accompagnée de la construction de deux escaliers latéraux qui descendraient directement à l' arrière de la salle ainsi que, à titre optionnel, de deux monte-personne individuels transparents donnant eux aussi directement accès à la salle. 11. Il va de soi que, ces deux galeries latérales étant désormais occupées par des délégations, cependant qu'une autre de ces galeries (celle située au-dessus de la galerie diplomatique) serait occupée à l'avenir par des cabines d'interprétation, la capacité totale de la salle, notamment p.our les organisations internationales gouvernementales, la presse et lesvisiteurs, seta sensiblement réduite. II \100-1I.F94

3 12. Malgré les inconvénients que présente la solution évoquée au paragraphe 10 par rapport à la situation qui a prévalu jusqu' à présent, la communication visuelle entre toutes les délégations et la tribune présidentielle serait satisfaisante. 13. Les Nations Unies ont informé le Bureau que ces travaux d'aménagement des galeries latérales n'ayant pas été prévus dans le budget alloué pour la rénovation de la salle des assemblées, du fait que ce besoin ne les concernait pas et était propre à l'oit, les travaux d'aménagement des galeries et d'installation des escaliers et, le cas échéant, des monte-personne devraient être à la charge de l'oit. Ils ne seront entrepris que si l'oit s'engage à les financer. 14. Les coûts de ces travaux ont été estimés comme suit: aménagement des galeries $ escaliers latéraux monte-personne Total hors taxe $ $ $ Néanmoins, étant donné que les allocations budgétaires prévues pour la rénovation de la salle incluaient l'installation d'un système de vote électronique, il demeure une possibilité de négocier avec les Nations Unies une réduction sensible de ce coût. En effet, le système de vote et de gestion de la CIT développé en 1993 pour l'oit, bien que plus complexe que celui qu'envisage d'installer l'office des Nations Unies, semble être parfaitement compatible avec ses besoins, de sorte que, bien qu'il ne se soit pas encore engagé dans ce sens, celui-ci serait en principe intéressé. 16. Si cet intérêt se confirmait, la somme correspondant à la valeur de la mise à disposition du système de vote électronique de l'oit serait défalquée de la contribution du BIT au coût d'aménagement des galeries. Cependant, il n'est pas possible à ce stade de chiffrer avec précision les crédits que les Nations Unies pourraient consentir pour l'utilisation du système de vote électronique du BIT, de sorte que le Directeur général devrait être autorisé à financer le montant total de dollars, étant entendu que le Bureau fera tout son possible pour obtenir les meilleures conditions financières de la part des Nations Unies, et réduire ainsi au minimum le coût imputable au BIT. ' 17. Le Directeur général regrette d' avoir été ainsi mis devant un fait accompli et estime qu'une solution satisfaisante aurait pu être trouvée si des consultations avaient eu lieu plus tôt, donnant plus de temps pour envisager d'autres solutions. Cependant, compte tenu des délais extrêmement courts qui ont été imposés par les Nations Unies, ceci n'est guère possible. 18. Cela dit, face à la gravité de la situation et de ses conséquences financières, et afin de ne pas avoir à dépendre exclusivement de la seule option viable au Palais des Nations, le BIT a entrepris d'explorer toute autre possibilité à Genève afin de trouver un lieu apte, ou potentiellement apte, à recevoir la Conférence. 19. La seule possibilité qui s'offre à Genève d'accueillir une conférence aussi importante que la Conférence internationale du Travail serait le Palais des expositions (PALEXPO). GB II.F94 3

4 20. Des contacts préliminaires ont été pris avec la direction de PALEXPOqui s'est montrée très coopérative. Cependant, les premières estimations font apparaître que le coût de location de l' espace nécessaire pour installer salles et bureaux serait de FS par session. A cela s'ajouteraient des sommes non négligeables pour la location de l' équipement d' interprétation et du mobilier. Les premières estimations fournies par PALEXPO concernant la location de l'équipement d'interprétation seraient de FS et de FS pour la location du mobilier, et ce par session. Enfin, l' achat de cloisonnements et d'autres éléments requis pour convertir un espace ouvert en salles et bureaux se chiffrerait à quelque ou FS. Il s'agirait là d'un investissement unique. A titre de comparaison, il est rappelé que le coût de la location annuelle des installations du Palais des Nations au mois de juin est de FS. (Ce chiffre pourrait être revu à la hausse après la réfection de la salle des assemblées.) 21. La direction de PALEXPOa indiqué qu'elle serait disposée à négocier les chiffres cités si le BIT était en mesure de s' engager auprès de PALEXPOà louer ses installations pendant plusieurs années. Il va de soi que si l'option PALEXPO devait être poursuivie, le Directeur général envisagerait l'acquisition ou la location avec option d'achat de l'équipement d'interprétation et du mobilier requis, pour réduire les coûts récurrents. 22. L'Office des Nations Unies à Genève a fait savoir au Bureau que le calendrier de rénovation était tel qu'il exigeait une décision très rapide de la part du BIT quant à la question de savoir s'il souhaitait que les travaux nécessaires pour répondre à ses besoins soient exécutés dans la salle des assemblées et s'il s' engageait à les financer. Si la possibilité de continuer à tenir ses futures sessions de la Conférence au Palais des Nations devait être retenue, il est indispensable que le Conseil d' administration prenne une décision appropriée à sa présente session. 23. Si la Commission du programme, du budget et de l'administration devait recommander que la Conférence devrait continuer à tenir ses sessions au Palais des Nations, elle souhaitera sans doute recommander au Conseil d'administration que le coût total imputable au BIT de dol/ars des Etats-Unis pour la réfection de la salle des assemblées soit financé en premier lieu par des économies réalisées dans la partie I du budget pour , étant entendu que, si cela devait par la suite s'avérer impossible, le Directeur général proposerait d'autres méthodes de financement à un stade ultérieur du biennium. 24. Il est entendu que ce montant est considéré comme le maximum que le Directeur général' est autorisé à dépenser à cette fin et qu' il entamera des négociations avec les Nations Unies pour ramener ce montant au minimum possible, 25. Si, en revanche, la commission n'estime pas qu'il serait approprié de continuer à tenir les sessions de la Conférence internationale du Travail au Palais de Nations après que les Nations Unies eurent rénové la salle des assemblées, elle souhaitera sans doute recommander au Consei~d'administration de prier le Directeur général de continuer à examiner la possibilité de tenir les sessions de la Conférence internationale du Travail dès 1996 à PALfXPO et de 4 GB II.F94

5 soumettre un rapport sur ce sujet, accompagné du détail des implications financières, au Conseil d'administration à sa 262" session (mars-avril1995)., Genève, 8 novembre Points appelant une décision: paragraphe 23; paragraphe 25. GB261\IOO-II.F94 5

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