CAHIER DES CHARGES SYNDIC DE COPROPRIETE

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1 CAHIER DES CHARGES SYNDIC DE COPROPRIETE Le cahier des charges du syndic de copropriété de la résidence. annexé au contrat conclu entre l'"association des copropriétaires" et le syndic dd.. et qui en fait expressément partie intégrante en vertu des articles 3.1. et 3.2. relatifs à la mission ordinaire et aux prestations et services extraordinaires. TACHES DU SYNDIC La fonction de syndic comprend les opérations ordinaires afférentes à la gestion administrative, financière et technique des parties communes de l'immeuble. Celles-ci doivent être exécutées en bon père de famille, conformément : aux dispositions du règlement général de copropriété ; aux lois, décrets, règlements, etc., des pouvoirs publics concernant la copropriété ; aux obligations déontologiques qui lui sont imposées par l'institut professionnel des Agents immobiliers (I.P.I.). Ces opérations comprennent : 1. LA GESTION ADMINISTRATIVE 1.1. Assemblée générale annuelle prévue statutairement : la rédaction de l'ordre du jour à traiter; l'envoi des convocations; l'établissement des listes de présence; le secrétariat de l'assemblée; l'établissement des procès-verbaux des délibérations et des résultats des votes, la tenue du registre des rapports et la remise d'un exemplaire à chacun des copropriétaires; (la mise à) exécution des décisions dans le cadre de la gestion ordinaire Assemblée du Conseil de copropriété (le cas échéant) : l'organisation des réunions du Conseil de copropriété (à partir du 2 ième réunion dans la même année une rémunération de 100 est d application); l'établissement (éventuel) des procès-verbaux de ces assemblées et la distribution des rapports aux parties intéressées Relations contractuelles : En vertu du contrat, le syndic intervient dans toutes les relations contractuelles à l'égard de tiers et ce, au nom et pour compte de l'association des copropriétaires. Conformément au règlement de copropriété, le syndic est également le seul autorisé à signer pour tous autres contrats durables et/ou occasionnels, en particulier en ce qui concerne : - 1/6 -

2 les polices d'assurances; le personnel; les fournisseurs; les firmes d'entretien; les organismes de contrôle; les missions occasionnelles Secrétariat : Le syndic rédige toute la correspondance nécessaire en matière de copropriété destinée aux copropriétaires individuels, aux occupants et aux tiers. Il faut souligner qu'il s'agit uniquement de la correspondance dans laquelle la copropriété intervient comme partie et ce, au nom d'un copropriétaire individuel. Il est communément admis que seul le syndic peut rédiger la correspondance au nom de l'association des copropriétaires et ce, toutefois dans le cadre de la mission lui impartie, sauf s'il s'agit d'une relation entre l'association des copropriétaires et le syndic lui-même. Le syndic délivre les attestations nécessaires. 2. GESTION FINANCIERE 2.1. Comptabilité de la résidence : Il est stipulé expressément que le syndic n'est pas un comptable au sens usuel du terme mais que le règlement de copropriété ne lui impose, en ce qui concerne la gestion financière, qu'une mission clairement définie qui se limite à : la constitution du fonds de roulement et éventuellement fonds de réserve; l'approvisionnement des comptes communs; la répartition des charges entre les copropriétaires; l application d un comptabilité en partie double dans les résidences avec plus de 20 habitations ; le recouvrement des montants dus, et ce, conformément aux règles de déontologie et autres modalités administratives déterminées ci-après Méthode : Il est essentiel pour le syndic de pouvoir utiliser un système uniforme de gestion de plusieurs immeubles au sein de son organisation; il en va de l'efficacité de ses prestations. L'uniformité est en outre nécessaire étant donné que l'informatique fait également son apparition dans la gestion immobilière. Les commettants déclarent avoir pris connaissance de la méthode d'imputation utilisée par le syndic et l'accepter. Les éléments de base de la méthode sont des options définitives, ceci afin de procéder à des décomptes uniformes vis-à-vis des copropriétaires. Ceci tient également au fait de l'informatisation Fonds de roulement : Pour satisfaire aux obligations de la communauté, le syndic doit disposer d'un fonds de roulement. Pour pouvoir déterminer la hauteur du fonds de roulement, le syndic fait une évaluation globale des charges. Le fonds de roulement sera au moins égal aux : frais escomptés dans une période de décompte précise (01 an); plus un mois avant le délai nécessaire pour réaliser les décomptes; - 2/6 -

3 plus un mois pour le délai dont disposent les copropriétaires pour verser leur quotepart sur le compte de la résidence. Le fonds de roulement sera adapté progressivement en fonction de l'évolution des charges et selon les nécessités Compte de résidence : En cas de reprise d'un immeuble, le syndic peut fermer le compte existant. L'ancien syndic doit clôturer la comptabilité et, conformément au bilan approuvé, virer la quotité disponible du fonds de roulement sur le nouveau compte. Ceci permet d'éviter toute confusion en ce qui concerne la responsabilité des syndics successifs. Le nouveau syndic sera effectivement responsable de la perception des montants dus à l'occasion du dernier décompte des charges, conformément au bilan approuvé qui est cédé. L'intégralité du fonds de roulement est, au début ou lors de la reprise d'un immeuble, placée sur le nouveau compte de résidence. La déontologie de la profession veut que le syndic soit le seul autorisé à signer et que toutes les opérations financières de la résidence s'effectuent par l'intermédiaire de ce compte. Le syndic ouvrira ce compte de résidence comme un compte rubriqué avec la mention du nom de la résidence à l'adresse du syndic. Il faudra éviter à tout prix toute confusion avec le patrimoine du syndic, celui de sa société ou celui d'autres immeubles Fonds de réserve : Pour que les copropriétaires puissent au fil du temps faire face aux charges financières résultant de l'embellissement, de la rénovation et des grosses réparations de l'immeuble, il est absolument indispensable, et d'ailleurs légalement obligatoire, de constituer un fonds d'investissement. La pratique a montré qu'en l'absence de fonds de réserve, des travaux essentiels et indispensables étaient trop souvent différés. Aussi, l'immeuble perd dans un minimum de temps sa valeur d'investissement initiale et partant, la valeur locative de chacun des biens individuels diminue automatiquement. Pour éviter cela, le syndic formulera des propositions adéquates à l'assemblée générale pour constituer un fonds de réserve réaliste, fondé et motivé. Il dressera à cet effet un "tableau d'amortissement" des installations les plus urgentes et des parties de bâtiment les plus importantes. Une fois le fonds d'investissement global déterminé, celui-ci sera affecté par tranches appropriées comme frais d'investissement dans les comptes trimestriels ou annuels. Il ne fera toutefois pas partie du fonds de roulement, mais sera placé par le syndic sur un compte d'investissement qui constituera, avec les intérêts acquis, le fonds de réserve. Ce fonds peut uniquement être affecté à des travaux qui ont été approuvés préalablement par l'assemblée générale à la majorité requise. Pour lesdits travaux d'investissement, les fonds nécessaires seront mis à la disposition du syndic via le compte de résidence Paiements à charge de l'association : Pour chaque paiement effectué par le syndic à charge de l'association des copropriétaires par l'intermédiaire du compte de résidence, il doit être démontré à suffisance qu'il est justifié. Par conséquent : aucun paiement ne sera effectué, à moins d'être fondé sur une pièce justificative; pour chaque immeuble, le syndic numérotera et classera chronologiquement tous ces documents (factures, comptes, notes de frais, etc.); le syndic n'effectuera aucun paiement pour des livraisons/travaux pour lesquels il n'était pas commettant; - 3/6 -

4 toute commande/mission émanant d'un copropriétaire individuel qui se serait avérée nécessaire en cas d'extrême urgence (parce qu'il n'a pas pu contacter son syndic) sera communiquée dans le plus bref délai au syndic et confirmée par ce dernier; le syndic effectuera également tout paiement auquel il est tenu en vertu d'une décision judiciaire Décompte des charges d'exploitation, de consommation et d'investissement : Tout décompte des charges contiendra les éléments suivants : 1. Le relevé des charges, qui constitue bien évidemment la base de tout décompte, comporte les indications suivantes : le nom et le numéro d entreprise de la résidence; la période de décompte visée; le numéro d'ordre du décompte; toutes les charges, tant d'exploitation, de consommation que d'investissement, à répartir et ce, par clé de répartition, type de charges et pièce justificative; le numéro d'ordre des pièces justificatives; le montant total à répartir par clé de répartition; le montant total du décompte global à répartir. 2. Les charges, telles que mentionnées dans le relevé des charges, tant des comptes trimestriels qu'annuels, seront imputées par immeuble et par clé de répartition au moyen d'un tableau de répartition. 3. Pour ne pas obliger le copropriétaire individuel à rechercher dans les documents de décompte susmentionnés sa part dans les charges, le syndic joindra à toutes occasions un extrait du compte. Cet extrait servira en outre à : imputer des éventuels frais privés qui ne relèvent pas de la comptabilité commune; rappeler les arriérés de paiement et imputer les intérêts de retard et/ou les indemnités conformément au règlement de copropriété ou à la convention conclue au sein de l'assemblée générale Modalités de décharge : Chaque année, la comptabilité de la résidence sera contrôlée et la décharge relative à la gestion financière de l'immeuble sera donnée à l'occasion de l'assemblée générale statutaire des copropriétaires. 3. GESTION TECHNIQUE 3.1. Objectifs : La gestion technique a pour objectifs : la conservation du patrimoine commun; le maintien en état de fonctionnement des installations techniques; la réparation des défauts occasionnels; l'exploitation des installations techniques (principalement à l'usage commun); à terme: l'amélioration de l'immeuble et/ou de ses installations; à plus long terme: la rénovation, l'adaptation aux nouvelles techniques et le bon état de fonctionnement et d'utilisation de manière à maintenir tant la valeur d'investissement que la valeur locative de l'immeuble. - 4/6 -

5 3.2. Répartition des tâches : Pour le bon fonctionnement du gestion technique il est nécessaire que chaque partie (syndic, copropriétaires, conseil de copropriété, habitants) concernée prend ses responsabilités. 1. Le conseil de copropriété est tenu d assister le syndic, surtout dans les matières ou ses tâches sont limités. 2. L assemblée générale doit donner au syndic et conseil de copropriété les moyens et les mandats nécessaires pour le bon exécution de leurs tâches. 3. Les occupants doivent collaborer à tous types de travaux, notamment en permettant l'accès à leurs espaces privés ou en surveillant quotidiennement les installations techniques et en communiquant toute irrégularité aux instances de gestion. 4. Le syndic a en la matière une série de missions permanentes: l'approvisionnement, l'entretien des parties communes et le service d'immondices, les commandes aux fournisseurs et aux firmes d'entretien se font par lui; la collecte de toutes les informations au moyen d'un rapport des fournisseurs et entrepreneurs, au moyen de communications des copropriétaires et occupants et par des contrôles périodiques; grâce à cette information, le syndic doit, à l'égard du conseil de gérance et de l'assemblée générale, être en mesure de prendre des initiatives, d'élaborer des propositions et de prendre des mesures en temps utile pour maintenir en état (de fonctionnement) l'immeuble et assurer des conditions de vie optimales. 5. Toutefois, le syndic n'est autorisé, dans tous les cas et en toutes circonstances, à commander des fournitures et travaux que si ceux-ci sont urgents et nécessaires. Le syndic est tenu de respecter les dispositions légales. En cas de mission contraire de l'assemblée générale, les dispositions légales prévalent et le syndic devra s'abstenir, le cas échéant Moyens : Ceux-ci peuvent être répartis dans les groupes suivants : 1. le personnel au service de la résidence; 2. les contrats d'entretien et de maintenance; 3. les marchés de travaux; 4. les produits de consommation; 5. les bureaux d'étude; 6. les organismes de contrôle En ce qui concerne la conclusion des contrats, au nom et pour compte de l'association, il est renvoyé aux mandats conférés en la matière au syndic. Le syndic ne peut adjuger des marchés qu'à un prix forfaitaire, sauf s'il convient d'y déroger en raison de la nature des travaux. Il n'est fait appel aux travaux en régie que pour les dépannages. Il s'agit de travaux à l'occasion desquels l'installation est remise en service, du moins temporairement. - 5/6 -

6 Un dépannage peut aboutir à une solution provisoire et selon des conditions d'exécution différentes des "règles de la profession". Le prix de revient et la qualité ne sont pas des facteurs déterminants. Le dépannage doit être suivi d'une réparation définitive. Le syndic peut toujours faire appel à des experts. Il est autorisé à le faire au nom de l'association pour autant que celle-ci en soit informée en temps utile. - 6/6 -

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