Module Syndic Version 4.3.7

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1 Le nouveau module Syndic - 4 me trimestre 2005 Le décret n du 14 mars 2005 et l arrêté associé, fixent les bases de la comptabilité d un syndicat de copropriété. Nous allons évoquer les points les plus remarquables inscrits dans ces textes et expliquer leur interprétation dans La Solution Crypto. La version 437 intègre des modifications de structure permettant une mise aux normes des données à la nouvelle réglementation. L ensemble des états et traitements a été modifié dans LSC. Les modifications de comportement Un nouveau paramètre permet de passer en «Nouveau mode» Les paramètres ont été réorganisés. L onglet «Décomptes et relevés» n existe plus. Il est remplacé par un onglet «Gérance» et un onglet «Syndic». L onglet «Syndic» intègre un nouveau paramètre «Appliquer le décret du 14 mars 2005». Si cette option reste inactivée, le module Syndic a un fonctionnement identique à la version Si l option est activée, c est un nouveau module Syndic qui devient accessible. Les modifications interviennent sur les différents menus dont le détail est donné ci-dessous et chaque option va avoir un comportement différent par rapport à l «ancienne version» : Fichier - Entité : o o Ajout d une boîte à cocher pour la gestion des 4 sous-comptes : si elle est cochée, permet, au niveau des éditions comptables (journaux, balances, grand-livre, ), une séparation par sous-compte pour chaque copropriétaire. Ajout de 2 zones pour la gestion des emprunts (N et N-1), ces informations devant figurer sur l annexe 1. - Compte : o En création/modification : restriction sur le choix des numéros (en fonction des obligations légales mémorisées dans les paramètres) o ajout d un type de compte uniquement visible en Syndic pour comptes de classe 6 et 7 permettant d indiquer si le compte est de type «Ordinaire» ou de type «Travaux ou opérations exceptionnelles» - Plan comptable de base : o En création/modification : restriction sur le choix des numéros (en fonction des obligations légales mémorisées dans les paramètres) o «Appliquer» : test de cohérence lors de l application du plan comptable sur une entité Syndic. Traitements - Définition des budgets et des appels de fonds : o nouvelle définition du budget ordinaire o nouvelle définition des budgets travaux o nouvelle définition des appels de fonds o nouvelles impressions - Génération des appels de fonds : nouveau mode de calcul des appels de fonds - Gestion des répartitions : o «Nouvelle» : ré-écriture de la répartition. La répartition doit être faite avant la convocation AG. o «Imprimer les annexes» : les annexes 1 à 5 sont imprimables après répartition o «Valider les régularisations» : la répartition doit être validée après l AG o «Imprimer les décomptes» : nouvelle impression avec gestion des sous-comptes Réf. : /02/2006-1/8

2 Compta - Saisie : gestion de la ventilation automatique des règlements (nouvelle obligation réglementaire) - Saisie : ajout d un utilitaire pour la gestion des travaux - Import d écriture : ajout d une colonne pour l import (intégration du taux de T.V.A) - Consultation de comptes : gestion des 4 sous-comptes (visualisation et impression) - Relance d impayés : une nouvelle variable (VEtat) se substitue au VListe pour l édition du détail des sous comptes. - Module de paiement : nouvelle procédure permettant la ventilation des encaissements - Clôture : nouvelle procédure du clôture - Annuler la dernière clôture: nouvelle procédure - Impression Brouillard de saisie : intègre les sous-comptes en fonction du choix fait sur l entité - Impression Brouillard écran : intègre les sous-comptes en fonction du choix fait sur l entité - Courriers aux comptes : nouvelle variable VEtat permettant un détail par sous-compte - Définir les masques : intégration du «Code fiscalité», obligatoire pour les comptes copropriétaires. Les options suivantes ne sont pas concernées par le nouveau Syndic - Gestion des AG - Rapprochement bancaire - Rapprochement compte commun - Lettrage manuel: les comptes 450 ne doivent pas pouvoir être lettrés - Lettrage automatique : les comptes 450 ne doivent pas pouvoir être lettrés - Délettrage : les comptes 450 ne doivent pas pouvoir être lettrés - Déclaration de TVA - Archiver une période - Désarchiver une période - Mettre hors-ligne un exercice - Solder une Copropriété - Perte d une copropriété Etat - Journaux : nouvelle impression avec gestion des sous-comptes - Balance : nouvelle impression avec gestion des sous-comptes - Balance par clé de répartition : nouvelle impression avec gestion des sous-comptes - Grand livre : nouvelle impression avec gestion des sous-comptes - Extraits de comptes : nouvelle impression avec gestion des sous-comptes - Liasse comptable : nouvelle impression avec gestion des sous-comptes - Etats paramétrables : gestion des sous comptes - Balance analytique : nouvelle impression avec gestion des sous-comptes - Grand livre analytique : nouvelle impression avec gestion des sous-comptes Les états suivants ne sont pas concernés par le nouveau Syndic : - Etat des comptes débiteurs : un nouvel état des comptes débiteurs est directement imprimé avec l annexe 1 - Bilan d activité - Balance consolidée et pointe - Exercices clôturés hors-ligne : non modifiés. Le développement est reporté à 2007 ou 2008 Nouveaux utilitaires - «Renuméroter les comptes» : déjà intégré en version 436, avec désormais la possibilité de changer le libellé - Liste des comptes non normalisés : présente la liste des comptes dont le numéro n est pas en cohérence avec le nouveau plan comptable tel que défini dans les paramètres - VEtat : équivalent du Vliste permettant d expliciter les 4 sous-comptes Réf. : /02/2006-2/8

3 Les modifications structurelles Article 7 du décret : «Le syndic doit être en mesure de ventiler les sommes exigibles à recevoir de chaque copropriétaire selon les rubriques suivantes : - créances sur opérations courantes - créances sur travaux de l article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et opération exceptionnelles - créances sur avances - créances sur emprunts obtenus par le syndicat des copropriétaires. L assemblée générale des copropriétaires peut décider, pour assurer un meilleur suivi des fonds versés par les copropriétaires, que le syndic procède à la ventilation comptable en quatre sous-comptes selon les rubriques cidessus dès l enregistrement des opérations.» Cet article nous a conduit à reconsidérer les appels de fonds et la saisie des encaissements afin de pouvoir différencier chaque mouvement. C est par le biais d un «Code Fiscalité» rattaché à chaque écriture comptable mouvementant un compte copropriétaire que nous pourrons établir cette différenciation. Les incidences sont multiples : elles concernent les appels de fonds, les encaissements, la clôture d exercice et l affectation des soldes de charges. Lors de la mise à jour, 4 «code fiscalité» sont automatiquement créés. N interne Code Libellé 61 SORD Opérations courantes 62 STVX Trvx Art et op. except. 63 SAVC Avances 64 SEMP Emprunts Ces codes fiscalités vont permettre la ventilation des enregistrements comptables. Les appels de fonds sont définis à partir d un budget. C est donc en ajoutant un type de budget que nous avons traité la question. Chacun des budgets doit désormais posséder l un des types suivants : - Type 1 = 1- Opérations courantes : les écritures d appel de fonds générées à partir d un budget de ce type sont associées au code fiscalité 61 (SORD) - Type 2 = 2- Travaux Art : les écritures d appel de fonds générées à partir d un budget de ce type sont associées au code fiscalité 62 (STVX) - Type 3 = 2- Opérations exceptionnelles : les écritures d appel de fonds générées à partir d un budget de ce type sont associées au code fiscalité 62 (STVX) - Type 4 = 3- Avances : les écritures d appel de fonds générées à partir d un budget de ce type sont associées au code fiscalité 63 (SAVC) - Type 5 = 4- Emprunts : les écritures d appel de fonds générées à partir d un budget de ce type sont associées au code fiscalité 64 (SEMP) Chaque appel de fonds généré, constitue un ensemble d écritures comptables dont le code fiscalité est celui défini par le budget. La gestion des budgets devient déterminante pour l ensemble du fonctionnement du module Syndic et impacte fortement sur la répartition et la régularisation des charges. C est en cohérence avec l esprit de la loi définissant une règle de comptabilité d engagement pour les syndicats de copropriété. La gestion du budget ordinaire s en trouve modifiée et une nouvelle interface pour la gestion des travaux est intégrée dans cette version. Les tables concernées dans LSC [BUDGET] [APPELDEFONDS] Réf. : /02/2006-3/8

4 Article 10 de l arrêté : «Le compte 45 Collectivité des copropriétaires regroupe l ensemble des comptes 450 Copropriétaires individualisés. Si l assemblée générale le décide, le compte 450 est ventilé en quatre souscomptes : Copropriétaire-budget prévisionnel, Copropriétaire -travaux de l article 14-2 et opérations exceptionnelles, Copropriétaire -avances et Copropriétaire-emprunts.» La ventilation des écritures par code fiscalité nous permet de reconstituer ces sous-comptes. C est pourquoi nous avons fait le choix de ne pas créer physiquement les sous-comptes. Une nouvelle option, rattachée à l entité, permet d indiquer, pour chaque résidence, si une présentation par souscomptes est requise. Si c est le cas, c est uniquement lors des impressions que s appliquera ce choix. Les états concernés dans LSC - Balance - Grand livre et Grand livre détaillé - Journal - Extrait de compte - Décompte copropriétaire Article 3 de l arrêté : les opérations sont enregistrées toutes taxes comprises. Le montant et le taux des taxes sont indiqués lorsqu un ou plusieurs copropriétaires ont déclaré être assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Cet article nous a conduit à ajouter dans la table [ECRITURECOMPTA], une rubrique «Taux de TVA». Ce taux fait référence à une fiche [_TxTaxe] accessible depuis les paramètres. Son fonctionnement est le suivant : le taux attaché à l écriture comptable est valorisée par défaut en fonction du taux défini sur le code fiscalité. Ce taux est modifiable sur l écriture comptable (accès à partir de la clé). En cas de modification du montant «DontTVA», le taux de taxe est remis à 0. Cette table étant commune à l ensemble des modules, cette nouvelle rubrique est également accessible dans la comptabilité Gérance et le module de comptabilité générale. Les états concernés dans LSC - Etat des dépenses - Grand livre et grand livre détaillé Les tables concernées dans LSC [ECRITURECOMPTA] [HLECRITURES] Réf. : /02/2006-4/8

5 Les budgets Le budget ordinaire La fiche Budget de type 1 se voit aussi compléter avec une nouvelle colonne «Budget N+2» et dans la définition des appels de fonds, apparaît la notion «appel basé sur N+1». Les anciennes notion «appel sur A-1» et «Taux correctif» ne sont plus disponibles. La gestion des budgets est simplifiée : 2 options restent : - «Changer d exercice» : permet de décaler les colonnes de gauche à droite. Cette option est à utiliser après validation des comptes par l AG. Cet utilitaire nécessite un mot de passe (le même que celui demandé lors d une clôture d exercice) - «Définir N+2» : permet de valoriser la colonne N+2 à partir du budget N+1. Cette option est à utiliser pour la préparation de l AG Des contraintes sont imposées dans la définition des budgets. Ainsi, sur un budget «Ordinaire» : - seuls peuvent être utilisés des comptes à et si ces comptes sont de type «Opérations courantes» - seuls sont disponibles les comptes avec clé de répartition. - le journal d imputation des appel de fonds ne doit pas être utilisé sur un autre budget portant sur le même exercice Les budgets travaux et opérations exceptionnelles La fiche Budget de type 2 ou 3 bénéficie d une nouvelle interface. Avant de la détailler, de nouvelles notions sont à préciser, afin de pouvoir, en fin d exercice déterminer les travaux achevés et les travaux non achevés sur l exercice. Pour se faire, une nouvelle rubrique apparaît sur les budgets : «Travaux achevés le». Son fonctionnement est le suivant : - les travaux achevés sur l exercice : ce sont les budgets (de type 2 ou 3) dont la date d achèvement («Travaux achevés le») est sur l exercice de l entité (date comprise entre la date de début et la date de fin de l exercice) - les travaux non achevés sur l exercice : ce sont les budgets (de type 2 ou 3) dont la date d achèvement («Travaux achevés le») est à 00/00/00 ou dont la date d achèvement est postérieure à la date de fin d exercice. Cette notion sera fondamentale pour la répartition des charges et pour la clôture d exercice. La boîte à cocher «Ancien mode» (valeur mise par défaut lors de la mise à jour) permet d ignorer le budget concerné pour les calculs de répartition (voir la partie concernant la répartition des charges). Réf. : /02/2006-5/8

6 La nouvelle interface de gestion des travaux va permettre d automatiser l ensemble des écritures comptables imposées par les nouvelles règles comptables Un budget «travaux» est composé d un ensemble de lignes de charges. A chaque ligne est associé un compte produit, un mode de financement (utilisation d avances ou fonds à appeler) et un montant. Compte de charges : compte permettant la saisie de la dépense Compte de produit : compte à utiliser pour constater les dépenses (au fur et à mesure de l avancement des travaux). Peut être un compte 702 ou 712 Compte des fonds à utiliser : à renseigner si des avances déjà en compte doivent être utilisées pour le financement des travaux. Peut être un compte d avances (103), de subvention ou un compte d emprunt (712) Compte des fonds à appeler : compte à utiliser pour générer l appel de fonds. Doit être un compte de provision (102) Budget N : montant budgétisé pour la dépense. Seules donnent lieu à un appel de fonds, les lignes pour lesquelles «Compte des fonds à appeler» est renseigné et «Compte des fonds à utiliser» est vide. Des contraintes sont imposées dans la définition des budgets. Ainsi, sur un budget «Travaux» : - Seuls peuvent être utilisés des comptes et si ces comptes sont de type «Travaux» - Sur une même ligne, compte de charge et compte de produit doivent avoir la même clé de répartition. - Les appels de fonds ne sont pas générés sur le compte de centralisation du journal mais sur le compte défini dans la zone «Compte des fonds à appeler». Réf. : /02/2006-6/8

7 La génération des appels de fonds Cette procédure a été ré-écrite pour intégrer le code fiscalité sur les écritures comptables. Une autre modification concerne cette méthode : désormais l appel de fonds est porté au compte du copropriétaire qui est propriétaire du lot à la date de l appel. La comptabilité La saisie comptable des encaissements La saisie comptable a été modifiée pour la constatation des règlements copropriétaires. Elle permet désormais la ventilation des encaissements. Cette ventilation peut s effectuer sous 2 formes : - Ventilation automatique : après saisie d un montant et validation, LSC ventile le montant reçu dans l ordre des arriérés les plus anciens et, à date identique, effectue un prorata. - Ventilation manuelle : la ventilation manuelle reste possible. Il est nécessaire, pour cela, de renseigner un code fiscalité lors de la saisie. La ventilation automatique est déterminée selon l article 9 de l arrêté. Article 9 de l arrêté : «Conformément à l article 1256 du code civil, les versements des copropriétaires sont affectés, à défaut d indication contraire, au règlement de la date la plus ancienne.» Cet article nous a conduit à réaliser les modifications précisées ci-dessus. En complément, rappel de l article 1256 du code civil : «Lorsque la quittance ne porte aucune imputation, le paiement doit être imputé sur la dette que le débiteur avait pour lors le plus d'intérêt d'acquitter entre celles qui sont pareillement échues ; sinon, sur la dette échue, quoique moins onéreuse que celles qui ne le sont point. Si les dettes sont d'égale nature, l'imputation se fait sur la plus ancienne ; toutes choses égales, elle se fait proportionnellement.» Le module de paiement Le module de paiement, pour la partie «Prélèvement», a été modifié afin de ventiler les encaissements Les masques comptables La problématique des 4 sous-comptes est gérée dans l utilisation des masques. La répartition des charges Le calcul de la répartition Le calcul de la répartition a été complètement remanié. Désormais, seuls les différentiels de charges sont imputés sur les copropriétaires. La centralisation s effectuant sur le journal de répartition, il est donc nécessaire de mettre le compte en centralisation du journal de répartition. Le calcul de répartition se déroule en 2 phases : - Le calcul des charges ordinaires : seuls les comptes de charge définis dans le budget ordinaire sont pris en compte pour le calcul de répartition. Ce calcul permet la détermination de la quote-part individuelle de chaque copropriétaire. - Le calcul des charges travaux : seuls les comptes de charge définis dans les budget travaux achevés sont pris en compte pour le calcul de répartition. Ce calcul permet la détermination de la quote-part individuelle de chaque copropriétaire concernant les travaux achevés sur l exercice. Réf. : /02/2006-7/8

8 Ce calcul de répartition est à réaliser avant la convocation AG. Il permet l édition des annexes à joindre à la convocation. Aucune écriture comptable n est générée par ce traitement. ATTENTION : pour le calcul des travaux, seuls les budgets non marqués «Ancien mode» sont susceptibles d être pris en compte. L édition des annexes Une fois la répartition calculée, les annexes sont éditables : - L annexe 1 : elle présente les comptes de classe 1 à 5 après répartition à la date de fin d exercice. Pour chaque copropriétaire, la quote-part individuelle est comparée avec les fonds appelés pour déterminer un différentiel. Un différentiel est calculé pour les charges issues du budget ordinaire et pour les charges issues des budgets travaux achevés. Les travaux non achevés sur l exercice font l objet d un report (résultat) et alimentent un compte 12. Les différentiels de charge sont imputés aux copropriétaires présents à la date de fin d exercice. - L annexe 2 : elle présente les comptes de classe 6 et 7. Pour les produits, le type de compte («ordinaire» ou «travaux») permet l alimentation de la partie haute ou basse de l annexe. - L annexe 3 : elle présente les comptes issus du budget ordinaire triés par clé de répartition. - L annexe 4 : elle présente les budgets travaux achevés sur l exercice - L annexe 5 : elle présente les budgets travaux non achevés sur l exercice et doit correspondre au compte 12 présenté sur l annexe 1. Voir page 5 comment sont distingués les travaux achevés et les travaux non achevés sur l exercice. La validation des régularisations Les régularisations doivent être comptabilisées après l AG. Les régularisations sont imputées au propriétaire du lot à la date de l AG. Les mutations postérieures à la fin d exercice sont ici prises en compte. Les comptes mouvementés ne sont donc pas nécessairement les mêmes que ceux présentés dans l annexe 1. Les écritures comptables mouvementent les comptes copropriétaires pour la partie charges ordinaires et charges travaux. La contrepartie est portée sur le compte de centralisation des appels de fonds (701000) pour les charges ordinaires et sur les compte de produits associés déterminés dans les budgets travaux (702000) achevés. Les travaux non achevés ne sont pas répartis. Une fois les régularisations validées, les décomptes individuels peuvent être imprimés. Ces décomptes font apparaître la répartition des charges ordinaires et la répartition des travaux achevés sur l exercice. La clôture d exercice La nouvelle procédure de clôture permet : - une reprise des soldes sur les comptes copropriétaires ventilés par code fiscalité - le report des travaux non achevés : o solde des comptes 7 et 6 par le compte à la date de fin de l exercice clos o solde du compte par les comptes 6 et 7 à la date d ouverture du nouvel exercice. A faire après mise à jour pour utiliser les nouvelles fonctionnalités - Modification (et/ou import) du Plan Comptable de Base - Modification des comptes de centralisation des journaux (en particulier, compte pour les journaux d appels de fonds et de répartition) - Mise aux normes des comptes existants pour chaque copropriété - Vérification des soldes des clôtures «ancien mode» et ventilation par code fiscalité si nécessaire. - Mise aux normes des budgets. Réf. : /02/2006-8/8

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