La fin des travaux est programmée pour le mois de septembre 2013, il convient d'en définir les modalités d'utilisation.

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1 BUREAU MUNICIPAL DU 03 JUIN 2013 Question inscrite à l ordre du jour: ESPACE MULTISPORTS DE SAUBAGNACQ : MODALITES DE GESTION Elu rapporteur: Madame HENRARD Service: SPORTS 1. Présentation du dossier: Suite au projet de restructuration du Stade Maurice Boyau et au déplacement des activités associatives rugby, pelote, athlétisme et badminton, l'espace multisports de Saubagnacq a été conçu en concertation avec les associations pour répondre à leurs objectifs. Dans le programme et afin de répondre à un besoin non satisfait sur le territoire, une structure artificielle d'escalade est venue compléter cette offre. Le complexe est donc composé des équipements suivants : un trinquet de compétition, gradins 300 places et tambour amovible un mur à gauche de 36 m et 30 m ( paroi amovible) un espace de 690m² équipé de 6 terrains de badminton et/ou 2 terrains de volley ball Hall d accueil et un bureau d'accueil 4 vestiaires et sanitaires au 1er étage, deux bureaux et une salle de réunion( 50m²) une salle de Structure Artificielle d Escalade un fronton place libre un terrain synthétique de rugby un terrain d honneur rugby équipé d'une tribune de 500 places un stade d'athlétisme un terrain entraînement engazonné rugby 8 vestiaires joueurs, 3 vestiaires arbitres, infirmerie, locaux administratifs et techniques, un parking public de 300 places un parking joueurs et arbitres pour les compétitions une salle de réception (150 m²). La fin des travaux est programmée pour le mois de septembre 2013, il convient d'en définir les modalités d'utilisation. Le stade sera ouvert de 8h à 23h. Les salles seront ouvertes et fermées par un agent municipal, les heures d'ouverture sont les suivantes de 8h à 22h30. Les terrains de sports et vestiaires seront ouverts et fermés par un agent municipal de 8h à 21h00. Le week end sera réservé aux compétitions. Le principe général La ville de Dax assure la gestion de ses installations sportives avec son personnel et en supporte tous les frais d'entretien. Les installations sportives sont mises à disposition des associations sportives de la Ville, par convention annuelle et conformément à un planning concerté pour les entrainements et les compétitions, à titre gratuit, car elles participent à la satisfaction de l'intérêt général. Toutefois cette mise à disposition doit être appréciée en fonction du projet sportif de l'association. Il est proposé de fixer des tarifs de location des installations sportives pour les associations non dacquoises. AVIS :

2 La problématique de la gestion des espaces «pelote» et de la structure artificielle d'escalade - Les espaces «pelote» ( mur à Gauche et trinquet de compétition) Actuellement le Jaï Alaï est mis à disposition de l'union Sportive Dacquoise, section pelote (20h), à titre gratuit, par convention annuelle et conformément à un planning concerté pour les entraînements et les compétitions. Le trinquet des Charmilles est mis à disposition de l'union Sportive Dacquoise, section pelote conformément à la convention en date du 01 avril 2005 pour l'euro symbolique. La Ville de Dax prend en charge les frais d'entretien du bâtiment (coût annuel estimé à 6000 ), l'usd prend à sa charge l'électricité pour un montant de L'Union Sportive Dacquoise gère les réservations et encaisse les droits de location et gère les accès par un système de digicode (recettes estimées à , dépenses ) L'USD pelote utilise actuellement le Jaï Alaï 20h par semaine et le trinquet des charmilles à hauteur de 34h par semaine, les particuliers ( CE et clubs) ont accès au trinquet des charmilles 32h par semaine. L'USD sollicite l'utilisation des espaces pelote de Saubagnacq à hauteur de 46h30 et demande des créneaux (13h30) pour la location pour les particuliers. Ils souhaitent également bénéficier du trinquet des charmilles pour la location aux particuliers. Suite à la demande de l'association qui souhaite en plus des créneaux pour le fonctionnement de l'école de pelote et des compétitions, des créneaux pour la location, plusieurs possibilités s'offrent à nous: - Régie directe Suite à une enquête sur les différentes structures de pelote du département et des départements limitrophes, on constate que la majorité des trinquets sont gérés directement par les villes. Il est courant que des non licenciés utilisent ainsi les trinquets. Dans ce cas, la ville de Dax met en place une régie municipale. Un agent en charge de l'entretien, prend les réservations, assure l'ouverture et la fermeture et encaisse les droits d'accès. En règle générale, l'occupation est accordée à titre gratuit, en faveur des associations sportives de la Ville (école de sports, compétitions) et des établissements scolaires de la ville et à titre onéreux pour la ligue de pelote (compétition), les associations de l'agglomération, les comités d'entreprises, les particuliers. Le prix moyen de location est de 10 /h en journée, 15 /h avec lumière. La gestion directe permet de générer des recettes et facilite l'accès du public, le montant est estimé à / an, les dépenses sont estimées à ( ¼ poste ). Avantages : Les locations génèrent des produits pour la ville et une ouverture au public plus large AVIS FAVORABLE - Gestion par l'association L'Union Sportive Dacquoise se charge de la gestion du trinquet et du mur à gauche. Elle assure l'ouverture et la fermeture de l'installation, gère les réservations, encaisse les droits de location, prend à sa charge les frais d'entretien et de fonctionnement de l'équipement. Nous entrons dans le cadre d'une délégation de service public et ce type de procédure nécessite un appel à candidature. Un cahier des charges devra être rédigé par la Ville de Dax afin de fixer les objectifs de la collectivité (projet sportif, formation, compétition, élargissement des publics scolaires, tout public, tarif pratiqué ). Un bilan d'activité sera transmis par l'association à la fin de la saison sportive. La Ville fixe un loyer en contre partie de l'occupation de l'équipement au prorata de l'investissement réalisé (valeur locative) et/ou des frais non pris en charge par l'association ( fluides, personnel..)

3 Avantages : - les locations génèrent des produits pour l'association - la Ville perçoit un loyer qui peut être conséquent - une ouverture au public plus large. Inconvénients: - lancer une DSP - s'assurer de la capacité financière de l'association à payer le loyer - partage de la gestion des accès et des frais de fonctionnement entre la Ville et le délégataire dans une enceinte sportive globale et fermée, pas de gestion séparée de la lumière, - mise en place des équipements délicats : le mur amovible et le tambour - prévoir l'accueil des établissements scolaires dans le cahier des charges. - La problématique du trinquet des Charmilles Il convient de s'interroger sur le devenir du trinquet des Charmilles. L'état du bâtiment est vétuste, la toiture est à rénover, les travaux sont estimés à En effet, la Ville de Dax n'a aucun intérêt à garder la gestion de cet équipement puisque 20 heures /semaine pour l'école de pelote seront reportées sur le trinquet de Saubagnacq. L'Union Sportive Dacquoise quant à elle loue cet équipement à des particuliers pour 34 heures/semaine et une recette estimée à euros/an. NON Il est proposé de régulariser la situation - soit de vendre le trinquet des charmilles à l'usd pour l'euro symbolique - soit de fermer le trinquet des charmilles à compter de l'ouverture de l'espace multisports de Saubagnacq. Les utilisateurs seront reportés sur le nouvel espace pelote de Saubagnacq. AVIS : Neutraliser à l'ouverture de Saubagnacq et réflexion sur le devenir à d'autres fins que la pratique de la pelote. - La Structure Artificielle d'escalade Rappel de la réglementation L'escalade est une activité sportive dite à risque en milieu naturel qui nécessite un encadrement diplômé, l'activité en SAE doit être encadré par un personnel formé. Le président de l'association devra s'assurer de la compétence technique et pédagogique de l'encadrement. L'encadrement professionnel devra respecter la réglementation du code du sport et être titulaire d'un diplôme. La ville de Dax ne peut pas assurer seule la gestion de l'équipement car elle ne possède pas le personnel qualifié. Il est proposé de laisser la gestion technique à l'association Amicale Laïque Dacquoise conformément à leur projet sportif et selon une convention d'objectif. L'accueil des non licenciés à l'ald se fera par les licences loisirs et découvertes. Les recettes générées par les licences permettront à long terme de prendre en charge la rémunération d'un brevet d'état. L'encadrement des scolaires sera assuré par les professeurs d'eps et les éducateurs sportifs après formation, selon un planning établi. Le matériel pour les établissements scolaires élémentaires sera fourni par la Ville. 4- Autres NON Les bureaux et la salle de réunion situés à l'étage seront à usage exclusif de l'union Sportive Dacquoise et l'usdax rugby. Une clé sera remise à une personne désignée par l'union Sportive Dacquoise et l'usdax RUGBY. Ces espaces seront accessibles aux heures d'ouverture de la zone sportive. La salle de réception sera accessible aux heures d'ouverture de la zone sportive. Les réservations se feront auprès du service des Sports. L'utilisation de salle de réception devra être liée à l'organisation d'une manifestation sportive, la fermeture de la salle est fixée à 23h00. La

4 réserve de la salle de réception n'est pas équipée. Il est rappelé que la salle de réception n'est pas équipée de cuisine, aucune cuisson n'est autorisée. 3- GESTION DU PERSONNEL L'entretien des installations sportives sera assuré par le personnel présent actuellement au stade Maurice Boyau, l'effectif s'élevant à 12 agents. A compter du 01 septembre 2013, le personnel sera transféré au stade de Saubagnacq. Stade de Saubagnacq Compte tenu des amplitudes horaires et de la superficie de l'équipement 13 AGENTS sont nécessaires à la gestion de l'espace multisports de Saubagnacq 4 agents sont nécessaires à la gestion des salles pelote, badminton, volley ball et escalade. Les agents seront en charge de l'ouverture et fermeture des salles, l'entretien et A REVOIR la surveillance et des réservations des locations 9 agents sont nécessaires à l'entretien des terrains de grands jeux de la Ville (Saubagnacq, André Darrigade, Sablar et le Gond). Stade Maurice boyau A REVOIR La salle de basket et le dojo restent propriété de la Ville de Dax, il faut 3 agents pour la gestion de la salle Omnisports et du dojo. 1 agent pour les remplacements Il conviendra donc de prévoir 5 agents supplémentaires 4 agents pour les salles 1 agent pour les terrains. AVIS : Nécessité de revoir cette organisation pour générer des économies en temps de présence du personnel. Les terrains du stade Maurice boyau A compter du 01 septembre, le rugby amateur sera transféré au stade de Saubagnacq, il conviendra de signer une convention à titre onéreux avec la SASP Rugby pour la mise à disposition du stade Maurice BOYAU dans l'attente de la signature de la DSP. La SASP Rugby Landes devra prendre en charge les frais de fonctionnement (fluides, l'entretien des terrains, le personnel chargé de l'entretien..). Aucun personnel municipal n'est prévu pour l'entretien des terrains. Il est proposé une réunion avec les associations USDax rugby Union Sportive Dacquoise section pelote, badminton, volley-ball, athlétisme Amicale Laique Dacquoise afin de confirmer les modalités d'utilisation de cet équipement sportif. 2. Proposition soumise au Bureau: Il est demandé au Bureau Municipal d'émettre son avis sur les modalités de gestion présentées ci-dessus. 3. Avis du Bureau: NECESSITE D'ORGANISER UNE REUNION AVEC : DT MP - JLB PHD AU SUJET DE L'ORGANISATION DU PERSONNEL

5 COMMENTAIRES Service Finances : Service Marchés Publics : Service Juridique : Préalablement à la réunion avec les associations, une réunion en interne avec le service juridique est indispensable.