Guide d utilisation de la fonction de collaboration vidéo du client Connect 09 décembre 2016

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1 de la fonction de collaboration vidéo du client Connect 09 décembre 2016 Ce document vous explique comment créer, modifier, afficher et annuler une invitation à une vidéoconférence à partir du client ShoreTel Connect. Présentation... 2 Saisie des informations d identification de la vidéoconférence... 2 Création d une vidéoconférence... 2 Création d une vidéoconférence avec un groupe de contacts... 4 Modification d une invitation à une vidéoconférence... 4 Annulation d une vidéoconférence... 5 Affichage des vidéoconférences... 5 Participation à une vidéoconférence... 5 Participation à une vidéoconférence à partir de la zone de notification... 6 Participation à une vidéoconférence à partir de l onglet Événements... 6 Participation à une vidéoconférence à partir d Outlook... 6 Page 1 sur 6

2 Présentation La fonction de collaboration vidéo du client Connect vous permet de créer des vidéoconférences à partir du client ShoreTel Connect. Vous pouvez modifier, afficher, rejoindre et annuler une vidéoconférence à partir du client Connect. Seuls les utilisateurs de ShoreTel Connect Cloud peuvent utiliser la fonction de vidéoconférence. La fonction de vidéoconférence est incluse dans les licences Essential, Standard et Advanced. Les utilisateurs qui ne possèdent pas une licence Essential, Standard ou Advanced ne peuvent pas créer de vidéoconférence, mais peuvent y participer. L administrateur système doit activer la fonction de vidéoconférence pour tous les utilisateurs du cloud sur le portail ShoreTel Connect Cloud. Pour plus d informations, reportez-vous à la section Activation et désactivation de la vidéoconférence de la rubrique Modification des paramètres du téléphone. Saisie des informations d identification de la vidéoconférence 1. Démarrez le client ShoreTel Connect. 2. Cliquez sur l onglet <nom utilisateur>, puis cliquez sur Préférences sous MAC OS ou sur Paramètres sous Windows. 3. Cliquez sur Comptes > Informations d identification de la vidéoconférence, puis entrez les détails. Contactez votre administrateur système pour connaître les informations d identification de la vidéoconférence. 4. Cliquez sur Enregistrer les informations d identification. Création d une vidéoconférence Vous pouvez programmer une vidéoconférence en créant un nouvel événement dans le client ShoreTel Connect. Pour créer une invitation à la vidéoconférence : Vous devez connaître les informations d identification de la vidéoconférence. Page 2 sur 6

3 Vous devez vous connecter à Microsoft Outlook. La première fois que vous vous connectez au client ShoreTel Connect, vous devez saisir les informations d identification de Microsoft Exchange/d Outlook (Active Directory) dans la fenêtre Compte > Informations d identification AD du client Connect pour vous connecter à Microsoft Exchange. 2. Cliquez sur +Nouvel événement au bas du deuxième volet. 3. Sélectionnez Vidéo sous Type d événement. 4. Saisissez les informations d identification de la vidéoconférence. 5. Dans le champ Nom, donnez un nom à la conférence. 6. Dans le champ Description, saisissez l objet de la vidéoconférence. 7. Dans les champs Début, saisissez la date et l heure de début de la vidéoconférence. 8. Dans le champ Durée de la réunion, saisissez la durée de la réunion en heures et en minutes. 9. Dans le champ Participants, saisissez le nom des participants. 10. Cliquez sur Créer une invitation à un événement. Si le client ShoreTel Connect est correctement intégré à Microsoft Exchange, le message Conférence créée s affiche. Un message d invitation s ouvre en mode Brouillon dans Microsoft Outlook afin que vous puissiez revoir le contenu, définir des rappels et une récurrence, et vérifier la liste des participants avant l envoi. Le nouvel événement est créé et s affiche avec les détails attribués par ShoreTel, comme le montre le Tableau 1. Chaque fois que vous cliquez sur Événements sur le tableau de bord, la conférence apparaît sur l onglet À venir du deuxième volet. Détails de la conférence Titre Description <Lien vers la conférence Web pour rejoindre la vidéoconférence> Numéro de composition locale Autres numéros de composition locale Code d accès à la conférence Tableau 1 : Détails de la vidéoconférence ShoreTel Description Nom de la vidéoconférence. Objet de la vidéoconférence. Lien vers la page Web de la vidéoconférence ShoreTel pour l hôte et les participants. Numéro de composition locale permettant à l hôte et aux participants d accéder à la conférence. Ce lien ouvre la page Comment rejoindre votre vidéoconférence StarLeaf, qui vous fournit des informations de composition locale supplémentaires pour rejoindre la vidéoconférence. Code d accès permettant aux participants de rejoindre la vidéoconférence. Page 3 sur 6

4 Création d une vidéoconférence avec un groupe de contacts Vous pouvez programmer une vidéoconférence avec le groupe de contacts sélectionné dans le client ShoreTel Connect. 1. Cliquez sur l onglet Contacts et sélectionnez le groupe de contacts. 2. Cliquez sur Programmer une réunion avec le groupe et suivez les étapes 3 à 10 de la section Création d une vidéoconférence. Si le client ShoreTel Connect est correctement intégré à Microsoft Exchange, un message d invitation contenant tous les membres du groupe s ouvre en mode Brouillon dans Microsoft Outlook. Vous pouvez revoir la liste des participants avant d envoyer l invitation à la réunion. Modification d une invitation à une vidéoconférence Vous pouvez modifier une invitation à une vidéoconférence existante dans le client ShoreTel Connect et dans Microsoft Outlook. Modification d une invitation à une vidéoconférence dans le client ShoreTel Connect 2. Sélectionnez l invitation à la vidéoconférence dans l onglet À venir. 3. Saisissez les informations d identification de la vidéoconférence. 4. Cliquez sur Modifier la réunion dans le troisième volet. 5. Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Modifier l invitation à l événement. Lorsque vous modifiez l invitation à la vidéoconférence dans le client Connect, l invitation du calendrier Outlook est automatiquement mise à jour. Vous ne pouvez pas remplacer une vidéoconférence par une réunion collaborative. Modification d une invitation à une vidéoconférence dans Microsoft Outlook 1. Cliquez sur l onglet Calendrier dans le volet Raccourcis. 2. Ouvrez l invitation à la vidéoconférence. Si vous ouvrez une invitation qui fait partie d une série récurrente, sélectionnez Uniquement celle-ci dans la boîte de dialogue Ouvrir l élément récurrent, puis cliquez sur OK. Page 4 sur 6

5 3. Effectuez les modifications nécessaires dans la fenêtre Occurrence de l élément, puis cliquez sur Envoyer la mise à jour. Si vous modifiez l invitation à la vidéoconférence dans Microsoft Outlook, l invitation à la vidéoconférence dans le client ShoreTel Connect est automatiquement mise à jour. Pour annuler une vidéoconférence, ouvrez l invitation à la conférence, cliquez sur l onglet Réunions > Annuler la réunion, puis cliquez sur Envoyer Annulation dans la fenêtre Occurrence de l élément. Annulation d une vidéoconférence Si la réunion n est plus d actualité, vous pouvez l annuler soit dans Microsoft Outlook soit dans le client Connect. L annulation d une réunion supprime l invitation correspondante de votre calendrier Outlook et envoie une notification à tous les participants. Pour annuler une vidéoconférence dans Microsoft Outlook, ouvrez l invitation à la réunion, puis cliquez sur Annuler la réunion. Pour annuler une vidéoconférence dans le client, dans l onglet Événements, sélectionnez l invitation à la réunion et cliquez sur Annuler la réunion sur le troisième volet. Affichage des vidéoconférences 2. Cliquez sur les onglets À venir et Passé pour afficher la liste des conférences programmées. La liste est triée par date, des événements les plus récents aux plus anciens. Toutes les vidéoconférences sont accompagnées d une icône vidéo verte en regard de la description de la réunion. Si vous avez intégré le client ShoreTel Connect à Microsoft Exchange, vous pouvez afficher toutes vos conférences dans le client ShoreTel Connect sous l onglet Événements. Participation à une vidéoconférence Vous pouvez rejoindre une conférence de différentes façons : Participation à une vidéoconférence à partir de la zone de notification : utilisez cette procédure si une notification de conférence à venir s affiche dans la zone de notification du tableau de bord du client ShoreTel Connect. La notification est généralement envoyée 5 minutes avant la conférence. Participation à une vidéoconférence à partir de l onglet Événements : utilisez cette procédure pour rejoindre la conférence avant de recevoir une notification de la part du client ShoreTel Connect. Page 5 sur 6

6 Participation à une vidéoconférence à partir d Outlook : utilisez cette procédure pour rejoindre la conférence à partir de votre calendrier Microsoft Outlook. Si vous utilisez un navigateur Web autre que Chrome, Mozilla Firefox ou Opera, vous devez installer le plug-in WebRTC pour rejoindre la vidéoconférence. Participation à une vidéoconférence à partir de la zone de notification 1. Cliquez sur l icône vidéo verte pour démarrer la vidéoconférence. Le client Connect démarre le client WebRTC dans le navigateur par défaut. 2. Saisissez votre nom et cliquez sur Rejoindre maintenant. Vous pouvez désactiver le son et les images pendant l appel. 3. Cliquez sur l icône de fin d appel rouge pour mettre fin à la vidéoconférence. Participation à une vidéoconférence à partir de l onglet Événements 2. Sélectionnez la conférence dans l onglet À venir et cliquez sur l icône vidéo verte. Le client Connect démarre le client WebRTC dans le navigateur par défaut. 3. Saisissez votre nom et cliquez sur Rejoindre maintenant. Vous pouvez désactiver le son et les images pendant l appel. 4. Cliquez sur l icône de fin d appel rouge pour mettre fin à la vidéoconférence. Participation à une vidéoconférence à partir d Outlook Si vous avez correctement intégré le client ShoreTel Connect à Microsoft Exchange, vous pouvez rejoindre une conférence en ouvrant l invitation à la réunion sur votre calendrier Outlook. 1. Démarrez le calendrier Outlook et ouvrez le rendez-vous de la conférence. Le rendez-vous contient les détails de la conférence, comme décrit dans le Tableau 1, page Cliquez sur le lien Cliquez ici pour participer. Le client Connect démarre le client WebRTC dans le navigateur par défaut. 3. Saisissez votre nom et cliquez sur Rejoindre maintenant. Vous pouvez désactiver le son et les images pendant l appel. 4. Cliquez sur l icône de fin d appel rouge pour mettre fin à la vidéoconférence. Page 6 sur 6

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