Module de gestion de la relation commerciale avec les prospects candidats et les entreprises d accueil

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1 Win CFA Recrutement Placement Module de gestion de la relation commerciale avec les prospects candidats et les entreprises d accueil *********************************************************************************** [Documentation avancée] ************************************************************************************ YMAG SAS au capital de TVA intra : FR RCS DIJON NAF 722 C Parc Technologique - 4, avenue de la Découverte DIJON - Tél Fax : Site web : info@ymag.fr

2 TABLE DES MATIERES Introduction... 3 Présentation du module de gestion commerciale... 4 Suivi des actions commerciales Entreprise... 4 Saisie des souhaits d accueil... 5 Gestion des candidats - Paramétrage... 5 Le suivi des dossiers de candidature... 6 Création d une fiche candidat... 8 La gestion du placement Tableaux de bord Point hebdomadaire du recrutement Taux de remplissage des formations / Offres de placement

3 INTRODUCTION Win CFA Recrutement est un module complémentaire de Win CFA Administratif. Il se fond totalement dans l'interface de Win CFA. Grand nombre de CFA sont aujourd hui préoccupés par une baisse sensible de leurs effectifs. Lors des actions de communication (salons, portes ouvertes,.) ils rencontrent des jeunes, peut être déjà convaincus de leur choix d orientation, mais pas forcément décidés quant au secteur (Mécanique, vente, BTP..) ou au type d établissement (CFA, LP..) dans lequel ils vont poursuivre leur formation. Dans ce domaine, devenu dorénavant fortement concurrentiel, la communication doit être accompagnée par un suivi efficace du jeune prospect. Après avoir rencontré un jeune sur un salon, il faudra le relancer, l inviter aux portes ouvertes, analyser sa motivation, lui proposer une entreprise d accueil. Vous aurez alors toutes les chances de «décrocher» la signature du contrat d apprentissage et d en garantir la pérennité. Il conviendra aussi d assurer un suivi commercial auprès des entreprises formatrices : recueillir leurs besoins, leur proposer des rendez-vous avec des candidats potentiels, les relancer après leurs entretiens. Conscients de cette réalité, et à la demande de nos CFA utilisateurs, nous avons développé un module de gestion du suivi «de la relation commerciale» des prospects et du placement en entreprise. Totalement intégré à Win CFA, il permet : Le suivi des prospects depuis la première prise de contact, Le suivi des dossiers avec différentes étapes paramétrables (enregistrement du dossier, recueil des éléments constitutifs, convocations à d éventuelles sessions de tests, enregistrement des résultats), Le placement des jeunes (recherche et proposition des entreprises d accueil) et le suivi de ces propositions. Point hebdomadaire d analyse de la campagne de recrutement : nombre de dossiers traités, nombre de dossiers en instance, nombre de dossiers en cours de placement, nombre de jeunes placés avec comparatif des situations observées la même semaine les années précédentes, Le suivi du placement en entreprise : taux de remplissage, offres entreprises non pourvues. 3

4 PRESENTATION DU MODULE DE GESTION COMMERCIALE Suivi des actions commerciales Entreprise Win CFA Recrutement permet le suivi des actions commerciales auprès des candidats et des entreprises formatrices. Dans la fiche entreprise, on trouve un nouveau bouton : L historique de toutes les actions commerciales (Demandes d informations par téléphone, visites sur site, demandes pour accueillir des apprentis, propositions pour le placement d un jeune..) est visible depuis la fiche de l entreprise. Ces actions sont par défaut classées par ordre décroissant des dates d actions (la dernière action réalisée apparaissant en premier). Depuis l écran ci-dessus, la liste des actions réalisées par les conseillers de la formation continue apparaît en gris. Ces actions ne sont pas modifiables. Pour chaque action, on peut paramétrer une date de relance. Ainsi, pour un «développeur», la liste des actions à relancer sera directement accessible (voir page 5). Les actions «en retard» (date de relance dépassée) sont affichées avec une case rouge. 4

5 Saisie des souhaits d accueil Pour chaque entreprise, on peut indiquer le nombre d apprentis (de premières années) souhaités par l entreprise. C est à partir de cette base que seront réalisées les propositions de placement. On peut garder une trace de la saisie des demandes de places dans la liste des actions en entreprise. Lors de la saisie d un souhait, on peut ajouter la saisie d un commentaire qui viendra systématiquement s afficher lors des propositions de placement Exemple : l entreprise souhaite accueillir deux apprentis serveur, une fille et un garçon, l un en quinzaine A, l autre en quinzaine B Gestion des candidats - Paramétrage Dans la liste des statuts de formations, on fait apparaître une nouvelle colonne «candidat». Dans le menu «candidats», on retrouve la liste de tous les dossiers inscrits avec statut «candidat», dans la mise à jour des jeunes, on retrouve les inscrits. 5

6 Avec le module de recrutement, jeunes et candidats ne sont pas «mélangés». Un candidat «basculera» dans les jeunes une fois son inscription réalisée. Lors de la création d une fiche candidat, si le candidat a déjà été inscrit au CFA auparavant, le logiciel proposera la création d un candidat à partir d une fiche jeune (recrutement interne). Ainsi un inscrit BEP 2ème année en pourra être candidat BAC PRO 1ère Année avant de devenir inscrit BAC PRO 1ère Année. Le suivi des dossiers de candidature Chaque CFA met en place sa propre procédure pour la gestion du recrutement des candidats. Généralement, une liste de pièces est exigée lors de l enregistrement du dossier. Certains établissements font passer des tests ou des entretiens préalables à l admission. Il convient alors de réaliser des convocations, de saisir les résultats. Un fois les candidats «admissibles», on passe alors à la phase de placement. Pour permettre à chaque établissement de paramétrer sa propre procédure, nous avons mis en place un système de rubriques paramétrées permettrant de suivre l état de chaque dossier. Le CFA peut par exemple prévoir la liste des états suivants : 01 Demande de dossier 02 Dossier rejeté 03 Dossier reçu complet 04 Dossier reçu incomplet 05 Convoqué tests 06 Convoqué entretien 07 Refusé test 08 Refusé entretien 09 Abandon candidat 10 Liste d attente 11 Admissible 6

7 La mise en œuvre du module active un nouveau menu, «Gestion des candidats» La mise à jour permet d accéder aux dossiers individuels candidats de la session de recrutement en cours. Les requêtes permettent des actions par lot sur les candidats (comptages, listes, changement d état, génération action, courriers mailings ). L intégration des dossiers Internet permet d insérer dans la base de données des dossiers de candidats venus s inscrire sur le site du CFA (module option). La gestion des actions permet d accéder à la liste des actions commerciales réalisées ou à relancer, concernant les dossiers de candidature, les entreprises formatrices, ou les deux (actions relatives au placement des candidats). Le placement permet de rapprocher les offres entreprises et les candidats. Les tableaux de bord permettent d analyser la campagne de recrutement. 7

8 Création d une fiche candidat La création d une fiche candidat est réalisée sur un écran simplifié, avec saisie d un minimum d informations : Nom, Prénom, Adresse, Date de Naissance et formation souhaitée. * Les informations obligatoires peuvent être renseignées par défaut. Pour assurer la traçabilité du dossier de suivi, la création de la fiche chaîne automatiquement sur la création d une action, avec par défaut les champs : «demande de dossier» (paramétrable), date du jour et personne du CFA qui suit le dossier ; renseignés automatiquement. On peut positionner une date de relance. Ainsi, si à J+15 (par exemple), on n a pas reçu le dossier du candidat, un rappel sera réalisé. 8

9 A réception du dossier, l opérateur peut intervenir sur la fiche du candidat pour compléter le dossier et accuser réception. On peut générer un courrier si le dossier est incomplet, et, demander l envoi des pièces manquantes. 9

10 Courrier Word généré automatiquement : Une fois toutes les pièces présentes, on peut enregistrer le dossier reçu complet, de manière à traiter éventuellement les convocations aux tests et entretiens, comme ci après : 10

11 Le traitement des convocations est réalisé avec le module de requêtes. Par un simple clic on peut retrouver, pour une formation, la liste des dossiers reçus complets. Ci-dessous, on constate que 10 dossiers BAC MSMA ont été reçus complets en instance de traitement. On sélectionne la liste de tous les dossiers reçus complets et les passe de l état «Dossier complet» à l état «Convoqués tests», comme ci après : 11

12 Date, lieu et heure de la convocation peuvent être renseignés et seront véhiculés en tant que champs de fusion dans la lettre type 12

13 On garde une trace dans les actions liées à chaque candidat, avec la date de convocation aux tests. Des exports vers EXCEL peuvent être réalisés pour avoir la liste des candidats aux tests (pour gérer par exemple les évaluations). On intervient ensuite sur les dossiers individuels pour renseigner les résultats et passer les dossiers, par exemple, à l état «Placement en cours» 13

14 A tout moment, lorsque l on consulte la liste des candidats, on visualise dans la case à coté de son nom le N correspondant à l état du dossier (ex : 1 Demande de dossier, 2 dossier reçu incomplet ), ce qui constitue un moyen mnémotechnique efficace pour visualiser l état d un ensemble de dossiers. 14

15 La gestion du placement Permet, pour toutes les formations par alternance, de proposer une entreprise d accueil aux candidats. Le principe est le suivant : On choisit une formation. Le logiciel affiche dans la colonne de gauche la liste de toutes les entreprises qui ont émis un souhait pour accueillir des apprenants de première année dans la formation choisie, avec pour chacune d entres elles, le nombre de candidats souhaités, le nombre de propositions de candidats qui leur a été faite, le nombre d apprenants déjà placés, le nombre de places disponibles. Du coté des candidats, on affiche les listes de ceux qui sont «à placer» avec le nombre de propositions qui leur a été faite (il est possible de consulter la liste des entreprises qui lui ont été proposées). A partir des ces listes, on peut accéder aux deux fiches : Entreprise & candidat. Le bouton «recherche» permet une sélection plus fine des entreprises d accueil et des candidats. 15

16 On peut par exemple trier les entreprises d accueil selon des critères géographiques, effectif, activité, NAF, rubrique Je cherche dans l exemple ci-dessous la liste des Entreprises du bassin d emploi de NEVERS qui souhaitent accueillir des BAC MSMA : Résultats de la requête ci-dessus : En résultant, l écran de placement affiche les entreprises d accueil et les candidats du bassin de Nevers. Pour proposer une entreprise à un jeune, on double clique sur l entreprise puis sur le candidat. > Double clic sur l entreprise : > Double clic sur le candidat 16

17 Le logiciel crée alors automatiquement une action de placement, notée «P» dans les listes d actions. L action de proposition de placement est inscrite : Dans la fiche du candidat 17

18 Et dans la fiche de l entreprise On peut accéder à liste de toutes les actions de placement qui n ont pas abouti. Celles dont la date de relance est dépassée apparaissent en rouge, comme suivant : Pour basculer un candidat au statut inscrit, on clique sur le bouton «inscription / contrat». On récupère alors l entreprise de placement et on renseigne le contrat du jeune. Le jeune disparaît alors du fichier candidat. On trouvera désormais sa fiche dans le fichier jeune. 18

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20 TABLEAUX DE BORD Point hebdomadaire du recrutement Permet d analyser par diplôme, le nombre de dossiers traités et leur instance, avec comparatif avec les années précédentes Semaine 11 : 08/03/2004 au 12/03/2004 Formation Situation dossier Campagne 2004 Campagne 2003 BEP ELEC DEMANDE DOSSIER DOSSIER REFUSE DOSSIER COMPLET DOSSIER INCOMPLET 2 13 CONVOQUE TEST CONVOQUE ENTRETIEN REFUSE TEST 3 1 REFUSE ENTRETIEN 2 1 ABANDON CANDIDAT 1 0 LISTE ATTENTE 1 4 ADMIS EN COURS PLACEMENT 4 4 PLACES 6 11 Total BEP ELEC BEP ROC DEMANDE DOSSIER 7 7 DOSSIER REFUSE DOSSIER COMPLET DOSSIER INCOMPLET 0 0 CONVOQUE TEST 7 5 CONVOQUE ENTRETIEN 7 7 REFUSE TEST 0 2 REFUSE ENTRETIEN 0 1 ABANDON CANDIDAT 0 0 LISTE ATTENTE 0 0 ADMIS EN COURS PLACEMENT 0 0 PLACES 2 2 Total BEP ROC

21 Taux de remplissage des formations / Offres de placement FORMATIONS PREPAREES Capacité accueil Offres Entreprise Candidats placés Reste à placer Offres non pourvues BEP ELEC BEP ROC BAC MSMA BAC PSPA BAC EIE BTS MI BTS ELEC TOTAUX