L archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc. G. MOLLERS Conseiller Sécurité S.I.

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1 L archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc Partage d expériences G. MOLLERS Conseiller Sécurité S.I.

2 L archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc Les Cliniques universitaires Saint-Luc Le dossier patient et son périmètre Du document papier au numérique Du texte libre à l information structurée Cadrer le traitement et la consultation des données Evolutions Questions? 2

3 Les Cliniques universitaires Saint-Luc c est. Plus de 5000 collaborateurs * au 31/12/2012 Une quadruple mission universitaire : -les soins, -la recherche clinique, -l enseignement -le service à la société 3

4 Les Cliniques universitaires Saint-Luc c est également Journées d hospitalisation (classiques) chiffres (2012) Journées d hospitalisation (moyen séjour) Interventions chirurgicales Hospitalisations de jour et dialyse Consultations Admissions aux Urgences Accouchements

5 LA nécessité de partager l Information Saint-Luc 2 Excellence Mission et vision de l hôpital : système de soins coordonnés avec ses partenaires Prise en charge De proximité ou de pointe De qualité & fiable L Hôpital Médecins Soignants (Inf.,..) Paramédicaux Administration Acteurs économiques: Fournisseurs, Etd Clin, Enseignement Recherche Service à la société Approche Inami SPF Santé ehealth Le Patient Institutions partenaires Transfert Référencement Continuité de soins Inter-disciplinaires Inter-métiers Partage de l INFORMATION Entre de multiples acteurs Organismes Assureurs Prestataires de proximité Médecin famille Inf. domicile Pharmacien Famille ENJEU MAJEUR dans un domaine en constante évolution métier / technique : CONFIDENTIALITE CONSERVATION,DIFFUSION et EXPLOITATION CONTROLEE 5

6 L archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc Les Cliniques universitaires Saint-Luc Le dossier patient et son périmètre Du document papier au numérique Du texte libre à l information structurée Cadrer le traitement et la consultation des données Evolutions Questions? 6

7 Le dossier patient Générer, conserver et consulter des informations Indicateurs de Gestion interne / légaux (RHM/RIM/ ) Administration Patient Facturation contentieux Antécédents Correspondances Données externes Consultation US -ADT RdV Planification Examens Dossier Patient Urgences Prescriptions Organisation et Logistique : planification (salle QOP, chambre, R.H.) Soins Avis Protocoles Reconnaissance Vocale Serveurs de résultats Labos Radio Dispositifs Médicaux 7

8 L archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc Les Cliniques universitaires Saint-Luc Le dossier patient et son périmètre Du document papier au numérique Du texte libre à l information structurée Cadrer le traitement et la consultation des données Evolutions Questions? «disposer d un système d archivage (redondant) de documents indexés et consultables. Chaque archive respecte les caractéristiques : intégrité, imputabilité, pérennité et lisibilité.» 8

9 Les archives aux CUSL fin du XXe siècle - Les constats et les dérives Occupation d importants espaces pour le stockage Localisation multiple (> 7 km de rails de dossiers, 6 km de radios) Coût en manutention très élevé (50 archivistes) Un «inconfort permanent» Clés de classement multiples (la date de naissance inversée (médical), le numéro d admission (administratif), le numéro de prescription (pharmacie)) Dossiers éclatés par spécialité et copies multiples Dossiers monopolisés pour de +/- longues périodes Dossiers perdus (bureau, domicile) Documents altérés, surchargés Faible traçabilité des accès Difficulté de disponibilité (faire face aux demandes urgentes) 9

10 L aube du XXIe siècle la dématérialisation des dossiers papiers Le contexte : conjonction de conditions favorables La maturité technologique et le développement en interne d outils informatisés de gestion du dossier patient : o un outil de visualisation des documents (Medical explorer), o un outil de protocolage avec injection directe des documents (Thot) o un outil d indexation pour injection des documents externes (Indexation) o un outil de gestion des images (PACS). L évolution du cadre normatif Les besoins d espaces au sein de l hôpital pour de nouvelles activités médicales La pression financière croissante qui impose des économies drastiques Source: 10

11 Le projet : découpe en phases avec un déploiement progressif dans les services Phase 0 [Pilote 2002] -Déploiement dans un service avec des médecins «testeurs» -adaptation du système en fonction des retours Phase 1 [ ] [+/ dossiers] -Déploiement progressif, service par service, sur les principes suivants : Sauf exceptions, les dossiers sortis des archives (dossiers vivants) ne réintègrent pas le classement. Ils sont scannés puis éliminés de manière sécurisée Une feuille d indexation de «reprise» est fournie anticipativement avec les dossiers papiers sur base des rendez-vous programmés. Phase 2 [ ] [+/ dossiers] -Externalisation du scannage. Partenariat avec un tiers archiveur. Phase 3 [2010] Dématérialisation du dossier administratif des patients En permanence : focus sur la qualité et la rigueur dans l acquisition tant pour les images que pour les métadonnées => Investissement préparation et identification des documents Source: 11

12 Enseignements Les résistances au changement Craintes sur la disponibilité des systèmes informatiques Craintes sur la sécurisation des informations L existence de systèmes d archivage locaux (=> reprise / intégration). Les difficultés (=> nécessité d intégrer une dimension processus qualité) La qualité du scannage de certains éléments du dossier et la perte d un niveau de qualité (photos, dessins, etc) Le passage d une lecture sur support papier à une lecture sur écran Les documents à format spécifique (feuille de suivi, etc) Les documents sur des supports «non papier» mais dépassés (radio, video, lames et blocs d histologie, disquettes, etc) Gestion des capacités évolution technologique (choix des standards) 12

13 Gains Source ANAP.FR 13

14 L archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc Les Cliniques universitaires Saint-Luc Le dossier patient et son périmètre Du document papier au numérique Du texte libre à l information structurée Cadrer le traitement et la consultation des données Evolutions Questions? 14

15 Documents et informations structurées approche complémentaire Le dossier structuré Le papier reste omniprésent au CUSL. Notre objectif : éliminer le passage par le support papier grâce au formulaires structurés. (phase transitoire vers) Projet TPI 2 Trajet patient intégré et informatisé Sourc: 15

16 L archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc Les Cliniques universitaires Saint-Luc Le dossier patient et son périmètre Du document papier au numérique Du texte libre à l information structurée Cadrer le traitement et la consultation des données Evolutions Questions? «disposer d un système d archivage (redondant) de documents indexés et consultables. Chaque archive respecte les caractéristiques : intégrité, imputabilité, pérennité et lisibilité.» 16

17 Circuit de l archivage numérique Process d Acquisition Process d archivage et De Pérennisation P R O D U C T E U R + destruction sécurisée Pdf, xml Pdf xml Tiff Métadonnées Contenu + hash Archivage redondant U T I L I S A T E U R Remarque : 2d génération solution d archivage certifiée HIPAA Indépendance entre solution de stockage d archives et les solutions d acquisition et de consultation 17

18 Archivage numérique Source: 18

19 La scannérisation«dans les règles de l art» Assimilation des Normes ISO : cadre de référence pour la gestion de l archivage ISO et MoReq Specification : record management ISO 27xxx (27799) : sécurité de l information et FDA 21 part 11 Attentif à l évolution (standardisation, interopérabilité) : IHE XDS-SD / HL7 CDA R2 + Cross-Entreprise Sharing (labo, imagerie (dicom), ) (XDS.b, XDS-I.b, XDM) La valeur des données : contenu et éléments descriptifs Importance des solutions techniques => mécanismes d acquisition, de consultation et de communication de protection des données (intégrité, confidentialité) de gestion des traces (gestion de preuve) de gestion de capacité de pérennisation et d administration Technique : DOCUMENT + HASH + HORODATAGE + METADONNEES 19

20 Solutions périphériques une intégration chaotique Application installée dans le S.I. (poste ou serveur) Avec ou sans lien avec le signalétique patient (en importation) Avec ou sans lien avec le dossier patient (exportation) Avec ou sans lien avec l annuaire utilisateur (identification) Problème d exhaustivité, d intégrité, de non répudiation Problème d auditabilité Application utilisée dans le web En liaison avec équipements Audio Ophtalmo Kiné Cardio Outre les problèmes intrinsèques à une appli. classique Légalité du traitement de données à caractère privée Responsabilité, propriétaires des données Tft cardio, insuline Prg pré-opératoire Alerte médicament Agenda Source: POLITIQUE DE DECLARATION et DE GESTION D ACTIFS POLITIQUE DE CONSOLIDATION DU DOSSIER PATIENT 20

21 Politique du dossier patient Plusieurs réalités : qui, quoi, quand, pourquoi, pour qui, de qui Que peut-on «faire» avec l information? Qui peut y accéder? À quel moment? De où? Un acteur «organisationnel» interne à l institution La Commission de Confidentialité et de Sécurité de l Information Dans sa Mission : proposer et veiller au respect des «règles d usage» Classification des données (par domaine, spécialité, sensibilité, ) Politique d accès, de diffusion et de traitement de l information Tenue d un cadastre des applications qui gère des données médicales Politique de consolidation du dossier Patient Surveillance et contrôle Source: 21

22 Un des principaux axes : accès logique Identification individuelle Accès différencié - soins, enseignement, rech. - par corps de métier - par site / localisation - par type d informations - dans le temps -Dossier ouvert/fermé Accès nécessaire et suffisant Responsable des actions Engagement individuel Traçabilité des actions 22

23 L archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc Les Cliniques universitaires Saint-Luc Le dossier patient et son périmètre Du document papier au numérique Du texte libre à l information structurée Cadrer le traitement et la consultation des données Evolutions Questions? 23

24 Evolution de l archivage et diffusion des acteurs multiples Ouverture et disponibilité La consultation des informations «hors les murs» (BYOD) La gestion des capacités d hébergement (Cloud?) La relation avec les patients, médecins ( usage du mail) La relation avec les partenaires externes EHealth, Abrumed, RSW, Autres institutions : mutualisation Médecin s de famille, patients (saintluc@home) La relation avec les acteurs économiques : firme pharmaceutique, fabricant implants, dispositifs médicaux, fournisseur de solution «dans le cloud» Engagement de confidentialité (accès indirect aux datas) Matériel embarqué avec base de données (patient/résultat) Contrat de maintenance Source: 24

25 Source : ArtPresse _ A.P.H.P. 25

26 L archivage électronique au sein des Cliniques universitaires Saint-Luc Les Cliniques universitaires Saint-Luc Le dossier patient et son périmètre Du document papier au numérique Du texte libre à l information structurée Cadrer le traitement et la consultation des données Evolutions Questions? 26

27 Quelques liens sur l approche de l archivage ARCH.BE ANAP.FR FEDISA _06_20_02_28.pdf 27