GUIDE ÉLECTORAL Adopté par le comité exécutif le 13 février 2015

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1 GUIDE ÉLECTORAL Adopté par le comité exécutif le 13 février 2015 OBJECTIFS Le présent guide vise à présenter les principales étapes et règles entourant l élection du président et des administrateurs de l Ordre, dans un souci d information. Il vise également à sensibiliser les architectes intervenant dans la campagne électorale à leurs obligations et devoirs déontologiques. Enfin, il établit des balises quant à la diffusion par l Ordre d information sur les candidatures aux élections, par l entremise de ses outils de communication. LOI ET RÈGLEMENT APPLICABLES EN MATIÈRE D ÉLECTIONS Le Code des professions («Code» ou «CP») et le Règlement sur les élections au Conseil d administration de l Ordre des architectes du Québec («Règlement») régissent l élection du président et des administrateurs. Au besoin, le présent guide réfère spécifiquement aux articles du Code ou du Règlement régissant les aspects particuliers du processus électoral présenté. Les candidats, dès que leur candidature est jugée conforme par le secrétaire de l Ordre, se voient remettre une copie du Règlement et du guide électoral. POSTES À POURVOIR PAR ÉLECTION En 2016, cinq postes sont à pourvoir : un poste d'administrateur dans la région de la Montérégie; un poste d administrateur dans la région du Centre-du-Québec; deux postes d administrateur dans la région de Montréal; un poste d administrateur dans la région de Québec. Le président est élu au suffrage universel des membres, pour un mandat de deux ans. (art CP; art. 2 du Règlement)

2 Les administrateurs sont élus par les membres ayant leur domicile professionnel dans la région électorale, pour un mandat de trois ans. (art. 63 CP; art. 10 du Règlement) CALENDRIER ÉLECTORAL Avis d élection : 15 février 2016 (art. 11 du Règlement) Date limite de réception des bulletins de candidature : 18 mars 2016, 17 h (art. 15 du Règlement) Transmission des bulletins de vote : 13 avril 2016 (art. 69 CP) Clôture du scrutin : 20 mai 2016, 17 h (art. 7 du Règlement) Dépouillement du vote : 24 mai 2016, 9 h (art. 25 du Règlement) RESPONSABLE DE SCRUTIN Le secrétaire de l Ordre, Jean-Pierre Dumont, veille au respect des règles électorales et au bon déroulement du scrutin. (art. 5 du Règlement) Tous les documents, avis et questions concernant les élections doivent être transmis au secrétaire de l Ordre par courriel à l adresse suivante : secretaire@oaq.com. Impartialité et neutralité du personnel de l Ordre Le personnel de l Ordre doit faire preuve d impartialité et de neutralité pendant le déroulement du scrutin. CONDITIONS REQUISES POUR ÊTRE CANDIDAT Peuvent être candidat les membres qui sont inscrits au tableau de l Ordre et dont le droit d exercer des activités professionnelles n est pas limité ou suspendu au moins 45 jours avant le 20 mai 2016, date fixée pour la clôture du scrutin. Le candidat qui est radié ou dont le droit d exercer des activités professionnelles est limité ou suspendu avant l élection perd son éligibilité pour l élection en cours. (art CP) Seuls peuvent être candidats dans une région donnée les membres qui y ont leur domicile professionnel. (art CP)

3 Un membre ne peut être candidat à la fois au poste de président et à un poste d administrateur. (art. 64 CP) MISE EN CANDIDATURE Les candidats aux postes de président et d administrateur sont proposés par un bulletin de présentation signé par le candidat et transmis au secrétaire avant le 18 mars 2016, à 17 h. Le bulletin doit être signé par au moins cinq membres de l Ordre ayant leur domicile professionnel dans la région électorale. Le bulletin de présentation peut être numérisé et transmis par courriel à l adresse suivante : secretaire@oaq.com. (art. 67 CP; art. 15 du Règlement) Au bulletin de présentation doivent être joints le curriculum vitae d une page et une photo du candidat (d au plus 3 x 4 po), au format JPEG. (annexe I et II du Règlement) Seuls peuvent signer un bulletin de présentation d un candidat à un poste d administrateur dans une région donnée les professionnels qui y ont leur domicile professionnel. (art. 68 CP) Si un seul candidat a été présenté à un poste dans le délai fixé, le secrétaire le déclare immédiatement élu. (art. 67 CP) MEMBRES HABILES À VOTER Peuvent voter les architectes qui étaient membres de l Ordre le 9 avril 2016 (45 e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin) et le sont demeurés. (art. 71 CP) EXERCICE DU DROIT DE VOTE À partir du 13 avril 2016, le secrétaire de l Ordre transmet à chacun des membres ayant le droit de vote les documents suivants, en même temps qu il les avise de la date de la clôture du scrutin, soit le 20 mai 2016, à 17 h : - un bulletin de vote indiquant les noms des candidats aux postes d administrateur dans la région où chaque membre peut exercer son droit de vote et une enveloppe destinée à recevoir chacun de ces bulletins;

4 - un bulletin de vote indiquant les noms des candidats au poste de président et une enveloppe destinée à recevoir ce bulletin; - une enveloppe adressée au secrétaire de l Ordre et sur laquelle sont écrits le mot «ÉLECTION», le nom du votant, son adresse et la région dans laquelle il peut exercer son droit de vote; - un bref curriculum vitae et une photographie de chaque candidat au poste de président et d administrateur; - un avis informant l électeur sur la façon de voter, d utiliser les enveloppes, et de l heure et de la date limite auxquelles les enveloppes doivent être reçues à l Ordre. (art. 69 CP, art. 16 du Règlement) Un membre vote dans la région où il a son domicile professionnel pour les candidats de cette région. Il vote aussi pour un candidat au poste de président. (art. 20 du Règlement) Le secrétaire remet un nouveau bulletin de vote à un membre qui a détérioré, maculé, raturé ou perdu son bulletin de vote ou qui ne l a pas reçu et qui atteste de ce fait au moyen d un serment. (art. 19 du Règlement) Après avoir voté, l électeur insère son bulletin de vote dans l enveloppe intérieure correspondante. Il cachette cette enveloppe et l insère dans l enveloppe extérieure qu il cachette et transmet au secrétaire de l Ordre. (art. 21 du Règlement) INFORMATION ET PUBLICITÉ ÉLECTORALES Information électorale aux membres Le site Internet de l Ordre, à partir du 21 mars 2016, affiche la liste des postes à pourvoir par élection et la liste des candidats. La photo des candidats y figure, tout comme leur adresse électronique et un lien vers leur plateforme Web (site Internet, page Facebook, LinkedIn, etc.). Les candidats ont la responsabilité de transmettre une photo de format JPEG (3 x 4 po), leur adresse électronique et le lien vers leur plateforme Web (site Internet, page Facebook, LinkedIn, etc.) L information sera mise à jour les mardis et vendredis. L Ordre rend publique la liste définitive des candidatures conformes, dans le bulletin électronique Élévation, transmis aux membres le 21 mars L Ordre alloue un espace gratuit aux candidats dans le bulletin électronique Élévation. Les candidats aux postes d administrateur peuvent publier un seul message électoral, diffusé dans l édition du 11 avril 2016 et rediffusé dans l édition du 9 mai 2016.

5 Le message électoral diffusé dans le bulletin Élévation consiste en la publication du nom du candidat, du poste pour lequel il se présente, de sa photo (format JPEG de 72 ppp [dpi]), du lien vers sa plateforme Web (site Internet ou page Facebook, LinkedIn, etc.) et d un texte de présentation de 500 mots. Les candidats doivent transmettre, au plus tard le vendredi précédent la diffusion du bulletin et par courriel (webmestre@oaq.com), ces éléments de présentation. Les textes sont publiés tels que reçus, sans révision. Les textes excédant 500 mots ne sont pas publiés. L Ordre ne permet pas que ses outils de communication et réseaux sociaux (Esquisses, Twitter, Facebook, etc.) soient utilisés pour diffuser ou relayer toute communication électorale d un candidat. DEVOIRS DE BONNE CONDUITE DES CANDIDATS Les candidats doivent maintenir une conduite respectueuse de leurs devoirs et obligations envers l Ordre, la profession et les autres architectes. Les devoirs suivants, énoncés dans le Code de déontologie des architectes («CDA»), peuvent s appliquer en situation électorale : Ne pas donner un renseignement faux ou trompeur (art. 15 et 62 du CDA) Sauvegarder son indépendance professionnelle et éviter de se placer en situation de conflit d intérêts (art. 38 du CDA) Ne pas verser, offrir de verser ou s engager à verser toute gratification, ristourne ou commission (art. 41 du CDA) Ne pas faire de la publicité allant à l encontre de l honneur ou de la dignité de la profession (art. 68 du CDA) Ne pas laisser croire que sa publicité est approuvée par l Ordre (art. 69 du CDA) Les candidats sont invités à faire preuve de courtoisie à l égard des autres candidats, des électeurs et du personnel de l Ordre. DÉPOUILLEMENT DU VOTE Le 24 mai à 9 h, le secrétaire procède, au siège de l Ordre, au dépouillement du vote en présence des scrutateurs et, s ils le désirent, des candidats ou de leurs représentants. Ils sont convoqués trois jours avant. (art. 25 et 26 du Règlement)

6 Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes extérieures qu il juge non conformes au règlement ou à la loi ou qui proviennent de personnes qui n étaient pas habiles à voter. (art. 26 du Règlement) Si plusieurs enveloppes extérieures du même électeur parviennent au secrétaire, pour une élection à un même poste, ce dernier n accepte que la première enveloppe reçue. (art. 27 du Règlement) Après avoir examiné toutes les enveloppes intérieures, le secrétaire ouvre celles jugées conformes et en retire les bulletins de vote. Il rejette un bulletin de vote : qui contient plus de marques ou moins de marques que le nombre de postes à pourvoir; qui n est pas certifié par le secrétaire ou qui n a pas été fourni par lui; qui porte une marque permettant d identifier l électeur; qui a été marqué ailleurs que dans le ou les carrés réservés à l exercice du droit de vote; qui n a pas été marqué; sur lequel le votant s est exprimé autrement que de la manière prévue à l article 71 du Code des professions; qui est détérioré, maculé ou raturé. (art. 29 du Règlement) Après avoir compté les bulletins de vote, le secrétaire dresse sous sa signature un relevé du scrutin pour l élection des administrateurs et du président. Il déclare élus aux différents postes les candidats qui ont obtenu le plus de votes. En cas d égalité des voix, le secrétaire procède immédiatement à un tirage au sort pour déterminer lequel ou lesquels des candidats est élu ou sont élus. (art. 32 du Règlement) Le secrétaire informe par courriel chaque candidat du résultat des élections. (art. 34 du Règlement) L Ordre diffuse, après le dépouillement, les résultats du scrutin par l entremise de son bulletin électronique Élévation. ENTRÉE EN FONCTION DES ÉLUS Le président et les administrateurs élus ou déclarés élus sans opposition entrent en fonction immédiatement après la fin de l assemblée générale annuelle 2016, soit le 16 septembre (art. 8 du Règlement)