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1 Partager des éléments OneDrive Entreprise HEC Mntréal avec des cllabrateurs externes Table des matières Présentatin... 2 Partager un dssier... 2 Activer le partage du dssier... 2 Accès à un dssier partagé par les participants externes... 3 Partager un fichier... 4 Activer le partage du fichier... 4 Partage par adresse curriel... 5 Partage par lien web... 6 Accès à un fichier partagé par les participants externes... 7 Accès à un fichier qui exige la cnnexin... 7 Accès à un fichier partagé par un lien web... 8 Gérer les autrisatins de partage dans OneDrive Entreprise... 9 Vir les autrisatins de partage... 9 Mdifier u supprimer les autrisatins... 9 Mdifier l accès par cnnexin bligatire... 9 Mdifier l accès par lien web (URL) Dépannage... 11

2 Présentatin OneDrive Entreprise permet de partager certains dssiers u fichiers avec des cllabrateurs externes, cependant, pur des raisns de sécurité, ceux-ci divent avir un cmpte Micrsft pur y accéder. Ce dcument explique cmment partager avec des participants externes ainsi que cmment ceux-ci peuvent accéder à cette infrmatin. Ntez que Micrsft fait une distinctin entre le partage d un dssier et d un seul fichier. Ainsi, les ptins de partages ne snt pas tut à fait les mêmes principalement pur des raisns de sécurité. Ce dcument présente les deux apprches. Cette dcumentatin se base sur l utilisatin de dssiers OneDrive synchrnisés sur vtre rdinateur. La plupart des étapes passent tut de même par l interface web et s appliquent dnc Rappel : Ntez que les prduits de la suite Micrsft Office 365 étant en cnstante évlutin, certains paramètres u étapes purraient changer sans préavis. Partager un dssier Activer le partage du dssier Vici un smmaire des étapes pur partager un dssier sus OneDrive Entreprise : - Créer u accéder le dssier à partager sur vtre pste - Faire un clique-drit sur le dssier et chisir Plus d ptins de partage avec OneDrive - Une fenêtre de navigatin web s uvrira affichant les ptins de partage du dssier - Chisir Inviter des persnnes (1) - Inscrire une u plusieurs adresses curriel des persnnes avec qui vus suhaitez partager (2) Vus remarquerez que le système vus avertis lrsque les invités snt externes à l rganisatin : ceci est un rappel par mesure de sécurité - Chisir le type de partage : Peut mdifier (lecture/écriture), Peut afficher (lecture seulement)

3 - Dans les Afficher les ptins, vus puvez désactiver l envi d une invitatin électrnique. L envi est cependant frtement recmmandé pur faciliter l accès à vs cllabrateurs. - Cliquer sur Partager (4) - Vus serez alrs returné à l interface web OneDrive : le partage a été effectué! Accès à un dssier partagé par les participants externes Lrsque vus aurez effectué l étape précédente, vs cllabrateurs recevrnt un curriel cntenant un lien vers le dssier en questin. OneDrive Entreprise ne permettant pas l accès annyme aux éléments partagés, ils devrnt alrs s identifier auprès de Micrsft OneDrive. Plusieurs ptins existent :

4 - Cmpte Office d rganisatin (1) : Les cllabrateurs de HEC Mntréal u d autres entreprises ayant un cmpte Office Entreprise purrnt accéder avec leur cmpte d entreprise à vtre dssier. - Cmpte Micrsft persnnel (2) : Tus les utilisateurs du système de curriel gratuit de Micrsft pssèdent un cmpte Micrsft : ne snt que quelques exemples. D autres utilisateurs nt un cmpte Micrsft persnnel pur certains services payants (OneDrive, Windws, Xbx, entre autres). Ces cmptes peuvent être assciés à n imprte quelle adresse curriel persnnelle. - Créer un cmpte Micrsft persnnel (3) : L utilisateur externe à HEC Mntréal aura la pssibilité de créer un cmpte Micrsft persnnel basé sur l adresse curriel à laquelle vus aurez invité cette persnne. Par exemple : etc. Ainsi pur accéder un dssier que vus avez partagé : - Le cllabrateur externe que vus invitez reçit un curriel cntenant un lien vers le dssier partagé - En cliquant sur ce lien, il est invité à se cnnecter à un cmpte Micrsft lié à l adresse curriel invitée au partage - Une fis cnnecté, le cntenu du dssier partagé sera affiché et purra être cnsulté u mdifié seln les autrisatins que vus aurez accrdées (affichage seulement u mdificatin). Nte : Il arrive que le partage ne fnctinne pas du premier cup lrsque vus invitez des adresses curriels n ayant pas encre de cmpte Micrsft. Cnsultez la sectin Dépannage pur plus d infrmatin. Partager un fichier Activer le partage du fichier Vici un smmaire des étapes pur partager un fichier sus OneDrive Entreprise : - Créer u accéder le fichier à partager sur vtre pste - Faire un clique-drit (1) sur le fichier et chisir Plus d ptins de partage avec OneDrive (2)

5 - Une fenêtre de navigatin web s uvrira affichant les ptins de partage du dssier - Pur les fichiers individuels, deux ptins de partage snt dispnibles : Partage par adresse curriel Partage par un lien web Partage par adresse curriel Cette apprche est très similaire au partage de dssier. Micrsft enverra pur vus les invitatins d accès au dssier. Chisir Inviter des persnnes (1) (2) Inscrire une u plusieurs adresses curriel des persnnes avec qui vus suhaitez partager Vus remarquerez que le système vus avertis lrsque les invités snt externes à l rganisatin : ceci est un rappel par mesure de sécurité (3) Chisir le type de partage : Peut mdifier (lecture/écriture), Peut afficher (lecture seulement) (4) Exiger une cnnexin permet d bliger le cllabrateur externe à s identifier auprès de Micrsft. Un cmpte Micrsft (persnnel u entreprise) est alrs

6 requis. Si cette ptin n est pas activée, n parle plutôt du partage d un lien dnnant accès au fichier partagé (mins sécuritaire). Dans les Afficher les ptins, vus puvez désactiver l envi d une invitatin électrnique. L envi est cependant frtement recmmandé pur faciliter l accès à vs cllabrateurs. (5) Cliquer sur Partager Vus serez alrs returné à l interface web OneDrive : le partage a été effectué! Partage par lien web Cette ptin permet de créer un seul lien web (URL) qui vus purrez envyer à vs cllabrateurs. Cette apprche n identifiera pas la persnne qui accède le fichier partagé (pas de cnnexin requise). Pur ces mêmes raisns, cette apprche est mins sécuritaire car une tierce partie purrait intercepter u deviner le lien unique. Accéder aux ptins de partage OneDrive du fichier (1) Chisir Obtenir un lien (2) Par défaut OneDrive génèrera un «Lien de mdificatin aucune cnnexin nécessaire.» Si cette ptin vus cnvient (accès en lecture ET écriture au fichier partagé sans identificatin du cllabrateur), passez à l étape suivante (3) : Si vus suhaitez plutôt un «Lien de cnsultatin seulement aucune cnnexin nécessaire» : (1) Cliquer tut d abrd SUPPRIMER pur détruire le lien généré autmatiquement (2) Sélectinner ensuite «Lien de cnsultatin aucune cnnexin nécessaire»

7 (3) Si requis, vus puvez DÉFINIR LE DÉLAI D EXPIRATION du lien Rappelez-vus que le partage reste actif tant que vus ne le supprimez pas si aucune expiratin n est définie. Vus puvez alrs sélectinner(1) le lien afficher, le COPIER(2) et le COLLER dans vs curriels pur le partager avec vs cllabrateurs Accès à un fichier partagé par les participants externes Accès à un fichier qui exige la cnnexin Cmme pur les dssiers partagés, lrsque vus aurez effectué le partage d un fichier qui exige la cnnexin, vs cllabrateurs recevrnt un curriel cntenant un lien vers le dssier en questin. Plusieurs ptins existent :

8 - Cmpte Office d rganisatin (1) : Les cllabrateurs de HEC Mntréal u d autres entreprises ayant un cmpte Office Entreprise purrnt accéder avec leur cmpte d entreprise à vtre dssier. - Cmpte Micrsft persnnel (2) : Tus les utilisateurs du système de curriel gratuit de Micrsft pssèdent un cmpte Micrsft : ne snt que quelques exemples. D autres utilisateurs nt un cmpte Micrsft persnnel pur certains services payants (OneDrive, Windws, Xbx, entre autres). Ces cmptes peuvent être assciés à n imprte quelle adresse curriel persnnelle. - Créer un cmpte Micrsft persnnel (3) : L utilisateur externe à HEC Mntréal aura la pssibilité de créer un cmpte Micrsft persnnel basé sur l adresse curriel à laquelle vus aurez invité cette persnne. Par exemple : etc. Ainsi pur accéder un dssier que vus avez partagé : - Le cllabrateur externe que vus invitez reçit un curriel cntenant un lien vers le dssier partagé - En cliquant sur ce lien, il est invité à se cnnecter à un cmpte Micrsft lié à l adresse curriel invitée au partage - Une fis cnnecté, le cntenu du dssier partagé sera affiché et purra être cnsulté u mdifié seln les autrisatins que vus aurez accrdées (affichage seulement u mdificatin). Nte : Il arrive que le partage ne fnctinne pas du premier cup lrsque vus invitez des adresses curriels n ayant pas encre de cmpte Micrsft. Cnsultez la sectin Dépannage pur plus d infrmatin. Accès à un fichier partagé par un lien web Dans le cas ù vus aurez chisi de partager un fichier sans exiger la cnnexin u directement un «Lien cnsultatin/mdificatin aucune cnnexin nécessaire», vus devrez tut d abrd partager ce lien avec les cllabrateurs visés. Ces persnnes n aurnt ensuite qu à cliquer u cpier ce lien dans un navigateur pur accéder à vtre fichier partagé. Seln les ptins que vus aurez chisies, ces persnnes purrnt cnsulter et/u mdifier le fichier en questin.

9 Gérer les autrisatins de partage dans OneDrive Entreprise La gestin et la suppressin des autrisatins de partage se fait tujurs par l interface web de OneDrive Entreprise. Cmme pur l activatin du partage de fichier u de dssier, vus puvez faire un clique-drit sur l élément dnt n veut gérer les autrisatins. Vus serez alrs amené vers l interface de gestin de partage de cet élément. Vus puvez aussi accéder directement à l applicatin en ligne OneDrive depuis vtre cmpte curriel en ligne HEC Mntréal via Les autrisatins de partage permettent aussi de cnfirmer si vs manipulatins nt bien été effectuées u appliquées pur partager un élément. Vir les autrisatins de partage Dès l uverture de la fenêtre de gestin du partage, un résumé de l état s affiche : - «Uniquement partagé avec vus» : persnne d autre ne peut cnsulter u mdifier cet élément. C est l ptin la plus sécuritaire - «Partagé avec : sera énuméré la liste des persnnes ayant des autrisatins d accès (lecture u mdificatin) à l élément en questin. Ces adresses curriel requièrent cependant un cmpte Micrsft pur accéder à l élément partagé. - «Ouvert à tute persnne dispsant d une liaisn invité» : indique qu un lien dnnant accès à cet élément a été généré. Les persnnes pssédant u qui cnnaissent ce lien peuvent accéder à l élément partagé sans avir à s identifier. Mdifier u supprimer les autrisatins Mdifier l accès par cnnexin bligatire Tujurs dans l interface de gestin du partage : - Ouvrir la sectin Partagé avec

10 - À drite du cmpte à mdifier se truve une bîte dérulante : sélectinner la nuvelle autrisatin vulue. - Cliquer Enregistrer les mdificatins Mdifier l accès par lien web (URL) Tujurs dans l interface de gestin du partage : - Ouvrir la sectin Obtenir un lien - Dans le menu dérulant «lien de mdificatin», certains éléments sernt suivi du mt «(créé)». Ce snt les liens qui snt actifs. - Sélectinner le lien à supprimer - Cliquer sur SUPPRIMER - Vus serez invité à cnfirmer la suppressin.

11 IMPORTANT : dans la sectin Obtenir un lien du partage, la simple sélectin d un type de lien entraîne la créatin d un lien de ce type et dnc le partage du fichier instantané!! Faites attentin et vérifier l état du partage à la fin de l pératin. Dépannage Situatin : - Le cllabrateur externe semble accéder au dssier partagé mais ne vit pas le cntenu de celui-ci. Slutin prbable : - Nus avns relevé plusieurs cas ù une persnne invitée qui n avait pas de cmpte Micrsft ait dû être invité de nuveau au dssier partagé après la créatin de sn cmpte Micrsft persnnel. Le prpriétaire du dssier dit alrs de nuveau accéder aux ptins de partage du dssier et inscrire de nuveau l adresse curriel du cllabrateur externe. Le prpriétaire du dssier peut aussi valider que le partage est effectif avec les bnnes persnnes et gérer qui a accès à partir des ptins de partage. En effet, dans la fenêtre de gestin du partage se truve une sectin Partagé avec qui énumère les ayants-drits. Si l adresse curriel d un cllabrateur ne s y truve pas, assurez-vus que cette persnne ait bien créé sn cmpte Micrsft puis invitez-la de nuveau au partage.

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