CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL APPLICATION DE GESTION PÔLE SCS. CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 1 sur 23

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1 CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL APPLICATION DE GESTION PÔLE SCS CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 1 sur 23

2 TABLE DES MATIÈRES I. Introduction : Contexte : Indicateurs de volumétrie actuelle :...3 II. Description de la solution envisagée : Gestion des utilisateurs Structure des données Module Adhérents / Prospects : Module Projets R&D :...9 A. Champs nécessaires pour les projets B. Projets sélectionnés : Module Services : Module Animation : A. Champs associés au module animation / communication : B. Indicateurs Animation : Module Communication : Module Structure : III. Manipulation des données : Recherche d information : Visualisation graphique : CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 2 sur 23

3 I. Introduction : 1. Contexte : Le pôle SCS a besoin de se doter d une application collaborative interne à la structure opérationnelle (actuellement 9 personnes sur 2 sites, Rousset et Sophia Antipolis) qui permette de partager des informations et suivre l activité de ses prospects et adhérents (en termes d adhésion, de participation à des projets, à des services du pôles ou à des réunions). Projets R&D Fiche Identité BusDev Autres Services Animation Cette application doit pouvoir fournir des statistiques paramétrables sans intervention d un prestataire. Elle doit être évolutive et pouvoir permettre, par exemple, l ajout de nouveaux services ou l ajout de champs personnalisés, par un utilisateur sans intervention d un prestataire. L accès à cette application doit être sécurisé par le biais d un login / password avec gestion de droits d accès par utilisateur. Les données doivent être stockées sur un serveur hébergé au sein du pôle SCS. 2. Indicateurs de volumétrie actuelle : - Nombre d utilisateurs de la solution : entre 9 et 12 - Nombre d organismes : Nombre d individus : Nombre de projets : 500 Ces indicateurs correspondent aux données actuellement enregistrées dans le système d information et sont susceptibles d augmenter de 10 à 20% par an. CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 3 sur 23

4 II. Description de la solution envisagée : L application doit être suffisamment complète et évolutive pour que chaque membre de la structure opérationnelle puisse consulter, implémenter, extraire des informations, sans avoir à gérer parallèlement son activité sur d autres applications et pour que les informations puissent être partagées de façon sécurisée par les utilisateurs concernés. Elle doit également être évolutive et autoriser, par exemple, la création de groupes, champs de données, etc L utilisation doit être simple et intuitive, ainsi que la recherche et l extraction d information (extraction sur fichier texte, tableur, image, etc ). 1. Gestion des utilisateurs Les utilisateurs doivent disposer de fiches personnelles avec leurs coordonnées et attributions. L application doit permettre de gérer différentes catégories d utilisateur (par exemple administrateur, contributeur, lecteur) avec gestion des droits d accès aux différents modules et autorisations de modifications, contribution, lecture. 2. Structure des données Différents modules doivent composer cette application : Adhérents / Prospects Projets R&D Services Animation Com' Structure Partenariats CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 4 sur 23

5 Adhérents / Prospects Projets R&D Services Animation Com' Structure Partenariats 3. Module Adhérents / Prospects : Les prospects et adhérents sont des entités (entreprises, universités, laboratoires de recherche, associations, etc ). Les champs relatifs aux informations sur les prospects et les adhérents sont les suivants : o Informations administratives : Type (Prospect / Adhérent en attente / Adhérent / Adhérent non renouvelé / partenaire de projet non adhérent) Nom de l entité N de SIRET Code APE Effectif total Effectif PACA Effectif R&D PACA Adresse 1 Adresse 2 Code postal Ville Adresse de facturation (si différent) Code postal de facturation Ville de facturation Adresse siège social (si différent) Code postal siège social Ville siège social Site web Logo (fichier attaché) Catégorie (Grand Groupe, PME, TPE Établissement d'enseignement supérieur et de recherche, Association, Autres) o Informations sur l activité : Métier (Microélectronique, Électronique, Multimédia, Logiciel, Télécom) Compétences Profil Marchés Usages et applications Nature du marché Descriptif non confidentiel Mots-clés Activité Adhérent CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 5 sur 23

6 Domaine d activité stratégique du pôle Membre associations (ARCSIS, Telecom Valley, Medinsoft, Medmultimed, Same, Baby Smart, CNRFID, autre) Membre autre pôle de compétitivité Chiffre d affaires N - 1 (K euros) Année CA Date de création de la société Forme juridique L adhésion au pôle couvre une année civile et est renouvelée ou pas chaque année. La première adhésion d une entité est soumise à l approbation du Conseil d Administration du pôle, les renouvellements ne le sont pas. Le cycle d adhésion au pôle SCS est le suivant : Prospect Bulletin d adhésion Adhérent en attente de validation CA Validation CA Refus CA Adhérent validé année N Adhésion refusée Renouvellement N+1 Non Renouvellement Adhérent année N+1 Adhérent non renouvelé CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 6 sur 23

7 L application doit permettre la gestion des cotisations des membres : Cotisations Adhérents Adhérent Montant Année concernée Date cotisation Montant 1 Année 1 Date 1 Montant 2 Année 2 Date 2 Montant 2 Année 2 Date 2... L application doit permettre la gestion de plusieurs contacts au sein d une même entité : Champs nécessaires pour les contacts : o Nom de l entité auquel le contact est rattaché o Nom o Prénom o Fonction o Mail o Téléphone fixe o Téléphone mobile o Intérêt DAS (DAS1, DAS2 ou DAS3) o Typologie Contact (vs SCS) choix multiple (Administratif, Facturation, Projets, BusDev, autres) o Interlocuteur SCS o Commentaires Des actions doivent pouvoir être liées aux contacts. Champs nécessaires pour les actions : o Nom de l entité auquel le contact est rattaché o Date o Contact au sein de l entité o Descriptif de l'action o Responsable SCS o Statut (à faire, en cours, terminé) o Date échéance CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 7 sur 23

8 Adhérent/Prospects Cotisations Contacts Actions L application doit pouvoir permettre de faire des filtres dans les différents sous-modules, par exemple : - Toutes les actions dont le statut est «à faire» et qui concernent les PME adhérentes en Dans le module ADHERENTS, l utilisateur doit pouvoir : - Avoir une visibilité sur les adhérents de l année en cours et des années précédentes, - Extraire tout ou partie des informations en format xls, pdf, doc, - Accéder au détail d un adhérent (affichage de tous les champs), présenté sous forme d onglets par exemple pour plus de lisibilité, - Extraire une fiche adhérent imprimable qui reprend l ensemble des éléments, - Obtenir des indicateurs sur les adhérents et sur les services utilisés par les adhérents, - Effectuer une recherche sur un ou plusieurs champs pour extraire une liste des adhérents correspondant à la requête. CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 8 sur 23

9 Adhérents / Prospects Projets R&D Services Animation Com' Structure Partenariats 4. Module Projets R&D : L application doit permettre la gestion des projets R&D collaboratifs. a. Processus global Projets R&D : Soumission Projet Labellisation Projet Indicateurs Financement Projet Suivi Projet Aud it1 Aud it2 Aud it3 Aud it CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 9 sur 23

10 A. Champs nécessaires pour les projets a. Pour le projet : o Acronyme o Porteur (liste déroulante Adhérents) o Objectif o Budget Total o Nombre de brevets prévus o Durée du projet en mois o Type de développement (exploratoire, pré-industriel, pré-concurrentiel) o Financeur visé (ANR, APRF, DGCIS, IPER, Web2.0, Autre) o Nom de l appel à projets o Date clôture appel o Date premier contact o Date réception annexe 1 o Date éligibilité o Date revue initiale o Date revue finale o Date labellisation o Date dépôt dossier aux financeurs o Date de sélection o Date d abandon o Métiers projet o Usages projet o Thématiques concernées (Mobilité, Identité, Traçabilité, Connectivité) o DAS concernés (DAS1, DAS2, DAS3) o Statut projet (Annexe 1, Non éligible, Revue initiale, Revue finale, Attente labellisation, Non labellisé, Labellisé, Déposé, Non sélectionné, Sélectionné, Abandon) o Le projet émerge-t-il d un groupe thématique (oui / non) o Si oui, lequel? o Colabellisation (oui / non) o Si oui : o quel pôle? o Pôle leader? o Le projet est-il représenté (oui/non) o Si oui, nom du projet initial o Commentaires o Documents associées (pour attacher un ou plusieurs documents) b. Pour les partenaires du projet Chaque projet rassemble des partenaires. Liste des champs pour les partenaires de projets : o Acronyme Projet (liste déroulante projets) o Nom du partenaire (liste déroulante des adhérents / prospects) o Porteur du projet (oui/non) CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 10 sur 23

11 o Nom contact Partenaire o Prénom contact partenaire o Téléphone contact partenaire o Mail contact partenaire o Lieu des travaux (si différent adresse adhérent) o Montant des dépenses o Montant subvention o Nombre de ressources utilisées o Chiffre d affaires généré o Nombre d emplois créés o Commentaires B. Projets sélectionnés : Si le projet est sélectionné pour financement, un module complémentaire doit pouvoir permettre de gérer la suite du projet : a. Champs associés au projet : o Montant total des dépenses validées par le financeur o Montant total des subventions obtenues o Date de démarrage du projet o Date de fin prévue o Date de signature de l accord de consortium o Lien sur le projet (site web) Un sous-module doit permettre de gérer plusieurs étapes de suivi du projet. Les champs associés sont : o ACRONYME o Date audit o État d'avancement (% du programme effectué) o Dans les temps? O/N o En avance? De combien? o En retard? De combien? o Raison? o Nombre de Brevets o Nombre de Publications o Planning des revues o Nombre de Recrutement o Création de produits / services / etc o Création de sociétés o Commentaires b. Champs associés aux partenaires de projets sélectionnés : o Montant des dépenses validées par le financeur o Montant de la subvention obtenue o Nom du financeur o Cotisation variable éligible (oui/non) o Date de versement du 1 er acompte o N de facture cotisation variable o Date de paiement facture cotisation variable CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 11 sur 23

12 Schéma synthétique d un projet de R&D : Adhérents / Prospects Datas pour ce partenaire dans ce projet Partenaire Porteur Partenaire 2 Projet Partenaire 3 Suivi Projet Partenaire 4 Partenaire Indicateurs Projets Indicateurs Partenaires de Projets Indicateurs de Suivi Projets CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 12 sur 23

13 Un adhérent / prospect peut être partenaire de plusieurs projets, pour chaque projet, des informations différentes sont associées : Projet 1 Adhérent X Projet 2 Adhérent Y Projet 3 Adhérent Z Projet 4 Adhérent Projet CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 13 sur 23

14 Adhérents / Prospects Projets R&D Services Animation Com' Structure 5. Module Services : L application doit permettre d associer les adhérents aux services du pôle SCS sur la base d un fonctionnement global schématisé ci-dessous : Adhérent Souscription Service X Etape 1 Indicateurs Service X Etape 2 Etape finale Les champs associés à ces autres services doivent être paramétrables en nombre de champs et dénomination de chaque champ. CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 14 sur 23

15 Adhérents / Prospects Projets R&D Services Animation Com' Structure Partenariats 6. Module Animation : Ce module a pour objectif de gérer les manifestations organisées par le pôle. Il doit inclure un calendrier qui doit permettre d avoir une visibilité sur les évènements à venir. Les évènements devront être visibles différemment selon leur statut (par un code couleur par exemple) : Evènement SCS Date Date Confirmée Evènement Partenaire Date Date Confirmée Pour chaque manifestation, une liste de participants doit être associée (les noms des participants doivent être liés aux adhérents / prospects de façon à pouvoir obtenir des indicateurs sur les taux de participation des adhérents / prospects aux différentes manifestations. A. Champs associés au module animation / communication : a. Évènements : o Nom de l évènement o Nature de l évènement o Date o Statut date (prévisionnelle / confirmée) o Lieu o Organisateur o Tarif Adhérent / participant o Tarif Non Adhérent / participant o Taux de satisfaction participants CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 15 sur 23

16 b. Participants : o Nom de l adhérent / prospect o Contact participant (liste déroulante des contacts associés à l adhérent/prospect si non disponible, possibilité d accès à la fiche adhérent / prospect pour ajout contact et retour participants réunion) o Indicateur de retombées B. Indicateurs Animation : L application doit permettre d extraire des indicateurs relatifs aux évènements : Adhérents / Prospects Evènement 1 Participants Indicateurs Evènements Evènement 2 Participants Evènement 3 Participants.. Indicateurs Participants CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 16 sur 23

17 Adhérents / Prospects Projets R&D Services Animation Com' Structure Partenariats 7. Module Communication : Ce module a pour objet l envoi d information par mail à un ensemble de contacts. Les champs requis sont : o Objet o Texte o Date d envoi o Destinataires (Tous contacts, Adhérents, Prospects, Liste X, Liste Y, Liste Z, etc ) o Taux de lecture Gestion des listes de destinataires : L application doit permettre d effectuer un filtre sur la base Adhérents / Prospects sur différent critères (exemple : toutes les PME dans la thématique X et dans les départements 13 et 06 n ayant jamais participé à un projet). Le résultat de cette recherche doit pouvoir être enregistré sous un nom libre et être utilisé dans le module Communication. Les contacts contenus dans cette liste doivent être mis à jour sans manipulation de l utilisateur en cas de suppression / ajout d un contact entrant dans ces mêmes critères, etc CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 17 sur 23

18 Adhérents / Prospects Projets R&D Services Animation Com' Structure Partenariats 8. Module Structure : Ce module a pour objet de permettre aux utilisateurs d avoir une visibilité sur la liste des membres de certains groupes associés au pôle SCS. L application doit permettre : o d ajouter un groupe, ajouter / modifier un membre (sur droit d accès) o une extraction avec sélection des champs à exporter en format Excel o l envoi d un mail à l ensemble ou une partie (sur filtre) des membres d un groupe Les groupes actuellement identifiés sont : a. Conseil d administration, b. Bureau, c. Commission projets, d. Commission business développement, e. Structure opérationnelle. Un groupe doit pouvoir être créé en toute autonomie par un utilisateur de type administrateur. Les champs à afficher dans chacun des groupes sont : b. Conseil d administration : o Nom o Prénom o Entité o Type d entité o Téléphone o Mail o Collège o Date d entrée o Date de sortie c. Bureau : o Nom o Prénom o Entité o Type d entité CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 18 sur 23

19 o Téléphone o Mail o Fonction o Date prise de fonction o Date fin de fonction d. Commission projets et Commission Business Développement : o Nom o Prénom o Entité o Type d entité o Téléphone o Mail o Date d entrée o Date de sortie o Date signature NDA o Date de fin de validité NDA e. Structure opérationnelle : o Nom o Prénom o Fonction o Téléphone o Mail o Date d entrée o Date de sortie CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 19 sur 23

20 Adhérents / Prospects Projets R&D Services Animation Com' Structure Partenariats 9. Module Partenariats : Ce module a pour objet de permettre aux utilisateurs d avoir une visibilité sur la liste des partenariats noués par le pôle. Les champs requis sont : o Nom du ou des partenaires o Objet du partenariat o Date de mise en place o Date de fin CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 20 sur 23

21 III. Manipulation des données : 1. Recherche d information : L application doit permettre de paramétrer une recherche d information sur tous les modules de l application par un système de filtres personnalisés. Les résultats des recherches doivent pouvoir : o être visualisé, o être enregistré pour utilisation ultérieure dans le module communication par exemple, o être imprimé, o être exporté vers excel ou word par exemple Exemple 1 : liste d entreprises ayant participé à un projet : Adhérents / Prospects Projets Liste des PME Adhérentes ayant participé à un projet en 2009 Champs à afficher : - Nom de l entreprise - Département - Thématique - Etc CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 21 sur 23

22 Exemple 2 : Fiche signalétique adhérent : Adhérents Projets Services Animation fiche permettant d obtenir un ensemble d information sur l adhérent tel que par exemple : o Informations administratives et relatives à son statut de membre o Implication dans le pôle (participation à des projets R&D, ou services du pôle) o Participation aux évènements pôle Adhérent X Adresse..... Contact :.. Statut Adhésion Adhérent : Date paiement dernière cotisation : 12/02/2010 Projets R&D Nom Date Date Date du projet labellisation dépôt financeur sélection XXXXX XX/XX/XXXX XX/XX/XXXX XX/XX/XXXX YYYYY YY/YY/YYYY YY/YY/YYYY Services - Candidat session 2 BusDev, en cours d accompagnement - Mise en relation CIR - Participation Evénements Pôle - Forum PME 12/10/ Réunion thématique Traçabilité 13/07/ CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 22 sur 23

23 2. Visualisation graphique : L application doit permettre la génération d indicateurs graphiques qui doivent pouvoir être «copier/coller» dans une autre application type word ou powerpoint. Ces éléments graphiques doivent pouvoir être générer par sélection de champs issus des modules adhérents, projets, services et animation. Exemple 1 : nombre d adhérents par année Exemple 2 : taux de renouvellement adhérent CDC Application de Gestion v4 Septembre 2012 Page 23 sur 23