PLAN DE LA PRÉSENTATION

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1 Corporation d hébergement du Québec pour des immeubles en santé! Gestion des projets d immobilisations et de la gestion documentaire corporative sous SharePoint PLAN DE LA PRÉSENTATION Présentation de la Corporation d hébergement du Québec CAS no. 1 - Présentation de l extranet pour les projets d immobilisation L historique Éléments de base des services SharePoint Fonctionnalités de base des services SharePoint Le statut et son évolution CAS no. 2 - Utilisation de SharePoint pour la gestion documentaire corporative Le projet Les objectifs, bénéfices et risques Présentation du portail 1

2 LA CORPORATION D HÉBERGEMENT DU QUÉBEC STATUT: Constituée en 1974; Devient une personne morale mandataire de l'état par le projet de Loi 53 (1999, chapitre 34); Loi sur la CHQ sanctionnée le 19 juin 1999; Depuis 1999, les activités de la CHQ ne sont plus intégrées au MSSS. LA MISSION Offrir aux intervenants du secteur de la santé et des services sociaux, moyennant considération et dans un objectif d autofinancement, l expertise technique et financière ainsi que le financement nécessaire à la gestion, la construction, l entretien et l acquisition d immobilisations, d équipements et d infrastructures socio-sanitaires.* * Extrait de la loi no 53 sur la Corporation d hébergement du Québec 2

3 PRINCIPALES ACTIVITÉS Assurer le support et l expertise dans la gestion de projets d immobilisation du secteur de la santé et des services sociaux; Investir, réaliser ou faciliter la réalisation de projets de construction, d acquisition, d investissement et de financement d immobilisations, d équipements et d infrastructures dans ce secteur; Apporter un soutien financier et une expertise technique au ministre et aux intervenants du secteur de la santé et des services sociaux; Conclure une entente avec un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec ainsi qu avec toute personne ou organisme et participer avec eux à des projets communs. LES DIRECTIONS DE LA CHQ Gestion de projets Opérations contractuelles Opérations de financement Gestion financière Services immobiliers Services à la clientèle 3

4 LA VISION DES SYSTÈMES D INFORMATION En lien avec l objectif corporatif d offrir un guichet unique dans l assistance à la réalisation de projets d immobilisation Les nouveaux systèmes d information prennent une place importante dans notre engagement à mieux servir et à mieux soutenir nos clients dans leurs projets Procurer, à tous les partenaires du réseau de la santé, des outils de gestion accessibles en temps réels à travers le réseau RTSS ou par le biais de l Internet CAS no. 1 Extranet pour les projets d immobilisations 4

5 L HISTORIQUE Une présentation de Microsoft Un besoin de partage de plans Un site de test en mode hébergement Une entente d hébergement Un premier projet mis à l essai Quatre années plus tard Utilisation de SharePoint pour l extranet Infrastructure permettant le partage et le classement d information utile dans la gestion et le suivi des projets d immobilisation Structure modèle appliquée pour tous les projets Droits de collaboration donnés à tous les membres La communauté d usagers est principalement composés du chargé de projet, de son équipe, des membres partenaires (établissement, agence) et des fournisseurs Partage de documents Word, Excel, PDF, plans et images Regroupe présentement plus de 650 ressources autour d une cinquantaine de projets actifs 5

6 Éléments de base des services SharePoint Alertes Dossiers Sous-dossiers Groupe de discussions Librairie de documents, d images, de listes Sécurité de groupe Vue personnelle Vue d équipe Site (exemple de) De réunion D équipe De documents Collection de sites Modèles variés Composantes WEB Fonctionnalités de base des services SharePoint Fonctionnalités évoluées de collaboration de groupe: Listes de contacts (disponible par groupes de travail associés à divers groupes ou projets) Calendriers d'événements Gestion personnalisée de librairies de documents et d images Liens sélectionnés vers des ressources supplémentaires Stockage et partage des fichiers évolués Fournit des fonctionnalités de stockage, de partage et de gestion des fichiers accessibles aux communautés, aux groupes de travail et aux usagers. Ces ressources peuvent ainsi collaborer en matière de traitement de documents, de tâches, de contacts, d'événements et d'information. Permet de créer un nombre illimité de sous-sites du site principal. Permet d'ajouter, de modifier et de supprimer du contenu de site à partir d'un navigateur Web ou de clients compatibles avec les services et les navigateurs Web. Permet de stocker des fichiers par la voie du Web, de créer des bibliothèques de documents et de définir des vues des dossiers. En outre, des index SQL permettent de conduire des recherches dans tous les textes intégraux d'un site. Des éléments de liste et des documents peuvent aussi être recherchés. 6

7 Fonctionnalités de base des services SharePoint (suite) Fonctionnalités de gestion des documents: Une fonctionnalité de gestion des versions crée une copie de sauvegarde de tout document ou image enregistré dans une bibliothèque et maintient à jour un historique des versions. Elle permet ainsi de restaurer tout fichier accidentellement supprimé. Une fonctionnalité de contrôle des accès permet à un usager de laisser un fichier verrouillé pendant qu'il le modifie. Cela interdit aux autres usagers de modifier ou de remplacer le fichier pendant qu'il est ouvert. Les usagers peuvent configurer des alertes qui signalent la modification ou l'ajout de documents et de renseignements. Cas d une belle réussite Projet de décontamination de la cour Glen à Montréal (projet du CUSM) Équipe de projet décentralisée à partir d une roulotte de chantier Formation sur place des principaux acteurs Moyen de communication et de partage de l information centralisée pour le bon déroulement du projet A permis à une communauté de pratique de collaborer et de suivre pleinement l évolution du projet au jour le jour Partage de documents Word, Excel, PDF, relevés d état du sol, plans, images et vidéos Installation de 4 caméras en direct sur le chantier visible à travers le portail de collaboration 7

8 SharePoint externe SharePoint externe Exemple type de site (version 2.0) 8

9 SharePoint externe Exemple type de site (version 3.0) CAS no. 2 Gestion documentaire corporative 9

10 L HISTORIQUE La naissance d une vision en 2004 Un besoin de structure la gestion de fichiers Un essai avec quelques directions Une mise en place délicate Un projet majeur de refonte de systèmes pour la gestion de projet une opportunité SharePoint interne Le projet de portail de collaboration SharePoint à l interne première version 10

11 Un projet majeur en gestion de projet Le projet de Positionnement Projet Client (PPC) Une opportunité de revoir nos façons de faire et de s améliorer collectivement Un choix de se doter des meilleurs outils en gestion de projet et autres solutions technologiques d avant-garde Une opportunité pour SharePoint SharePoint et Primavera Un futur en devenir 11

12 01-Bas Saint- Laurent Fichiers à partager Dossiers SIGARSSS par région CH de Rimouski (no. permis) Fichiers à partager CH de Rimouski (no. permis) Libellé Fichiers à partager Relations publiques et communications Expertise technique Gestion de projets Gestion financière Financement et planification Services immobiliers Services à la clientèle Opérations contractuelles et affaires juridiques Relations publiques et communications Expertise technique Gestion de projets Gestion financière Financement et planification Services immobiliers Services à la clientèle Opérations contractuelles et affaires juridiques Ressources informationnelles Administration interne Ressources humaines Correspondances par direction Modèles par direction Structure propre de partage par direction Structure propre de partage par direction Formulaires administratifs Fichiers à partager VPI projet de structure de classement pour les projets d immobilisation Instructions : colonne de gauche = structure gras = carton ou chemise colonne de droite = contenu lettre = onglet chiffre = feuille séparatrice avec un étiquette dans le bas à droite Section A : Mandat Blanc a. Lettres ministérielles b. Mandat lettre de désignation offre de service répartition du budget revue de presse c. Fiches synthèse et états de situation Section B : PFT Bleu Analyse a. Documents PFT 1. Général mandat associé au dossier demande d expertise plan d action de mandat accusé de réception 2. Rapport d analyse du PFT 3. Estimation des coûts 4. Études graphiques 5. Documentation dessins, photos, études complémentaires b. Réunions procès-verbaux c. Correspondance Accompagnement (Documents relatifs à la réalisation du PFT) Section C : Documents de gestion Bleu pâle a. Plan d action (Énoncé du contenu) b. Protocole d entente (Charte de projet) c. Réunions du comité de gestion Plan de management contenu du projet approvisionnements a. Chargé de projets l échéancier liste des jalons b. Architecture coûts calendrier des ressources c. Mécanique / Électrique qualité référence de base de l échéancier d. Génie civil processus référence de base des coûts e. Génie des sols et matériaux ressources humaines référence de base de la qualité communications registre des risques risques Structure suggérée pour le classement des dossiers sur le réseau Clients/ Régions Établissements/ Projets Directions Dossiers Agences P R O J E T S D I M M O B I L I S A T I O N Section D : Services immobiliers Lilas transaction immobilière étude géotechnique / acquisition de site étude de localisation description technique transfert de propriété Section E : Professionnels Appel d offres et octroi de contrat document d appel d offres addenda demande de professionnels lettre de placement média lettre d avis d appel d offres à l Établissement compte rendu réunion d information lettre de la Corporation aux professionnels sélectionnés autorisation d octroi de contrat Professionnels : Architecture a. Paiement factures autorisation de paiement état de compte Canari A D M I N I S T R A T I O N b. Contrat contrat + avenants avis d exécution de mandat prix soumis par le professionnel proposition d honoraires documents de négociation L objectif du lot de travail À l origine, l objectif de ce lot de travail était de circonscrire l ensemble des documents, formulaires et rapports qui devront être classés dans le cadre de la gestion de projet d immobilisation de la Corporation et de déterminer sur quel environnement technologiques ces derniers devront être conservés (SharePoint ou Primavera) dans le cadre du projet PPC (lot A1440) Livrable du lot Matrice de classement des documents, formulaires et rapports, en relation avec le support de classement informatisé approprié 12

13 L équipe de lot Constitution d'une équipe représentative de chacune des directions de la Corporation. Demande faite à chacun d être le représentant de sa direction et de s assurer de convenir d une structure représentative et acceptée dans leur propre direction. Équipe de 14 personnes Responsable de livrer la matrice de classement corporative Projet de structure de classement pour les projets d immobilisation PROJET PPC MATRICE DE CLASSEMENT DES DOCUMENTS SHAREPOINT VS PRIMAVERA Légende : C : Reponsable du classement papier E : Éditeur (ajout/modification/suppression) D I R E C T I O N S STRUCTURE / CONTENU BPDG DGP DET DAJOC DSI DASC DGF C E C E C E C E C E C E C E Section A : Démarrage A1 Autre expertise faite par la Corporation A1.1 Expertise A1.1.1 Document d'expertise a. Général mandat associé au dossier demande d expertise plan d action de mandat accusé de réception b. Rapport d'expertise c. Estimation des coûts produit par la CHQ d. Étude graphique e. Documentation dessins, photos, études complémentaires A1.1.2 Réunion procès-verbaux A1.1.3 Correspondance A1.2 Analyse de solution immobilière A1.2.1 Rapport A2 PFT A2.1 Accompagnement A2.1.1 Document PFT a. Général mandat associé au dossier demande d expertise plan d action de mandat accusé de réception b. Rapport/commentaires émis c. Estimation des coûts produit par la CHQ d. Étude graphique e. Documentation dessins, photos, études complémentaires A2.1.2 Réunion procès-verbaux A2.1.3 Correspondance A2.2 Analyse PFT (classé du côté de l expertise technique) A2.2.1 Document PFT a. Général mandat associé au dossier demande d expertise plan d action de mandat 13

14 Section A : Démarrage Section B : Planification Section C : Exécution, suveillance et maîtrise Section D : Clôture Section E : Gestion de projet Relations publiques et communications Expertise technique Gestion de projets Gestion financière Financement et planification Services immobiliers Ressources humaines Affaires juridiques et opérations contractuelles Administration et services à la clientèle Projet de structure de classement pour les projets d immobilisation et les autres documents Structure suggérée pour le classement des dossiers dans SharePoint Régions Immeubles Clients/ Établissements/ Agences Projets Dossiers P R O J E T S D I M M O B I L I S A T I O N 01-Bas Saint- Laurent CSSS de Rimouski (no. permis) Libellé Fichiers à partager Structure propre de partage par direction A D M I N I S T R A T I O N (dossiers internes par direction) Bénéfices recherchés Se doter d une structure de classement corporatif pour les projets d immobilisation; Réduire, et idéalement éliminer le nombre de copies des documents sous forme papier en circulation; par le fait même, réduction de l espace d entreposage requis pour le classement papier; Éviter la confusion quant à la dernière version d un document et sa version finale; Réduire le temps de recherche de l information pertinente reliée aux projets d immobilisation; Rendre accessible les documents à l ensemble du personnel, et éventuellement aux partenaires du réseau, peu importe leur lieu physique de travail; Permettre un partage et une collaboration soutenue en temps réel à l élaboration des documents pertinents à la gestion courante de nos projets d immobilisation; Favoriser le travail d équipe; Mettre en force de nouvelles règles ISO en rapport au classement des documents issus de nos processus pour l ensemble des directions. 14

15 Les risques Non adhésion de la structure de classement par les directions; Duplication inutile de documents papiers pour des fins d usage personnel; Classement et sauvegarde en double des mêmes documents identifiés dans la structure, provoquant ainsi une confusion quant à la version courante et la dernière version d un même document; Ne pas accepter de rendre disponible un document sous dans sa forme <document de travail>, ce pourquoi le portail de collaboration est conçu en s assurant de maintenir la sécurité d accès et la gestion des versions de documents; Objectif de partage et de collaboration non atteint en ce qui a trait aux documents corporatifs requis pour la bonne marche des opérations de gestion de projet d immobilisation. Recommandations Adopter et mettre en place la structure de classement (version 2) pour l ensemble des directions de la corporation visant à structurer de façon corporative la gestion documentaire pour les projets d immobilisation; Intégrer la notion d immeuble dans la structure de classement; Reprendre le classement papier selon la même structure; Étendre l usage du portail de collaboration SharePoint pour assurer la mise en place de cette même structure pour le partage électronique des documents; Étendre graduellement la même structure de classement pour tout type de projets; Responsabiliser une ressource qui, dès la mise en place du portail de collaboration, pourra être identifié au rôle d approbateur du classement permettant d assurer une rigueur et un contrôle de qualité du classement 15

16 Le portail de classement des dossiers corporatifs la vision Sites SharePoint de partage de documents répondant à deux grandes préoccupations : 1. Classement des dossiers administratifs par direction 2. Classement des dossiers et documents relatifs aux projets d immobilisation structuré selon la hiérarchie suivante : Région Établissement Immeuble Projet La structure de classement Une arborescence de classement conforme à notre processus de gestion des projets immobiliers 16

17 Structure de classement Intranet de la Corporation 17

18 Aujourd hui SharePoint interne VS SharePoint externe Accès Internet SharePoint externe Hébergeur externe Partenaires Clients Employés Extranet Site WEB corporatif Applications Site personnel Collaboration Procurer un environnement d accès unique portail Améliorer le travail collaboratif et d équipe Nous procurer l agilité requise pour l intégration de nos partenaires à nos processus d affaires Applications et données corporatives (Virtuo, Primavera, applications maisons, etc.) Merci de votre présence Visitez votre site SharePoint Québec! 18