Guide d utilisation utilisateur de PI2 CDG 77. Guide d utilisation Utilisateur de PI2

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1 CDG 77 Guide d utilisation Utilisateur de PI2

2 GUIDE D UTILISATION UTILISATEUR DE PI2 4 1 LES OBJECTIFS 4 2 PRESENTATION DE L INTERFACE WEB PAGE D ACCUEIL RECUPERATION DE VOS IDENTIFIANTS PI MIGRATION DU COMPTE IDENTIFICATION PI PAGE SOMMAIRE 5 3 UTILISATION DES MENUS ET DES FONCTIONS MON PROFIL COLLECTIVITE Consulter Modifier AGENTS PROPOSES Nouvel agent Modifier un agent Supprimer un agent Consulter un agent DOSSIERS D'INSCRIPTIONS Nouveau dossier Modifier un dossier Reprendre un dossier Supprimer un dossier Valider un dossier Consulter un dossier 13 4 INFORMATIONS GENERALES SYNTAXE CHAMPS OBLIGATOIRES CONFIRMATION DATES 14 5 INDEX PAGE D ACCUEIL RECUPERATION DE VOS IDENTIFIANTS IDENTIFICATION LORS DE LA MIGRATION COMPTE PI REDIRECTION AUTOMATIQUE LORS DE LA MIGRATION PAGE SOMMAIRE MENU PROFIL COLLECTIVITE PROFIL CONSULTATION PROFIL MODIFICATION MENU AGENTS PROPOSES AGENT - NOUVEAU AGENT - MODIFIER AGENT - MODIFIER AGENT - SUPPRIMER AGENT - CONSULTER MENU DOSSIERS INSCRIPTIONS 23

3 5.17 CHOIX DU GRADE ET DE L AGENT (1) CHOIX DU GRADE ET DE L AGENT (2) CHOIX DU MODE D ACCES MODE DE RECEVABILITE PERIODE D ABSENCES MESSAGE DE RECEVABILITE SAISIE DES INFORMATIONS ADDITIONNELLES DOSSIER - MODIFIER DOSSIER - REPRISE DOSSIER - SUPPRIMER DOSSIER - VALIDER DOSSIER - CONSULTER 29

4 Guide d utilisation Utilisateur de PI2 1 LES OBJECTIFS L objectif principal du logiciel PI 2 est de simplifier et automatiser la méthode de travail dans le cadre du traitement des dossiers de la Promotion Interne. Cette aplication permet à toutes les collectivités de procéder à la saisie des dossiers de promotion interne depuis le site Internet 2 PRESENTATION DE L INTERFACE WEB L interface de PI2 à la demande du CDG 77, respecte la charte graphique du site Internet Nous proposons également quelques options d utilisation courante, telle la version malvoyant et la récupération d identifiant perdu ou oublié. (Voir index 5.1) 2.1 Page d accueil Vous avez directement la possibilité en cas de perte ou d oubli de vos identifiants PI2 (Login/ mot de passe) de les récupérer en cliquant sur le lien rouge. (Voir index 5.1) Vous avez également la possibilité d utiliser la fonction malvoyant en cliquant sur le symbole en haut à droite de la page, afin d améliorer votre confort. (Voir index 5.1) 2.2 Récupération de vos identifiants PI2 Vous devez entrer votre adresse courriel ( ), puis répondre à la question et cliquer sur envoyer. (Voir index 5.2) Vous allez recevoir directement par l application PI 2, vos identifiants PI2. Nous avons intégré une série de questions aléatoires afin d éviter d éventuelles surcharges sur le serveur par des «hackers».

5 2.3 Migration du compte Lors de la première connexion à PI2, l application vous identifie avec les mêmes login et mot de passe d accès au site Internet Se met en place un processus de migration en deux phases : la première, vous aide à vous identifier. (Voir index 5.3) Vous choisissez dans le menu déroulant votre collectivité Cliquez sur le bouton Valider Si vous n êtes pas dans la liste déroulant, contacter l administrateur à l aide du menu. La seconde vous demande de remplir les champs suivants : (Voir index 5.4) Premier champ : mot de passe PI2 (qui n est pas automatiquement celui du site Internet) Second champ : adresse qui permettra à PI2 de vous envoyer vos identifiants en cas de perte ou d oubli, ainsi que vos dossiers validés. Cliquez sur enregistrer pour valider la migration. Vous serez redirigé automatiquement vers la page d accueil de PI2 et vous devez maintenant utiliser les identifiants de PI 2. (Voir index 5.5) 2.4 Identification PI2 Vous êtes maintenant reconnu dans la base de données de l application PI2. Pour l utiliser, renseigner les champs login et mot de passe de PI2. (Voir index 5.1) 2.5 Page sommaire Cette page regroupe toutes les actions de la collectivité. (Voir index 5.6) En haut à droite, vous retrouvez la fonction malvoyant pour ceux qui nécessitent un agrandissement des caractères. A gauche de la page, vous trouvez le menu avec trois grandes parties : (Voir index 5.6) Mon profil collectivité. Agents proposés. Dossiers d inscriptions.

6 3 UTILISATION DES MENUS ET DES FONCTIONS 3.1 Mon profil collectivité Vous avez la possibilité de consulter ou de modifier votre profil à tout moment. (Voir index 5.7) Consulter Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu. (Voir 1 dans index 5.8) Vous pouvez imprimer votre profil à l aide du lien collectivité. (Voir 2 dans index 5.8) Vous trouvez les informations de votre profil PI2. (Voir 3 dans index 5.8) Modifier Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu. (Voir 1 dans index 5.9) Vous pouvez modifier les informations de votre profil. (Voir 2 dans index 5.9) Cliquez sur le bouton modification afin de valider et recevoir par courriel ( ) vos nouveaux identifiants. (Voir 3 dans index 5.9) 3.2 Agents proposés Vous avez la possibilité d ajouter, de modifier, de supprimer ou de consulter un agent. (Voir index 5.10) Nouvel agent Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu. (Voir 1 dans index 5.11) Vous constatez que certains champs sont obligatoires (*). (Voir 2 dans index 5.11) Remplissez le formulaire (civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, etc.). Cliquez sur le bouton Creation pour valider cet agent. (Voir 3 dans index 5.11)

7 3.2.2 Modifier un agent Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu. (Voir 1 dans index 5.12) Choisissez dans le menu déroulant le nom de l agent à modifier. (Voir 2 dans index 5.12) Validez votre choix à l aide du bouton Valider. (Voir 3 dans index 5.12) Vous pouvez modifier les informations de votre agent dans ce formulaire. (Voir 1 dans index 5.13) Respectez bien ce format (jj/mm/aaaa) pour les dates. (Voir 2 dans index 5.13) Cliquez sur le bouton modification pour valider ce changement. (Voir 3 dans index 5.13) Supprimer un agent Choisissez dans le menu déroulant le nom de l agent à supprimer. (Voir 2 dans index 5.12) Validez votre choix à l aide du bouton Valider. (Voir 3 dans index 5.12) Cliquez sur le bouton suppression pour valider cette suppression. (Voir 1 dans index 5.14) Si vous ne souhaitez plus supprimer cet agent, Cliquez sur le lien Retour Consulter un agent Choisissez dans le menu déroulant le nom de l agent à consulter. (Voir 2 dans index 5.12) Validez votre choix à l aide du bouton Valider. (Voir 3 dans index 5.12) Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu. (Voir 1 dans index 5.15) Vous pouvez imprimer le profil de cet agent à l aide du menu. (Voir 2 dans index 5.15) Vous trouvez les informations de cet agent. (Voir 3 dans index 5.15) 3.3 Dossiers d'inscriptions Vous avez la possibilité d ajouter, de modifier, de rependre, de supprimer, de valider ou de consulter un dossier. (Voir index 5.16)

8 3.3.1 Nouveau dossier Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu. (Voir 1 dans index 5.17) Vous pouvez constater que l année de PI est renseignée automatiquement. (Voir 2 dans index 5.17) Remplissez le formulaire (Sélection du grade d'avancement et l agent). (Voir 3 dans index 5.17) Cliquez sur le bouton Valider qui apparait seulement si le formulaire est rempli, pour commencer ce nouveau dossier d inscription (Voir index 5.18) Vous devez lire et choisir un mode d accès (Voir index 5.19). Dans le choix unique, valider directement (Voir 1 dans index 5.19). Dans le choix multiple, choisissez et cliquez sur validez (Voir 2 ou 3 dans index 5.19). L inscription se déroule en trois grandes étapes : (Voir 3 dans index 5.20) Etape 1 : Mode de recevabilité. Etape 2 : Mode générique. Etape 3 : Mode Inscription. Vous pouvez vérifier à tout moment de la procédure d inscription, les informations saisies (année de la PI, grade d avancement et le nom du candidat) (Voir 1 dans index 5.20). Vous savez également où vous êtes grâce au menu (Voir 2 dans index 5.20), ainsi que le numéro de l étape en cours (Voir 3 dans index 5.20). Etape 1 : Mode de recevabilité Remplissez le formulaire afin de savoir si votre agent est recevable ou pas. Les champs de la partie «informations communes et condition de recevabilité» sont obligatoires. Les champs de la recevabilité correspondant au grade d avancement et au mode d accès choisis précédemment (Voir 4 dans index 5.20). Remplir dans la partie les absences et autres informations et n oubliez pas de cocher la case si votre agent à travaillé pendant une période à moins de 17h30. (Voir index 5.21). Vous avez maintenant deux choix : poursuivre la procédure d inscription ou enregistrer et de la reprendre ultérieurement. Si vous enregistrez maintenant, allez ensuite au chapitre reprise, si non cliquez sur suivant.

9 Vous avez l information concernant la recevabilité de la candidature de votre agent, soit : elle est recevable et vous avez un message en vert (Voir 1 dans index 5.22) elle n est pas recevable et vous avez un message en rouge (Voir 2 dans index 5.22). Dans le cas d une candidature non recevable : Si vous choisissez Non, le dossier est annulé. Si vous choisissez Oui, le dossier d inscription continue et vous pouvez remplir la deuxième partie du formulaire. Etape 2 : Mode générique Vous pouvez cliquer sur enregistrement instantané et revenir ultérieurement par le mode reprise. Vous pouvez remplir la partie «Saisie des informations additionnelles» et cliquer sur Suivant pour passer à la dernière étape du dossier d inscription (Voir index 5.23). Etape 3 : Mode Inscription. Vous pouvez retourner au sommaire, cliquer sur enregistrement instantané ou sur enregistrement du dossier. Le retour au sommaire annule le dossier d inscription. L enregistrement instantané permet de reprendre le dossier ultérieurement en mode reprise. L enregistrement du dossier permet de reprendre en mode modification ou de le valider en mode validation. Remplissez le dernier formulaire d inscription et choisissez enregistrement du dossier, il ne vous restera plus qu à le valider Modifier un dossier Vous pouvez uniquement modifier un dossier complet, pour les incomplets, allez dans le mode «Reprise». Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu (Voir 1 dans index 5.24). Vous pouvez imprimer la liste des agents ayant un dossier complet à l aide du menu (Voir 2 dans index 5.24).

10 Vous devez utiliser le filtre afin d afficher la liste des dossiers correspondants, soit par agent ou par grade d avancement (Voir 3 dans index 5.24). Cliquez directement sur le lien du dossier voulu pour accéder au formulaire de modification. Vous pouvez cliquer sur retour ou modifier le dossier. Le lien retour permet de revenir à la liste des dossiers à modifier. Le bouton modifier le dossier permet de modifier le dossier. Vous pouvez compléter le dossier ou modifier des informations saisies en vue de sa validation. Le calcul de la recevabilité s effectuer à chaque modification de dossier Reprendre un dossier Vous pouvez uniquement reprendre un dossier incomplet, pour les complets, allez dans le mode «Modifier». Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu (Voir 1 dans index 5.25). Vous pouvez imprimer la liste des agents ayant un dossier incomplet (Voir 2 dans index 5.25). Vous devez utiliser le filtre afin d afficher la liste des dossiers correspondants, soit par agent soit par grade d avancement (Voir 3 dans index 5.25). Cliquez directement sur le lien du dossier voulu pour accéder au formulaire de reprise. Vous avez deux types de reprise, le premier (reprise 1) consiste à reprendre un dossier qui n a pas passé le mode de recevabilité, et se déroule en trois étapes. Le second (reprise 2) reprend après de mode de recevabilité et se déroule en deux étapes. Reprise 1 (étape 1/3) : Complétez le formulaire et cliquez sur suivant afin de continuer la procédure d inscription du dossier.

11 Reprise 1 (étape 2/3) : Vous avez l information concernant la recevabilité de la candidature de votre agent, soit elle est recevable et vous avez un message en vert (Voir 1 dans index 5.22) soit elle n est pas recevable et vous avez un message en rouge (Voir 2 dans index 5.22). Dans le cas d une candidature non recevable : Si vous choisissez Non, le dossier est supprimé. Si vous choisissez Oui, vous pouvez poursuivre l inscription et remplir la deuxième partie du formulaire. Vous pouvez cliquer sur enregistrement instantané et revenir ultérieurement par le mode «Reprise». Vous pouvez remplir la partie «Saisie des informations additionnelles» et cliquez sur Suivant pour passer à la dernière étape du dossier d inscription (Voir index 5.23). Reprise 1 (étape 3/3) : Vous pouvez retourner au sommaire, cliquer sur enregistrement instantané ou sur enregistrement du dossier. Le retour au sommaire annule les modifications de la reprise du dossier d inscription. L enregistrement instantané permet de reprendre le dossier ultérieurement en mode reprise. L enregistrement du dossier permet de le reprendre en mode modification ou de le valider en mode validation. Remplissez le dernier formulaire d inscription et choisissez enregistrement du dossier, il ne vous restera plus qu à le valider. Reprise 2 (étape 1/2) : Vous pouvez consulter les informations concernant le premier formulaire, cliquez sur suivant pour passer à la dernière partie du formulaire. Reprise 2 (étape 2/2) : Vous pouvez retourner au sommaire, cliquer sur enregistrement instantané ou sur enregistrement du dossier. Le retour au sommaire annule les modifications de la reprise du dossier d inscription.

12 L enregistrement instantané permet de reprendre le dossier ultérieurement en mode reprise. L enregistrement du dossier permet de le reprendre en mode modification ou de le valider en mode validation. Remplissez le dernier formulaire d inscription et choisissez enregistrement du dossier, il ne vous restera plus qu à le valider Supprimer un dossier Vous pouvez supprimer tous les dossiers non validés. Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu (Voir 1 dans index 5.26). Vous pouvez imprimer la liste des agents ayant un dossier non validé (Voir 2 dans index 5.26). Vous devez utiliser le filtre afin d afficher la liste des dossiers correspondants, soit par agent, soit par grade d avancement (Voir 3 dans index 5.26). Cliquez directement sur le lien du dossier voulu pour accéder au formulaire de suppression. Vous pouvez cliquer sur retour ou suppression. Le lien retour permet de revenir à la liste des dossiers à supprimer. Le bouton suppression permet de supprimer le dossier Valider un dossier Vous pouvez valider uniquement les dossiers complets, pour les incomplets, allez dans le mode «Reprise». Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu (Voir 1 dans index 5.27). Vous pouvez imprimer la liste des agents ayant un dossier non validé (Voir 2 dans index 5.27). Vous devez utiliser le filtre afin d afficher la liste des dossiers correspondants, soit par agent, soit par grade d avancement (Voir 3 dans index 5.27). Cliquez directement sur le lien du dossier voulu pour accéder au formulaire de validation. Vous pouvez cliquer sur retour ou sur Valider le dossier.

13 Le lien retour permet de revenir à la liste des dossiers valider. Le bouton valider permet de valider le dossier. N oubliez pas de cocher la case Je certifie sur l'honneur de l'exactitude avant de valider le dossier. Vous pouvez le consulter par la suite mais VOUS NE POURREZ PLUS LE MODIFIER Consulter un dossier Vous pouvez consulter uniquement les dossiers validés. Vous savez rapidement où vous êtes, grâce au menu (Voir 1 dans index 5.28). Vous pouvez imprimer la liste des agents ayant un dossier validé (Voir 2 dans index 5.28). Vous devez utiliser le filtre afin d afficher la liste des dossiers correspondants, soit par agent, soit par grade d avancement (Voir 3 dans index 5.28). Cliquez directement sur le lien du dossier voulu pour accéder au formulaire de consultation. Vous pouvez cliquer sur retour ou dossier. Le lien retour permet de revenir à la liste des dossiers à consulter. Le lien dossier permet d ouvrir une page imprimable du dossier en noir et banc. 4 INFORMATIONS GENERALES 4.1 Syntaxe Note importante : L utilisation de caractères spéciaux est fortement déconseillée, elle peut empêcher l enregistrement ou toute autre action. (Les guillemets ", les points-virgules ; les $, etc.). Il est donc conseillé d utiliser l application de la façon la plus simple possible avec les caractères standard.

14 4.2 Champs obligatoires Lorsqu un champ obligatoire n est pas rempli, un message d alerte apparaît vous indiquant quel champ n a pas été rempli. Ces champs sont indiqués de façon standard (*), il est conseillé de remplir tous les champs obligatoires. 4.3 Confirmation Lorsque l agent ne correspond pas aux critères de recevabilité, une confirmation vous sera demandée, afin de continuer le dossier. Vous avez également un message vous confirmant l enregistrement de l agent et l étape suivante. Vous recevrez un courriel ( ) de confirmation, ainsi qu un lien de consultation, après validation de chaque dossier. Vous recevrez également un courriel ( ) de confirmation au moment de votre première inscription ou lors de la modification de votre compte PI Dates Pour tous les champs de saisie de dates, un format a été défini : jj/mm/aaaa jj : le jour sur deux caractères numérique mm : le mois sur deux caractères numériques aaaa : l année sur quatre caractères numériques Chacune de ses valeurs est obligatoirement séparée par un slash /

15 5 INDEX Note : les images ci-après ne sont pas toutes des captures d écrans de la dernière version de l application PI2. Vous pouvez constater une différence minime entre ces captures et la version à l écran. 5.1 Page d accueil 5.2 Récupération de vos identifiants

16 5.3 Identification lors de la migration 5.4 Compte PI2

17 5.5 Redirection automatique lors de la migration

18 5.6 Page sommaire

19 5.7 Menu profil collectivité 5.8 Profil Consultation

20 5.9 Profil Modification 5.10 Menu Agents proposés

21 5.11 Agent - Nouveau 5.12 Agent - Modifier

22 5.13 Agent - Modifier 5.14 Agent - Supprimer 5.15 Agent - Consulter

23 5.16 Menu Dossiers inscriptions 5.17 Choix du grade et de l agent (1) 5.18 Choix du grade et de l agent (2)

24 5.19 Choix du mode d accès

25 5.20 Mode de recevabilité

26 5.21 Période d absences 5.22 Message de recevabilité

27 5.23 Saisie des informations additionnelles 5.24 Dossier - Modifier

28 5.25 Dossier - Reprise 5.26 Dossier - Supprimer

29 5.27 Dossier - Valider 5.28 Dossier - Consulter

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