Annexe A - Désignation des membres du Comité de retraite

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1 POLITIQUE DE RÉGIE INTERNE DU COMITÉ DE RETRAITE DU RÉGIME DE RETRAITE DE LA CORPORATION DE L ÉCOLE POLYTECHNIQUE Annexe A - Désignation des membres du Comité de retraite 1. Généralités Les membres désignés par les participants actifs et non actifs sont élus lors d assemblées annuelles du régime. Un avis écrit d élection doit être transmis par le secrétaire lors de l envoi de l avis écrit de convocation à l assemblée annuelle. L avis contient les informations suivantes : le groupe de participants concernés; le nom du membre à remplacer et la date de fin de son mandat; la date de fin de la période de mise en candidature. Comme les membres en poste en date du 26 mars 2008 désignés par chaque groupe concerné l ont tous été lors d assemblées spéciales d élection plutôt que d assemblées annuelles, une période de transition est rendue nécessaire. À cet effet, chaque groupe ayant le pouvoir de désigner l un ou l autre des membres en poste en date du 26 mars 2008 devra, et ce, relativement au prochain mandat seulement, en déterminer la durée pour que ledit mandat se termine au plus tard à la date de l assemblée annuelle qui précède immédiatement la date de fin dudit mandat, et ce, en autant que la durée du mandat n excède pas trois ans. 2. Mise en candidature Les candidats à l élection comme membres du Comité de retraite désignés par les participants actifs et non actifs sont proposés au moyen d un bulletin signé par le candidat et au moins deux participants du groupe respectif qui ont droit de vote à l assemblée annuelle. Le bulletin doit être transmis par la poste, messager, télécopieur, courrier électronique ou de main en main au secrétaire du Comité de retraite au moins 7 jours avant la date fixée de l assemblée annuelle. Le secrétaire procède ensuite à la transmission des noms des candidats à l élection par voie d affichage ou par courriel ou par la poste, et ce, pendant au moins 48 heures avant la date fixée de l assemblée annuelle. Dans l éventualité où aucune candidature n est remise avant la fin de la période de mise en candidature, ladite période est prolongée. Le bulletin doit alors être remis au secrétaire du Comité de retraite au plus tard 30 minutes avant le début de l assemblée annuelle.

2 3. Élection dans le cas d un candidat unique Si un seul candidat se présente à un poste, il n y a pas d élection et le président du Comité de retraite le déclare élu par acclamation. 4. Vote par procuration Les participants qui ne peuvent assister à l assemblée annuelle ne peuvent voter par procuration. 5. Vote Le président et le secrétaire du Comité de retraite agissent à titre de président et de secrétaire d élection. En cas d impossibilité d agir du président ou du secrétaire du Comité de retraite, les participants désignent parmi eux un président ou un secrétaire d élection. Les règles d élection sont les suivantes pour chacun des groupes concernés : a) le président d élection agit comme scrutateur et est responsable de l application et de l interprétation de la procédure énoncée au présent article; b) s il y a lieu, le président d élection peut nommer toute personne présente à l assemblée annuelle pour agir à titre de scrutateur adjoint; c) le président d élection fait vérifier l identité et le statut des participants qui votent; d) le vote se prend à main levée à moins que le vote secret ne soit demandé par un participant; e) toute décision se prend à la majorité des voix exprimées; f) en cas d égalité des votes, le président d élection ordonne la tenue d un scrutin secret et détermine la façon de tenir ce dernier. Le candidat entre en fonction à la clôture de l assemblée. 2

3 Annexe B - Documents à transmettre à tout nouveau membre Règlement et documentation administrative du régime de retraite Règlement du régime de retraite et ses amendements; Guide de retraite à l intention des participants (sommaire du régime de retraite); Politique de régie interne (incluant le code d éthique et de déontologie); Délégations; Budget de fonctionnement du régime; Tout autre document pertinent à l administration du régime; Assemblées et comités Calendrier des assemblées; Procès-verbaux des assemblées du Comité de retraite de la dernière année; Procès-verbaux des assemblées du Comité de placement de la dernière année; Procès-verbaux des assemblées du Comité de vérification de la dernière année; Procès-verbal de l assemblée annuelle du régime; Placements Énoncé de politique de placement; Politique d exercice des droits de vote; Rapport de suivi des activités de placement; Situation financière du régime Rapport d évaluation actuarielle de capitalisation du régime; États financiers vérifiés du régime; Estimation de la situation financière du régime; Assurance responsabilité des fiduciaires Police d assurance responsabilité civile des fiduciaires; Convention d indemnisation; Documentation de la Régie des rentes du Québec Guide du membre de Comité de retraite (RRQ); Recueil «Bien administrer un régime de retraite» (RRQ). 3

4 Annexe H - Assemblée annuelle 1. Introduction L assemblée annuelle est convoquée dans le but de permettre aux participants, aux bénéficiaires et à l employeur de prendre connaissance des modifications apportées au régime, des indications portées au registre de déclaration des intérêts et de la situation financière du régime, et ce, en regard de l exercice financier qui précède la date de l assemblée annuelle. De plus, elle permet aux différents groupes de participants, indépendamment pour les participants actifs et les participants non actifs, de désigner les membres au Comité de retraite. Lors de chaque assemblée annuelle, le Comité de retraite rend également compte de son administration. 2. Avis de convocation Conformément à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite, le Comité de retraite doit, dans les six mois de chaque exercice financier, convoquer par écrit chacun des participants et des bénéficiaires du régime ainsi que l employeur à une assemblée annuelle. Cette dernière se tient à l endroit choisi par le Comité. L avis écrit de convocation à l assemblée annuelle est transmis par le secrétaire du Comité à chaque participant et bénéficiaire au moins 30 jours avant la date de l assemblée. L avis contient les informations suivantes: l endroit, la date et l heure de l assemblée; l ordre du jour de l assemblée; tout autre renseignement exigé par les lois applicables. Est également joint à l envoi tout avis écrit d élection en regard des postes à pourvoir lors de l assemblée annuelle. 3. Ordre du jour de l assemblée annuelle L ordre du jour de l assemblée annuelle comprend les sujets mentionnés ciaprès : la composition du Comité de retraite, le mode de désignation des membres du comité et la date de fin de leur mandat; la situation financière du régime; le rapport du Comité de retraite sur l administration du régime au cours de l exercice financier écoulé; les modifications apportées au Règlement du régime; 4

5 toute indication portée depuis la dernière assemblée annuelle au registre de déclarations des intérêts; l élection en regard des postes à pourvoir à titre de membres du Comité de retraite; tout autre sujet que le Comité de retraite juge à propos d y inscrire. 4. Président et secrétaire de l assemblée annuelle Le président et le secrétaire du Comité de retraite agissent à titre de président et secrétaire de l assemblée annuelle. 5. Procès-verbal Le secrétaire du Comité de retraite prépare le procès-verbal de l assemblée annuelle et doit s assurer que les membres du Comité de retraite en reçoivent une copie avec l avis de convocation de l assemblée suivante du Comité. Le procès-verbal de l assemblée annuelle doit être soumis pour adoption à l assemblée annuelle de l année suivante. 6. Quorum Le quorum de l assemblée annuelle est constitué des participants et bénéficiaires présents à l assemblée. 5

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