Mise en place du logiciel SharePoint chez CLS- Collecte Localisation Satellites.

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1 Mise en place du logiciel SharePoint chez CLS- Collecte Localisation Satellites.

2 Problématique En quelle mesure le passage d une GED dédiée vers une plateforme documentaire collaborative permet: une gestion partagée et responsable des données? d optimiser la rapidité et l automatisation des procédures? d améliorer le savoir faire de l entreprise?

3 CLS Collecte Localisation Satellites, un opérateur reconnu de collecte de données environnementales et de localisation, d'observation et de surveillance des océans. Tutelles : IFREMER CNES Actionnaires Exclusivité mondiale d exploitation du système de géolocalisation ARGOS : Expertise de l exploitation des systèmes spatiaux de collecte de données et de leur traitement.

4 Processus Documentaires à CLS Ils s inscrivent dans le management de la Qualité de CLS La gestion documentaire de CLS est confiée au Pilote Processus Doc Des activités de «Doc Controller» Gabarits de rédactions Modèles de : Notes Techniques. Comptes rendus de réunion. Des tâches de flux de travail ou workflows. Transferts vers la base référentielle et enregistrement pérenne sur SGBD Baghera. Diffusion

5 L existant : Baghera Doc Un SGBD performant des années Une solution documentaire commune avec le CNES. La mémoire professionnelle de CLS. La documentation référentielle applicable.

6 L existant : L espace réseau de CLS Un espace de stockage sur serveurs. Une division des espaces par fonctions et hiérarchie métiers, subdivisions. Des espaces personnels de stockage de contenus. Un portail institutionnel et son intranet pour diffusion interne.

7 Les limites de l existant L implémentation dans Baghera est un préalable à toute diffusion. Un gestionnaire documentaliste est l intermédiaire entre la documentation et l utilisateur-producteur de documents. L outil demande un savoir faire documentaliste (acronymes, interface) Pas de gestion pilotée sur l intranet : de bonnes pratiques consensuelles mais pas de maitrise.

8 Conséquences indésirables «Vétusté» technologique de Baghera. Inadaptation de l outil de GED aux profils d utilisateurs actuels de CLS: besoin d un accès direct et rapide à la doc. Duplications de docs sur l intranet CLS qui entrainent la circulation de versions antidatées Surcharge des emplacements physiques disque réseau Un cloisonnement de l information car sa localisation n est plus assurée.

9 Autant de freins Recherche d une solution documentaire alternative La plateforme de site collaboratif : Une interface polyvalente qui tirent partie des technologies du protocole web. Des possibilités d indexation précise et gérée. Et qui répond au priorités de CLS suivantes :

10 1 Concevoir un système documentaire qui soit centré autour des besoins et de l expérience utilisateur. 2 Exploiter les atouts de l infrastructure web de l outil : la technologie du PUSH

11 3 Faciliter la recherche d information et de documentation grâce à un moteur puissant. Simplicité, intuitivité de l interface utilisateur 4 Favoriser une gestion personnelle de l accès au docs selon ses besoins métiers: «suivre» un document dans son évolution

12 5 Décloisonner l information et garantir son accès sans nécessairement connaitre sa localisation. 6 S équiper d un outil évolutif : la plateforme est une arborescence de sites et de collections de sites multipliables à souhait.

13 7 Etre doté d un outil documentaire ouvert sur l externe : collaborer avec les partenaires externes à CLS et avec les clients Un exemple de site «projet»externe.

14 Le site collaboratif «MPC-S1» créé sous SharePoint par CLS

15

16 8 Optimiser les Workflows «automatisation totale ou partielle d'un processus dans lequel les documents, les informations et les tâches sont échangés entre les participants pour action, selon un ensemble de règles permettant de mener à bien, ou de contribuer à, une finalité de gestion» WorkFlow Management Coalition (WfMC). 9 Améliorer la circulation de l information documentaire dans les méthodes de travail en gestion de projet.

17 10 Mobiliser les utilisateurs qui dans un tel dispositif deviennent la clé de voûte de la valorisation documentaire. Responsabilisation de l effort d indexation

18 Le SID sous SharePoint de CLS Modélisation des fonctions CLS permises par SharePoint

19 Une organisation thématique du portail documentaire de CLS : 7 classes de collection de sites

20 SharePoint se présente ainsi à la fois comme : Un portail Intranet/Extranet d entreprise. Une plateforme de travail collaboratif en temps réel. Une Gestion électronique de documents (GED). Un système de gestion de contenu, (ECM). Une base de connaissances à partir de laquelle mener une politique de Knowledge Management d entreprise.

21 Des contraintes au choix d une plateforme collaborative d entreprise? Elles sont liées aux pratiques sociales du document et au comportement utilisateur Pour qu un tel dispositif de gestion doc. donne des performances et des gains, il faut: Acquérir les bonnes pratiques : pratiquer le «partage collaboratif». Avoir l appui d une Direction persévérante pour impliquer les personnels utilisateurs. S astreindre à la discipline de l indexation pour un bénéfice documentaire collectif.

22 Conclusion Nous venons d expliciter les arguments qui, à notre sens, concourent à plébisciter une plateforme de sites collaboratifs web type SharePoint comme outil de gestion documentaire hautement performant. Merci de votre attention.

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