Procédure de Gestion de la présence au travail et du Retour au travail adapté

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1 Prcédure de Gestin de la présence au travail et du Retur au travail adapté déculant de la plitique intégrée en santé, sécurité et bien-être au travail (2012) DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

2 TABLE DES MATIÈRES Page PRÉAMBULE... 3 GESTION DE LA PRÉSENCE AU TRAVAIL: 1. Absence maladie de curte durée (3 jurs et mins) Absence maladie de 4 jurs et plus Absence reliée à un accident de travail Accident d autmbile (SAAQ) Travailleuse enceinte... 7 GESTION DU RETOUR AU TRAVAIL ADAPTÉ: 6. Rôles et respnsabilités lrs d un retur au travail adapté Affectatin des femmes enceintes en retrait préventif Liste nn exhaustive d exemples de tâches pur les éducateurs et les intervenants psychsciaux (seln les cnditins physiques) Frmulaire de réclamatin d'assurance salaire Plan de retur au travail adapté Terminlgie Indemnités pur les cas de CSST Prductin Isabelle Budreau, M.Ps., D.Ps. Agente de la gestin du persnnel En cllabratin avec : Cmité de directin Cmité de gestin Cmité paritaire en santé et sécurité du travail CCPAS Cnseil multi 2

3 PRÉAMBULE : Le présent dcument se veut un guide pratique cncernant la gestin de la présence au travail et cncernant le retur au travail à de fnctins particulières qui répndent aux incapacités tempraires de l emplyé. Il décule de la plitique intégrée en santé, sécurité et bien-être au travail. Les rôles et respnsabilités de chacun en cas d absence et lrs d un retur au travail adapté y snt détaillés. De plus, un dépliant récapitulatif est cnçu pur indiquer aux emplyés qui faire en cas d absence. 3

4 Gestin de la présence au travail 1. Absence maladie de curte durée (3 jurs et mins) La persnne salariée Le gestinnaire Respnsables Actins Avise immédiatement sn supérieur immédiat, u sn remplaçant, du mtif et de la durée de l absence. Au besin, discute avec l emplyé et le directeur des ressurces humaines de la pertinence de demander une preuve médicale en tenant cmpte : Du prfil d absentéisme; De la fréquence des absences de curtes durées; Des absences par rapprt à l hraire de travail. Autrise u nn l absence par le biais du relevé de présence. Dans le cas d absentéisme chrnique, identifie, avec la persnne salariée cncernée, les myens apprpriés pur résudre les prblèmes d absentéisme. Infrme la persnne salariée et le directeur des ressurces humaines de l applicatin des mesures spéciales seln le cas. 2. Absence maladie de 4 jurs et plus La persnne salariée Respnsables Actins Avise immédiatement sn supérieur immédiat, u sn remplaçant, ainsi que le technicien en persnnel de sn absence en précisant le mtif et la durée de celle-ci. Se prcure, dans sn service u auprès de la Directin des ressurces humaines le frmulaire «Réclamatin d assurance salaire». Ce frmulaire dit inclure tus les éléments suivants : diagnstic, durée de l absence, suivi médical (date du prchain rendez-vus, traitement, référence à un spécialiste, date de retur au travail). La persnne salariée dit signer, dater et returner rapidement ce frmulaire au technicien en persnnel afin de ne pas retarder le versement de ses prestatins. Se sumet à une évaluatin u à une expertise médicale lrsque recmmandé par le directeur des ressurces humaines. Cllabre à la mise en place et à l applicatin de tute mesure favrisant le retur au travail partiel u cmplet. 4

5 Le gestinnaire Remet à la persnne salariée le certificat médical «Réclamatin d assurance salaire». Autrise u nn l absence par le biais du relevé de présence, et ce, après avir reçu de la Directin des ressurces humaines une cnfirmatin d invalidité. S infrme péridiquement auprès de sn emplyé de l évlutin de sn état de santé. Prend de ses nuvelles et maintient un cntact. La Directin des ressurces humaines Avise la Directin des ressurces humaines de tut retur effectif au travail. Reçit et évalue le certificat médical. 3. Absence reliée à un accident de travail Transmet l infrmatin au supérieur immédiat relativement à la validité du certificat et assure le suivi avec le gestinnaire tut au lng de l absence. Infrme le gestinnaire de la cnfirmatin u nn de l invalidité. Lrsque l emplyé est en arrêt pur des raisns psychlgiques reliées au travail, s infrme péridiquement auprès de l emplyé de l évlutin de sn état de santé. Prend de ses nuvelles et maintient un cntact. Autrise le service de la paie à verser l indemnité prévue aux différents régimes. Le versement des indemnités ne s effectue qu une fis les pièces justificatives btenues (5 jurs uvrables payés en maladie avec frmulaire de réclamatin d assurance salaire après 3 jurs). La persnne salariée Respnsables Actins S assure d btenir les premiers sins, si requis, et avise immédiatement sn supérieur de l événement. Événement sans perte de temps : 1. Infrme sn chef de service; 2. Remplit le frmulaire d accident de travail dispnible dans sn pint de service et l achemine au technicien en persnnel. Si l accident génère une absence : 1. Remplit le frmulaire «Rapprt d accident de travail» avant de quitter les lieux de travail, si pssible. Sinn, le cmpléter lrsque pssible; 2. Fait remplir le certificat «d assignatin tempraire d un travailleur» par sn médecin traitant dès la première visite; 3. Dans le cas d une absence de plus de 14 jurs, remplit le frmulaire «Réclamatin du travailleur». Remet au technicien en persnnel l attestatin médicale btenue de sn médecin et de tus les rapprts médicaux btenus lrs des visites ultérieures et participe, lrsque nécessaire, à l enquête et l analyse d accident. Avise sn supérieur immédiat et la Directin des ressurces humaines de tute prlngatin d absence et de la date de sn retur au travail. 5

6 Le gestinnaire Respnsables Actins S assure que les premiers sins sient dispensés si requis. Remet à la persnne salariée un «Rapprt d accident de travail» et un frmulaire «d assignatin tempraire d un travailleur». S assure que tus les frmulaires nt été remis à l emplyé avant qu il ne quitte les lieux de travail et qu ils nt été dûment remplis, dans la mesure du pssible. Vérifie et signe le frmulaire d accident de travail, apprte les crrectifs nécessaires et en envie une cpie au directeur du service et à la Directin des ressurces humaines. Prend les mesures crrectives immédiates adéquates afin de prtéger la santé et sécurité du persnnel restant. Fait l enquête et l analyse de l accident et participe, le cas échéant, à la déterminatin de l assignatin tempraire en cllabratin avec la Directin des ressurces humaines. Cllabre à la préparatin et à l actualisatin de tute démarche légale de cntestatin d un dssier, lrsque requis. Autrise l absence par le biais du relevé de présence. La Directin des ressurces humaines Le cmité paritaire en santé et sécurité du travail (CPSST) S infrme péridiquement auprès de sn emplyé de l évlutin de sn état de santé. Prend de ses nuvelles et maintient un cntact. Reçit et évalue l attestatin médicale et les autres rapprts médicaux et examine la pertinence de faire évaluer u expertiser la persnne accidentée. Effectue la gestin du dssier en lien avec la CSST. Prend cnnaissance et évalue les rapprts d accident de travail et de déclaratins de situatins dangereuses et, au besin, fait des recmmandatins au(x) gestinnaire(s) cncerné(s). 4. Accident d autmbile (SAAQ) La persnne salariée Respnsables Actins Infrme sn supérieur immédiat; Se prcure un frmulaire «Rapprt du médecin» dispnible auprès de la SAAQ u sur sn site au Fait remplir ce frmulaire par le médecin cnsulté et l achemine au technicien en persnnel. Infrme, dans les meilleurs délais, le technicien en persnnel et sn supérieur immédiat de la durée de sn absence. 6

7 5. Travailleuse enceinte Prgramme «Pur une maternité sans danger» La persnne salariée Respnsables Actins Infrme sn supérieur immédiat et le technicien en persnnel; Fait remplir par un médecin le frmulaire «Certificat médical visant le retrait préventif et l affectatin de la travailleuse enceinte u qui allaite» (dispnible dans les bureaux des médecins seulement). La Directin des ressurces humaines Achemine au technicien en persnnel, dans les meilleurs délais, la cpie verte dudit frmulaire. Cmmunique avec l emplyée u sn chef de service afin de crdnner l affectatin u le retrait préventif. 7

8 RETOUR AU TRAVAIL ADAPTÉ Lrs d un retrait préventif u tut autre arrêt de travail, il va de si qu une perte d expertise est cnstatée sur le terrain. Le guide suivant est cnçu dans le but de répndre à un besin pressant de cnserver ns ressurces et leur bagage de cnnaissances en les assignant u en les réaffectant à des tâches intéressantes leur permettant de relever de nuveaux défis. Plusieurs persnnes qualifiées en retrait préventif u en arrêt de travail snt aptes à utiliser leurs cmpétences à différents niveaux puvant amélirer le fnctinnement de l établissement, vire même augmenter le taux de rétentin, diminuer les cngés de maladie et alléger la lurdeur de la tâche dans un cntexte de grande surcharge. Un retur au travail adapté permet aussi au travailleur de demeurer actif et de maintenir un cntact avec sn milieu. Il imprte d éliminer à la surce les dangers, de mdifier la tâche du travailleur, d adapter sn pste de travail, d affecter la persnne à des tâches sans danger qu elle est raisnnablement en mesure d accmplir. 8

9 6. Rôles et respnsabilités lrs d un retur au travail adapté Chefs de service Avant - Avise l emplyé qu il purrait être sujet à un retur au travail adapté au mment du dépôt du certificat pur retrait préventif u blessure physique. - Cntacte le DRH pur faire part de sn besin de ressurces. - Adresse une demande de retur au travail adapté au directeur du service et au DRH (vir plan, p. 15). Pendant - Prend sin d accueillir l emplyé afin de faciliter l adaptatin du travail. - Cnsulte le directeur du service et le DRH lrsqu il désire déplacer l emplyé u lrs du chix de l emplyé qui dit quitter lrsque le besin est diminué. - Respecte les recmmandatins émises par la CSST. - Prend cntact avec l emplyé afin de cmpléter l infrmatin sur les mdalités du plan de retur au travail adapté. Avant Directeur des ressurces humaines - Autrise tute demande de retur au travail adapté. - Détermine cnjintement avec la technicienne en gestin du persnnel et la technicienne en administratin respnsable de la liste de rappel, le chix de la ressurce seln les besins et les critères déterminés lrs d une demande de besin de ressurces. - Cntacte l emplyé pur l aviser du retur au travail adapté et des mdalités cnvenues. - Avise la technicienne en gestin du persnnel et la technicienne en administratin respnsable de la liste de rappel du début et de la fin de la réaffectatin. Avant Technicienne en gestin du persnnel - Avise l emplyé qu il purrait être réaffecté au mment du dépôt du certificat de retrait préventif u du certificat d assignatin tempraire d un travailleur. - Infrme le DRH et/u le chef de service des recmmandatins émises par la CSST qui divent être respectées. - Fait les suivis administratifs auprès de la CSST et du service de paie. 9

10 7. Affectatin des femmes enceintes en retrait préventif Critères guidant le chix de la travailleuse qui sera réaffectée : Le chix de la persnne réaffectée dit être neutre et bjectif. - La travailleuse dit être enceinte depuis mins de 7 mis. - La frmatin, les expériences de travail et le prt d attache de la travailleuse snt à cnsidérer. - De préférence, une travailleuse qui n a pas déjà été rappelée au travail. - S il y a plus d une travailleuse qui répnd à ces critères, le chix devrait se faire par ancienneté (les travailleuses ayant le mins d ancienneté aurnt dnc plus de chance d être réaffectées). - Lrsqu il y a plus d une travailleuse réaffectée dans un même service et qu il y a une diminutin des besins, le chix de la travailleuse qui sera libérée sera fait seln le début de la réaffectatin (première réaffectée, première à quitter) et du nmbre de semaines de grssesse (plus la travailleuse apprche du 7 e mis de grssesse, plus il y aura de pssibilités qu elle puisse quitter). Le chix de la tâche dit être clair et défini. - La réaffectatin dit respecter les recmmandatins émises par la CSST. - La réaffectatin dit être pur une péride minimale équivalente à une semaine à temps cmplet. - La réaffectatin dit naître d un besin présent réel. - Le déplacement de la travailleuse dans d autres tâches au curs de sa réaffectatin dit être fait en cllabratin et avec l autrisatin de la Directin des ressurces humaines. N.B. Les cûts engendrés snt assumés par le budget du pint de service ù la prestatin de travail sera effectuée. Par ailleurs, la Directin des ressurces humaines dispse d un budget fixe réservé à cette fin. Ainsi, en cas de déficit budgétaire dans l équipe à l item masse salariale, la Directin des ressurces humaines assumera la différence, à la hauteur du budget réservé à cette fin. 10

11 8. Liste nn exhaustive d exemples de tâches pur les éducateurs et les intervenants psychsciaux (seln les cnditins physiques) DIRECTION DES SERVICES DE RÉADAPTATION ET D HÉBERGEMENT PROJETS DE RÉAFFECTATION / ASSIGNATION TEMPORAIRE POUR UN ÉDUCATEUR Mnter des ateliers (menuiserie, cuisine, etc.); Mnter des prgrammes; Accueillir et accmpagner les nuveaux éducateurs; Effectuer du classement; Effectuer des tâches de nature clinic-administrative (entrée des ntes évlutives, des dnnées sur PIJ, grilles, etc.); Apprfndir les fnctins du PNF et faire une présentatin dans les équipes; Établir des cntacts avec les éducateurs à l externe; Répndre aux bjectifs du plan d actin; Préparer des activités pur des semaines thématiques; Pursuivre du travail tutrial; Effectuer des transprts; Vir à la préparatin des écrits des temps frts de l unité; Organiser une activité u un temps spécifique afin de présenter aux parents l apprche cgnitiv-cmprtementale; Faire l inventaire du matériel sprtif et de briclage et renuvellement; Préparer des frmatins en lien avec la médicatin en unités : nm, utilité, effet recherché, effet secndaire; Mettre à jur le cadre et les utils cliniques seln les besins de l unité; Accmpagner des stagiaires. 11

12 DIRECTION DE LA PROTECTION DE LA JEUNESSE PROJETS DE RÉAFFECTATION / ASSIGNATION TEMPORAIRE POUR UN T.A.S. ET UN A.R.H. Sutenir les emplyés (en regard à l expérience); Classer les dssiers centralisés; Cmpléter des dcuments (ntes, entrée de dnnées, entrée de PI-PSI-PII, etc.); Effectuer des démarches auprès des partenaires; Assurer le suivi des cntacts téléphniques, retur d'appels; Gérer des urgences par téléphne (sutien technique aux intervenants lrs de situatins cmplexes et urgentes, prévir transprt, faire cntacts, etc.); Mettre à jur des dnnées PIJ; Rédiger des rapprts; Participer aux cmités; Sutenir les nuveaux intervenants/caching des nuveaux; Lire des rapprts des autres et apprter un supprt clinique; Centre administratif-dpj (4 e étage à Gaspé) Travailler au RTS (prendre les signalements); Sutenir les emplyés (en regard à l'expérience); Entrer des dnnées, lettres et cntacts téléphniques avec la clientèle (adptin/retruvailles); Entrer les dnnées des réserves; Entrer les dnnées et lettres aux dssiers Expertise; Supprter les autres emplyés au niveau de la prgrammatin clinique pur mnter un dssier avec les dcuments et aide-mémire clinique; Sutenir le secteur DPJ pur mettre à jur et/u classer des dcuments. 12

13 9. Frmulaire d assurance-salaire 13

14 14

15 10. Frmulaire de retur au travail adapté PLAN DE RETOUR AU TRAVAIL ADAPTÉ 1. IDENTIFICATION DU TRAVAILLEUR NOM : N O EMPLOYÉ : PRÉNOM : TITRE D EMPLOI : EMPLOYEUR : CENTRE JEUNESSE GASPÉSIE/LES ÎLES 2. NATURE DU TRAVAIL PROPOSÉ Le supérieur immédiat implique le travailleur dans l élabratin du plan de retur au travail adapté pur déterminer les tâches qu il est en mesure de faire. La démarche avec le médecin est ainsi simplifiée, le travailleur étant engagé dans le prcessus et puvant expliquer à sn médecin les tâches qu il peut accmplir. (année/mis/jur) DÉBUT : RETOUR AU TRAVAIL RÉGULIER : FIN : (année/mis/jur) (année /mis/jur) TÂCHES DÉTAILLÉES DU TRAVAIL PROPOSÉ : NOMBRE JRS/SEMAINE : QUART DE TRAVAIL : JOUR SOIR NUIT NOMBRE HRES/JOUR : HORAIRE DE TRAVAIL : (Nm de la persnne qui a rédigé la descriptin) (Date) 3. APPRÉCIATION DU MÉDECIN TRAITANT ET / OU DÉSIGNÉ, LE CAS ÉCHÉANT COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS : 11. SIGNATURES (DRH - Date) (Chef de service - Date) (Emplyé Date) (Médecin, au besin Date) 15

16 11. Terminlgie Affectatin (CSST): réaménagement du travail chez les femmes enceintes en retrait préventif. Assignatin tempraire (CSST): réaménagement de travail pur accmmder une persnne en cas de maladie u d accident du travail l empêchant temprairement d exécuter sn travail. L assignatin tempraire est un travail à temps plein dnt le salaire est assumé à 100% par l emplyeur. Slutin prvisire (CSST): réaménagement tempraire de travail pur accmmder une persnne en cas de maladie u d accident du travail l empêchant temprairement d exécuter sn travail. La slutin prvisire est un travail à temps partiel variant de quelques heures par jur à quelques jurs par semaine dnt la différence du salaire est assumée par la Cmmissin de la santé et de la sécurité du travail (CSST). 16

17 12. Indemnités pur les cas de CSST Femmes enceintes en retrait préventif Affectatin à temps cmplet u à temps partiel Le salaire de l emplyée est assumé à 100% par l emplyeur. L emplyeur dit verser à la travailleuse sn salaire, à sn titre d empli, durant tute la péride de l affectatin, et ce, même si le salaire du pste auquel elle est affectée est mins élevé que celui de sn pste habituel. Le sutien financier de la CSST vise à cmbler la différence entre le salaire brut du pste habituel de la travailleuse et le salaire brut du pste d affectatin. Nn-réaffectatin : le salaire est assumé à 100% par la CSST. Lrsque la travailleuse btient un retrait préventif, l emplyeur verse à l emplyée sn salaire habituel pendant les 5 premiers jurs uvrables de l établissement suivant sn arrêt de travail (jurs nrmalement travaillés). Pendant les 14 jurs suivants, l emplyeur verse 90 % de sn salaire net des jurs nrmalement travaillés et remplit une demande de rembursement qu il sumet à la CSST. Par la suite, la CSST verse à la travailleuse les indemnités prévues jusqu à la quatrième semaine précédant celle de la date prévue de sn accuchement u la fin de la péride d allaitement. Lésins prfessinnelles physiques u psychlgiques Le jur de l accident, l emplyeur verse 100% du salaire habituel de l emplyé. Pur les jurs qui suivent, l emplyeur verse 90% du salaire net, basé sur le revenu brut prévu par le cntrat de travail de l emplyé, pur les jurs ù l emplyé aurait nrmalement dû travailler. Ce mntant est ensuite rembursé à l emplyeur par la CSST. 17

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