ETABLISSEMENT HEBERGEANT DES PERSONNES ÂGEES DEPENDANTES 11 AV LOUIS THIOLLIER SAINT HEAND

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1 ETABLISSEMENT HEBERGEANT DES PERSONNES ÂGEES DEPENDANTES 11 AV LOUIS THIOLLIER SAINT HEAND LA GESTION du TEMPS de TRAVAIL 2008 Validé par le C.T.E. le : 10/06/2008 1

2 Préambule La gestion du temps de travail est le résultat de la comparaison de deux éléments : les roulements ou plannings qui sont un acte de prévision. Bien qu ayant fait l objet d une négociation préalable avec la représentation des personnels, le roulement constitue un acte administratif unilatéral et traduit une organisation du travail dans chaque service. les «fiches journalières», non établies, et qui traduisent l exécution du roulement, les adaptations du planning aux aléas de la vie quotidienne et le bornage quotidien des heures de travail. Pour des raisons multiples, ces «fiches journalières» n existent pas et les informations qu elles devraient contenir sont reproduites sur le même support que le roulement dans l organisation actuelle. La gestion du temps de travail consiste à mesurer les écarts entre l obligation de travail de chacun et sa réalisation. Bien gérer le temps de travail, c est tout d abord définir les obligations de travail de chaque agent et dans un second temps, exposer les règles de calcul et de conversion de façon à ce que chaque agent puisse apprécier lui-même la manière avec laquelle sa situation particulière aura été traduite. Compte tenu du fait que les horaires journaliers de travail reposent sur une durée effective de 7 heures et demi pour un agent à temps plein, il a été possible de prévoir que «l excédent» de travail effectif permet de générer 15 jours RTT ; En l absence d un système automatisé de calcul des heures de travail effectuées chaque jour ( comme une pointeuse par exemple), il importe que chaque personne qui travaille à la maison de retraite de Saint Héand puisse s assurer elle-même de sa position au regard des heures de travail dues. Un tel système est prévu pour voir le jour au 1 er janvier L absence d expérience ne nous permet pas encore d en faire un commentaire et chaque agent doit être en mesure de contrôler lui-même la cohérence du nouveau système. Le présent document permet au lecteur de faire lui-même ses calculs sachant qu au terme de l année, le solde de chacun devrait être égal ou proche de zéro. 10/06/2008 2

3 LA GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL SOMMAIRE 1 - DUREE DU TRAVAIL APPLIQUEE AUX AGENTS TITULAIRES, STAGIAIRES ET CONTRACTUELS RAPPELS REGLEMENTAIRES DUREE HEBDOMADAIRE : DUREE ANNUELLE DECOMPTE A COMPTER DU 1ER JANVIER LE CALCUL DES JOURS TRAVAILLES SUR L'ANNEE Y COMPRIS LES CONGES ANNUELS PRINCIPES DE LA DETERMINATION DU TEMPS DE TRAVAIL THEORIQUE ANNUEL DETERMINATION DU TEMPS ANNUEL DE TRAVAIL COMPTABILISATION DU TEMPS DE TRAVAIL CAS PARTICULIERS : DUREE QUOTIDIENNE DE TRAVAIL RAPPEL REGLEMENTAIRE LE TEMPS DE REPAS HEURES SUPPLEMENTAIRES TABLEAUX DE CALCUL JOURS FERIES - REPOS HEBDOMADAIRE - CONGES ANNUELS JOURS FERIES JOUR DE SOLIDARITE REPOS HEBDOMADAIRES LES CONGES ANNUELS DETERMINATION LA PROGRAMMATION L'ATTRIBUTION DES CONGES ANNUELS LA COMPTABILISATION DES CONGES ANNUELS EN HEURES LA PERTE DES CONGES ANNUELS CONGES ANNUELS ET CONGES DE MALADIE LE COMPTE EPARGNE TEMPS TABLEAUX DES DROITS A CONGES ANNUELS LES ARRETS DE TRAVAIL POUR MALADIE ET MATERNITE COMPTABILISATION DES ABSENCES LIEES A L'ETAT DE SANTE EXEMPLES RAPPEL DE QUELQUES FORMALITES CONCERNANT LES ARRETS DE TRAVAIL POUR MALADIE, MATERNITE ET ACCIDENTS DU TRAVAIL 28 Le 10/06/2008 3

4 4 - LES AUTORISATIONS D' ABSENCE RAPPEL DE QUELQUES DEFINITIONS ET PROCEDURES LES CAS LES PLUS COURANTS D'AUTORISATION D'ABSENCE ABSENCES POUR EVENEMENTS FAMILIAUX ABSENCES POUR MISSION ABSENCES POUR FORMATION COMPTABILISATION DES AUTORISATIONS D'ABSENCE ABSENCES POUR EVENEMENTS FAMILIAUX ABSENCES POUR MISSION ABSENCES POUR FORMATION LES ABSENCES POUR RAISONS SYNDICALES ABSENCES DES REPRESENTANTS SYNDICAUX LES AUTORISATIONS SPECIALES D'ABSENCE LES DECHARGES D'ACTIVITE DE SERVICE POUR L'EXERCICE D'UN MANDAT SYNDICAL ABSENCES DES AUTRES AGENTS CONGE POUR FORMATION SYNDICALE MODALITES D'AUTORISATION D'ABSENCE DEMANDE COMPTABILISATION AUTRES ELEMENTS DU DROIT SYNDICAL EXEMPLES DE COMPTABILISATION DES ARRETS DE TRAVAIL POUR MALADIE 36 Le 10/06/2008 4

5 1- DUREE DU TRAVAIL APPLIQUEE AUX AGENTS TITULAIRES, STAGIAIRES ET CONTRACTUELS 1.1- RAPPELS REGLEMENTAIRES Durée hebdomadaire : Jour : 35 heures - Décret n du 4 janvier relatif aux congés annuels des agents des établissements mentionnés à l article 2 de la loi n du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière Décret n du 4 janvier 2002 relatif au temps de travail et à l organisation du temps de travail dans les établissements mentionnés à l article 2 de la loi n du 9 janvier 1986 portant disp ositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière Nuit : 32 heures 30 minutes - agents effectuant 90 % de leur travail la nuit. Il ne peut être accompli par un agent plus de quarante quatre heures de travail par semaine Durée quotidienne : l obligation de travail pour les agents de nuit est de 6 heures 30 minutes. La durée réelle du service de nuit est de 10 heures Durée annuelle : Le protocole d accord sur l aménagement et la réduction du temps de travail dans la fonction publique hospitalière a été établi sur la base d une durée annuelle de travail effectif de 1600 heures maximum, sans préjudice des heures supplémentaires pouvant être effectuées. Cette durée est appréciée compte tenu d une moyenne de jours fériés fixés à 9. Elle évolue chaque année en fonction du calendrier. En 2008, compte tenu de la coïncidence de deux jours fériés avec un samedi ou un dimanche, la durée annuelle du travail s élève à 1603 heures hors jours de congés supplémentaires (hors période ou de fractionnement), déduction faite de 25 jours de congés annuels. Cette durée annuelle est toutefois réduite pour les agents soumis à des sujétions spécifiques, à savoir les agents en repos variable et les agents travaillant exclusivement de nuit. Sont considérés comme étant en repos variables, les agents qui travaillent au moins 10 dimanches ou jours fériés pendant l année civile. Ils bénéficient de deux jours supplémentaires de repos dits jours compensateurs s ils travaillent au moins 20 dimanches ou jours fériés par an. Pour les agents en repos variable, la durée annuelle du travail effectif est réduite à 1596 heures hors jours de congés supplémentaires (compensateurs, hors période ou de fractionnement) Sont considérés comme travaillant exclusivement de nuit, les agents qui effectuent 90 % de leur temps de travail annuel pendant une période comprise entre 21 heures et 6 heures ou toute autre période de 9 heures consécutives comprise entre 21 heures et 7 heures. Le 10/06/2008 5

6 En 2008, la durée annuelle de travail effectif pour les agents de nuit s élève à 1469 heures, hors jours de congé supplémentaire (hors période,ou de fractionnement). Les agents travaillant exclusivement de nuit ne peuvent prétendre aux deux jours compensateurs accordés aux agents qui travaillent plus de 20 dimanches ou jours fériés dans l année civile. Pour les agents qui alternent des périodes de travail de jour et des horaires de nuit, l obligation annuelle de travail est recalculée au prorata des périodes de travail effectuées la nuit. Cette situation ne se rencontre que de façon exceptionnelle DECOMPTE A COMPTER DU 1ER JANVIER Le calcul des jours travaillés sur l'année y compris les congés annuels Pour les agents qui travaillent moins de 9 dimanches et jours fériés par an, le nombre de jours travaillés est légèrement variable d'une année sur l'autre, soit en raison des années bissextiles, soit parce qu'une année peut comporter 104 ou 105 samedis et dimanches, soit en fonction du nombre de jours fériés dont les modalités d octroi sont différentes de celles concernant les agents à repos variables. L année 2008 comporte 366 jours. On y dénombre 11 jours fériés dont 2 coïncident avec un jour de repos fixe pour le personnel concerné. L année 2008 comprend 104 samedi et dimanche (52 samedi et 52 dimanche). Pour les agents qui travaillent plus de 9 dimanches et jours fériés par an, ( repos fixe) le nombre de jours de repos hebdomadaires découle de la réglementation, à savoir 2 jours par semaine, ce qui porte le nombre total de repos à 52X2 = 104 jours par an. Il en résulte : - Pour les agents à repos variable : 366 jours RH - 10 F + jour de solidarité = 253 jours - Pour les agents à repos fixe : 366 jours RH - 9 F + jour de solidarité = 254 jours. Les congés annuels ne sont pas intégrés dans ce calcul et font l'objet d'un décompte spécifique Principes de la détermination du temps de travail théorique annuel Le principe de la durée annuelle est retenu pour tous les agents quels que soient le statut, la quotité de travail ou le rythme de travail. Cette durée annuelle est établie sur la base d'une durée hebdomadaire de 35 heures pour le jour et de 32 heures et 30 minutes pour la nuit. La durée quotidienne du temps de travail qui en résulte : (tableaux 1 et 2 page 10). pour un agent à temps plein de jour : 7 h 00 minutes). pour un agent à temps plein de nuit : 6 heures 30 minutes ou 6,5 h. pour les agents à temps partiel selon la quotité de travail (tableau n 1 et 2 page 10) Le temps sera déterminé en centièmes. Le 10/06/2008 6

7 Détermination du temps annuel de travail La durée annuelle du temps de travail en heures est obtenue en multipliant le nombre de jours à travailler par la journée théorique de travail. Quotité de travail Repos variable Agents de nuit Agents à repos fixes 100 % 1771,00 H 1644,50 H 1778,00 H 80% 1416,80 H 1315,60 H 1422,40 H 75 % 1328,25 H 1229,58 H 1333,50 H 70% 1239,70 H 1151,15 H 1244,60 H 50 % 885,50 H 822,25 H 889,00 H Comptabilisation du temps de travail La durée annuelle de travail est répartie chaque mois en fonction des repos hebdomadaires (RH). Le tableau indiquant le nombre de jours et d'heures à travailler pour chaque mois et chaque quotité de travail apparaît pages 16 à 21 du présent document. Le planning prévisionnel est établi sur la base du nombre d'heures mensuelles. ll fait apparaître les postes de travail, les repos hebdomadaires (RH) et les éléments variables ( absence pour maladie, autres absences, etc ). NB : Les RP et RE rencontrés habituellement dans les plannings correspondent aux récupérations: - des heures effectuées en plus - des heures de compensation en cas de regroupement du temps de travail sur une durée inférieure à 5 jours (temps partiel, horaires cumulés, parfois nuit,..) L octroi des jours fériés apparaît sous forme de F, assorti d un numéro. Il n est pas nécessaire de faire apparaître les mots RP ou RE sur les plannings. Mais certains gestionnaires de planning le préfèrent. Par contre, l indication des RH (repos hebdomadaire) est indispensable. Il doit être décompté pour chaque agent le temps de travail effectué qui comprend : - les temps réellement travaillés, c'est-à-dire le nombre de jours de travail X nombre d'heures effectuées par jour - les équivalents-travail (volumes fictifs de travail) correspondant à certaines absences (maladie, maternité, congés annuels et formation continue, absences autorisées) décrites plus loin. Le 10/06/2008 7

8 Le solde mensuel et cumulé est déterminé par la différence entre le nombre d'heures dues et le nombre d'heures comptabilisées. Pour tous les agents, il devrait être proche de "0" En cas de besoin pour le fonctionnement du service il peut être compris au maximum entre - 16 heures et + 20 heures pour un temps plein à repos variable. N.B. : Pour les agents à repos et horaires fixes, tout écart par rapport à la durée mensuelle doit rester exceptionnel. A l aide du présent document, chaque agent est en mesure de produire sa balance horaire mensuelle. A la fin de l année, le secrétariat établit toutes les balances individuelles et détermine les possibilités de crédit du compte épargne temps Cas particuliers : 1 - Personnels travaillant tantôt de jour et tantô t de nuit Le décompte du temps travaillé correspond à celui du type de travail effectué. Le calcul fait l'objet d'une table de conversion (tableaux 3 et 4 page 11) 2 - Agents à temps partiel La durée de travail est égale au pourcentage de la durée requise pour un temps plein. Le comptage des heures devant être effectuées, fait l'objet d'un tableau (tableau n 5 page 12) 3 - Agents en formation Le temps de formation est considéré quelle que soit la quotité de travail accordée à l'agent, - comme temps travaillé à 100 % pour les actions de formation de type B, C, D (études promotionnelles, actions d'adaptation, actions de conversion) sur la base du cinquième de l obligation hebdomadaire de travail par jour - comme temps travaillé à 50 % pour les actions de formation de type A (actions de préparation aux concours) sur la même base que ci dessus. 4 - Cas d'un recrutement ou départ ou changement d e quotité de travail, en cours d'année Le secrétariat, en liaison avec le cadre du service, calculera individuellement et précisément le temps de travail relatif à chaque situation. 5 - Cas particulier de l'heure non travaillée des femmes enceintes Compte tenu des nécessites horaires de leur service, les chefs d établissement sont habilités à accorder, à titre individuel, aux agents féminins des facilités quant aux heures d arrivée et de départ dans le poste de travail considéré, de manière à éviter à l intéressée des difficultés inhérentes au trajet entre son lieu de travail et son domicile aux Le 10/06/2008 8

9 heures d affluence. Ces facilités sont accordées à partir du troisième mois de la grossesse dans la limite maximum d une heure par jour. Il est précisé que les femmes exerçant des fonctions à temps partiel pourront bénéficier de ces facilités d horaires dans les mêmes conditions que celles exerçant leurs fonctions à temps plein. Cette disposition, issue de la directive européenne n 92/85 CEE du 19/10/92 relative à la santé et à la sécurité des femmes enceintes, accouchées ou allaitantes au travail, s applique aux agents stagiaires, titulaires et contractuels. La durée de travail retenue pour la comptabilisation du temps travaillé est celle que la personne aurait dû normalement effectuer. N.B. : - Ce temps de non travail n'est pas cumulable ; il doit être pris le jour même ou est perdu. - il est accordé par le directeur sous réserve des nécessités de service (CAE) 6 - Cas particuliers des agents en contrats d acco mpagnement dans l emploi La base réglementaire du temps de travail des agents bénéficiaires des Contrats d accompagnement dans l emploi est de 20 heures par semaine. Par contre, une modulation de leur temps de travail est réalisable avec leur accord. Les temps de formation des CAE ne sont pas pris sur le temps de travail DUREE QUOTIDIENNE DE TRAVAIL Rappel réglementaire La durée quotidienne maximale du travail, sauf cas particulier ou situation exceptionnelle, est de : 9 heures pour les équipes de jour 10 heures pour les équipes de nuit La durée quotidienne de travail "théorique" est déterminée sur la base : pour le jour de 35 heures hebdomadaires soit 7,00 heures par jour pour la nuit de 32,50 heures soit 6,50 heures par nuit ( 6 h 30 mn) pour les agents à temps partiel selon la quotité de travail (tableau n 1 et 2 page 10) Le temps de repas, d habillage et de déshabillage : Une pause de 20 minutes et une période de 10 minutes correspondant au temps nécessaire à l habillage et au déshabillage sont décomptées comme temps de travail effectif pour les agents dont le temps de travail quotidien dépasse 6 heures en continu, soit 30 minutes au total. Ce temps est porté à 20 minutes au total pour le personnel effectuant son travail en horaire coupé. Il est porté à 10 minutes pour le personnel qui travaille en temps réel moins de 6 heures consécutives. Les temps de pause sont pris en tenant compte des contraintes du service et du contexte du moment. Le 10/06/2008 9

10 Heures supplémentaires justifiées Les heures effectuées en plus du temps de travail prévu dans la journée sur le planning et justifiées sont prises en compte. Elles s'intègrent dans le décompte des heures effectuées et dans le solde. Il appartient au responsable de service de programmer des repos de récupération lorsque l'activité du service le permet ; ces repos de récupération ne figurent pas, bien évidemment, dans le décompte en tant qu'équivalent-travail. N.B. - Les repos de récupération ne sont pas cumulables avec les congés annuels d'été. A titre exceptionnel, le Directeur peut être amené à rémunérer certaines heures supplémentaires. Les heures non rémunérées et non récupérées peuvent être portées au crédit du compte épargne temps dans la limite de la moitié des heures supplémentaires effectuées par l agent dans l année. En période d hiver, le personnel ouvrier effectue, à son initiative, des travaux de déneigement pendant leur jour de repos hebdomadaire. Dans ce cas, le temps de trajet est décompté comme un temps de travail. Le 10/06/

11 1.4 - Tableaux de calcul Tableau n 1 - Journée théorique de base Les heures devant être effectuées par un agent de jour sont de : - agent à 100 % : 35 par semaine soit 7,00 par jour - agent à 80 % : 28 par semaine soit 5,6 par jour - agent à 75 % : 26,25 par semaine soit 5,25 par jour - agent à 70 % : 24,50 par semaine soit 4,90 par jour - agent à 60% : 21 par semaine, soit 4,20 par jour - agent à 50 % : 17,50 par semaine soit 3,50 par jour Tableau n 2 - Nuit théorique de base Les heures devant être effectuées par un agent de nuit sont de : - agent à 100 % : 32,50 par semaine soit 6,50 par nuit - agent à 80 % : 26 par semaine soit 5,20 par nuit - agent à 75% : 24,37 par semaine, soit 4,87 par nuit - agent à 70% : 22,75 par semaine soit 4,55 par nuit -agent à 60% : 19,50 par semaine, soit 3,90 par nuit - agent à 50 % : 16,25 par semaine soit 3,25 par nuit. Le 10/06/

12 Tableau n 3-EQUIVALENCE HEURE DE JOUR/HEURE DE NUI T Durée du travail de jour Equivalent en heures de nuit 1 heure 0,93 h 2 heures 1,86 h 3 heures 2,79 h 4 heures 3,71 h 5 heures 4,64 h 6 heures 5,57 h 7 heures 6,50 h 7,5 h 6,96 h 8 heures 7,43 h 9 heures 8,36 h 10 heures 9,29 h 14 heures 13 h 21 heures 20,89 h Tableau n 4-EQUIVALENCE HEURE DE NUIT/HEURE DE JOU R Nbre heures de nuit Equivalent en heures de jour 1 1,08 2 2,15 3 3,23 4 4,31 5 5,38 6 6,46 6, ,54 8 8,62 9 9, ,77 2 nuits ( nuits de 10 heures) 21,54 3 nuits 32,31 Le 10/06/

13 Tableau n 5 - TABLEAU DE REFERENCE - Agents de j our Nbre Jours Durée de travail : 7 h (100 %) Durée de travail : 5,60 h (80 %) Durée de travail : 5,25 h (75 %) Durée de travail : 4,90 h (70 %) Durée de travail : 4,20 h (60 %) Durée de travail : 3,50 h (50 %) 1 7 5,6 5,25 4,9 4,2 3, ,2 10,5 9,8 8, ,8 15,75 14,7 12,6 10, , ,6 16, ,25 24, , ,6 31,5 29,4 25, ,2 36,75 34,3 29,4 24, , ,2 33, ,4 47,25 44,1 37,8 31, , ,6 57,75 53,9 46,2 38, , ,8 50, ,8 68,25 63,7 54,6 45, ,4 73,5 68,6 58, ,75 73, , , ,4 67, ,2 89,25 83,3 71,4 59, ,8 94,5 88,2 75, ,4 99,75 93,1 79,8 66, ,6 110,25 102,9 88,2 73, ,2 115,5 107,8 92, ,8 120,75 112,7 96,6 80, , ,6 100, ,25 122, ,5 Le 10/06/

14 Tableau n 6 - TABLEAU DE REFERENCE - Agents de n uit pour le calcul des heures effectuées Nuits Durée du travail effectué de 10 h Le 10/06/

15 Tableau 6 bis - Tableau de référence - Agents de nuit Pour calcul des équivalents travail Nombre de jours Agents à 100 % Agents à 75 % Agents à 70% Agents à 50 % Le 10/06/

16 Tableau n 7 - CONVERSION DES HEURES EN CENTIEMES ARRONDIE 1 minute = 2 21 minutes = minutes = 68 2 minutes = 3 22 minutes = minutes = 70 3 minutes = 5 23 minutes = minutes = 72 4 minutes = 7 24 minutes = minutes = 73 5 minutes = 8 25 minutes = minutes = 75 6 minutes = minutes = minutes = 77 7 minutes = minutes = minutes = 78 8 minutes = minutes = minutes = 80 9 minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = minutes = 100 Le 10/06/

17 TEMPS DE TRAVAIL QUOTIDIEN, HEBDOMADAIRE, MENSUEL et ANNUEL THEORIQUES EN 2008 PERSONNEL en repos variable de jour QUOTITE 100% 80% 75% 70% 60% 50% Tps de travail hebdomadaire théorique décimal 35 28,2 26,25 24, ,5 Tps de travail quotidien théorique décimal 7 5,6 5,25 4,9 4,2 3,5 J RH F J.W. JANVIER FÉVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOÛT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DÉCEMBRE Solidarité ,6 5,25 4,9 4,2 3,5 TOTAL , , , ,60 885,50 25 CA , ca 1hp ca 2 hp ca 1 hp 1 fra ca 2 hp 1 fra ca 1 hp 1 fra 2 comp CA + 2 hp 1 fra 2 comp Le 10/06/

18 TEMPS DE TRAVAIL QUOTIDIEN, HEBDOMADAIRE, MENSUEL et ANNUEL THEORIQUES EN 2008 PERSONNEL en repos variable de NUIT QUOTITE 100% 80% 75% 70% 60% 50% Tps de travail hebdomadaire théorique décimal 32, ,38 22,75 19,5 16,25 4,875 Tps de travail quotidien théorique décimal 6,5 5,2 4,55 3,9 3,25 J RH F fériés rep fixe J.W. JANVIER FÉVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOÛT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DÉCEMBRE Solidarité 1 1 6,50 5,20 4,875 4,55 3,90 3,25 TOTAL CA ca 1hp ca 2 hp ca 1 hp 1 fra ca 2 hp 1 fra Le 10/06/

19 TEMPS DE TRAVAIL QUOTIDIEN, HEBDOMADAIRE, MENSUEL et ANNUEL THEORIQUES EN 2008 PERSONNEL en repos fixe QUOTITE 100% 80% 75% 70% 60% 50% Tps de travail hebdomadaire théorique décimal ,25 24, ,5 Tps de travail quotidien théorique décimal 7 5,6 5,25 4,9 4,2 3,5 J RH F J.W. JANVIER ,20 115,50 107,80 92, FÉVRIER MARS AVRIL MAI JUIN ,60 110,25 102,90 88,20 73,50 JUILLET AOÛT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DÉCEMBRE Solidarité ,60 5,25 4,90 4,20 3,50 TOTAL CA ca 1hp ca 2 hp ca 1 hp 1 fra ca 2 hp 1 fra Le 10/06/

20 2 - JOURS FERIES - REPOS HEBDOMADAIRE - CONGES ANNUELS Réf: Circulaire ministérielle de février 1994 L'ensemble de ces journées non travaillées ne peut excéder 145 pour l'année., compte non tenu des jours RTT JOURS FERIES Détermination Ils sont définis par l article 5 du décret du 4 janvier 2002 Les jours fériés accordés sont les fêtes légales ainsi désignées : le 1 er janvier le lundi de Pâques le 1 er mai le 8 mai l Ascension le lundi de Pentecôte le 14 juillet l Assomption la Toussaint le 11 novembre le jour de Noël Comptabilisation des jours fériés. Lorsque le jour férié coïncide avec un jour de repos hebdomadaire, une compensation des jours fériés est accordée aux agents travaillant en repos variable. Aucune compensation n est accordée lorsque les repos hebdomadaires interviennent à dates fixes incluant le samedi et le dimanche. Lorsque les repos hebdomadaires interviennent à dates fixes, mais ne comprennent pas simultanément le samedi et le dimanche, la compensation est accordée lorsque le jour férié coïncide avec le jour ouvré. Lorsqu'un férié se situe dans un congé de maladie ou de maternité, le jour férié est réputé pris en priorité et n est pas inclus, par voie de conséquence, dans le nombre de jours de congé maladie. De même, le jour férié inclus dans une période de congé annuel est déduit du décompte des jours pour le congé annuel. Cas particuliers : Les agents totalisant moins de 10 jours de travail les dimanches et jours fériés récupèrent le jour férié coïncidant avec un repos hebdomadaire si leur roulement est intégré dans une équipe dont les agents travaillent en repos variable. Le 10/06/

21 2.1.1 JOUR DE SOLIDARITE La journée de solidarité, créée par la loi du 30 juin 2004, consiste en une journée de travail supplémentaire, non rémunérée en principal comme en accessoire. Elle est destinée à financer des actions en faveur de l autonomie des personnes âgées ou handicapées. Les agents titulaires, stagiaires et les agents contractuels de plus de 6 mois indiquent avant le 15 mai au bureau des ressources humaines la journée qu ils auront choisie pour satisfaire à leur obligation au titre du jour de solidarité. Cette journée peut être : - une journée de repos R.T.T. - un jour férié autre que le 1 er mai - un samedi ou tout autre jour précédemment non travaillé - Le samedi correspondant à la fête de la maison de retraite, ce qui faciliterait l organisation de cette journée. - Le sigle de cette journée est : «JS» REPOS HEBDOMADAIRES Ils sont équivalents au nombre de samedis et dimanches de l'année. Généralement fixés à 104 par an, ils peuvent exceptionnellement passer à 105. Le droit est de 4 jours dont un dimanche pour deux semaines, deux d'entre eux devant être consécutifs. Les repos hebdomadaires sont programmés en priorité de façon à octroyer le nombre dû. Ils sont dûs de façon fixe ou variable selon les postes de travail. Ils sont maintenus en cas d'arrêt de travail conformément au planning établi et sont considérés comme «pris» LES CONGES ANNUELS Détermination Ils sont à compter du 1er janvier 1997 déterminés en jours ouvrés (jours normalement travaillés). Réglementairement, la durée globale est fixée à 25 jours + 2 jours hors période. Les congés dits "hors période" sont attribués, pour un meilleur fonctionnement des services, en fonction du nombre de jours de congés annuels pris dans les périodes suivantes : - du 1er janvier au 30 avril - du 1er novembre au 31 décembre. Soit 1 jour hors période pour 3 à 5 CA et 2 jours hors période pour 6 CA ou plus pris dans ces périodes. Le fractionnement : L agent qui prend ses congés sous forme d au moins trois périodes d au moins 5 jours consécutifs bénéficie d un jour de congé supplémentaire dit «fractionné». Les jours compensateurs : les agents en repos variable, à l exclusion des agents effectuant leur service exclusivement la nuit, bénéficient de deux jours de repos Le 10/06/

22 supplémentaires à condition de travailler au moins 20 dimanches ou jours fériés dans l année civile. Chaque agent a droit à un capital de jours de congés annuels transformable en capital d'heures au prorata du temps d'activité. Le capital d'heures est calculé en multipliant le nombre de jours de congés annuels par la durée quotidienne théorique. Pour les agents entrant dans l'établissement ou le quittant en cours d'année, les congés annuels sont accordés proportionnellement au temps de présence dans l'établissement sur la base de 2 jours par mois ou par fraction de mois supérieure à 15 jours. (tableaux 8 et 9 page 27) La programmation Laissée à l'appréciation du cadre de santé et après consultation des agents, elle doit être transmise au secrétariat le 31 mars au plus tard. Les règles à prendre en compte : la période est fixée du 1er janvier au 31 décembre. L existence d un compte épargne temps permet d affecter les jours de congés annuels non pris dans la limite de 5 jours par année civile. la répartition en périodes pour permettre le bon fonctionnement du service doit être faite sur le principe:. 5 à 10 jours avant le 21 juin.10 à 15 jours l'été. le solde à partir du 21 septembre l'équité entre les agents quand mari et femme sont tous deux agents de l'établissement, les tableaux prévisionnels des congés annuels devraient pouvoir être aménagés pour que les agents bénéficient au moins une fois dans l'année de 10 jours ouvrés de congés annuels pendant la même période. le maintien du bon fonctionnement du service nécessite une répartition des congés annuels de façon linéaire et régulière. Ainsi, en principe, il ne devrait pas y avoir dans chaque catégorie de personnel, plus du 1/3 des agents en congés durant la même période L'attribution des congés annuels Tout congé annuel doit faire l'objet d'une demande préalable auprès du responsable de service qui la transmet au secrétariat au plus tard 15 jours avant le départ. Le positionnement précis des jours de congés annuels et leur décompte à part sur les plannings ou fiche mensuelle est important : - pour permettre leur suivi - pour l'attribution des jours hors période ou de fractionnement. les agents contractuels ne bénéficient pas des jours hors période, des jours de fractionnement, ni des jours compensateurs. Le 10/06/

23 La comptabilisation des congés annuels en heures Les jours posés sont convertis en équivalent-travail et intégrés dans le volume mensuel en fonction de la durée quotidienne théorique de travail : seuls les RH restent alors inscrits. Exemples de comptabilisation des heures de C.A pour un agent à 50 % Equivalent travail = durée quotidienne théorique de travail seules les RH sont inscrits CA CA CA CA CA RH RH CA CA CA CA CA RH RH 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 RH RH 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 RH RH Soit 10 x 3,5 = 35 h CA Cas particuliers : * Changement de quotité de travail en cours d'année : Le droit à congés annuels est calculé en fonction à la fois du nombre de mois à effectuer et du pourcentage d'activité exercée. * Agent en formation professionnelle : Les droits à congés sont équivalents à ceux d'un agent en activité, et sont donc convertis en équivalent-travail selon les mêmes modalités La perte des congés annuels Les congés annuels non pris avant le 31 décembre de l année en cours sont perdus s ils excèdent le nombre de jours pouvant être affectés au compte épargne temps au titre des congés annuels. Les agents démissionnaires ou révoqués perdent les congés annuels non pris. Le congé non pris ne donne lieu à aucune indemnité compensatrice. Attention : en 2006, comme en 2005, aucune autorisation ne sera donnée permettant de reporter des congés annuels d une année sur l autre, même au 15 janvier. Les congés accordés au mois de janvier 2007 ne pourront qu être imputés sur le droit au congé au titre de l année Congés annuels et congés de maladie La maladie suspend le congé annuel. Toutefois, lorsqu une maladie survient pendant une période de congé annuel pendant laquelle l agent séjourne hors du département, celui ci doit produire un certificat médical établi par un médecin agréé. Une période de congés annuels ne peut être consécutive à un arrêt de travail que dans le cas où le médecin du travail a autorisé la reprise Le compte épargne temps ( CET) Le compte épargne temps est un compte personnel à chaque agent titulaire ou contractuel qui doit en demander la création. Il se crédite, en fin d année : Le 10/06/

24 - du nombre de jours de congés annuels non pris au 31 décembre, sans que le nombre de congés annuels pris dans l année soit inférieur à du nombre de jours RTT non pris dans l année, dans la limite de 15 jours - du nombre d heures supplémentaires effectuées (non récupérées et non payées), dans la limite de la moitié des heures effectuées dans l année. Jusqu au 31 décembre 2005, une majoration de 10% est accordée pour les jours crédités au titre de la RTT ; Sauf dans l hypothèse d un départ à la retraite, lorsque le crédit du compte atteint 20 jours, il peut être débité à la demande de l agent pour des périodes dont la durée minimale est de 5 jours. Le compte doit être débité au plus tard dix ans après la date à laquelle l agent a accumulé un crédit de 40 jours. NB : les agents stagiaires de la fonction publique ne bénéficient pas du compte épargne temps sauf s ils sont déjà titulaires dans un autre grade (cas des ASH nommées aide soignantes stagiaires). Le 10/06/

25 2.4 - TABLEAUX DES DROITS A CONGES ANNUELS DROITS A CONGES ANNUELS DROITS EN HEURES A CONGES ANNUELS SUR LA BASE DE 2 JOURS PAR MOIS D'ACTIVITE Tableau n 8 - Pour une durée hebdomadaire de 35 h Temps d'activité 100 % 80 % 75 % 70 % 50 % 15 jours mois 14 11,2 10,5 9,8 7 2 mois 28 22, , mois 42 33,6 31,5 29, mois 56 44, , mois , mois 84 67, , mois 98 78,4 73,5 68, mois , , mois ,8 94,5 88, mois mois ,2 115,5 107,8 77 Le 10/06/

26 Tableau n 9 - Pour une durée hebdomadaire de 32,50 h Temps d'activité 100 % 75 % 70% 50 % 15 jours mois 13 10,40 9,75 9,10 2 mois 26 20,80 19,50 18,20 3 mois 39 31,20 29,25 27,30 4 mois 52 41, ,40 5 mois ,75 45,50 6 mois 78 62,40 58,50 54,60 7 mois 91 72,80 68,25 63,70 8 mois , ,80 9 mois ,60 87,75 81,90 10 mois , mois ,40 107,25 100,10 Le 10/06/

27 3 - LES ARRETS DE TRAVAIL POUR MALADIE ET MATERNITE COMPTABILISATION DES ABSENCES LIEES A L'ETAT DE SANTE A l'instar des congés annuels, les congés de maladie et de maternité doivent être convertis en "équivalent-travail" et sont pris en compte dans le volume annuel, de façon à ce que l'agent n'ait pas à restituer ce temps de travail non fait à son retour. Pour le personnel de nuit, on retient le jour du début du service : ainsi, une personne devant prendre son travail le dimanche à 21 heures, l'absence est comptabilisée à compter du dimanche. Toute journée ou nuit d'arrêt de travail donne lieu à une conversion en temps de travail théorique quotidien (variable selon la quotité de temps de travail). Ainsi, en cas d'arrêt de travail, il convient de multiplier la durée quotidienne théorique de travail par le nombre de jours à l'exclusion des RH et jours fériés calendaires. 3.2 EXEMPLES Légende utilisée : E.W. : Equivalent travail sur la base de la durée théorique quotidienne <---> : arrêt de travail - Agent de jour Poste Poste RP RH RH Soir Matin E.W. E.W. E.W. RH RH Equivalent = 3 jours X durée quotidienne théorique - Agent de nuit N N RP RH N N N RP RH N N RP RH RH EW EW EW EW EW EW EW Le 10/06/

28 - Cas du férié inclus dans une période de maladie ou de maternité pris. Base réglementaire : un férié situé dans une période de maladie est considéré comme étant - Cas d'un férié situé hors des deux repos hebdomadaires L M M (jour férié) J V S D F RH RH EW EW EW EW 4 jours de travail théoriques 4 équivalent-travail Le jour férié n'est pas transformé en équivalent-travail, ce qui revient à dire qu'il ne pourra donner lieu à repos de récupération. - Le férié coïncide avec un des repos hebdomadaires programmés L M M J (jour férié) V S D F* RH E.W EW EW * RH = O EW Le nombre de jours théoriques de travail au titre de cette semaine-là est le même : 7 jours - 2 Rh - 1 F = 4 jours Dans ce cas, il convient de déplacer, à l'intérieur de la période de maladie, le repos hebdomadaire qui coïncide avec le férié RAPPEL DE QUELQUES FORMALITES CONCERNANT LES ARRETS DE TRAVAIL POUR MALADIE, MATERNITE ET ACCIDENTS DU TRAVAIL * L'agent absent doit aviser ou faire aviser les responsables du service sans délai, afin que ceux-ci prennent les dispositions nécessaires pour organiser le fonctionnement du service. Le 10/06/

29 * Présentation de l arrêt de travail. L arrêt de travail imprimé par la caisse primaire d assurance maladie (modèle n 10170*03) est composé de trois volets destinés : Personnels titulaires : 1 er volet mentionnant la pathologie doit être conservé par l agent et présenté en cas de contrôle au médecin ; les volets 2 et 3 sont destinés à l administration employeur (le 3 ème volet est souvent illisible). Personnels contractuels : Les volets 1 et 2 sont destinés à la caisse primaire d assurance maladie. Le volet 1 va au médecin conseil chargé du contrôle médical et le volet 2 est traité par les services administratifs. Le volet 3 est remis à l administration employeur. * Transmission. Les arrêts de travail doivent être transmis sous délai de 48 H 00. Dans les cas d urgence, un bulletin d hospitalisation remplace l arrêt classique. Il est demandé à tout agent en parallèle de cette démarche de prévenir par téléphone les responsables de service. * Heures de sortie. Avant le 12 septembre 2007, la sécurité sociale autorisait les heures de sortie suivantes : 10 h à 12 h et de 16 h à 18 h ou bien des sorties élargies 10 h à 18 h. (les sorties libres préconisées par certains médecins n avaient aucun fondement juridique). Parfois la sécurité sociale avait ramené les sorties à 3 heures en continu au choix du praticien. Le 12 septembre 2007, le décret n relati f aux heures de sorties autorisées en cas d arrêt de travail et modifiant le code de la sécurité sociale précise : - Article R : le praticien indique sur l arrêt de travail que les heures de sortie ne sont pas autorisées ou qu elles sont autorisées. Dans ce cas, l assuré doit rester présent à son domicile de 9 h à 11 h et de 14 h à 16 h sauf en cas de soins ou d examens médicaux. Toutefois par dérogation à cette disposition, le praticien peut autoriser des sorties libres. Dans ce cas, il porte sur l arrêt de travail les éléments médicaux le justifiant. * Changement de résidence pendant un arrêt de travail. Pour un arrêt de travail, tout agent doit mentionner le lieu où il va résider pendant cet arrêt de travail s il diffère de son lieu habituel de résidence. Pendant son arrêt tout agent doit signaler son changement de résidence éventuel. En cas de prolongation, les mêmes formalités sont à accomplir. Le 10/06/

30 * Un accident du travail doit être signalé sans délai. Il doit faire l'objet d'une déclaration écrite sur l imprimé spécial, décrivant très précisément les circonstances de l'accident, et mentionnant le nom des éventuels témoins. Le Personnel stagiaire et titulaire qui déclare un accident aux services administratifs se voit remettre une attestation de prise en charge qu il doit présenter pour le paiement de tous ses frais médicaux (consultations, interventions ). NE DONNEZ NI VOTRE CARTE VITALE NI VOTRE CARTE DE MUTUELLE.. * Tout séjour hors de la résidence familiale, au cours d'un arrêt de travail est subordonné à l'autorisation de la caisse d'assurance maladie pour les contractuels, et du directeur pour le personnel stagiaire et titulaire, autorisation qui peut être accordée sous réserve que le médecin traitant rédige une attestation mentionnant qu'il n'existe pas de contre-indication médicale à ce déplacement. * Un arrêt de travail de plus de trois semaines, un congé maternité, un accident de travail ou un arrêt pour maladie professionnelle nécessite une consultation auprès du médecin du travail de l'établissement avant la reprise du travail ou dans un délai de huit jours après la reprise. 3.4 ATTENTION : les jours de maladie sont transformés en jours équivalents de travail. Ils représentent le nombre d heures correspondant à la quotité de travail (ex : 7 heures pour un agent à temps plein). Ils ne génèrent pas de droit à R.T.T. Seule la présence effective sur le lieu de travail génère le droit à R.T.T. Le 10/06/

31 4 - LES AUTORISATIONS D'ABSENCE RAPPEL DE QUELQUES DEFINITIONS ET PROCEDURES Appelées le plus souvent congés exceptionnels, les autorisations d'absence ont pour objet de permettre à l'agent de faire face à des circonstances particulières de sa vie privée. Elles constituent des mesures gracieuses accordées à la discrétion du directeur en fonction des nécessités de service. Elles sont autorisées sur le temps de travail, et ne donnent pas lieu à réduction de rémunération : Elles ne sont pas considérées comme de l'activité effective et font, de ce fait, l'objet de conversion. Ainsi, ces absences sont intégrées dans le décompte mensuel en équivalenttravail. Par contre, durant cette période, la responsabilité de l'hôpital est totalement dégagée. Elles diffèrent ainsi de l'ordre de mission LES CAS LES PLUS COURANTS D'AUTORISATION D'ABSENCE Absences pour événements familiaux Les possibilités sont ouvertes sous réserve de fournir un justificatif. Ces absences sont accordées aux agents en situation de travail au prorata de la quotité de temps de travail. Les congés annuels et repos hebdomadaires programmés pour cette période ne peuvent être déplacés au profit d'autorisations d'absence. Dans ce cas, celles-ci n'ont pas lieu d'être accordées. * Mariage :. de l'agent : 5 jours, à prendre selon les mêmes modalités de planification qu'un congé annuel. d'un enfant : 1 jour, à prendre le jour, la veille ou le lendemain du mariage civil ou du mariage religieux. * Naissance ou arrivée au foyer d'un enfant : 3 jours, à prendre dans le mois qui suit la naissance ou l arrivée au foyer. 11 jours de paternité, cumulables avec les 3 jours précités, à prendre dans les 4 mois suivant la naissance ou l arrivée au foyer. * Décès ou maladie très grave du père, de la mère, du conjoint ou d'un enfant : 3 jours, à prendre ; et en cas de décès, dans la période comprise entre le jour du décès inclus et le jour de l'inhumation inclus. * Décès d'un parent ou allié du deuxième degré : 1 jour, à prendre dans la période allant du jour du décès inclus au jour de l'inhumation inclus.. frère et soeur, demi-frère et demi-soeur, beau-frère et belle-soeur Le 10/06/

32 . enfants du conjoint. grand-parents. beau-père et belle-mère * Enfant malade jusqu'à 16 ans : 6 jours. Ce droit est ouvert sur prescription médicale justifiant la présence des parents auprès de l'enfant. Ce droit est porté à 12 jours si l'agent peut apporter la preuve :. qu'il élève seul son enfant,. ou que son conjoint est demandeur d'emploi,. ou que son conjoint ne bénéficie pas du même droit chez son employeur. Ce droit est ouvert pour une famille et non pas pour chaque enfant. Si les deux conjoints sont agents publics, ce droit ne peut être l'objet d'un cumul mais est réparti entre eux à leur convenance. * Congé de paternité : le décret n DU 25 février 2003 institue u n congé de paternité d une durée de 11 jours consécutifs au plus. Ce congé peut s ajouter aux 3 jours ouvrables accordés au titre de la naissance, ou des congés annuels ou à du R.T.T. Il n est pas fractionnable et doit débuter avant que le nourrisson ait atteint l âge de 4 mois. En cas de naissances multiples, le congé de paternité est porté à 18 jours et peut être reporté en cas d hospitalisation du nourrisson. * Autres cas : ils sont laissés à l'appréciation de la direction des ressources humaines Absences pour mission L'ordre de mission est l'acte par lequel la maison de retraite mandate un agent pour effectuer à l'extérieur de ses murs, une activité inhabituelle mais en rapport avec l'activité hospitalière ou une formation. La mission est de l'activité professionnelle à part entière et à ce titre l'agent est couvert pour les risques professionnels dans les mêmes conditions que s'il était à son poste de travail habituel, sous réserve qu'il ne s'écarte pas de l'objet, de l'itinéraire et de la durée normale de sa mission. L agent peut être autorisé à utiliser son véhicule personnel sous la réserve qu il signe un document précisant qu il est son propre assureur Absences pour formation Elles sont décrites dans un chapitre particulier. 4.3 Comptabilisation des autorisations d absence Absences pour évènements familiaux Les autorisations d'absence sont accordées sur le temps de travail, et donnent donc lieu à conversion en équivalent-travail, dans les mêmes conditions que les absences pour raison de santé, c'est-à-dire à raison de la durée théorique quotidienne par jour d'absence, cette durée variant selon la quotité de temps de travail de l'agent. Le 10/06/

33 Absences pour mission Elles sont converties en équivalent-travail théorique. Les missions courtes, inférieures à une demi-journée comptent pour le temps d'absence réel ; dans certains cas, la durée sera déterminée par le directeur Absences pour formation Le temps de formation est converti en équivalent travail, quelle que soit la quotité de travail accordée à l'agent : - comme temps travaillé à 100 % pour les actions de formation de type B, C et D (études promotionnelles, actions d'adaptation, actions de conversion) - comme temps travaillé à 50 % pour les actions de formation de type A (action de préparation à des concours). Pendant la durée d une formation au cours de laquelle est dispensé un enseignement professionnel incompatible avec un service à temps partiel, l autorisation d accomplir un tel service est suspendue et les intéressés sont rétablis dans les droits des agents exerçant leur fonction à temps plein 5 - LES ABSENCES POUR RAISONS SYNDICALES Les droits syndicaux sont définis réglementairement. Ils sont différents pour "les représentants syndicaux" et pour les autres agents ABSENCES DES REPRESENTANTS SYNDICAUX Les représentants syndicaux sont des agents mandatés par un syndicat considéré comme représentatif au sein de l'institution, pour exercer une fonction de représentation ou une activité syndicale. Ils peuvent recevoir sur leur lieu de travail la correspondance relative à la fonction syndicale qu'ils exercent. Pour accomplir leur mission, ils peuvent solliciter quatre types d'absence ou positions statutaires Les autorisations spéciales d'absence Elles sont accordées : - pour participer aux congrès syndicaux et aux réunions des organismes directeurs si les agents en sont membres élus, - pour participer aux assemblées délibérantes et aux organismes statutaires dont ils font partie (Conseil d'administration, Commission Administrative Paritaire, Comité Technique d'etablissement, Commission de réforme, etc...). - pour participer à la vie syndicale interne. Un contingent d'heures annuel pour l'établissement est déterminé pour les autorisations d'absence, à raison d'une heure pour mille heures travaillées. Ces heures sont réparties entre les organisations syndicales selon un procédé défini par la réglementation et lié à leur représentativité au plan national et local Les décharges d'activité de service pour l'exercice d'un mandat syndical ( pour mémoire) Elles peuvent être accordées pour permettre à des agents d'avoir une activité syndicale à temps complet ou à temps partiel, tout en restant en position Le 10/06/