Guide d aide à la rédaction

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1 UNIVERSITE CHARLES-DE-GAULLE LILLE 3 Direction des Ressources Humaines Guide d aide à la rédaction d une fiche d activités d une fiche de poste Contact : Sophie JUPEAU (61-15) Avril 2011

2 La gestion prévisionnelle des Ressources Humaines est devenue aujourd hui une priorité pour les administrations et se trouve désormais au cœur du management public. En effet, afin de maintenir et d anticiper les besoins en qualification de l établissement, il est nécessaire de mettre en place une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences (GPEEC). Pour que la GPEEC prenne tout son sens, il faut aller au-delà d une approche quantitative base sur les emplois et les effectifs et intégrer une approche «métier» plus qualitative. Fiche d activités et fiches de poste constituent des outils majeurs dans cette démarche GPEEC. Ce guide présente la méthode à suivre pour les rédiger. Il est composé de définitions et d exemples afin de le rendre pratique et exploitable par tous. 1

3 L Elaboration d une fiche d activités Définition : - Une fiche d activités décrit les missions et les activités réalisées par un agent dans une structure donnée. Elle recense les opérations qui sont effectuées par un agent en situation de travail et les compétences dont il dispose au regard de la mission. - Une fiche de poste décrit les missions attendues par l agent. C est un outil de recrutement, de définition des besoins d une structure (recrutement, mobilité) La méthode de réalisation de ces deux types de fiches est la même, seule la finalité est différente. Pour élaborer ces fiches, il convient de déterminer : I. L intitulé de la fonction II. Le contenu de la mission III. La nature des activités IV. Le type de compétences requises Et éventuellement : L environnement de travail Les contraintes particulières à l exercice de la fonction 2

4 I. L intitulé de la fonction Définition : La fonction résume en un intitulé court l ensemble des activités liées à un poste de travail. Exemples de fonctions : - Développeur d applications informatique, - Technicien de maintenance informatique, - Responsable administratif d UFR, - Responsable communication, - Agent de maintenance - Gestionnaire Ressources Humaines, - Bibliothécaire, - Gestionnaire pédagogique, - Agent de sécurité, 3

5 II. Le contenu de la mission Définition : La mission recoupe l ensemble des contributions que l on attend d un titulaire du poste dans l activité de la structure. C est la finalité de la fonction, le résultat permanent attendu de la fonction. Exemple de missions : Fonctions Développeur d applications informatique Technicien de Maintenance informatique Responsable administratif d UFR Responsable communication Agent de maintenance Gestionnaire ressources humaines Bibliothécaire Gestionnaire pédagogique Missions Sous le contrôle d un chef de projet, maintenir et développer le système d information Assurer la surveillance informatique et répondre aux besoins des usagers Organiser et conduire la mise en œuvre des activités de gestion de l UFR avec l assistance de l équipe administrative Piloter, mettre en œuvre et évaluer les retombées de la politique de communication définie par la direction de l établissement Effectuer des travaux courants de rénovation de locaux et d aménagement intérieur Assurer la gestion administrative et financière des carrières des personnels Assurer l information des usagers et le traitement documentaire des collections Assurer le secrétariat administratif et pédagogique des formations gérées Agent de sécurité Veiller à la sécurité des personnes et des biens sur le campus 4

6 III. La nature des activités Définition : Les activités désignent ce qui se fait réellement dans le travail, ce que fait la personne pour accomplir sa mission. Pour énoncer ces activités explicitement, il convient de les formuler par des verbes d action et d indiquer l objet sur lequel se centre l activité. Exemples de verbes d action : Management Manager Conduire Diriger Encadrer Animer Entraîner Mener Piloter Organisation Organiser Planifier Coordonner Harmoniser Distribuer Réorganiser Restructurer Ordonner Gestion/ Supervision Contrôler Vérifier Préparer Produire Elaborer Œuvrer Veiller à Prise de décision Décider Choisir Trancher Fixer Déterminer Définir Arrêter Assistance Seconder Aider Assister Epauler Soutenir Appuyer Suppléer Exécution Appliquer Mettre en œuvre Exécuter Mettre en pratique Effectuer Œuvrer à Travail d équipe Collaborer Participer Coopérer Contribuer Concourir Saisie d information Observer Surveiller Constater Consulter Recueillir Examiner Relever Noter Transmission d information Transmettre Communiquer Faire savoir Notifier Répercuter Indiquer Pointer Diffuser Traitement d information Analyser Etudier Mesurer Peser Evaluer Inventorier Synthétiser 5

7 Exemples d activités : Fonctions Missions Activités associées Développeur d applications informatique Sous le contrôle d un chef de projet, maintenir et développer le système d information -Contrôler et assurer la cohérence du système d information. -Administrer les bases de données. -Coordonner l activité d exploitation des serveurs. -Développer des outils de consultation, d extraction, de mise à jour des bases de données. -Traduire les demandes des utilisateurs en outils informatiques. -Conseiller et assister les utilisateurs. -Assurer la formation aux différents utilisateurs du système d information Technicien de maintenance informatique Assurer la surveillance informatique et répondre aux besoins des utilisateurs -Assurer la maintenance de premier niveau ainsi que l installation du matériel et des logiciels. -Conseiller les utilisateurs pour l achat de nouveaux matériels -Assurer une veille technologique dans le domaine informatique. -Gérer les licences de logiciels déclaration Responsable administratif d UFR Organiser et conduire la mise en œuvre des activités de gestion de l UFR avec l assistance de l équipe administrative -Organiser et coordonner le travail de l'équipe administrative. - Centraliser et redistribuer l'information. -Elaborer les emplois du temps et le calendrier des examens. -Préparer et participer aux instances institutionnelles de l'ufr, rédiger les PV. - Participer à l élaboration du budget et en assurer le suivi. -Instruire les dossiers de recrutement des non permanents et en assurer le suivi... Responsable communication Agent de maintenance Piloter et mettre en œuvre la politique de communication définie par la direction de l établissement Effectuer des travaux courants de rénovation de locaux et d aménagement intérieur - Animer et coordonner les activités du service - Etablir le plan de communication de l'université -Réaliser ou faire réaliser les produits et les supports de communication écrite (journaux internes, communiqués, revues de presse...) -Assurer la gestion de la communication protocolaire (invitation, cadeaux, cartes de vœux) -Animer et coordonner la communication sur le site web -Etablir et gérer le budget des opérations de communication, planifier les dépenses -Conseiller les services internes sur la charte graphique... - Aider aux travaux de plomberie. -Aider les différents corps de métiers dans leurs travaux. - Réaliser des travaux simples de maintenance. -Réaliser des travaux liés aux carrelages et à la maçonnerie. 6

8 Gestionnaire Ressources Humaines Bibliothécaire Gestionnaire pédagogique Assurer la gestion administrative et financière des carrières des personnels Assurer l information des usagers et le traitement documentaire des collections Assurer le secrétariat administratif et pédagogique de son service -Assurer les opérations relatives à la gestion administrative des carrières des personnels (recrutement, titularisation, avancements, mutations, reclassement et avancement d échelon ). -Assurer les opérations relatives à la liquidation des traitements des primes et des indemnités des personnels. -Conseiller les personnels et faciliter leurs démarches pour toute opération courante de gestion. -Alimenter et mettre à jour les applications de gestion de l univers traité -Contribuer à la mise en œuvre de la politique documentaire -Assurer des permanences de renseignements bibliographiques. -Mener des recherches documentaires et conseiller les utilisateurs dans leur démarche de consultation des outils bibliographiques. -Initier les utilisateurs à la pratique des outils multimédias. -Participer à la retro conversion des catalogues. -Participer au récolement des collections. -Assurer le traitement documentaire des collections (catalogage, indexation, et cotations des ouvrages) -Réaliser les emplois du temps et le calendrier des examens et les saisir sur les logiciels dédiés. -Assurer le suivi administratif du bon déroulement des cours en coordination avec les enseignants. -Coordonner et saisir le guide des études. -Assurer le suivi des stages en entreprise et des conventions. -Etablir des devis, des bons de commandes, des ordres de mission. -Assurer le circuit de validation des engagements, des mandatements et des frais de déplacements Agent de sécurité Veiller à la sécurité des personnes et des biens sur le campus -Assurer le contrôle des entrées et sorties des personnes ou des véhicules à l entrée du bâtiment du site. -Effectuer des interventions de première urgence en cas d alerte. -Effectuer des rondes de surveillance et de contrôle -Surveiller des tableaux de contrôle des installations techniques (détection incendie, alarmes techniques ). -Tenir à jour la main courante. -Veiller à l observation des consignes générales de sécurité. -Assurer l ouverture et la fermeture des portes des bâtiments (selon les rotations de travail) 7

9 IV. Le type de compétences requises Définition : Les compétences correspondent à l ensemble des savoirs théoriques, savoir-faire et savoir-être que l on mobilise pour obtenir des résultats dans une situation professionnelle. La réalisation d une activité mobilise des compétences déterminées. Les savoirs théoriques correspondent à ce que l individu doit «connaître» ou «comprendre» pour agir efficacement De quelles connaissances a besoin le titulaire du poste? Doit-on posséder des connaissances spécifiques au domaine d activités, de quel ordre : juridique, technique? Exemples : Connaître les procédures de l univers de gestion traité Maîtriser les techniques de l entretien individuel Connaître les notions de la législation du domaine Les savoir-faire correspondent à l ensemble des techniques, méthodes, outils et gestes qu un individu doit «mettre en œuvre» pour agir efficacement Que doit-il être capable de faire? Quels outils doit-il utiliser? Exemples : Gérer le temps d une réunion Animer un groupe de travail Conseiller et former les utilisateurs Maîtriser le système d information de l univers de gestion traité Les Savoir-être correspondent aux attitudes et comportements que l individu doit adopter pour agir efficacement De quelles qualités doit-il faire preuve? Quelles sont les attitudes et les comportements à privilégier? Exemples : Faire preuve de rigueur Faire preuve d écoute Faire preuve d initiative Capacité à communiquer 8

10 Exemples de compétences mobilisées: Activités Savoirs Savoir-faire Savoir être Conduire une réunion -Technique de conduite de réunion -Méthodologie de résolution de problème -Préparer les thèmes et le déroulement de la réunion -Fixer les objectifs de la réunion -Gérer le temps de la réunion -Animer un groupe de travail, en utilisant diverses techniques et méthodes -Prévoir l équipement de la salle -Prévoir le matériel (projecteur ) -Faire preuve d ouverture -Faire preuve d aisance et de calme -Eviter les conflits 9

11 Exemples de fiches d activités / fiches de poste 10

12 Fonction : Développeur d applications informatique Mission : Sous le contrôle d un chef de projet, maintenir et développer le système d information Activités : -Contrôler et assurer la cohérence du système d information. -Administrer les bases de données. -Coordonner l activité d exploitation des serveurs. -Développer des outils de consultation, d extraction, de mise à jour des bases de données. -Traduire les demandes des utilisateurs en outils informatiques. -Conseiller et assister les utilisateurs. -Assurer la formation aux différents utilisateurs du système d information Compétences : - Connaissance approfondie d une méthodologie de programmation - Maîtrise des systèmes de gestion de bases de données, les langages de requête et les outils de programmation - Connaissance des composantes techniques du système d information - Capacité à comprendre les besoins des utilisateurs et à communiquer avec eux de manière adaptée et compréhensible - Avoir un bon relationnel 11

13 Fonction : Technicien de maintenance informatique Mission : Assurer la surveillance informatique et répondre aux besoins des utilisateurs Activités : -Assurer la maintenance de premier niveau ainsi que l installation du matériel et des logiciels. -Conseiller les utilisateurs pour l achat de nouveaux matériels -Assurer une veille technologique dans le domaine informatique. -Gérer les licences de logiciels déclaration Compétences : - Savoir reformuler une demande d utilisateur en termes techniques - Connaître les configurations usuelles, matérielles, systèmes et outils bureautiques - Connaître les bases de l informatique réseau - Savoir appliquer les règles de sécurité informatique et les consignes d exploitation - Maîtrise de l utilisation des logiciels bureautique, de messagerie et d internet - Maîtrise des TIC 12

14 Fonction : Responsable administratif d UFR Mission : Organiser et conduire la mise en œuvre des activités de gestion de l UFR avec l assistance de l équipe administrative Activités : -Organiser et coordonner le travail de l'équipe administrative. - Centraliser et redistribuer l'information. -Elaborer les emplois du temps et le calendrier des examens. -Préparer et participer aux instances institutionnelles de l'ufr, rédiger les PV. - Participer à l élaboration du budget et en assurer le suivi. -Instruire les dossiers de recrutement des non permanents et en assurer le suivi... Compétences : - Savoir animer et encadrer une équipe - Avoir des connaissances solides budgétaires et comptables -Savoir être force de proposition au niveau de l UFR et des instances centrales - Connaître le fonctionnement juridique et administratif de l établissement - Savoir négocier avec des interlocuteurs variés - Connaître le statut des fonctionnaires et des agents contractuels de la fonction publique 13

15 Fonction : Responsable communication Mission : Piloter, mettre en œuvre et évaluer les retombées de la politique de communication définie par la direction de l établissement Activités : - Animer et coordonner les activités du service - Etablir le plan de communication de l'université -Réaliser ou faire réaliser les produits et les supports de communication écrite (journaux internes, communiqués, revues de presse...) -Assurer la gestion de la communication protocolaire (invitation, cadeaux, cartes de vœux) -Animer et coordonner la communication sur le site web -Etablir et gérer le budget des opérations de communication, planifier les dépenses -Conseiller les services internes sur la charte graphique... Compétences : - Savoir concevoir et rédiger des messages avec un langage et un style adapté - Savoir recueillir, vérifier et sélectionner les informations actualisées relatives à la vie de l établissement - Savoir élaborer un cahier des charges planifiant les actions et le conduire dans les échéances imparties - Savoir animer une équipe - Maîtrise des techniques de l information - Maîtrise des techniques de communication écrites et orales - Connaître les techniques complémentaires liées à la communication (imprimerie, audiovisuel, multimédia, PAO ) - Savoir développer des relations avec des partenaires divers - Avoir des qualités relationnelles 14

16 Fonction : Agent de maintenance Mission : Effectuer des travaux courants de rénovation de locaux et d aménagement intérieur Activités : - Aider aux travaux de plomberie. -Aider les différents corps de métiers dans leurs travaux. - Réaliser des travaux simples de maintenance. -Réaliser des travaux liés aux carrelages et à la maçonnerie. Compétences : - Savoir travailler en équipe - Connaissances élémentaires sur les matériels et les matériaux utilisés et leurs modalités de mise en œuvre - Disponibilité - Avoir des dispositions liées aux travaux de carrelages et de maçonnerie 15

17 Fonction : Gestionnaire Ressources Humaines Mission : Assurer la gestion administrative et financière des carrières des personnels Activités : -Assurer les opérations relatives à la gestion administrative des carrières des personnels (recrutement, titularisation, avancements, mutations, reclassement et avancement d échelon ). -Assurer les opérations relatives à la liquidation des traitements des primes et des indemnités des personnels. -Conseiller les personnels et faciliter leurs démarches pour toute opération courante de gestion. -Alimenter et mettre à jour les applications de gestion de l univers traité Compétences : - Savoir suivre la procédure et appliquer le réglementation à des cas concrets - Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances - Connaître l organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de l université - Maîtrise des logiciels courants de bureautique et posséder des aptitudes à l utilisation - Etre à l aise dans les relations interprofessionnelles et être à l écoute des interlocuteurs - Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs simples, maîtrise de la syntaxe et de l orthographe - Connaître les statuts de la Fonction Publique et les différentes postions du fonctionnaire 16

18 Fonction : Bibliothécaire Mission : Assurer l information des usagers et le traitement documentaire des collections Activités : -Contribuer à la mise en œuvre de la politique documentaire -Assurer des permanences de renseignements bibliographiques. -Mener des recherches documentaires et conseiller les utilisateurs dans leur démarche de consultation des outils bibliographiques. -Initier les utilisateurs à la pratique des outils multimédias. -Participer à la retro conversion des catalogues. -Participer au récolement des collections. -Assurer le traitement documentaire des collections (catalogage, indexation, et cotations des ouvrages) Compétences : - Maîtrise des normes et techniques de catalogage - Maîtrise des outils informatiques spécifiques aux bibliothèques - Savoir identifier les ressources pertinentes pour les recherches de l utilisateur au sein de la bibliothèque - Savoir adapter son activité en fonction des nécessités du service - Avoir de la rigueur et de l organisation - Connaissances relatives au monde de l édition et aux publications scientifiques 17

19 Fonction : Gestionnaire pédagogique Mission : Assurer le secrétariat administratif et pédagogique des formations gérées Activités : -Réaliser les emplois du temps et le calendrier des examens et les saisir sur les logiciels dédiés. -Assurer le suivi administratif du bon déroulement des cours en coordination avec les enseignants. -Coordonner et saisir le guide des études. -Assurer le suivi des stages en entreprise et des conventions. -Etablir des devis, des bons de commandes, des ordres de mission. -Assurer le circuit de validation des engagements, des mandatements et des frais de déplacements Compétences : - Bonne maîtrise des logiciels courants de bureautique et des applications spécifiques à l univers de gestion - Posséder des notions comptables et budgétaires - Avoir le sens du relationnel et l esprit d équipe -Connaître l organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de l université et de la composante 18

20 Fonction : Agent de sécurité Mission : Veiller à la sécurité des personnes et des biens sur le campus Activités : -Assurer le contrôle des entrées et sorties des personnes ou des véhicules à l entrée du bâtiment du site. -Effectuer des interventions de première urgence en cas d alerte. -Effectuer des rondes de surveillance et de contrôle -Surveiller des tableaux de contrôle des installations techniques (détection incendie, alarmes techniques ). -Tenir à jour la main courante. -Veiller à l observation des consignes générales de sécurité. -Assurer l ouverture et la fermeture des portes des bâtiments (selon les rotations de travail) Compétences : - Connaître les moyens légaux de défense et d assistance aux personnes en danger - Connaître le plan du site - Savoir mettre en œuvre les consignes données -Avoir des connaissances élémentaires en électricité (Habilitation HOBO) - Avoir des notions de base sur les différents matériels d alarme et de surveillance - Connaître les règles de base en secourisme et en maniement des premiers moyens de lutte contre l incendie 19