AIDE-MEMOIRE. Forprev. Processus d ajout d une entité associée. Version 5. Page 1 sur 34

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1 2014 AIDE-MEMOIRE Forprev Processus d ajout d une entité associée Version 5 Page 1 sur 34

2 Sommaire SOMMAIRE... 2 ETAPES DE L AJOUT D UNE ENTITE ASSOCIEE DESIGNER UN FORMATEUR «REFERENT» PAR HABILITATION... 4 Vérifier qu un formateur est déclaré «référent» pour chaque habilitation... 4 Enregistrer un formateur «référent» COMPLETER LE TRONC COMMUN ET LES HABILITATIONS... 7 Compléter le tronc commun... 7 Compléter toutes les habilitations MODIFIER LE NOMBRE D ECHELONS La notion d échelons Accéder au tronc commun Créer une demande de modification CREER UNE NOUVELLE ENTITE ASSOCIEE Rechercher l entité Renseigner les informations de l entité Ajouter le correspondant entité associée référent Finalisation de la création de l entité associée RATTACHER L ENTITE A UNE HABILITATION Accéder au détail d une habilitation Rattacher des entités à une habilitation Page 2 sur 34

3 6. MODIFIER D AUTRES ELEMENTS SOUMIS A LA VALIDATION DE LA CNH Renouveler une habilitation Modifier une habilitation rattacher une entité associée Créer une demande supplémentaire d habilitation ENVOYER LA DEMANDE Vérifier la demande avant envoi Envoyer la demande Et après? POUR VOUS AIDER SUR FORPREV Page 3 sur 34

4 Etapes de l ajout d une entité associée 1. Désigner un formateur «référent» par habilitation 2. Compléter le tronc commun et toutes les habilitations 3. Modifier le nombre d échelons (uniquement si nécessaire) 4. Créer une (ou des) nouvelle(s) entité(s) associée(s) 5. Ajouter la (ou les) entité(s) créée(s) aux habilitations 6. Effectuer d autres demandes de modifications (tronc commun ou habilitations) 7. Envoyer la demande de modification 1. Désigner un formateur «référent» par habilitation L ajout d une ou de plusieurs entités associées doit être validé par la CNH, pour envoyer cette demande, il faut, dans un premier temps, désigner un formateur dit «référent» par habilitation. Vérifier qu un formateur est déclaré «référent» pour chaque habilitation Référentiels > Formateurs > Formateurs référencés Dans un premier temps, il est nécessaire de référencer au moins un formateur par habilitation (si ce n est pas le cas cf. Guide utilisateurs Forprev : toutes les grandes étapes de gestion des habilitations et des sessions de formations pas à pas) puis d accéder à la Liste récapitulative des formateurs référencés pour vérifier qu un formateur est bien désigné «référent» pour chaque habilitation. Page 4 sur 34

5 Liste des habilitations de cet organisme Liste des formateurs référencés par cet organisme Dans cet exemple, les deux habilitations de cet organisme de formation disposent d un formateur «référent» identifiable par la coche dans la colonne «Référent». Si un formateur «référent» est enregistré pour chacune des habilitations, accéder directement à la partie 2. Compléter le tronc commun et les habilitations, p. 7, sinon désigner un formateur «référent» comme décrit dans le paragraphe suivant. Enregistrer un formateur «référent» Référentiels > Formateurs > Rattacher/Détacher formateurs Si toutes les habilitations ne disposent pas d un formateur «référent», accéder à l écran Liste des formateurs rattachés à une habilitation. Sélectionner, dans le champ «Habilitations», l habilitation pour laquelle il faut désigner un formateur «référent». Page 5 sur 34

6 Si un nombre important de formateurs est enregistré, sélectionner dans la liste «Formateur», le formateur voulu. Cliquer ensuite sur. Les formateurs rattachés pour cette habilitation s affichent. Cocher la case «Référent» pour le formateur souhaité puis cliquer sur. Répéter les actions de ce paragraphe pour toutes les habilitations qui ne disposent pas d un formateur «référent». Pour vérifier que les enregistrements ont bien été pris en compte accéder à la page Liste récapitulative des formateurs référencés comme expliqué dans le paragraphe précédent. Page 6 sur 34

7 2. Compléter le tronc commun et les habilitations Si les données de votre organisme de formation ont été reprises dans Forprev en octobre, il vous faut renseigner un certain nombre de champs avant de réaliser une demande de rattachement d une entité associée à une habilitation, en suivant la procédure ci-dessous. Si votre organisme de formation n a pas été concerné par la reprise de données du mois d octobre, vérifiez les données saisies en suivant la procédure ci-dessous. Compléter le tronc commun Le tronc commun regroupe l ensemble des informations sur l entité habilitée. Accéder au détail du tronc commun Accéder à la page Données de synthèse. Habilitations > Habilitations et demandes Cliquer ensuite dans le menu de gauche sur l onglet. La page Détails du tronc commun s affiche. La «Version» est à «Figée». Tous les champs suivis d un astérisque doivent être renseignés avant l enregistrement de cette page. Il sera possible par la suite de revenir pour compléter ou modifier ces champs. Page 7 sur 34

8 Information de l entité Demande OF/Entreprise Champ non modifiable. L'OF (organisme de formation) forme des stagiaires extérieurs à sa structure et dispose d'un numéro de déclaration d'existence. L'entreprise forme ses propres salariés. Régime général Champ non modifiable. Raison sociale Champ non modifiable. Pour modifier ce champ, contacter le support Forprev, en cliquant en haut de page sur. Nom commercial Champ modifiable et non obligatoire. Pour les organismes de formation, nom qui sera publié sur le site Forprev à destination du public. Structure nationale Champ modifiable sous réserve de validation par la CNH. Le changement de ce champ de «Non» vers «Oui» est soumis à la validation de la CNH. La modification de ce champ sera possible avant l envoi de la demande de modification, cf. 3. Modifier le nombre d échelons (uniquement si nécessaire), p. 4. Responsable de l organisme / l entreprise Renseigner les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Fonction» pour le responsable de l entreprise. Page 8 sur 34

9 Correspondant habilitation entité Les informations sur le correspondant habilitation entité sont modifiables directement depuis le détail de l utilisateur en passant par le menu : Administrateur > Utilisateurs DEM. Entité Renseigner les champs relatifs à l entité. Statut juridique Champ obligatoire. Sélectionner dans la liste déroulante le «Statut juridique» correspondant. Page 9 sur 34

10 Date de création Champ obligatoire. Saisir la date de création de l organisme de formation. Code NAF Champ obligatoire, modifiable uniquement s il est vide. Saisir le code NAF en renseignant les premiers chiffres, puis sélectionner le code adéquat dans la liste déroulante. N de déclaration d existence Champ obligatoire. Saisir les 11 caractères sans espace. Certificats entités Champ obligatoire. Certifications détenues par l entité demandeuse (qualité, CACES, qualification professionnelle ). Exemple : ISO 9001 Domaines interventions Champ obligatoire. Ensemble des activités de l entité demandeuse. Expérience prévention Champ obligatoire. Expérience dans le champ de la prévention des risques professionnels. Page 10 sur 34

11 Partenariats Champ obligatoire. Partenariats conclus dans le cadre des activités de formation (autres OF, entreprises ou commune mettant à disposition du matériel ou des locaux, ) ou dans le cadre de la prévention des risques professionnels (caisse de rattachement, services de santé, tout acteur de la prévention des risques pros en France, ) Effectif de l entité Champ obligatoire. Effectif formateurs de l entité Champ obligatoire. Site web Champ facultatif. Information qui apparaitra sur le site Forprev à destination du public. Nombre d échelon Champ obligatoire, modifiable sous réserve de validation par la CNH. Ce champ sera modifiable avant l envoi de la demande pour instruction. Enregistrer les modifications Lorsque tous les champs suivis d un astérisque sont renseignés, il est possible d enregistrer les informations modifiées. Cliquer sur pour finaliser les modifications. Page 11 sur 34

12 Compléter toutes les habilitations Tous les champs suivis d un astérisque doivent être renseignés avant l enregistrement de cette page. Il sera possible par la suite de compléter ou modifier ces champs. Il faut compléter les champs obligatoires de toutes les habilitations, même celles qui ne sont pas concernées par le rattachement des entités associées. Accéder au détail d une habilitation Accéder à la page Données de synthèse. Habilitations > Habilitations et demandes Cliquer ensuite dans le menu de gauche sur l habilitation à compléter. La page Détails de l habilitation s affiche. Page 12 sur 34

13 Détail d une habilitation SST. Détail d une habilitation Prap, CPS ou RPS. Expérience Rubrique présente uniquement pour les habilitations SST de niveau 1 ou 2. Renseigner les champs de cette rubrique. Page 13 sur 34

14 Nombre de sessions de formations initiales Champ obligatoire. Nombre de sessions de formations initiales réalisées lors de l'année précédente. Partenariats éventuels Champ facultatif. Motivations Champ obligatoire. Indiquer en quoi il est important, pour son activité et son développement, de dispenser les formations pour lesquelles l habilitation est demandée. Présenter un véritable projet de mise en œuvre et développement de cette activité. Moyens humains Nombre de formateurs pour le domaine/niveau Champ obligatoire. Formateurs de la demande Liste des formateurs rattachés au domaine/niveau de l habilitation. Moyens logistiques et pédagogiques Renseigner les champs «Matériels pédagogiques», «Ressources documentaires» et «Conformité et accessibilité des référentiels». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les Page 14 sur 34

15 avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Liste complète du matériel utilisé par l entité pour dispenser la formation (exemple : présentation d un «kit» remis aux formateurs Documentation générale mobilisée par l entité dans le cadre des formations dispensées dans le domaine/niveau considéré Moyens mis en œuvre pour permettre l accès aux formateurs et aux stagiaires des documents de référence Promotion et communication Renseigner les champs «Actions de promotion et de communication» et «Outils de communication». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Salons, conférences, (Fournir des exemples) Site internet, catalogues, (Fournir des exemples) Adaptation pédagogique Renseigner les champs «Méthodes pédagogiques», «Organisation de l alternance», «Suivi de la formation», «Intervenants extérieurs», «Place des NTIC» et «Evaluation, démarche qualité». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Page 15 sur 34

16 Quelles sont les méthodes pédagogiques mises en œuvre dans le cadre des formations du domaine/niveau concerné? Comment la formation est-elle séquencée dans son alternance entre face-à-face pédagogique et retour au poste de travail. Quels sont les travaux intersession éventuels? Quelles sont les actions de suivi post-formation mises en œuvre par l entité auprès des stagiaires? Quels sont les partenaires prévention mobilisé dans le cadre du faceà-face pédagogique? Quelles sont les technologies utilisées et comment? (logiciels de présentation, outils en ligne ) Quelles sont les actions visant à améliorer la qualité des formations dispensées (formations des formateurs, enquêtes de satisfaction)? Entités de la demande Liste des entités rattachées à l habilitation. Pour créer des entités associées et/ou les rattacher à des habilitations cf. 4. Créer une nouvelle entité associée, p. 21. Finaliser les modifications Lorsque tous les champs suivis d un astérisque sont renseignés cliquer sur. Accéder à une autre habilitation en reprenant les actions à partir du point : Compléter toutes les habilitations, p. 12 Il faut compléter les champs obligatoires de toutes les habilitations, même celles qui ne sont pas concernées par le rattachement des entités associées. 3. Modifier le nombre d échelons Si le nombre d échelons est renseigné par «1», il n est pas possible d accéder à l ajout d une entité associée. L unique entité existante, lorsque le nombre d échelons est «1», est l entité habilitée. La première étape pour ajouter une entité est donc la vérification du nombre d échelons enregistré dans Forprev. Seuls les correspondants habilitation entité peuvent modifier le nombre d échelons. Page 16 sur 34

17 La notion d échelons Habilitations Habilitations Habilitations 1 échelon = une seule entité 2 échelons = plusieurs entités et 2 niveaux hiérarchiques (entité demandeuse/entité(s) associée(s) d échelon 2) 3 échelons = plusieurs entités et 3 niveaux hiérarchiques (entité demandeuse/entité(s) associée(s) d échelon 2/entité(s) associée(s) d échelon 3 rattachée(s) à une entité d échelon 2) Accéder au tronc commun Habilitations > Habilitations et demandes Visualiser les données relatives à l ensemble des habilitations et demandes en cours ou obtenues par le menu «Habilitations». Page 17 sur 34

18 Dans le menu de gauche cliquer sur pour accéder au tronc commun. Si le nombre d échelons est déjà égal à la structure réelle accéder directement à 4. Créer une nouvelle entité associée, p. 21. Créer une demande de modification La modification du champ «Nombre d échelons» doit être validée par la CNH. Il est nécessaire de réaliser une procédure de demande de modification. Page 18 sur 34

19 Si le champ «Nombre d échelons» est déjà renseigné avec le nombre d échelons adéquat accéder directement à 4. Créer une nouvelle entité associée, p. 21. Cliquer sur. Le tronc commun passe alors en version «En cours de modification». Si le nombre d échelons est inférieur à 3, le champ «Nombre d échelons» devient également modifiable. Page 19 sur 34

20 Les autres champs ne sont plus modifiables. Modifier le nombre d échelon Modifier le champ «Nombre d échelon». La demande de modification sera à envoyer après le rattachement des nouvelles entités aux habilitations. Autre modification possible - Champ «Structure nationale» Champ obligatoire. Sélectionner «Oui» si l'entité demandeuse est une filiale ou un établissement du siège principal. Le fait de passer ce champ de «Non» vers «Oui» permet d accéder aux champs : «Raison sociale du siège» et à la rubrique : Adresse de Correspondance du siège. Page 20 sur 34

21 Les champs qui s affichent sont obligatoires si «Structure nationale» est renseigné avec «Oui». Finalisation de la modification du tronc commun Lorsque les modifications ont été effectuées, cliquer sur. La création d une entité associée est maintenant possible. En cliquant sur, l ensemble des demandes de modification sont supprimées (demande de renouvellement, rattachement d entité, demande supplémentaire, modifications du tronc commun). 4. Créer une nouvelle entité associée Seuls les correspondants habilitation entité peuvent saisir une nouvelle entité associée. Référentiels > Entités associées > Nouvelle entité associée Créer dans un premier temps les entités d échelon 2. Page 21 sur 34

22 Rechercher l entité La page Détails de l entité associée s affiche. En cas de saisie d entités d échelons 2 et 3, commencer par enregistrer les entités d échelon 2. Commencer par saisir le «N SIRET» puis cliquer sur. Page 22 sur 34

23 => 2 types de résultats possibles. 1. l entité est trouvée : les champs sont automatiquement renseignés. Les champs modifiables ou à renseigner sont «Raison sociale», «Nom commercial», «Antenne» et «Echelon». 2. aucune entité trouvée avec le SIRET saisi : renseigner les champs «Raison sociale», «Nom commercial», «Antenne» et «Echelon». Renseigner les informations de l entité Raison sociale Champ obligatoire. Renseigner ce champ s il est vide ou modifier-le le cas échéant. Nom commercial Pour les organismes de formation, nom qui sera publié sur le site Forprev à destination du public. Antenne Si l entité créée est une antenne, renseigner ce champ par «Oui». Seules les antennes peuvent disposer du même Siret qu une autre entité. Nom de l antenne Champ saisissable et obligatoire uniquement si le champ «Antenne» est renseigné avec «Oui». Page 23 sur 34

24 Echelon Sélectionner l échelon de l entité créée. Pour plus d informations sur la notion d échelons cf. La notion d échelons, p. 17. Il n est pas possible de sélectionner «3» si le nombre d échelons est enregistré à «2» dans le tronc commun. Entité d échelon supérieur Champ saisissable et obligatoire uniquement si l entité est d échelon 3. Il faut que l entité d échelon 2 ait été créée au préalable. Adresse entité Renseigner l adresse de l entité créée. Ajouter le correspondant entité associée référent Cliquer sur la «loupe» pour rechercher le contact de l entité associée. La fenêtre «Sélection d un individu» s affiche. Renseigner les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Date de naissance» ou le champ «N Forprev» puis cliquer sur. 2 cas possibles : 1. Aucun résultat : Cliquer sur. Page 24 sur 34

25 2. 1 résultat s affiche Sélectionner la ligne correspondant au contact recherché, puis cliquer sur. Renseigner les champs «Adresse mail» et «Numéro de téléphone». L adresse mail renseignée sera utilisée pour envoyer ses identifiants au correspondant entité associée. Ceux-ci seront envoyés après acceptation de l ajout de l entité par la CNH. Il sera possible de créer d autres utilisateurs à l entité associée créée après validation de son rattachement par la CNH. Le correspondant entité associée est inactif avant la validation du rattachement de l entité associée par la CNH. Page 25 sur 34

26 Finalisation de la création de l entité associée Cliquer sur après avoir renseigné tous les champs relatifs à la nouvelle entité à associer et retourner à la liste des entités associées. La nouvelle entité n est encore rattachée à aucune habilitation à ce stade. Lorsque toutes les entités associées sont créées passer à l étape suivante : 5. Rattacher l entité à une habilitation, p. 27. Page 26 sur 34

27 5. Rattacher l entité à une habilitation Accéder au détail d une habilitation Habilitations > Habilitations et demandes L écran Données de synthèse s affiche. Dans le menu de gauche, cliquer sur l habilitation à laquelle rattacher la nouvelle entité associée ou cliquer sur le N d habilitation de cette habilitation dans le tableau «Liste des habilitations actives hors domaine Amiante». Si l habilitation doit être renouvelée, effectuer dans un premier temps le renouvellement comme décrit dans le document : Guide utilisateurs Forprev : focus sur les demandes de renouvellement. La page Détails de l habilitation s affiche. Page 27 sur 34

28 Rattacher des entités à une habilitation Le fait de rattacher une entité à une habilitation est soumis à validation de la CNH. Le détachement d entités associées à une habilitation n est pas soumis à validation de la CNH. Cliquer sur. Le tableau «Rattacher / détacher les entités associées» s affiche. Page 28 sur 34

29 Cocher les entités à rattacher dans la colonne «Rattachement». Cliquer ensuite sur. L habilitation passe à l état en «en cours de modification» si un rattachement est effectué et enregistré, la validation de la CNH est nécessaire. Le détachement reste libre. Une entité d échelon 3 ne peut être rattachée à une habilitation que si son entité d échelon 2 est rattachée à l habilitation. Pour rattacher l entité à une autre habilitation, accéder à l habilitation par le menu de gauche puis effectuer les mêmes actions qu à partir du point Rattacher des entités à une habilitation, p. 28. Page 29 sur 34

30 6. Modifier d autres éléments soumis à la validation de la CNH Il est aussi possible d effectuer un renouvellement d habilitation, des modifications sur d autres habilitations ou d en créer une nouvelle pour un autre domaine/niveau. Renouveler une habilitation Si une habilitation arrive à échéance dans moins de 6 mois, il est possible de créer une demande de renouvellement, pour réaliser cette action voir le document Guide utilisateurs Forprev : focus sur les demandes de renouvellement. Modifier une habilitation rattacher une entité associée La seule modification soumise à validation de la CNH sur une habilitation est le rattachement d entités associées, pour plus d informations sur cette action cf. 5. Rattacher l entité à une habilitation, p. 27. Créer une demande supplémentaire d habilitation Pour effectuer une demande d habilitation pour un autre domaine/niveau se référer à la procédure décrite dans le document : Guide utilisateurs Forprev : focus sur les demandes supplémentaires. 7. Envoyer la demande Il est nécessaire d envoyer la demande pour qu elle puisse être traitée par la CNH. Une fois envoyée, la demande de modification ou d habilitation supplémentaire passe en phase d instruction par la CNH. Pendant ce temps, il n est plus possible d effectuer des modifications sur les habilitations (impossible de rattacher de nouvelles entités associées ), sur le tronc commun ni de créer de nouvelle demande d habilitation. Il est donc conseillé de grouper les demandes de modifications, d habilitation supplémentaire et/ou de renouvellement d habilitation. La procédure d envoi s applique à l ensemble des demandes créées. Vérifier la demande avant envoi Si une entité au moins a été rattachée à une habilitation, la version est au statut : «En cours de modification». Page 30 sur 34

31 Cliquer sur dans le menu de gauche pour relire et vérifier les informations saisies. Vérifier que toutes les entités associées sont bien rattachées à toutes les habilitations voulues avant d envoyer la demande. Vérifier que toutes les demandes de modifications à réaliser ont bien été créées (pour plus d informations sur les modifications possibles cf. 6. Modifier d autres éléments soumis à la validation de la CNH, p. 30. Page 31 sur 34

32 Envoyer la demande Le résumé de la demande s affiche. Vérifier que toutes les demandes sont bien présentes dans le tableau Habilitation de la demande. Cliquer sur. Nature de la demande S : demande d habilitation supplémentaire M : demande de rattachement d entité associée à l habilitation R : demande de renouvellement de l habilitation. La demande supplémentaire et/ou la demande de modification sont envoyées en même temps. Cliquer sur pour confirmer l envoi. Page 32 sur 34

33 La demande est transmise à l entité instructrice. Il n est alors plus possible d effectuer des modifications sur le tronc commun, les habilitations ou de créer une demande d habilitation supplémentaire. Et après? Il sera possible de déclarer des sessions pour la nouvelle entité associée lorsque la CNH aura validé son rattachement. Lorsque la validation aura été enregistrée, l habilitation apparaitra dans le tableau «Liste des entités associées» dans la colonne «Habilitations» pour l entité associée. Page 33 sur 34

34 Pour vous aider sur Forprev La documentation D autres documents (un aide-mémoire complet, des guides spécifiques pour réaliser le renouvellement des habilitations, l ajout d entités associées, la demande d une habilitation supplémentaire, une demande initiale ou à destination des formateurs ) sont disponibles sur la page suivante : L aide en ligne Vous pouvez consulter l Aide en ligne, accessible depuis l ensemble des pages de l application en cliquant sur. Les infobulles Pour vous aider lors de la saisie de certains champs, il est possible d afficher une infobulle lors du passage du curseur de la souris sur le libellé du champ. La hotline La hotline est une assistance aux utilisateurs de Forprev pour pallier aux difficultés techniques ou fonctionnelles rencontrées sur l outil. Il ne s agit pas d'un support métier. Quels sont les différents supports? Vous pouvez joindre la hotline téléphonique pour les problèmes bloquants au du lundi au jeudi de 10h00 à 12h30 et de 14h30 à 16h30. Vous pouvez joindre le service par mail en utilisant le formulaire de contact disponible sur toutes les pages de l'application en cliquant sur ou en envoyant un mail à Comment utiliser la hotline? Nous vous prions de bien vouloir utiliser le service téléphonique uniquement en cas de problèmes bloquants et de favoriser le formulaire de contact mail pour toutes les autres demandes. Pour les demandes via le contact mail, il est important d être précis en indiquant, en plus de la description de la difficulté rencontrée, les informations suivantes : N Forprev, vos nom et prénom, le nom de l organisme de formation ou de l entreprise. L équipe Forprev Page 34 sur 34

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