Annexe 1 : liste des outils mis à disposition par la SPL-Xdemat

Transcription

1 Annexe 1 : liste des outils mis à disposition par la SPL-demat Depuis sa création, la société développe chaque année de nouveaux outils de dématérialisation à destination de ses actionnaires et leur propose désormais un panel important de services, à savoir : Outils Description Département Communes et EPCI Mis à disposition en 2012 et 2013 marchés Dématérialisation des marchés publics actes Télétransmission des actes au contrôle de légalité elec Gestion dématérialisée des listes électorales fluco Télétransmission des flux comptables sip Système de paiement par carte bancaire opticar Suivi des bus scolaires dans le cadre de la compétence transports des Départements Mis à disposition en 2014 et 2015 sare Accusé de réception électronique célia Archivage électronique intermédiaire paraph Parapheur électronique version 2 postit Alerteur des actions en attente pour les applications utilisées sacha Archivage électronique convoc Convocation dématérialisée recensement Recensement citoyen obligatoire Mis à disposition en 2016 contact Gestion des relations dématérialisées entre les collectivités et les citoyens conformément à l obligation fixée par l ordonnance du 6 novembre 2014 factures Facturation électronique work Relations dématérialisées entre personnes publiques save Solution de sauvegarde déportée tdt Tiers de télétransmission passfam Portail des assistantes familiales et maternelles (gestion des agréments (modifications, extensions), dématérialisation des bulletins de liaisons, demande de frais de transport et gestion du circuit de validation des congés), quagass Application mobile tablette pour l instruction des demandes d agréments des assistantes maternelles et familiales

2 Annexe 2 : Principe de fonctionnement et tarifs de la SPL, simulation financière sur 3 ans SPL-demat : UNE SOCIETE PUBLIQUE LOCALE 1) L article L du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) autorise les collectivités territoriales intéressées à créer des Sociétés Publiques Locales (SPL), compétentes pour prendre en charge, pour le compte exclusif et sur le territoire de leurs actionnaires, des missions relatives à la réalisation d opérations d aménagement et/ou de constructions, l exploitation de services publics ou toutes autres activités d intérêt général. Le capital de la SPL doit être détenu en totalité par des collectivités territoriales ou leurs groupements. La SPL constitue une société anonyme de droit privé, soumise par conséquent aux règles du Code de Commerce régissant ces dernières, sous réserve de l application de certaines règles dérogatoires compte tenu du statut de ses actionnaires et de leurs modalités de prise de décision. 2) La SPL peut entretenir des relations in-house, sans mise en concurrence préalable conformément à l article 3-1 du Code des Marchés Publics, avec ses actionnaires dès lors qu ils exercent sur la structure, individuellement ou collectivement, un contrôle analogue à celui qu ils exercent sur leurs propres services. Ce contrôle analogue résulte notamment de la participation directe ou indirecte de chaque actionnaire aux réunions des différents organes de la société : - Assemblée Générale composée de l ensemble des actionnaires ; - Conseil d Administration composé d administrateurs désignés par les collectivités ou groupements de collectivités actionnaires ; - Assemblée spéciale composée de l ensemble des actionnaires (hors Conseil départemental), situés sur le territoire d un même département et désignant son représentant au sein du Conseil d Administration. L organe délibérant des collectivités ou groupements de collectivités actionnaires de la SPL doit désigner, en son sein, les élus mandatés pour représenter la collectivité ou le groupement au sein de ces instances. Ces représentants agiront au nom et pour le compte de la collectivité qu ils représentent et n engageront donc pas leur responsabilité civile propre mais celle de la collectivité. 3) S agissant du fonctionnement de la société SPL-demat, il convient de préciser le rôle de l Assemblée Générale, du Conseil d Administration et du Directeur Général. L Assemblée Générale L Assemblée Générale, convoquée le plus souvent par le Conseil d Administration, réunit l ensemble des actionnaires de la société. Elle peut être soit ordinaire soit extraordinaire. L Assemblée Générale ordinaire a notamment pour mission de statuer sur l approbation annuelle des comptes de la société et sur l achat par la société de ses propres actions. Quant à l Assemblée Générale extraordinaire, elle est seule compétente pour modifier les statuts dans toutes ses dispositions. L Assemblée Générale peut se réunir par visioconférence et voter les délibérations par correspondance ou voie électronique. Chaque action donne droit à une voix au sein des assemblées d actionnaires. Le Conseil d Administration Accusé de réception Ministère de l intérieur Le Conseil d Administration est composé des représentants des collectivités et groupements de collectivités actionnaires, étant précisé que le nombre de membres du Conseil d Administration ne peut pas excéder dix-huit. Il détermine les orientations de l activité de la société et veille à leur mise en œuvre. Il se saisit de toute question intéressant la bonne marche de la société et règle par ses délibérations les affaires qui la concernent.

3 La limitation du nombre d administrateurs (18) impose aux actionnaires minoritaires de se réunir en Assemblée spéciale pour désigner un représentant commun au sein du Conseil d Administration. Ainsi, pour la société SPL-demat, les collectivités situées sur un même territoire départemental seront réunies au sein d une Assemblée spéciale, qui désignera un représentant au Conseil d Administration et pourra se saisir de toutes questions relatives au fonctionnement de la société. Cette Assemblée spéciale se réunira au moins une fois par an pour entendre le rapport de son représentant au Conseil d Administration. A noter que tout nouveau Département actionnaire a droit à un représentant au sein du Conseil d Administration. Il ne siégera donc pas dans l Assemblée spéciale, créée le cas échéant, pour les autres collectivités ou groupements de collectivités vosgiennes. Le Directeur Général Accusé de réception Ministère de l intérieur Le Conseil d Administration de la SPL-demat, en date du 26 janvier 2012, a décidé de distinguer les fonctions de Président du Conseil d Administration et de Directeur Général, en confiant ainsi à ce dernier la mission d assumer la direction générale de la société. Il a confirmé cette distinction lors de sa réunion du 15 juillet Monsieur Alain BALLAND, Vice-président du Département de l Aube a été, à cette même date, désigné de nouveau Président du Conseil d Administration et Monsieur Philippe RICARD, Directeur Général de la société SPL-demat, assisté par Mademoiselle Isabelle DARNEL, en qualité de Directeur Général Délégué. Le Directeur Général assure une mission opérationnelle en suivant au quotidien le fonctionnement de la société, ainsi que la réalisation de ses missions, et représente la société vis-à-vis des tiers.

4 Tarifs de la SPL-demat (chiffres 2014) COMMUNES (par an) Pack minimal de base (1) fluco (2) elec (2) recensement (2) paraph (2) convoc (3) De 0 à 200 habitants 75 HT + 15 HT + 15 HT + 15 HT + 15 HT + 15 HT De 201 à 500 habitants 150 HT + 15 HT + 15 HT + 15 HT + 20 HT + 20 HT De 501 à habitants 300 HT + 30 HT + 30 HT + 30 HT + 39 HT + 39 HT De à habitants 450 HT + 45 HT + 45 HT + 45 HT + 59 HT + 59 HT De à habitants 600 HT + 60 HT + 60 HT + 60 HT + 78 HT + 78 HT De à habitants 900 HT + 90 HT + 90 HT + 90 HT HT HT De à habitants 1200 HT HT HT HT HT HT De à habitants HT HT HT HT HT HT Supérieur à habitants HT HT HT HT HT HT COMMUNAUTÉS DE COMMUNES Moins de habitants 400 HT + 40 HT + 52 HT + 52 HT De à habitants 600 HT + 60 HT + 78 HT + 78 HT De à habitants 900 HT + 90 HT HT HT De à habitants HT HT HT HT Supérieur à habitants HT HT HT HT SYNDICATS Syndicat à compétence non départementale et à faible activité Syndicat à compétence non départementale et à forte activité (plus de 3 marchés mis en ligne ou plus de 50 actes télétransmis) Syndicat à compétence départementale 75 HT + 15 HT + 15 HT + 15 HT 900 HT + 90 HT HT +117 HT 3500 HT HT HT HT DÉPARTEMENTS et RÉGIONS Départements HT HT HT HT Régions HT HT HT HT (1) Composé de actes, marchés, postit, celia et sare hors coût du certificat électronique (2) Prestation facturable en plus du pack minimal de base, aux seules collectivités ayant manifesté leur volonté d'en bénéficier (3) Coût réel des sms envoyés en cas d'utilisation de cette fonctionnalité en sus de la cotisation annuelle

5 Simulation sur 3 ans pour le Département des Vosges - Dépenses d investissement Acquisition Adhésion (Estimation pour 735 collectivités actions CD à 15,50 l unité) ,50 sacha (archives) Dépenses de fonctionnement Total , Pack de base paraph (parapheur) convoc (convocation) fluco (flux financiers) sacha (archives) factures Tarif inconnu Tarif inconnu contact (demandes en lignes) Tarif inconnu Tarif inconnu Total Estimation des économies réalisées : Les dépenses présentées ci-dessous seront financées par la suppression des coûts actuels de nos différentes plateformes remplissant les mêmes fonctions. Dépenses d investissement (prévisionnelles) Parapheur électronique Dématérialisation des factures Archivage électronique Total Economies estimées Dépenses de fonctionnement (prévisionnelles) Marchés publics Télétransmission contrôle de légalité Parapheur électronique (maintenance) Dématérialisation des factures (maintenance) Archivage électronique (maintenance) Total Economies estimées