Evaluer les Besoins en Renforcement des Capacités du Partenaire

Transcription

1 Evaluer les Besoins en Renforcement des Capacités du Partenaire Tenant compte du temps et des ressources limités des responsables de mise en œuvre de programmes, les outils de la série Straight to the Point (Droit au But) de Pathfinder International offre des instructions claires et concises sur une variété de préoccupations relatives à la conception, la mise en œuvre et l évaluation de programmes. Objectifs les objectifs de cet outil d évaluation sont de : Mieux comprendre les forces et les faiblesses des organisations -gouvernementales (ONG) avec lesquelles votre organisation envisage de collaborer ou à entamer un partenariat; Evaluer les capacités des ONG à mener efficacement des programmes d activités et à faire des rapports sur ces programmes; Identifier les lacunes des capacités des ONG afin de déterminer les domaines où elles ont le plus besoin d assistance technique pour mener et rendre compte avec succès des programmes d activités ; Expliquer le rôle potentiel de votre organisation dans le renforcement des capacités des ONG dans des domaines applicables à la fois aux activités présentes et futures. Comment utiliser cet outil Cette évaluation impliquera visiter les ONG (passez au moins une demi-journée avec elles), réaliser des interviews avec des personnes d intérêt et apprendre à connaître leur travail et leur environnement de travail. Dans la section Informations Générales, vous obtiendrez d abord sur ces ONG toutes informations de base manquantes ou incomplètes. qui interviewer : Interviewez une variété de personnes, y compris des représentants des dirigeants de l organisation, le conseil d administration (le cas échéant), le personnel qui travaille directement avec la population cible, et les bénévoles. Dans la section Connectivité Communautaire, notez qu une question pourrait être posée aux bénéficiaires du projet (i.e., membres de la population cible) et aux membres de la communauté. Interviewez les représentants d autant de groupes concernés que possible afin d obtenir une compréhension claire et globale des capacités de l organisation et du travail qu elle effectue. comment mener l interview : Effectuer cette évaluation fournit également une excellente occasion pour commencer à tisser des relations de collaboration productives avec les ONG. N oubliez pas que ceci n est pas un test c est une opportunité pour déterminer comment nous pouvons travailler efficacement ensemble en vue de répondre aux objectifs du projet. L interview devrait être informelle et sous forme de conversation. Ne posez pas directement les questions telles qu écrites en lieu et place, parlez des thèmes et orientez la conversation de sorte à obtenir les réponses dont vous avez besoin. Il est important d éviter que les membres de l ONG se sentent attaqués ou minimisés. Vous n avez pas besoin de remplir le formulaire lors de l interview, mais vous devriez le conserver avec vous et l utiliser comme guide pendant que vous prenez notes dans les espaces réservés à la description/justification (ou dans un autre bloc-notes pour future référence). N entourez pas les notes lors de l interview. Cela peut donner à l interviewée le sentiment d être jugé et le rendre inconfortable. Lorsque vous remplissez le profil, assurez-vous de justifier votre évaluation (i.e., écrivez les raisons de vos décisions). Soyez conscient de l influence hiérarchique. Il peut être difficile pour un agent de niveau inferieur d offrir un feedback sincère sur les défis en présence d un superviseur ou de dirigeants de l organisation. Assurez-vous d effectuer les interviews dans des conditions qui encouragent les personnes interrogées à donner des réponses franches.

2 après les interviews : Après les interviews, remplissez le Résumé des Capacités. Ensuite, discutez de certaines de vos observations avec les membres de l ONG et sollicitez leurs réactions et commentaires. Encore une fois, faites cela sans donner l impression de juger. Souligner que c est une opportunité pour mieux connaître l ONG, et un test ou un audit. Ensemble, déterminez les thèmes prioritaires de l ONG pour le renforcement des capacités et remplissez la section Priorités en Matière de Renforcement des Capacités située à la dernière page. Suscitez chez les membres interrogés des attentes réalistes quant au soutien de votre organisation afin qu ils comprennent si ou tous leurs besoins pourront être satisfaits sous la description et le financement actuels du projet. Domaines de capacité essentiels Profil de l organisation: Cette section offre l opportunité de commencer à réfléchir ensemble sur les enjeux et objectifs de l ONG relativement au projet. Capacités de gestion de base: Un fonctionnement efficace exige certaines pratiques et politiques. Cette section se concentre sur la question de savoir si les procédures de gestion de base sont en place. Capacités humaines: Les organisations sont animées par des personnes dont les connaissances, compétences et expériences leur permettent d effectuer leurs tâches. Ces personnes constituent la capacité humaine de l organisation (qui peut inclure le personnel salarié et les bénévoles). Tous les projets s appuient sur des personnes compétentes pour planifier les projets, les mettre en œuvre et suivre leur progrès. Connectivité Communautaire: Les organisations ne fonctionnent pas de manière isolée ; elles sont liées à des individus, organisations et communautés. La Connectivité Communautaire fait référence à l intensité et à l étendue de ces relations, particulièrement les relations de l organisation avec les bénéficiaires/populations cibles. Capacités de suivi: Une organisation doit être capable de suivre et de rendre compte des progrès fondamentaux du projet. Capacité d absorption: La capacité d absorption d une organisation est son habileté à embrasser de nouveaux projets et rôles. Capacité dans le domaine d intervention: Les questions dans cette section portent sur les connaissances et les compétences de l ONG relativement au(x) domaine(s) lié(s) à votre projet (par exemple : éducation à la vie active pour les adolescents, distribution de préservatifs à l échelle communautaire). Ces questions sont génériques vous devriez les adapter a vos besoins. Pathfinder International 2

3 Information Générale Nom de l Organisation: Personne à contacter: Adresse: Adresse physique: Numéro de téléphone: du contact principal: Evaluateur: Date(s) de la/des visite(s): Durée de la/des visite(s): Liste des personnes interrogées et positions dans, ou lien avec l organisation: personne interviewée position dans/lien avec l organisation Personnel Nombre total des salariés travaillant à temps plein: Nombre total des salariés travaillant à temps partiel: Nombre total des bénévoles: Nombre d agents chargés uniquement de l administration: Nombre d agents uniquement chargés de travailler directement avec la population: Nombre d agents uniquement chargés du suivi et/ou évaluation: Pourcentage du personnel diplômé/formé travaillant avec les communautés: Operations Source(s) de financement: Années d opération: Zones géographiques d opération: Rotation du personnel (Pourcentage ou nombre d agents qui démissionnent, sont libérés/ licenciés chaque année): Nombre de personnes (estimation) contactées lors de tous vos programmes: Nombre des personnes (estimation) contactées lors de vos activités soutenues par le projet: L organisation dispose-t-elle d un conseil d administration ou d un comité de direction? Pathfinder International 3

4 Profil de l organisation Quels sont la mission et les buts de l organisation? Comment la mission de l organisation s aligne-telle avec le but du projet? (Sont-ils clairs sur les objectifs et les résultats attendus du projet?) Quelles sont les forces principales de l organisation? Quels sont les principaux problèmes, obstacles et défis que rencontre l organisation? Quels sont les buts et objectifs spécifiques de l organisation que celle-ci veut atteindre sous le projet? L organisation a-t-elle les capacités en termes de ressources humaines, outils, matériels, et autres infrastructures pour mettre en œuvre le projet? Quelles formations et assistance technique sont nécessaires concernant ce projet? (Ne posez pas directement cette question) Pathfinder International 4

5 Capacité de Gestion de Base entourez un L organisation utilise-t-elle un système de plans d activités pour répondre à ses objectifs organisationnels? (Si, comment est-il mis en œuvre et suivi?) Les rôles et responsabilités du personnel et des bénévoles sont-ils clairement définis? (Tenez compte des descriptions de postes, organigramme, politique du personnel, etc.) Le personnel possédant l autorité de prise de décision est-il clairement défini? Existe-t-il du personnel ayant la formation et l expérience en matière d élaboration et suivi de budgets et plans de financement? Utilisent-ils des instructions/protocoles explicites pour enregistrer et faire des rapports sur les informations financières? Y a-t-il en place des systèmes pour supporter un suivi et un rapport précis des dépenses financières? Quelles formation et assistance technique sont nécessaires dans ce domaine? (Ne posez pas directement cette question) Pathfinder International 5

6 Capacité Humaine entourez un L organisation a-t-elle des personnes ayant l expérience dans la détermination des buts de projet et dans la planification de projets pour atteindre ces buts? L organisation a-t-elle des personnes compétentes en matière de sensibilisation, facilitation, mobilisation et formation? Dans l ensemble, existe-t-il des personnes dans l organisation avec l expérience nécessaire pour la mise en œuvre des activités du projet? Quelles formation et assistance technique sont nécessaires dans ce domaine? (Ne posez pas la question directement) Pathfinder International 6

7 Connectivité Communautaire entourez un L organisation possède-t-elle l expérience nécessaire pour travailler avec la population cible du projet? Justifiez: L organisation possède-t-elle l expérience dans la coordination des activités communautaires? Justifiez: L organisation entretient-elle des relations avec les communautés dans lesquelles le programme sera mis en œuvre? Si, décrivez ces relations. L organisation implique-t-elle la communauté dans la conception et la surveillance des activités? Si, comment? L organisation entretient-elle des rapports avec d autres groupes ou organisations travaillant dans des domaines similaires? Si, décrivez ces rapports. Quelle formation ou assistance technique serait nécessaire dans ce domaine? (Ne posez pas directement cette question) Pathfinder International 7

8 Capacité de Suivi entourez un Dans l organisation, existe-t-il des personnes ayant l expérience ou la formation en développement et mise en œuvre de systèmes simples de suivi et de rédaction de rapports? Si, y-a-t-il quelqu un qui paraisse capable de l apprendre? Justifiez: L organisation a-t-elle en place un système global de collecte et analyse de données? Si, qui est chargé de cette activité? Justifiez: L organisation possède-t-elle des ordinateurs munis des logiciels appropriés ou d autres moyens d enregistrer les données de suivi? Justifiez: Les données du projet sont-elles activement examinées et utilisées pour ajuster la mise en œuvre de stratégies et d activités? Si, donnez un exemple. Quelle formation ou assistance technique serait nécessaire dans ce domaine? (Ne posez pas directement cette question) Pathfinder International 8

9 Capacité dans le Domaine d Intervention Adaptez en fonction du domaine dans lequel le partenaire envisage travailler (par exemple : services adaptés aux jeunes, prévention du VIH). Ajoutez des questions liées aux activités spécifiques de votre projet comme il convient. entourez un Dans l organisation, y a-t-il des personnes avec l expérience et/ou l expertise dans le travail sur les projets ou services liés au domaine concerné? L organisation comprend-elle les besoins et les vulnérabilités spécifiques de la population cible? Justifiez, en incluant comment ils ont acquis cette compréhension. L organisation mène-t-elle des activités qui répondent directement aux problèmes liés au domaine d intervention? L organisation travaille-t-elle avec des groupes dans la communauté (par exemple : les jeunes, les leaders religieux) sur le domaine d intervention? Quelle formation ou assistance technique serait nécessaire dans ce domaine? (Ne posez pas directement cette question) Pathfinder International 9

10 Résumé des Capacités (doit être rempli par l évaluateur) A la suite des interviews, utilisez ce tableau pour résumer chacun des tableaux précédents, en indiquant le type de formation ou assistance technique nécessaire à l organisation dans chaque domaine de capacité essentiel. domaine de capacité essentiel Profil de l organisation Capacité de gestion de bas Capacité humaine Connectivité communautaire Capacité de suivi Capacité dans le domaine d intervention Commentaires généraux: Pathfinder International 10

11 PRIORITES EN MATIERE DE RENFORCEMENT DES CAPACITES Après l interview, demandez aux personnes interrogées de déterminer, selon elles, les principaux besoins en renforcement des capacités capables de contribuer à une mise en œuvre réussie du projet. Décidez ensemble du choix de ces priorités. Pendant cette discussion, assurez-vous de ne pas susciter des attentes de support irréalistes. Les priorités en matière de renforcement des capacités devraient être établies en fonction à la fois des besoins des ONG et des fonds/ressources disponibles pour une assistance technique. themes prioritaires (déterminés conjointement par l évaluateur et la personne interrogée) Cet outil d évaluation a été créé par Pathfinder International avec le concours partiel de Positive Action for Children Fund Julliet