Guide d'utilisation rapide de Polycom RealPresence Content Sharing Suite

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1 Guide d'utilisation rapide de Polycom RealPresence Content Sharing Suite Version Rév. A Novembre 2013 Ce guide vous apprend à partager et à visualiser des contenus pendant une téléconférence lorsque la solution Polycom RealPresence Content Sharing Suite (CSS) est déployée. Vous pouvez utiliser des contenus à partir de Microsoft Lync 2010 ou 2013 ou, si vous ne disposez pas de Lync, saisir une adresse URL dans votre navigateur et accéder aux contenus souhaités sur Internet. Les sujets suivants sont abordés : Visualiser et partager des contenus à l'aide de Microsoft Lync Visualiser et partager des contenus en ligne Info Web : où trouver des informations détaillées sur CSS? Pour obtenir des informations détaillées sur la solution Polycom RealPresence Content Sharing Suite, consultez la page Polycom RealPresence Content Sharing Suite sur le portail de support. Visualiser et partager des contenus à l'aide de Microsoft Lync Cette section explique comment utiliser Microsoft Lync 2010 et 2013 une fois que la solution RealPresence Content Sharing Suite est déployée. Après avoir lu cette section, vous saurez comment visualiser et partager des contenus à l'aide de Lync depuis votre client Lync. Avant de partager et visualiser des contenus à l'aide de Microsoft Lync, il est nécessaire de vérifier si votre ordinateur est paramétré pour exécuter CSS. Si tel n'est pas le cas, vous devez installer Polycom RealPresence Content Add-on for Lync, un composant CSS clé, sur votre ordinateur. Cette section vous permet d'apprendre comment : Paramétrer votre ordinateur pour exécuter CSS Visualiser et partager des contenus à partir de Lync Paramétrer votre ordinateur pour exécuter CSS Votre administrateur système devra configurer la solution pour votre environnement. Il se peut cependant qu'un composant clé de CSS, Polycom RealPresence Content Add-on for Lync, ne soit pas 1

2 installé sur votre ordinateur. Si ce complément n'est pas installé, vous devrez l'installer au préalable pour utiliser la solution avec Microsoft Lync. Une fois que le logiciel CSS est installé, vous êtes prêt à visualiser et partager des contenus à partir de Lync (voir Visualiser et partager des contenus à partir de Lync). Cette section décrit les actions suivantes : Déterminer si le logiciel CSS est installé sur votre ordinateur Installer le logiciel CSS Déterminer si le logiciel CSS est installé sur votre ordinateur Si le logiciel CSS est déjà installé sur votre ordinateur, vous pouvez ignorer la procédure d'installation et commencer à partager et visualiser des contenus. Dans le cas contraire, exécutez la procédure présentée dans la section Installer le logiciel CSS. Pour déterminer si le logiciel CSS est installé sur votre ordinateur, procédez comme suit :» Ouvrez le Panneau de configuration de votre ordinateur et accédez à Programmes et fonctionnalités. Si le logiciel CSS est correctement installé, deux programmes, Polycom RealPresence Content Add-on for Lync et Polycom RealPresence Content Add-on for Web, s'affichent dans la liste des programmes, comme illustré dans la figure 1. L'installation de Content Add-on for Lync sur votre ordinateur entraîne automatiquement l'installation de Content Add-on for Web. Figure 1 : les noms des deux programmes apparaissant dans le Panneau de configuration indiquent que le logiciel CSS est installé sur votre ordinateur. 2

3 Installer le logiciel CSS Si votre administrateur n'a pas encore installé CSS sur votre ordinateur, vous devrez installer le composant RealPresence Content Add-on for Lync. Pour installer le complément et le logiciel CSS, procédez comme suit : 1 Quittez Lync. 2 Pour télécharger le fichier RealPresenceContentAdd-onforLync.exe sur votre ordinateur, cliquez deux fois sur le fichier et patientez pendant que RealPresence Content Add-on for Lync prépare l'assistant InstallShield (comme illustré ci-après). Vous pouvez télécharger le logiciel depuis le portail Support de Polycom. 3 La fenêtre InstallShield Wizard apparaît, comme illustré ci-après. Cliquez sur Suivant. 4 Dans la fenêtre Contrat de licence, lisez et acceptez les termes du contrat de licence, puis cliquez sur Suivant. 5 Dans la fenêtre Dossier cible (illustrée ci-après), acceptez l'emplacement d'installation par défaut du programme RealPresence Content Add-on for Lync (ou changez d'emplacement), puis cliquez sur Suivant. 3

4 6 Dans la fenêtre L installation du programme peut commencer (illustrée ci-après), cliquez sur Installer. 7 La fenêtre d'installation s'affiche (comme illustré ci-après), ainsi qu'un message dans la barre d'état qui indique que le programme RealPresence Content Add-on for Lync est en cours d'installation. Patientez jusqu'à la fin de l'installation. 4

5 8 Une fois que l'installation est terminée, la fenêtre de Fin de l'assistant InstallShield apparaît (comme illustré ci-après). Cliquez sur Terminer. 9 Une boîte de dialogue vous invite à redémarrer votre ordinateur pour finaliser l'installation du logiciel. Redémarrez l'ordinateur. Le logiciel CSS est maintenant installé. Pour vérifier que les programmes Polycom RealPresence Content Add-on for Lync et Polycom RealPresence Content Add-on for Web sont bien installés, reportez-vous à la section Déterminer si le logiciel CSS est installé sur votre ordinateur. Si le nom du logiciel CSS s'affiche, vous pouvez commencer à visualiser et partager des contenus. 5

6 Visualiser et partager des contenus à partir de Lync Vous pouvez partager votre poste de travail ou un programme avec d'autres utilisateurs et terminaux Lync qui reçoivent des contenus Polycom RealPresence Collaboration Server (RMX). Pour visualiser et partager des contenus avec d'autres terminaux, vous devez être connecté à un appel VMR (Virtual Meeting Room) dans RealPresence Collaboration Server (RMX)/Polycom RealPresence Distributed Media Application (DMA). Utiliser des noms d'utilisateur et mots de passe identiques pour partager des contenus Pour visualiser et partager des contenus sur votre ordinateur, vos nom d'utilisateur et mot de passe Lync doivent être identiques à ceux permettant de se connecter à RealPresence Content Add-on for Lync. Si une fenêtre de connexion à RealPresence Content Add-on for Lync apparaît une fois que vous vous êtes connecté à Lync (comme illustré dans la figure 2), veillez à saisir correctement vos informations d'identification Lync. Pour éviter de saisir à nouveau vos informations d'identification, sélectionnez Enregistrer mon mot de passe. Figure 2 : saisie des informations d'identification Lync. Résolution de problème : pourquoi m'est-il impossible de partager des contenus? Pour pouvoir partager des contenus, les versions de RealPresence Content Add-on for Lync installées sur le poste client et sur le serveur doivent être identiques. Si les deux versions ne correspondent pas, une boîte de dialogue s'affiche et vous invite à télécharger et installer une version plus récente du complément. Cliquez sur Télécharger, sélectionnez Exécuter pour mettre à niveau le complément vers la nouvelle version ou cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier d'installation et lancez-le manuellement pour mettre à niveau le complément. 6

7 Émettre un appel VMR Pour visualiser et partager des contenus, une fenêtre de conversation Lync doit être ouverte et vous devez participer à un appel VMR actif. Pour émettre un appel VMR, procédez comme suit : 1 Dans Lync, saisissez le numéro de la réunion VMR dans la zone de recherche de la fenêtre (comme illustré ci-après, avec Lync 2010 à gauche et Lync 2013 à droite de la page). Le numéro s'affiche sous la zone de recherche. 2 Cliquez avec le bouton droit sur le numéro affiché dans la partie inférieure de la fenêtre, puis sélectionnez Démarrer un appel vidéo (comme illustré ci-après, avec Lync 2010 à gauche et Lync 2013 à droite de la page). 7

8 La connexion de l'appel est établie. Vous pouvez maintenant visualiser des contenus et les partager avec d'autres participants à la réunion. Visualiser des contenus masqués avec Lync 2013 Si vous utilisez Lync 2013 et que vous visualisez des contenus CSS, les contrôles Lync sont masqués. Ces contrôles peuvent être affichés. Pour afficher les contrôles Lync 2013, procédez comme suit :» Cliquez sur la barre grise qui apparaît à l'extrémité gauche de l'écran, comme illustré dans la figure 3. 8

9 Figure 3 : cliquez sur la barre grise pour afficher les contrôles. Pour masquer les contrôles Lync 2013, procédez comme suit :» Cliquez à nouveau sur la barre grise, comme illustré dans la figure 4. Figure 4 : cliquez sur la barre grise pour masquer les contrôles. 9

10 Visualiser et partager des contenus Si vous avez rejoint un appel VMR, un autre participant à la réunion peut partager son poste de travail ou un programme avec vous. Le contenu en question s'affiche alors dans la fenêtre de partage de contenu Lync. Dans les exemples des figures 5 et 6, un participant à la réunion partage un programme (dans le cas présent, il s'agit d'un document Microsoft Word). Si un participant souhaite partager un contenu avec vous, ce dernier s'affiche automatiquement dans la fenêtre de partage Lync. Figure 5 : exemple de partage de document dans Lync

11 Figure 6 : exemple de partage de document dans Lync 2013 Pour partager des contenus, procédez comme suit :» Procédez de l'une des manières suivantes : Dans Lync 2010, accédez au menu Partager de Lync. Ouvrez le menu Partager et choisissez le moniteur principal, un moniteur secondaire ou un programme. Dans l'exemple suivant, plusieurs moniteurs sont connectés à l'ordinateur. 11

12 Dans Lync 2013, cliquez sur l'icône Moniteur. Dans l'exemple suivant, un seul moniteur est connecté à l'ordinateur. Il est possible de partager le poste de travail ou un programme de votre choix. 12

13 Une fois que vous avez sélectionné le contenu à partager, les autres participants à la réunion voient automatiquement le contenu s'afficher. En haut de l'écran un onglet indique que vous visualisez un contenu partagé, comme illustré ci-après. Pour interrompre le partage de contenu, cliquez sur Arrêter le partage à l'extrémité droite de l'onglet. Pour partager votre poste de travail, procédez comme suit : 1 Procédez de l'une des manières suivantes : Dans Lync 2010, sélectionnez Partager > Poste de travail. Dans Lync 2013, cliquez sur et sélectionnez Poste de travail. Si plusieurs moniteurs sont connectés à votre ordinateur, choisissez Moniteur principal ou Moniteur secondaire. L'écran a un contour vert, comme illustré dans la figure 7. Les autres participants voient automatiquement le contenu de votre écran. 13

14 Figure 7 : lorsque vous partagez votre poste de travail, l'écran a un contour vert. Pour partager un programme, procédez comme suit : 1 Ouvrez le programme que vous souhaitez partager. 2 Procédez de l'une des manières suivantes : Dans Lync 2010, sélectionnez Partager > Programme. Dans Lync 2013, cliquez sur et sélectionnez Programme. 3 Dans la fenêtre Partager des programmes, illustrée ci-après, sélectionnez le programme que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Partager. 14

15 Le programme que vous souhaitez partager s'affiche sur votre poste de travail, dont l'écran a un contour vert, comme illustré dans la figure 8. Les autres participants à la réunion voient automatiquement le programme à l'écran. Figure 8 : lorsque vous partagez un programme, le contour de l'écran est vert brillant. Remarque : réduction de la fenêtre d'un programme partagé Lorsque vous réduisez un programme que vous partagez dans votre barre des tâches, un écran noir s'affiche sur les ordinateurs des utilisateurs qui partagent le programme avec vous. Assurez-vous que le programme à partager est affiché en mode plein écran et au premier plan si d'autres programmes sont ouverts. 15

16 Visualiser et partager des contenus en ligne Si vous n'avez pas accès à Lync, vous pouvez accéder à des contenus CSS en ligne en tapant une URL spécifique (https://<adresse IP serveur>/css/) dans votre navigateur Web. L'URL est spécifiée dans la demande de réunion. Après avoir saisi l'url dans la barre d'adresse du navigateur Web, composez le numéro VMR à l'aide du clavier téléphonique à l'écran. S'il n'apparaît pas, vous êtes invité à installer ou mettre à niveau (le cas échéant) le logiciel CSS sur votre ordinateur, afin de pouvoir effectuer l'appel VMR, visualiser et partager le contenu. Remarque : visualiser et partager des contenus en ligne Lorsque vous visualisez et partagez des contenus en ligne, il est impossible d'accéder à du contenu audio ou vidéo. Les contenus Web sont accessibles sur des ordinateurs X86/Windows équipés de Windows XP (SP3+), Windows 7 (SP1+) ou Windows 8, avec Internet Explorer 8, 9 ou 10 (Metro); Google Chrome (26 ou suivant), ou Mozilla Firefox (18 ou suivant). Pour visualiser et partager des contenus en ligne, procédez comme suit : 1 Dans la barre d'adresse d'un navigateur Web, saisissez l'url indiquée dans la demande de réunion et appuyez sur Entrée. Le format de l'url est le suivant : https://<adresse IP serveur>/css/ (par exemple : https:// /css/). 2 Un des écrans suivants apparaît si l'accès invité Web n'est pas activé sur le serveur Web CSS : Un écran contenant un clavier téléphonique apparaît, comme illustré ci-après. Passez à l'étape 3. Un écran de connexion apparaît, comme illustré ci-après. Saisissez vos Nom d'utilisateur et Mot de passe Active Directory et cliquez sur Connexion. 16

17 Si l'utilisateur est extérieur à l'organisation et qu'il souhaite assister à la réunion en tant qu'invité, cliquez sur Connexion en tant qu'invité. Remarque : activer l'accès invité Web Il est possible de se connecter en tant qu'invité seulement si l'administrateur a activé l'accès invité Web sur le serveur CSS. Aucune procédure d'authentification n'est nécessaire pour assister aux réunions. La fenêtre Installer le plug-in de navigateur (si c'est la première fois que vous accédez à des contenus Web) ou Mettre à niveau le plug-in de navigateur (si vous avez déjà installé le plug-in, mais qu'il est obsolète) apparaît à l'écran, comme illustré ci-après. Téléchargez et installez le plug-in. Une fois que le plug-in est installé, si Internet Explorer est en cours d'exécution, vous devrez fermer, puis rouvrir votre navigateur. 17

18 Après l'installation du plug-in, une fois que l'écran du clavier téléphonique est affiché, passez à l'étape 3. Si une fenêtre Connexion apparaît à l'écran (comme illustré précédemment), saisissez vos Nom d'utilisateur et Mot de passe Active Directory et cliquez sur Connexion. 3 Dans l'écran contenant le clavier téléphonique, illustré ci-après, tapez le numéro VMR et cliquez sur Appeler pour rejoindre la réunion. 18

19 4 Si l'utilisation d'un mot de passe est requise pour rejoindre la réunion, l'écran de saisie du mot de passe apparaît, comme illustré ci-après. À l'aide du clavier téléphonique en ligne, saisissez le mot de passe (inclus dans la demande de réunion), puis cliquez sur Confirmer pour rejoindre la réunion. 5 Une fois que vous avez rejoint la réunion, l'un des écrans suivants s'affiche : Si un participant à la réunion partage un contenu (comme illustré ci-après), ce contenu s'affiche automatiquement sur la page Web. Le contenu partagé a un contour vert. 19

20 Si aucun participant à la réunion n'envoie de contenu, la page Web affiche une liste de contenus (un moniteur ou une application ouverte) que vous pouvez partager (comme illustré ci-après). Pour partager un contenu, sélectionnez un élément à partager. Une barre d'outils contenant trois icônes apparaît au bas de la page Web. 20

21 Les icônes permettent d'effectuer les actions suivantes : Pour passer du partage à l'arrêt du partage d'un contenu, cliquez sur. Pour basculer de l'affichage plein écran d'un contenu à une fenêtre réduite, cliquez sur. Pour quitter la réunion, cliquez sur. Remarque : saisie d'une URL permettant d'accéder directement à la VMR La demande de réunion peut contenir une URL incluant le numéro de VMR (par exemple : https:// /css/?id=661920, où est l'adresse IP du serveur et est le numéro de VMR). En saisissant cette URL dans votre navigateur Web, vous accédez directement à la VMR (après avoir effectué toutes les étapes requises : connexion, installation du plug-in ou saisie d'un mot de passe, par exemple) sans avoir à utiliser le clavier téléphonique pour composer le numéro de VMR. 21

22 Copyright Rév.A Novembre , Polycom, Inc. Tous droits réservés. POLYCOM, le logo de Polycom, ainsi que les noms et marques associés aux produits Polycom sont des marques de commerce et/ou des marques de service de Polycom, Inc. Ce sont des marques déposées et/ou des marques au sens du droit coutumier aux États-Unis et dans d'autres pays. Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite ou transmise sous quelque forme ou de quelque manière que ce soit à d'autres fins que pour l'usage personnel du destinataire sans l'autorisation écrite expresse de Polycom. 22

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