PROCEDURE DR19/LABORATOIRE POUR LE SUIVI DES PROJETS EUROPEENS
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- Didier Chabot
- il y a 7 ans
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1 PROCEDURE DR19/LABORATOIRE POUR LE SUIVI DES PROJETS EUROPEENS I/ MISE EN PLACE DU DOSSIER PAR LE SPV/PÔLE JUSTIFICATION CONTRATS EUROPEENS (GESTION CNRS) Eléments transmettre - Convention FEDER signée - Formulaire candidature (annexe technique) A la signature la convention FEDER entre l'autorité Gestion et le Chef File SPV (pôle Montage Projets ) Contrats SFC 1 SRH ( si embauche dans le projet) Transmission s documents contractuels - Convention Partenariale - Budget Prévisionnel - Convention subvention région le cas échéant - Copie s marchés publics contractés dans le cadre du projet SFC Contrats SRH ( si embauche dans le projet) Mise en place s crédits - La fiche budgétaire - N OTP créé dans BFC (mises jour s pré-budgets) Contrats T0 SRH Référencement s CDD recrutés sur le projet - Copie s contrats travail² s CDD T0 1 : envoi au Responsable scientifique (RS) + copie au Gestionnaire et Directeur d'unité (DU) 2 Référence explicite au projet sur le contrat travail Création l'arborescence du projet dans TEMPO 3 et importation s personnels CNRS émargeant sur le projet - Note sur la procédure suivi s temps 4 - Kit communication (mémos déclarant, valiur projet et valiur hiérarchique) 3 TEMPO: outil mis en place par le CNRS suite la man la CE pour le suivi s temps s agents CNRS. Le projet est créé dans la base TEMPO partir s documents contractuels. Les agents CNRS émargeant sur le projet sont imputés sur les WPs définis au montage. Les personnels CNRS et non CNRS peuvent avoir un rôle valiur (responsable scientifique et/ou hiérarchique). 4 Note du DGDR aux Délégués Régionaux sur la nouvelle procédure suivi s temps au CNRS, du 28 janvier 2014 & Note du Délégué Régional CNRS Normandie du 16 mai 2014 Page 1 9
2 II/ ETABLISSEMENT DU CALENDRIER DES RAPPORTS Eléments transmettre - Calendrier s Reporting Periods (RP) 5 T0 + 1 mois Responsable Scientifique (RS) Gestionnaire Manager Transmission par mail s fiches récapitulatives du projet - Tableau Excel vierge pour la justification s coûts, utiliser pour chaque RP - Procédure justification s projets européens - Note sur la justification s équipements 6 + feuille temps équipement Excel permettant déterminer le taux d'utilisation Cellule Audit (SFC) - Calendrier s Reporting Periods (RP) 5 Les RP déterminent la fréquence soumission s rapports scientifiques et financiers tout au long la vie du projet et elles sont intifiées dans la convention subvention 6 Note du DR aux DUs sur la justification du taux d'utilisation d'équipement, du 16 avril 2014 Page 2 9
3 III/ COLLECTE ET SUIVI DES ELEMENTS NECESSAIRES A L'ETABLISSEMENT DES JUSTIFICATIFS FINANCIERS a- En hors la pério s justifications Eléments transmettre Jusqu'au 07 du mois suivant 7 Le déclarant CNRS Saisie s temps d'activité projet par les personnels dans TEMPO Jusqu'au 15 du mois suivant 7 Jusqu'au 30 du mois suivant 7 Le valiur projet Le valiur hiérarchique (DU au DU adjoint) Contrats (viatempo) Le valiur projet (responsable scientifique) CNRS ou autre 9 vali les temps s déclarants impliqués dans son projet Le valiur hiérarchique vali la feuille l'agent dans sa globalité, y compris les autres activités Dématérialisation partielle : Les feuilles d'activités ne sont plus mandées chaque mois. Seul un récapitulatif signé par le valiur projet et l'agent sera requis au terme chaque RP ou en cas départ du CDD avant la fin la RP. Transmission s données chaque nouveau recrutement - Copie s contrats travail s CDD Au fil l'eau et avant la fin du mois en cours SRH Contrats Avenants aux contrats travail, activités complémentaires, arrêts maladie, démissions... - Transmission s avenants aux contrats travail - Transmission s conventions d'activités complémentaires - Transmission s arrêts maladie, démissions (le cas échéant) Au fil l'eau Importation s nouveaux personnels CDD recrutés dans l'outil suivi s temps TEMPO 7 Excepté lors la fin d'une Reporting Period. Les délais applicables sont alors communiqués par la Délégation Régionale en fonction s échéances fixées par le coordinateur 8 Personnels Permanents et Non Permanents. Les agents déclarent l'ensemble leurs activités (activités par WP sur les projets nécessitant justifier les coûts personnels + "les autres activités"). Les absences sont déclarées dans AGATE qui implémente automatiquement TEMPO. 9 Seuls les personnels CNRS déclarent du temps mais les personnels universitaires ou d'écoles d'ingénieurs peuvent avoir le rôle valiur projet ou valiur hiérarchique. Les gestionnaires/managers peuvent avoir un rôle consultation sur les personnels l'unité entière. Page 3 9
4 Lors du départ d'un CDD 10 Contrats Etablissement la rnière feuille d'activités (FA) et édition du récapitulatif s temps l'agent - Récapitulatif s FA signé du déclarant et du valiur projet Au fil l'eau Saisie du tableau justificatif et collecte au fur et mesure les pièces justificatives correspondantes dans le dossier du projet - Bons comman - Factures - Ordres mission, états frais, "facturettes" (billets train, tickets péages ) - Feuilles équipements - Documents mises en concurrence (vis, catalogues, pages web ou le cas échéant PUMA...) - Livrables (programmes, feuilles d'émargement ) Au fil l'eau et dans un délai 1 mois après signature SPV (Pôle Montage Projets ) Contrats SFC SRH Avenants - Avenants la convention subvention ou convention partenariale 10 Lors du départ d'un CDD, le laboratoire vra l'anticiper et rappeler l'agent bien saisir ses temps dans TEMPO et signer le tableau récapitulatif édité partir l'outil. A noter que le compte Labintel rattaché au compte TEMPO sera clôturé le lenmain du départ du CDD. Il ne sera donc plus possible saisir s temps dans l'application partir du départ l'agent Page 4 9
5 b- Pério justification : établissement la man paiement 1 mois avant fin RP Rappel la date fin RP et s pièces justificatives transmettre Eléments transmettre Mois avant fin RP Contrats Envoi du tableau justification s coûts complété et envoi par scan s pièces justificatives nécessaires au contrôle l'éligibilité s dépenses - Mail ou RDV avec le labo (si nécessaire) - Une copie l'ensemble s factures imputées sur l'otp du projet + bons comman (avec acronyme projet) - Une copie s ordres missions (avec acronyme projet), états frais signés l'agent et du DU et facturettes correspondantes - Une copie la justification s recettes (décision, contrat ) si s recettes ont été perçues au titre du projet - Le tableau justification s coûts avec le détail s dépenses fléchées par WP (fichier Excel) 11 - Si le coût d'un équipement doit être imputé au projet (> 800 HT), cahier d'utilisation l'équipement et/ou feuille temps équipement (pour le calcul l'amortissement) - Une copie s documents mises en concurrence (vis, catalogues, pages web ou le cas échéant PUMA...) - Livrables (programmes, feuilles d'émargement ) Fin RP Rappel la date fin RP et s rnières pièces justificatives transmettre Extraction GED (logiciel paie) - Bulletins salaire s personnels permanents et CDDs Page 5 9
6 Contrats Saisie et validation s activités du rnier mois la RP dans TEMPO - Récapitulatif signé du déclarant et du valiur projet - Une copie l'ensemble s factures imputées sur l'otp du projet + bons comman (avec acronyme projet) - Une copie s ordres missions (avec acronyme projet), états frais signés l'agent et du DU et facturettes correspondantes Fin RP + 7 jours Contrats Finalisation du tableau justification s coûts et transmission s rnières pièces justificatives s dépenses payées lors du rnier mois la RP - Une copie la justification s recettes (décision, contrat ) si s recettes ont été perçues au titre du projet - Le tableau justification s coûts avec le détail s dépenses fléchées par WP (fichier Excel ) 11 - Si le coût d'un équipement doit être imputé au projet (> 800 HT), cahier d'utilisation l'équipement et/ou feuille temps équipement (pour le calcul l'amortissement) - Documents mises en concurrence (vis, catalogues, pages web ou le cas échéant PUMA ) Fin RP + 10 jours Extraction BFC - Factures d'achats (consommables et équipements) - Missions - Liquidation d'engagement individuel pour les CDD - Etats liquidatifs s missions Etablissement du coût s dépenses personnel (permanents et non-permanents), - Saisie s dépenses personnel dans le tableau calcul s frais généraux et étu l'éligibilité justification s coûts et s frais généraux s dépenses Envoi du tableau justification s coûts pour le CNRS - Saisie s dépenses sur la plateforme du programme Le fichier Excel est le fichier conçu par le Pôle Justification s pour que les laboratories puissent déclarer leurs dépenses avec s onglets spécifiques par catégorie budgétaire et actin (personnels, consommables, missions ) 12 La plateforme du programme est différente selon les programmes INTERREG Page 6 9
7 III/ SAISINE DE L'AUDITEUR Eléments transmettre - Historiques laboratoire (factures achats, mission, engagement individuel) En fonction du calendrier s audits fin RP (J+10) ACS Certification interne (contrôle du paiement s dépenses) - Contrats travail + avenants - Liste s dépenses saisies sous Présage - Tableau justification s coûts (fichier Excel) - La métho calcul s frais généraux - Rapport d'avancement (le cas échéant) 13 ACS Règle contrôle : pour chaque poste budgétaire, si moins 20 justificatifs, la totalité s élements est contrôlée, sinon contrôle au minimum 20% s justificatifs. Les contrôles doivent être tracés. J+17 ACS Contrats Une fois la certification interne achevée - L'ensemble du dossier - Grille s observations - Rapport d'avancement signé par l'acs (le cas échéant) Page 7 9
8 Etu s remarques issues la certification interne et modifications le cas échéant - Validation s dépenses sous la plateforme du programme - Etablissement l'attestation d'acquittement s dépenses et mise la signature J+18 DR Signature du rapport d 'avancement (le cas échéant) 13 - Rapport d'avancement signé l'acs ACS Signature l'attestation d 'acquittement s dépenses - Attestation d'acquittement s dépenses J+20 Chef file Transmission la man paiement - Attestation d'acquittement s dépenses signée - CD pièces justificatives J+20 J+21 Dans un délai jours après la date d'envoi en contrôle 1er niveau Contrôleur 1er niveau Chef file 14 Contrôleur 1er niveau Contrôleur 1er niveau Contrats mandé par le chef file pour compléter les différentes sections du rapport. 14 Le Pôle Justification s lorsque le CNRS-DR19 est chef file Validation s dépenses s partenaires sous la plateforme du programme 15 Contrôle 1er niveau Etu l'éligibilité s dépenses et la réalisation s actions Une fois le contrôle 1er niveau achevé et les dépenses certifiées sous la plateforme du programme - Etablissement la liste s attestations d'acquittement s dépenses - Attestation d'acquittement s dépenses chaque partenaire - Liste s attestations d'acquittement s dépenses - CD s pièces justificatives s partenaires - Rapport d'avancement + livrables - Deman pièces/informations complémentaires - Certificats intermédiaires 13 Le rapport d'avancement est réalisé par le chef file. Il fait état l'avancée du projet et affiche les indicateurs réalisés. En tant que partenaire, une scription s tâches scientifiques réalisées peut être Lorsque le CNRS-DR19 est chef file 15 Les partenaires auront au préalable édité leur attestation d'acquittement s dépenses, validé leurs dépenses sous la plateforme du programme et envoyé leurs pièces justificatives au chef file Page 8 9
9 IV/ DEMANDE DE PAIEMENT DR Signature la man paiement - Deman paiement Eléments transmettre Une fois la certification s dépenses éffectuée (1 mois et mi après la fin la RP) Une fois le contrôle qualité achevé (environ 2 mois) STC STC/Autorité Gestion STC (contrôle qualité) STC 16 Autorité Gestion Autorité Certification 16 Secrétariat Technique Conjoint : bureau l'autorité Gestion du programme Envoi la man paiement Contrôle la man paiement - Deman pièces/informations complémentaires Etablissement du certificat d'ordre paiement - Certificat Autorité Gestion Versement la subvention FEDER - Deman paiement - Liste s attestations d'acquittement s dépenses - Attestations d'acquittement s dépenses par partenaire - Certificats intermédiaires - Rapport d'avancement + livrables - CD s pièces justificatives par partenaire - Tableau s cofinancements - Tableau reversement FEDER partir la DP2 Lorsque le CNRS-DR19 est chef file Page 9 9
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