Guide d utilisation Novaxel

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1 Guide d utilisation Novaxel 1

2 Objectifs Aucun Prérequis Type Guide explicatif 110 pages Objectifs de ce guide Comprendre les principes de la GED Savoir gérer de l arborescence de classement Ressources pédagogique Guide des bonnes pratiques Guide du gestionnaire Novaxel Savoir classer et gérer des documents dans les dossiers à l aide de divers outils Savoir effectuer des recherches multicritères Plateforme de tutoriels vidéo 2

3 Programme Présentation de Novaxel Les principes de la GED Découverte de l interface Personnalisation de l espace de travail La gestion de l arborescence Créer des index de classement L outil de duplication d arborescence La recherche Historique des documents Lancer des recherches multicritères Les outils de classement L outil de numérisation La panière La capture d impression L import des documents Windows Le classement des mails La gestion des documents Les documents bureautiques Les notes Les chemises Les outils PDF Envoi de documents 3

4 Les principes de la GED Novaxel 4

5 La GED Novaxel La GED Novaxel est une solution de Gestion Electronique de Documents qui va vous permettre de centraliser et partager toutes vos ressources documentaires. Centraliser Documents papier Documents bureautiques s Editions logiciels métiers Partager Nomadisme Consultation simultané des dossiers Classement et envoi de mails Partage des processus métiers 5

6 Un plan de classement unique Novaxel c est un plan de classement unique, organisé sous forme de colonnes nommées Armoire, Rayon, Classeur et Dossier, et commun à : Tous vos systèmes de classement actuels A vous et l ensemble de vos collaborateurs 6

7 Un système de partage Novaxel c est également un système de partage documentaire, répondant à des règles de gestion de partage et de sécurité strictes. Partage à tous les collaborateurs ayant accès au dossier de classement Envoi par (documents ou raccourcis) Impression papier et réintégration auto Transmission de documents aux clients * Sous réserve de souscription au module web Novaxel 7

8 Découverte de l interface 8

9 Connexion Lorsque vous lancez Novaxel, une mire d accueil vous propose de vous connecter. Novaxel s organise sous forme de bibliothèques. Chacune d entre elles gère des thématiques documentaires différentes. La connexion à votre bibliothèque se fait par identifiant et mot de passe, garantissant ainsi la sécurité d accès à vos documents. Choix de la bibliothèque Saisie de l identifiant Saisie du mot de passe 9

10 L écran bibliothèque Une fois connecté, l écran bibliothèque s ouvre. C est là que vous retrouvez la structure de classement de vos documents. Elle est composée de plusieurs colonnes dont le nombre est variable d une bibliothèque à l autre. 10

11 L écran dossier L écran dossier est l endroit où vous retrouverez les documents classés dans Novaxel. Il se décompose en plusieurs parties dont notamment : Deux barres d outils que nous détaillerons au fil de la formation Une colonne listant tous les documents du dossier Une fenêtre de visualisation du document sélectionné 11

12 Personnalisation de l espace de travail La personnalisation de l espace de travail est propre à chaque poste. Il est possible de changer la largeur et la position des colonnes, le fond d écran, la police de caractère, la taille, les couleurs. 1. Cliquez droit menu Affichage puis Options 2. Cliquez sur l onglet Apparence 12

13 Personnalisation de l espace de travail La personnalisation de l espace de travail est propre à chaque poste. Il est possible de changer la largeur et la position des colonnes, le fond d écran, la police de caractère, la taille, les couleurs. Changement de police, taille, fond d écran Pour élargir toutes les colonnes, positionnez la souris sur la dernière colonne et effectuez un cliquer-glisser. Puis colonne par colonne. 13

14 Personnalisation de l espace de travail La personnalisation de l espace de travail est propre à chaque poste. Il est possible de changer la largeur et la position des colonnes, le fond d écran, la police de caractère, la taille, les couleurs. Sauvegarder les positions des colonnes et de la taille écran Sauvegarder l ensemble des options 14

15 Personnalisation de l espace de travail Résumé 1. Cliquez droit menu Affichage puis Options Changement de police, taille, fond d écran Pour élargir toutes les colonnes, positionnez la souris sur la dernière colonne et effectuez un cliquer-glisser. Puis élargir colonne par colonne. Sauvegarder les positions des colonnes et de la taille écran 2. Cliquez sur l onglet Apparence Sauvegarder l ensemble des options 15

16 La gestion de l arborescence Les outils de classement La gestion des documents La recherche multicritères Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans

17 Créer des index de classement 17

18 Le plan de classement La création du plan de classement est une des phases les plus importantes dans la mise en place de la GED Novaxel. Plus il sera réfléchi et cohérent avec votre organisation, plus l utilisation de la GED Novaxel sera intuitive. La bibliothèque s organise sous forme d armoires, rayons, classeurs et dossiers. A chaque armoire sont associés des rayons, qui contiennent eux-mêmes des classeurs qui contiennent eux-mêmes des dossiers. Le classement des documents se fait uniquement dans les dossiers. Il est donc primordial de prévoir une structure de classement allant systématiquement jusqu au dossier. 18

19 L ajout de nouveaux index Pour créer un nouvel index de classement, placez-vous sur la colonne concernée et faites un clic droit puis Ajouter. Nommez ensuite votre index de classement puis validez. Répétez l opération autant de fois que nécessaire 19

20 Dupliquer l arborescence 20

21 Principe de fonctionnement La duplication d arborescence permet de reproduire des parties complètes d arborescence à partir d un modèle. C est par exemple le cas pour la création d un nouveau prospect. Sélectionnez l élément de référence à dupliquer Cliquez sur le menu Scripts puis Nouveau prospect 21

22 L outil de duplication La fenêtre de l outil de duplication contient quelques champs à renseigner. Seul le nom du nouvel index est obligatoire. Choix du niveau à dupliquer Saisie du nom du prospect Permet de charger une liste de plusieurs prospects Permet de récupérer les métadonnées, droits d accès et documents du modèle 22

23 La gestion de l arborescence Les outils de classement La gestion des documents La recherche multicritères Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans

24 L outil de numérisation 24

25 Principes de la numérisation La numérisation de documents consiste à transformer un document physique en fichier électronique à l aide d un scanner. C'est la première étape de la dématérialisation d'un document. Dans un cadre d'entreprise, la numérisation est souvent entendue comme la transformation d'un document papier (texte ou image) en document électronique. Novaxel permet de piloter votre scanner au travers de l interface Twain de ce dernier afin de numériser vos documents directement dans vos dossiers GED. Vous pouvez effectuer tous les réglages liés à la numérisation de vos documents depuis Novaxel. 25

26 Les paramètres de numérisation L outil de numérisation de Novaxel propose 2 possibilités pour numériser vos documents Utiliser l interface Twain du scanner Cette interface est propre à chaque scanner (marque, modèle) Les fonctionnalités peuvent varier en fonction du modèle de scanner Une fenêtre de réglages s ouvre à chaque nouvelle numérisation Utiliser les paramètres de Novaxel Cette interface est interne à Novaxel Permet de créer des profils réutilisables Pas de fenêtre intermédiaire à chaque numérisation 26

27 L interface Twain Dans l écran Dossier, vous pouvez choisir d activer ou désactiver la numérisation avec l interface Twain à l aide du menu spécifique à l icône de numérisation Exemple d interface Twain (Canon DR-2010C) 27

28 Les paramètres de Novaxel Si vous n utilisez pas l interface Twain du scanner, vous pourrez modifier les paramètres de numérisation de Novaxel en cliquant sur le menu Paramètres Dans la fenêtre des paramètres, vous retrouvez les paramètres de numérisation existants. Vous pouvez en ajouter de nouveaux, les modifier ou les supprimer via un clic droit dans la fenêtre. 28

29 La fenêtre de paramétrage Choix du mode (N&B, Couleur ou Nuances de gris) Choix du type de scanner (chargeur ou à plat) Si le scanner est compatible, active le mode recto-verso Choix du format de fichier (PDF ou TIF) Choix de la résolution du document Choix de la taille du document 29

30 Numériser les documents Pour lancer la numérisation des documents positionnés dans votre scanner il suffit simplement de cliquer dans la fenêtre Dossier sur le bouton Numériser (le scanner doit être installé et configuré sur votre poste au préalable) Lance la numérisation Choix du profil de numérisation 30

31 La panière 31

32 Ouverture de la panière La panière permet d accéder rapidement aux documents numérisés depuis un copieur multifonctions pour un classement ultérieur dans les dossiers. Elle peut s ouvrir soit à partir de l écran principal soit à partir de l écran dossier. Choisir l icône panière dans l écran principal Ou choisir l icône panière de l écran dossier 32

33 Créer une panière privée La panière privée permet de conserver les documents scannés pour un classement ultérieur dans les dossiers. Elle est accessible uniquement à l utilisateur connecté à Novaxel. Elle permet de pointer également un dossier Windows pour accélérer le classement. Procédure 1. Choisir l icône panière du menu principal Nommez la panière 3. Valider Résultat 2. Clic droit Permet d ouvrir les sous-dossiers de Windows Choix du dossier Windows 33

34 La panière - Supprimer un document 1. Cliquez sur le document 3. Cliquez sur Supprimer 2. Cliquez bouton de droite sur le document 4. Cliquez sur Oui 34

35 La panière privée Renommer un document 1. Cliquez sur le document 3. Cliquez sur Renommer 2. Cliquez bouton de droite sur le document 4. Taper le nouveau nom 4. Cliquez sur Ok 35

36 La panière - découper un PDF Ce document contient 13 pages 1. Cliquez sur le document 3. Cliquez sur Découper 2. Cliquez bouton de droite sur le document 36

37 La panière - découper un PDF 1. Le document d origine est conservé 2. Le document est découpé en 13 pages 37

38 La panière Fusionner plusieurs documents 1. Cliquez sur les documents 3. Cliquez sur Fusionner 2. Cliquez bouton de droite 38

39 La panière Fusionner plusieurs documents 4. Un document «fusion» est généré Ce document contient toutes les pages 39

40 La capture d impression 40

41 La capture d impression La capture d impression est une impression virtuelle qui permet de créer un PDF à partir de tout programme externe à Novaxel dès l instant que le programme tolère l impression. 41

42 La capture d impression - Méthode 1. Ouvrir le dossier où vous voulez stocker le fichier de capture d impression 2. Cliquez sur l icône 3. Un point rouge apparait 42

43 La capture d impression 1. Ouvrir la page du programme externe 4. L imprimante virtuelle novaxel est affectée 2. Cliquez bouton de droite de la souris sur le document 3. Cliquez sur Imprimer 5. Cliquez sur Imprimer 43

44 La capture d impression 1. Le document est classé dans le dossier ouvert 2. Cliquez pour arrêter le mode Capture ou Sortir du dossier Toutes les pages du document sont capturées 44

45 L import des documents Windows 45

46 L import des documents Windows L import des documents Windows permet de classer des documents préalablement classés sur tout support magnétique. Dans le cas de documents bureautiques, le lien avec les programmes d origine sont conservés. L import crée une copie dans Novaxel. Il est recommandé de supprimer le document sous Windows pour éviter les doublons. 46

47 L import des documents Windows A partir de l écran Dossier, Cliquer sur l icône «Importer des documents» 47

48 L import des documents Windows A partir de l écran Dossier Cliquez sur l icône Ouvrir le dossier et sélectionnez les fichiers Cliquez-glissez vers la fenêtre Dossier 48

49 La gestion de l arborescence Les outils de classement La gestion des documents La recherche multicritères Toute reproduction partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans

50 Le classement des mails 50

51 Le classement des mails Le classement des mails d Outlook vers Novaxel se fait d un clic. Les mails issus d autres messageries pourront être classés par un cliquer-glisser Les mails classés restent au format natif ce qui permet de vider sa messagerie puisqu il sera possible à tout moment de les rouvrir pour répondre et transférer à partir de Novaxel. 51

52 Le classement des mails Outlook A partir d Outlook Cliquez sur l icône Le dossier pointé s ouvre Pour changer de dossier, cliquez sur l icône Clic droit sur le fichier permet de supprimer des fichiers avant le classement Ou, pour les versions supérieures, Menu Compléments pour accéder à l icône Puis validez 52

53 Le classement des mails À partir de toute autre messagerie 2 Pointez le message 53

54 Les documents bureautiques 54

55 Les documents bureautiques Novaxel permet de créer et d enregistrer directement des documents bureautiques à partir des programmes Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Dans ce cas, aucun doublon n existe sous Windows. Lors du classement de tout document de Windows vers Novaxel, le lien avec son programme d origine est conservé. Le fichier peut être ouvert directement à partir du dossier Novaxel, à condition toutefois que le programme d origine soit accessible sur le poste. 55

56 Création d un document bureautique à partir de Word 1. Ouvrez le programme Word ou Excel 2. Taper le contenu, faire la mise en forme 5. Le fichier est en attente de classement dans Novaxel 4. Cliquez sur l icône Classer au Format Office 3. Cliquez sur l onglet Compléments 6. Ouvrez le Dossier 7. Cliquer sur classer 56

57 Création d un document bureautique à partir de Word en lecture seule 1. Ouvrez le programme Word ou Excel 2. Taper le contenu, faire la mise en forme 5. Le fichier est en attente de classement dans Novaxel 4. Cliquez sur l icône Classer en lecture seule 3. Cliquez sur l onglet Compléments 6. Ouvrez le Dossier 7. Cliquer sur classer 57

58 Les documents bureautiques Ouvrez le dossier Novaxel 4. Le fichier s ouvre dans son programme d origine 6. Refermez le fichier 2. Sélectionnez le fichier 3. Double-cliquez dans l aperçu ou sur l icône du programme 5. Apportez les modifications et enregistrez 58

59 Les documents bureautiques Revenez dans le dossier Novaxel 9. Reclassez le fichier dans Novaxel 11. Le fichier sort du Bureau et les modifications sont affectées 8. Les modifications n ont pas encore été affectées car le fichier est encore dans le bureau Novaxel de l utilisateur. Le titre du fichier est barré. 10. Cliquez sur l icône pour réintégrer le fichier 59

60 Les documents bureautiques Revenir dans le dossier Novaxel 8. Les modifications n ont pas encore été affectées car le fichier est encore dans le bureau Novaxel de l utilisateur. Le titre du fichier est barré. 60

61 Les documents bureautiques Reclassez le fichier dans Novaxel 11.Le fichier sort du Bureau et les modifications sont affectées 10. Cliquez sur l icône pour réintégrer le fichier 61

62 Générer un PDF Lorsque vous souhaitez transformer un document bureautique en PDF, la fonction enregistrer un PDF se fait en 1 clic. 1. Sélectionnez le fichier 2. Cliquez l aperçu du document 62

63 Générer un PDF à partir de plusieurs fichiers Lorsque vous souhaitez regrouper plusieurs documents en un seul quel que soit leur format d'origine, vous pouvez utiliser la fonction générer un PDF 2. Cliquez sur l icône 1. Sélectionnez le fichier 63

64 Gestion des documents Après classement d un document, quelque soit sa nature, il est possible de renommer, déplacer ou supprimer ce document à condition que les droits de l utilisateur le permettent. 64

65 Renommer un document 1. Sélectionnez le fichier 2. Cliquez bouton droit 65

66 Déplacer un document 3. Changez de dossier 1. Sélectionnez le fichier 2. Cliquez bouton droit 66

67 Supprimer un document 1. Sélectionnez le fichier 2. Cliquez bouton droit 67

68 Les notes 68

69 Les notes Les notes correspondent à des petits blocs de texte attachés au nom du fichier. Elles sont visibles et modifiables par tout ou une partie des utilisateurs suivant les droits affectés. Leur utilisation est un atout majeur dans la recherche des documents à condition que les informations soient homogènes (par exemple : A_facturer) 69

70 Les notes 1. Ouvrez le dossier Novaxel 3. Cliquez sur l icône Notes 2. Sélectionnez le fichier 4. Remplissez le texte de la note 5. Enregistrez 6. Le texte de la note est visible en pointant le post-it 70

71 Les chemises 71

72 Les chemises Les chemises sont un niveau de classement supplémentaire optionnel Les chemises se créent dans le dossier. L intérêt est de segmenter les documents par thème. par exemple : un classement par trimestre, par réunion 72

73 Les chemises 1. Ouvrez le dossier Novaxel 3. Clic droit sur Dossier 7. La chemise se place au même niveau que le dossier principal 4. Choisir Ajouter 2. Sélectionnez l icône dossier 5. Remplir le libellé de la chemise 6. Enregistrer 73

74 Les chemises 1. Ouvrez le dossier Novaxel 2. Sélectionnez l icône dossier 74

75 Les chemises 3. Clic droit sur Dossier Sélectionnez Ajouter 4. Choisissez Ajouter 5. Tapez le libellé de la chemise 6. Enregistrez 75

76 Les chemises 7. La chemise se place sous le dossier 8. Triez les chemises Clic droit Ordre 76

77 Les outils PDF 77

78 Les outils PDF Les documents numérisés et classés dans la GED Novaxel peuvent être enrichis par des outils. Ces outils sont accessibles pour les documents PDF interne. L intérêt est d apporter des informations supplémentaires sur le documents. par exemple : un numéro de chèque, une annotation complémentaire sur une facture 78

79 Les outils PDF 1. Ouvrez le dossier Novaxel 3. Sélectionner un des outils 2. Sélectionnez le fichier 79

80 Les outils PDF Conversion PDF interne Si la barre d outils ne s affiche pas, vérifier que le fichier soit bien paramétré en PDF interne 2. Double-cliquez sur le fichier 3. Sélectionnez PDF interne 4. Validez 5. Fermez et rouvrez le dossier 80

81 Les outils PDF - Utilisation Sauve Imprime Pointe Surligne le texte Ajoute un bloc de texte Infos Déplace la page Annote le document Encadre le texte 81

82 Envoi de documents 82

83 Envoi de documents Les documents classés dans la GED Novaxel peuvent être directement envoyés par mail. Si les utilisateurs ont accès à la même base, il est possible d envoyer le lien du fichier sous forme de raccourci. L intérêt est d alléger la messagerie et de permettre d accéder directement au document. 83

84 L envoi de documents 1. Ouvrez le dossier Novaxel 2. Sélectionnez le fichier 84

85 L envoi de documents 3. Effectuez un clic droit Raccourci Uniquement pour les utilisateurs de la même bibliothèque Document Le document est placé en attente comme pièce- jointe 85

86 L envoi de documents Cliquez sur l icône La messagerie Outlook s ouvre directement 86

87 L envoi de documents bureautiques avec conversion PDF Cliquez sur le bouton PDF Cliquez sur le bouton Générer 87

88 L envoi de documents bureautiques avec conversion PDF Cliquez sur le bouton Envoyer 88

89 L envoi de documents bureautiques avec conversion PDF Le fichier est placé dans le Bureau 89

90 L envoi de documents bureautiques avec conversion PDF Le message s ouvre avec le fichier attaché au format PDF Cliquez sur l icône Messagerie 90

91 La recherche 92

92 Historique de document L historique de document est une fonction très utile pour passer d un document précédemment ouvert à un autre document sans avoir à les rechercher dans les différents dossiers. Cet historique fonctionne exclusivement pour les documents du poste de l utilisateur connecté. L onglet Historique reste ouvert tout le temps de votre session et se referme automatiquement lorsque vous quittez Novaxel. 93

93 1. A partir de tout Dossier Historique de document 2. Ouvrez l onglet historique 3. Choisissez le fichier. 94

94 La recherche La recherche des documents classés dans la GED Novaxel est riche et intuitive. Les utilisateurs ont accès à de nombreux critères grâce à un panneau de recherche complet avec visualisateur. L intérêt est de retrouver rapidement les documents puisque le document peut être ouvert via la fenêtre de recherche. 95

95 La recherche 1. Ouvrez la recherche à partir du Menu principal 2. Choisissez le niveau de recherche 96

96 Exemple : la recherche d un contrat c Tapez le mot «contrat» Renseignez : «Au cours des derniers mois» Ouvrez «Quelle est la date?» c 97

97 Exemple : la recherche d un contrat c Tapez le mot «contrat» Renseignez : «Au cours des derniers mois» Ouvrez «Quelle est la date?» c 98

98 La recherche - métadonnées La recherche par les métadonnées des documents classés dans la GED Novaxel nécessite d avoir préalablement enregistré des métadonnées. Les utilisateurs ont accès aux métadonnées suivant leurs droits. L intérêt est de retrouver les documents d après des niveaux de critères très fins. 99

99 Exemple : la recherche + métadonnées Une métadonnée appliquée sur un élément est visible dans la rectangle en bas à droite de l élément sélectionné. Par exemple, recherchons tous les contrats non signés c 100

100 La recherche - métadonnées 1. Ouvrez la Recherche c 2. Ouvrez l élément Recherche Métadonnées 3. Cliquez sur l icône + c c c cc c 4. Cliquez sur la métadonnée 5. Choisissez l opérateur 6. Sélectionner la valeur 101

101 c La recherche - métadonnées c La liste de recherche s affiche Double cliquez sur l élément Toute reproducti on partielle ou complète à des fins de formation est interdite sans autorisation explicite de Visiativ Software 102

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