Guide de l utilisateur de l Outil CAPS

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1 Guide de l utilisateur de l Outil CAPS

2 Table des matières 1.1 Introduction Importants changements depuis l année dernière Autres renseignements Marche à suivre étape par étape Extraire le fichier de l IPRO Remplir le rapport Versement du fichier dans l IPRO Comment modifier un fichier retourné Principales personnes-ressources Utilisation de l IPRO (Initiative de production de rapports par l organisme)... 19

3 1.1 Introduction Le Guide de l utilisateur de l Outil CAPS a pour but de vous aider à remplir le fichier de l Outil CAPS. 1.2 Importants changements depuis l année dernière Certains changements ont été apportés au rapport de l année dernière pour améliorer la clarté et la convivialité. Les changements sont les suivants : Une ligne a été ajoutée à Administration pour permettre de fournir des renseignements. Il ne s'agit pas d un indicateur explicatif de l'ers-m. On suggère d'utiliser cette ligne uniquement si nécessaire. o Autres frais administratifs Autres centres fonctionnels inclus dans l'outil CAPS pour o SPS à domicile Soins autogérés à domicile o En fonction du résultat du traitement des plaies o SPS à domicile - Résultat des soins orthopédiques Les problèmes de formatage ont été résolus. 1.3 Autres renseignements Des renseignements supplémentaires se trouvent sur le site Web de la Direction des données sur la santé à l adresse Pour les définitions des comptes financiers et statistiques, consultez la page des Normes de production de rapports sur les services de santé de l'ontario (NPRSSO V10.0). Vous devriez aussi connaître l Entente de responsabilisation en matière de services multisectoriels (ERS- M) , ainsi que la Politique financière communautaire (2015), que vous pouvez obtenir auprès de votre RLISS. 2.1 Marche à suivre étape par étape Vous trouverez ci-dessous une marche à suivre détaillée qui vous aidera à remplir le rapport trimestriel du secteur communautaire. 2.2 Extraire le fichier de l IPRO 1. Aller à 2. Si vous êtes déjà inscrit, vous pouvez entrer votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Sinon, cliquez sur «S inscrire pour un nouveau compte» au bas de la page. 3

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5 3. Cliquez sur «Présentations» en haut à gauche, puis, dans le menu déroulant, sur «Créer une nouvelle présentation». 4. Sélectionnez le rapport pertinent pour le trimestre applicable et cliquez sur le bouton «Créer». 5

6 5. Le rapport devrait maintenant figurer sous «En cours». Comme il pourrait s écouler une minute ou deux avant de s afficher, il faudra probablement patienter. Notez que si le trafic sur le système est à son niveau maximal (par ex. au cours d une période très rapprochée de la date d échéance), le rapport pourrait prendre plus de temps à s afficher. Si le temps d attente est très long, vous pouvez sélectionner «Actualiser». Cependant, cette action ralentira le système. 6. Sélectionnez le rapport que vous souhaitez obtenir en cliquant sur le lien bleu. 7. Sélectionnez «Emprunter et télécharger». 6

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8 2.3 Remplir le rapport 8. En premier lieu, si une barre jaune s affiche en ouvrant le rapport, assurez-vous d activer l édition et le contenu. 9. À cette étape, vous pouvez consulter les renseignements dans le rapport. Si vous ne prévoyez pas modifier le budget, et si vous jugez que tous les renseignements sont exacts, vous pouvez passer à l étape Voici un exemple de la page principale. Comme pour les années passées, vous pouvez naviguer en cliquant sur les liens bleus ou sur chaque onglet individuel. 11. La colonne B est ajoutée pour afin de vérifier si des changements ont eu lieu par rapport à la présentation précédente. Cette icône indique une différence entre le budget de et celui de pour cette feuille de travail en particulier. 8

9 12. Sur la page d identification, le principal changement est le fait que vous pouvez maintenant sélectionner votre RLISS à partir d un menu déroulant. Assurez-vous que toutes les lignes sont remplies. 13. La plupart de la page des finances n a pas été modifiée (sauf pour les étapes 12 et 13). Voici un rappel de ce que vous devez entrer dans chaque colonne : La première colonne (2016/17 Budget) correspond à vos budgets originaux de l'année ; La colonne «2017/18 Updated Budget» (budget mis à jour) est l'endroit où vous apporterez des modifications au budget du prochain exercice. Assurez-vous que tout a été mis à jour. 9

10 14. Comme les années précédentes, vous devrez entrer la rémunération pour les services administratifs et directs, ainsi que celle pour les services médicaux plus bas dans la page. 1

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12 15. En , quatre indicateurs explicatifs ont été ajoutés à votre ERS-M. Il s agit des quatre principaux secteurs qui constituent les «services administratifs et de soutien». En , une nouvelle ligne ne constituant pas un indicateur explicatif a été ajoutée à «Administration & Support Services». Veuillez entrer vos renseignements dans chacune des lignes suivantes afin de remplir «Administration & Support Services» : Opérations; Services de bénévoles; Soutien des systèmes d information; et Administration générale. Autres frais administratifs (ajouté en ) 16. Pour sélectionner les centres fonctionnels de vos programmes, allez à l'écran «Service Selection». Inscrivez un «x» à côté des centres fonctionnels que vous fournissez (dans la colonne indiquée par une flèche bleue). Puis, à côté du centre fonctionnel (dans la colonne intitulée «TPBE») avec la flèche noire, sélectionnez l entité de paiement de transfert (Transfer Payment Business Entity) à laquelle appartient ce centre fonctionnel. 17. Quant à la page «Service Activity» (activités de services) elle est très semblable à celle des années précédentes. L onglet «Show HSP Specific» affichera tous les programmes que vous avez sélectionnés sur la page «Service Selection». La fonction «Show All» vous permet d afficher toutes les lignes. Lorsque «Show HSP Specific» est sélectionné, on obtient toutes les 11

13 lignes pour les programmes où il y a un chiffre dans le budget. Si une certaine ligne ne s affiche pas, cliquez simplement sur «Show All», et entrer le chiffre pour cette ligne dans le budget. Lorsque vous cliquez sur «Show HSP specific», cette ligne s affiche maintenant. 18. Dans l Outil CAPS précédent, les statistiques obligatoires n'étaient pas harmonisées avec les lignes directrices les plus récentes des NPRSSO. De plus, la colonne indiquant si une statistique était obligatoire n'était pas visible; le système affichait les lignes où les renseignements précédents non obligatoires étaient saisis, mais ne s'affichaient pas, faisant en sorte que des renseignements antérieurs inexacts s'ajoutaient aux totaux. L'exemple ci-dessous montre «Hours of Care» (heures de soins) dans les totaux, mais rien sous «Functional Centers» (centres fonctionnels). 12

14 19. Dans l Outil CAPS de , une ligne de rapport est visible lorsqu'elle est obligatoire en vertu des lignes directrices mises à jour des NPRSSO, ou si un chiffre existe ou est saisi dans «2016/17 Budget» ou «2017/18 Budget». La colonne «Mandatory» ne s'affiche pas, mais elle ne peut être modifiée et est à titre de référence uniquement. Ceci devrait aider les fournisseurs à savoir dans quelles lignes déclarer des informations et ainsi normaliser les données à l'échelle de la province. 13

15 20. La page des commentaires n a pas été modifiée. Notez que s il vous est impossible de tout entrer dans la boîte de cette page, nous vous recommandons de communiquer avec votre RLISS pour connaître d autres méthodes d entrée de commentaires. 21. De légers changements ont été apportés à la page de vérification des modifications (Edit Check). Les descriptions ont fait l'objet d'une mise à jour et la ligne 16 est cachée. 14

16 2.4 Versement du fichier dans l IPRO 22. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez verser le fichier dans l IPRO. 23. Sélectionnez maintenant le fichier que vous souhaitez verser. 24. Cliquez ensuite sur le bouton «Restituer». Trouvez le rapport et il sera versé. Par la suite, un bouton vous permettant de transmettre votre soumission pour approbation s'affiche. Cliquez sur ce bouton. 15

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18 2.5 Comment modifier un fichier retourné 25. Dans certains cas, le RLISS ou le ministère peuvent vous demander d apporter des changements à un fichier. Le fichier sera retourné et vous le trouverez dans la section «Retourné», comme indiqué ci-dessous. Vous devrez sortir le fichier et le télécharger. 17

19 3.1 Principales personnes-ressources 3.2 Remplir le rapport Si vous avez des questions au sujet du rapport que vous avez sorti de l IPRO ou au sujet des définitions ou d autres détails, communiquez par téléphone ou courriel avec la personne-ressource de votre RLISS : RLISS Nom Courriel ÉSC Jean-Francois Gauthier JeanFrancois.Gauthier@lhins.on.ca SO Josh Clark Josh.Clark@LHINS.ON.CA WW Gloria Cardoso Gloria.Cardoso@lhins.on.ca HNHB Lina Kiskunas lina.kiskunas@lhins.on.ca CO Neil McIntosh Neil.McIntosh@lhins.on.ca MH Jeanny Lau jeanny.lau@lhins.on.ca CT Gillian Bone Gillian.Bone@lhins.on.ca Centre Edin Wong edin.wong@lhins.on.ca CE Emily Van de Klippe Emily.VandeKlippe@lhins.on.ca SE Rose Tremblay Rose.Tremblay@LHINS.ON.CA Champlain Colleen Taylor Colleen.Taylor@LHINS.ON.CA SNM Tom Roberts Tom.Roberts@lhins.on.ca NE Barry Lajeunesse Barry.Lajeunesse@lhins.on.ca NO James Anderson James.Anderson@lhins.on.ca Formulaires électroniques Kelvin Luk kelvin.luk@lhins.on.ca 18

20 3.3 Utilisation de l IPRO (Initiative de production de rapports par l organisme) Il y a plusieurs étapes qui ont été groupées pour aider votre organisme avec les procédures d extraction et de versement du rapport à partir de l IPRO. Cependant, s il y a des problèmes d accès au site Web, ou d accès ou de soumission d un fichier, veuillez communiquer directement avec l IPRO à : sri@ontario.ca