NOTE DE SERVICE SG/SAFSL/SDABC/N Date: 09 janvier 2013

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1 MINISTERE DE L AGRICULTURE, DE L AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORET SECRÉTARIAT GÉNÉRAL Service des affaires financières, sociales et logistiques Sous-direction des affaires budgétaires et comptables Suivi par : Bureau du budget et des opérateurs Tél. : Fax : NOTE DE SERVICE SG/SAFSL/SDABC/N Date: 09 janvier 2013 Date de mise en application : immédiate Nombre d'annexe(s) : 3 Le Ministre de l'agriculture, de l'agroalimentaire et de la forêt à (cf destinataires) Objet : Programmation budgétaire initiale déroulement de la procédure pour l administration centrale Bases juridiques : Loi organique n du 1 er août 2001 relative aux lois de finances Décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) Décret du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à l organisation et à l action des services de l Etat dans les régions et départements Décret du 27 janvier 2005 relatif au contrôle financier au sein des administrations de l Etat Arrêté du 29 décembre 2005 relatif au contrôle financier des programmes et services du ministère de l agriculture et de la pêche Arrêté du 11 décembre 2012 relatif au cadre de la gestion budgétaire prise en application de l'article 105 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique MOTS-CLES : programmation budgétaire initiale (PBI), référentiel d activités, CHORUS, DRICE. Pour exécution : - Mesdames et Messieurs les responsables de programme Destinataires Pour information : - Mesdames et Messieurs les Préfets - Mesdames et Messieurs les responsables de BOP - Mesdames et Messieurs les contrôleurs financiers locaux - Monsieur le CBCM 1/14

2 Cette note de service a pour objet de présenter la procédure de programmation budgétaire (ou répartition initiale des crédits) concernant les crédits hors titre 2 pour 2013 sous l outil CHORUS. Elle complète la note de service n SG/SAFSL/SDABC/N du 1 er août 2012 relative au déroulement des dialogues de gestion pour la préparation du budget 2013 et intègre les éléments de cadrage apportés par le décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique du 7 novembre 2012 ainsi que les éléments fournis par la direction du Budget. La procédure présentée concerne uniquement les opérations relatives à la programmation budgétaire initiale (PBI) des crédits hors titre 2. Les opérations d actualisation de programmation en cours de gestion des crédits hors titre 2 feront l objet d une note spécifique ultérieure. 1/ Définitions La programmation budgétaire est une projection des prévisions d utilisation des crédits sur l ensemble de l exercice budgétaire. Celle-ci doit être la plus sincère possible. La programmation initiale à l opération budgétaire (OB) et au BOP doit tenir compte des crédits prévus dans le cadre de la loi de finance initiale auxquels on applique une mise en réserve de précaution dont le taux est défini dans l exposé des motifs du PLF ; elle peut également tenir compte de certains mouvements certains dont on sait qu ils vont avoir lieu. Il est possible, dans certains cas, de ne pas procéder, lors de la programmation initiale, à une répartition intégrale des crédits au niveau de chaque BOP déconcentré afin de tenir compte du caractère imprévisible inhérent à certaines opérations (par exemple : occurrence d une maladie, nombre d élève recensé, nombre de dossiers de demande, etc.) et de la marge d erreur dans l évaluation des besoins faite au moment du dialogue de gestion. Une partie des crédits est alors programmée au niveau d une «réserve» (sur le BOP central par exemple), même si, in fine, ces crédits auront vocation à venir alimenter les BOP régionaux, en fonction des besoins (non prévisibles en début d année). La programmation peut être en décalage avec l exécution (utilisation effective des crédits). Il s agira dès lors en fin d année de pouvoir expliquer les facteurs ayant conduit aux décalages observés entre programmation et exécution (les décalages observables entre programmation et exécution ne doivent pas nécessairement donner lieu à une re-programmation). 2/ Nouveautés 2013 : nouveau décret GBCP, nouveaux tableaux budgétaires et abandon de l outil OPUS au profit de l outil CHORUS Pour l ensemble des crédits hors titre 2 (HT2), la principale nouveauté pour 2013 réside dans l harmonisation interministérielle de la procédure via notamment la définition d un document de répartition initiale des crédits et des emplois, prévue par le nouveau décret de gestion budgétaire et comptable publique (GBCP). Cette harmonisation passe également par l obligation faite aux ministères d utiliser CHORUS dans la phase de programmation des crédits hors titre 2. Le MAAF effectue donc un changement d outil informatique : CHORUS remplace désormais l outil ministériel OPUS. Pour 2013, la programmation budgétaire initiale sera réalisée par les responsables de programmes (RPROG) sur une double base : - au niveau de l opération budgétaire (correspondant à la sous-action) sur la base du référentiel d activités. - par BOP, sur la base des éléments arbitrés suite à la tenue des dialogues de gestion avec les responsables de BOP (RBOP). 2/14

3 Bien entendu, aucune programmation de BOP régional ne sera effectuée au niveau central. Il appartiendra à chaque responsable de BOP (RBOP) de procéder à cette répartition des crédits au sein du BOP, selon les procédures en vigueur au niveau régional. Vous trouverez en annexe 1 un logigramme du processus de programmation initiale des crédits. L annexe 2 présente la note de procédure détaillant par étape l organisation retenue, ainsi que les éléments de calendrier. L annexe 3 présente enfin le mode opératoire sous CHORUS. 3/ Calendrier, points d attention et de vigilance Plusieurs points de vigilance sont signalés, sur lesquels l'implication des directeurs d administration centrale et des services déconcentrés, ainsi que de leurs équipes, est nécessaire : - la saisie de la pré-pbi dans CHORUS par les RPROG, issue des réunions avec le CBCM, devra être réalisée avant le 31 décembre Le respect de cette date doit permettre une validation plus rapide de la PBI au niveau du programme par le contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM) ; - une fois la saisie effectuée par le RPROG et transmise pour validation dans l outil au responsable de la fonction financière ministérielle (RFFIM) incarné par le SAFSL, les RPROG ne doivent plus modifier leur saisie sauf demande expresse du SAFSL. La programmation doit désormais s effectuer sur deux ans pour être validée par le CBCM. Le renseignement des données pour l année n+1 se basera sur les travaux menés lors des discussions du triennal. Ces données restent indicatives : en aucun cas elles ne constituent un travail préliminaire à la construction du projet de loi de finance n+1 et ne préjugent pas des discussions à venir dans le cadre du calendrier «classique» de la construction budgétaire. * * * Les équipes budgétaires du SAFSL et l assistance technique CHORUS sont à votre disposition pour tout renseignement complémentaire nécessaire pour l application de cette note. Je vous serai reconnaissant de me tenir informé de toute difficulté de mise en œuvre. Visa du contrôleur budgétaire et comptable ministériel Hervé Chazeau Le directeur des affaires budgétaires, sociales et logistiques Christian Ligeard 3/14

4 ANNEXE 1 Logigramme et schémas de synthèse procédure programmation CHORUS 4/14

5 ANNEXE 2 Fiche de procédure CHORUS programmation Le tableau joint a pour objet de décrire l ensemble des actions qui, à partir du projet de loi de finance, conduit l adoption de la programmation budgétaire initiale (PBI) ministérielle. ETAPE 0 Elaboration du projet de loi de finance ETAPE 1 Vote en première lecture du projet de loi de finance par l assemblée nationale HORS CHORUS Le cycle des conférences budgétaires entre le MAAF (RFFIM/SAFSL et RPROG) et la direction du budget conduit à un premier cadrage qui sert de base de discussion aux dialogues de gestion aux niveaux déconcentrés. => Cette étape s appuie sur l outil MELFI en centrale La version votée en première lecture de l assemblée nationale sert de base à l élaboration de la pré-pbi. La PBI validée in fine par le CBCM en janvier tiendra compte des modifications intervenues d ici là (amendements parlementaires ; décisions de fin de gestion 2012 impactant 2013), cf. étape 8. Juillet novembre Novembre à RFFIM/SAFSL RPROG SD ETAPE 2 Saisine des directions lançant la préparation de la pré-pbi HORS CHORUS ETAPE 3 Préparation de la pré-pbi par les responsables de programme HORS CHORUS Le RFFIM/SAFSL saisit par courrier et par mail les RPROG en vue de la préparation des réunions de concertation prévues avec le CBCM. L envoi comprend les tableaux pré-remplis (EXCEL) que les responsables de programme ont à compléter (cf. lettre de saisine). Les RPROG renvoient au RFFIM/SAFSL par mail les éléments complétés avant les réunions prévues avec le CBCM : - répartition la pré-lfi par opération budgétaire (OB) en tenant compte du gel à appliquer ; - reports de charges en AE et CP ; - dépenses obligatoires et inéluctables ; - rythme prévisionnel des dépenses ; - prévision des fonds de concours et des mouvements réglementaires. La PBI du MAAF est renseignée au niveau de l opération budgétaire (OB) Fin novembre/début décembre Début décembre RFFIM/SAFSL RPROG 5/14

6 ETAPE 4 Réunions de travail avec le CBCM HORS CHORUS ETAPE 5 Validation de la pré-pbi par le CBCM HORS CHORUS qui correspond à la sous-action. Sur la base des éléments préparés par les RPROG et transmis au CBCM par le RFFIM/SASFL, un échange a lieu sur chacun des programmes. Suite aux échanges, le CBCM valide par mail le contenu de la pré-pbi par programme (validation des tableaux issus des réunions de travail). En cas de besoin, des échanges supplémentaires peuvent avoir lieu après les réunions de travail (CBCM RFFIM/SASFL RPROG) en vue de régler d éventuels points encore ouverts. Mi-décembre Mi-décembre RFFIM/SASFL RPROG CBCM CBCM ETAPE 6 Saisie de la pré-pbi validée par le CBCM DANS CHORUS ETAPE 7 Contrôles de cohérence de la pré-pbi par le RSPROG DANS CHORUS ETAPE 8 Validation de la PBI et du Une fois la pré-pbi validée par le CBCM, les RPROG sont chargés de son intégration sous CHORUS (répartition par opération budgétaire et BOP), y compris jusqu au niveau des BOP (pas de saisie directe des R-BOP à ce stade). Sous CHORUS, cette phase se nomme «la programmation initiale agrégée». Le mode opératoire joint détaille les étapes à effectuer. Une fois cette saisie effectuée, elle est «envoyée pour approbation» par le RPROG au RFFIM/SASFL via l outil CHORUS. A partir de ce moment, les RPROG ne doivent plus modifier leur saisie sauf demande expresse du RFFIM/SASFL. Le RRFIM/SAFSL réalise des contrôles de cohérence de l ensemble des données saisies par les RPROG. En cas de problème relevé : - soit il corrige directement les éléments dans CHORUS, en informant le RPROG (cas d erreur de saisie) ; - soit il demande au RPROG de proposer une nouvelle saisie (cas où des répartitions sont à modifier). Une fois les saisies contrôlées, le RFFIM/SAFSL effectue les restitutions nécessaires sous CHORUS, complétée par les tableaux existants sous EXCEL en vue de soumettre à la validation du CBCM le «document de répartition initial des crédits et des emplois» (DRICE). A partir des données transmises par le RFFIM/SAFSL, le CBCM produit l «avis au programme» (cf. modèle joint) qui valide la ventilation des crédits Avant le 31 décembre Début janvier Mi-janvier RPROG RFFIM/SAFSL CBCM 6/14

7 DRICE par le CBCM HORS CHORUS ETAPE 9 Début de l exercice budgétaire DANS CHORUS par opération budgétaire. Cette étape, qui valide la «PBI ministérielle» permet de débloquer l utilisation des crédits au-delà des 25% automatiquement disponibles au 2 janvier. A ce stade, ce document ne détaille pas les dépenses inéluctables et obligatoires de l année (donnée qui dépend du bilan n-1, non disponible à cette date). Le document sera complété en ce sens au cours du premier trimestre. Une fois validée par le CBCM, la PBI est enregistrée sous CHORUS en tant que première version de référence («A_Act_Réf_01»). Au cours de l année, cette version fera l objet de 3 actualisations de programmation (cf. fiche procédure sur l actualisation de la programmation - en cours de rédaction). Mi-janvier RFFIM/SASFL RPROG GLOSSAIRE CBCM : contrôleur budgétaire et comptable ministériel. DRICE : document de répartition initial des crédits et des emplois qui a été créé par le décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) paru le 7 novembre LFI : loi de finance initiale qui correspond à la loi adoptée in fine. Avant cette adoption, on parle de pré-lfi. PBI : programmation budgétaire initiale. Elle correspond à la programmation qui sera in fine validée formellement par le CBCM. Avant cette validation, on parle de pré-pbi. RBOP : responsable de budget opérationnel de programme RFFIM : responsable de la fonction financière ministérielle. Cette fonction a été créée par le décret (GBCP) et correspond au rôle de «RSPROG» dans CHORUS. Pour le MAAF, c est le service des affaires financières, sociales et logistiques qui est RFFIM. RPROG : responsable de programme. 7/14

8 ANNEXE 3 Mode opératoire programmation CHORUS 8/14

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