COMMUNE DE LA CHAIZE LE VICOMTE (VENDEE) REGLEMENT INTERIEUR «COMPLEXE SALLES DU MOULIN ROUGE»
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- Roger Croteau
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1 COMMUNE DE LA CHAIZE LE VICOMTE (VENDEE) REGLEMENT INTERIEUR «COMPLEXE SALLES DU MOULIN ROUGE» Le présent règlement est affiché dans chaque salle constituant le complexe des salles du Moulin Rouge. Il a pour but de permettre aux usagers d utiliser les lieux dans les conditions les plus favorables, en veillant à la fois au respect des locaux et du matériel, au maintien de l ordre et à une cohabitation encadrée entre tous les utilisateurs. Il est remis aux associations en début d année avec un contrat spécifique. Titre I : Descriptif des lieux Le complexe du Moulin Rouge est une structure à gestion municipale au service de tous, située rue du Moulin Rouge. Il est destiné à recevoir : - des manifestations associatives (réunions, formations, repas, spectacles, salons, expositions ) - des manifestations professionnelles (colloques, réunions, formations ) - des manifestations personnelles (soirée dansantes, anniversaires, mariage ) Le complexe regroupe deux salles séparées par une cloison amovible et composé des éléments suivants : Pour la grande salle = - 1 hall d entrée avec un coin bar - une scène de spectacle - 1 grande cuisine - Des loges situées à l arrière de la scène - Des tables et des chaises Pour la petite salle = - Un accès par une entrée côté terrain de foot - 1 petite cuisine (voir la grande cuisine en cas de demande) - Des tables et des chaises En commun pour les deux salles = - Des sanitaires - De la vaisselle et un lave-vaisselle disponibles à la location Le locataire pourra éventuellement apporter du matériel après autorisation du responsable de la salle.
2 Titre II : Conditions d attribution La Commune de La Chaize le Vicomte est seule gestionnaire et décisionnaire en matière d attribution de la salle du Moulin Rouge et se réserve une priorité d utilisation. En cas de nécessités exceptionnelles (déclenchement du Plan Communal de Sauvegarde ), la Commune est autorisée à modifier le planning à tout moment. Les associations vicomtaises ont également accès au planning de réservation des salles avant la mise à disposition auprès du public. La municipalité se réserve la possibilité de refuser une mise à disposition des salles du Moulin Rouge : - Lorsque l objet de la manifestation est de nature à troubler l ordre public. - Lorsque la manifestation est à caractère sexuel ou racial - Lorsque la manifestation est d ordre politique, hors des temps de campagne légalement définis. - Titre III : Les modalités de réservation 1. La demande (option) : Un courrier ou courriel détaillant la demande de réservation est adressé au secrétariat de la mairie à l adresse suivante : - 4 rue des Noyers La Chaize-le-Vicomte - accueil@lachaizelevicomte.com Les demandes formulées l année N ne pourront concerner que celle-ci et l année N +1. Une option peut être apposée sur une date, à la demande de l utilisateur, après accord du service, pour une durée bien définie. 2. Le contrat de réservation : Il est établi en 2 exemplaires et signé par le gestionnaire (la commune représentée par le Maire ou ses adjoints) et par l utilisateur. Le contrat de location comporte entre autre les noms, adresse, coordonnées téléphoniques et mail du bénéficiaire. 3. Pièces à fournir lors de la signature du contrat : Une attestation d assurance pour l année concernée Un chèque d acompte de 76 par salle, libellé à l ordre du Trésor Public. (Il sera encaissé avant la manifestation).
3 Titre IV : Utilisation de la salle Avant toute utilisation, l utilisateur doit prendre rendez-vous au minimum trois semaines précédent la date de la manifestation auprès du responsable des salles du Moulin Rouge, dont les coordonnées figurent dans le contrat. 1. La remise de clefs-solde du règlement : Les clefs sont remises à l utilisateur en mairie, pendant les horaires d ouverture, soit le jour même, soit la veille de la location, selon les dispositions validées lors de la signature du contrat. Lors de la remise des clefs, une signature est obligatoirement apposée sur le contrat ou autre document officiel indiquant le numéro de la clef remise. Les clefs ne pourront être remises sans le versement du solde de la facture du, émise à l ordre du trésor Public. 2. Etat des lieux - Facturation : Les locaux sont loués en leur état habituel. Le locataire ne peut exercer de recours ni exiger une diminution de loyer à l encontre de la commune pour raison de mauvais états des lieux, ou de vice apparent ou caché. Le demandeur ne peut prétendre à des réparations et installations de quelque nature que ce soit. L état des lieux ne sera pas toujours réalisé le matin de la manifestation. Le locataire s assurera donc que les lieux répondent bien aux conditions exigées par le caractère de la manifestation et veillera au bon fonctionnement de l ensemble des installations. Toute transformation et aménagement de l existant sont interdits. Toute décoration aux murs, placards, plafonds devra être validée en amont par le responsable de la salle. Le locataire est tenu de nettoyer les locaux utilisés selon les consignes indiquées par le Responsable de la salle lors de la visite des lieux. Le tri sélectif est obligatoire. Après la manifestation, un état des lieux est effectué par le responsable de la salle ou un agent d entretien. Un document récapitulatif est remis en Mairie. Une facture complémentaire peut être adressée à l utilisateur si les situations suivantes sont constatées : - Vaisselle manquante / cassée - Détérioration de la salle et de ses équipements - Vol ou perte de matériel - Remise des locaux non nettoyés selon les conditions validées par le responsable de la salle Le coût de l intervention Ménage est de : 40 de l heure par agent (comprend le salaire + les charges patronales de l agent). En cas d intervention d un élu ou d un agent du fait du non-respect du présent règlement, le coût de déplacement sera facturé à hauteur de 50.
4 3. La tarification : Les tarifs sont votés par le Conseil Municipal de la commune. Il en est fait référence sur le contrat. Les réunions type assemblées générales sont gratuites (dans la limite d une fois par an) ainsi que les activités régulières (répétitions d association définies selon un planning établi en début d année). 4. Annulation-désistement : En cas d annulation par l utilisateur, l acompte versé ne sera pas restitué. Titre V : Engagement du bénéficiaire 1. Sécurité-service d ordre : Le locataire prendra toutes les dispositions réglementaires afin de respecter la sécurité et la salubrité des établissements recevant du public. Il reconnait : - Avoir pris acte des consignes générales de sécurité et s engage à les respecter, - Avoir constaté l emplacement des systèmes de secours - Avoir pris connaissance des itinéraires et sorties d évacuation. La présence d un service d ordre tant intérieur qu extérieur pourra être exigée dans le cas d une manifestation particulière. Cette obligation est laissée à l appréciation de l autorité municipale. Les parkings des salles du Moulin Rouge sont mis à disposition des utilisateurs. Ils peuvent également être utilisés pour l école de cirque (Chapiteaux) ainsi que par le club de Foot et celui du tennis. 2. Nuisances sonores : Le bénéficiaire s engage à respecter les seuils autorisés si du matériel sonore est utilisé. Tout dépassement des seuils pourra entraîner l évacuation et la fermeture immédiate des locaux. 3. Les Interdictions Il est interdit : - D amener bougies, bouteilles de gaz, confettis - De cuisiner dans la salle - De sortir les tables à l extérieur - De faire entrer des animaux dans les salles - De rester et de dormir à l intérieur de la salle après l heure légale de l arrêt de la musique - De fumer à l intérieur du bâtiment - De jouer au ballon - De faire du vélo, du skate ou des rollers dans la salle - De sous-louer la salle ou la mettre à disposition d un tiers
5 Titre VI : Dispositions particulières 1. SACEM L utilisateur devra se conformer aux obligations édictées par la SACEM. 2. Déclarations Diverses L utilisateur procède aux déclarations diverses nécessaires à la réalisation de l évènement. 3. Débit de boisson Un débit de boisson temporaire a été pris par la commune. Aucune déclaration n est donc à faire par le locataire (sauf catégorie spécifique) 4. Pannes-Problème : En cas de difficultés ou de pannes, les numéros d astreinte, de secours et d urgence sont apposés dans les salles louées. 5. Affichage-Publicité : La mise en place de publicité doit faire l objet d une demande préalable adressée à la mairie et après accord expresse. Toute publicité ou annonce devra être enlevée après la manifestation. Titre VII : Entrée en vigueur Le présent règlement est applicable à partir du 01/01/2016, suite à la délibération prise par le Conseil Municipal le 08/12/2015
6 Récépissé à retourner OBLIGATOIREMENT en mairie Je soussigné(e), Atteste avoir lu et approuvé le présent règlement applicable à toutes les manifestations prévues en 2016 Signature date
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