CELLULECOM PROCÉDURES
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- Laurent Jean-Pascal Cousineau
- il y a 8 ans
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1 CELLULECOM PROCÉDURES
2 INTRODUCTION Le travail dans la cellule communication se répartit comme suit : Jean-Luc Dubart Publications, contacts presse, salons SIEP, pages facebook, HELHactu. Samuel Buxin Web, pages facebook et réseaux sociaux (twitter, instagram), salons SIEP, photos, graphisme, vidéos, HELHa TV, petit matériel de promotion. Michel Petteau Direction, newsletter, demandes particulières, finances. Guillaume Giansante Développement web, création de nouveaux sites, communication OEH, pages facebook et réseaux sociaux (twitter, instagram), HELHa TV, Linkedin. Chaque catégorie a son référent communication pour gérer la communication de sa catégorie : Agronomie, Paramédical, Social Jean-Luc Dubart Pédagogique Vincent Cappeliez Arts Appliqués Samuel Buxin Technique David Michel Économique Nathalie Elias
3 PRINT Brochures de formation Responsable : Jean-Luc Dubart coordonne l impression des brochures de formation. Protocole Les référents communication donnent la matière, le contenu (sans mise en page) à Jean-Luc. Pas de document word avec photos intégrées. Uniquement du texte et, éventuellement, des photos (d excellente résolution et qualité) en annexe (jpeg). Travail de relecture par Jean-Luc. Envoi aux graphistes. Travail de relecture par le référent communication de la catégorie (et toute autre personne concernée comme le directeur de département, le coordinateur de la section, etc.). Aval par la direction. Pour des raisons pratiques évidentes, Jean-Luc est le seul interlocuteur vis-à-vis des graphistes.
4 PRINT Pour les affiches, flyers, papier à lettres, enveloppes Les demandes sont à adresser à Remarque Les fichiers présents sur l intranet sont utilisables pour une imprimante de bureau mais pas pour l imprimerie. Nous préparons une nouvelle charte graphique en fonction du plan stratégique. Celle-ci sera à votre disposition dans quelques mois. Cartes de visite Les demandes sont à adresser à jean-luc.dubart@helha.be Les cartes de visite sont imprimées deux fois par an, en septembre et en janvier. Merci de rentrer vos demandes pour : impression en septembre : 15/09 impression en janvier : 08/01 Toute impression de cartes de visite doit avoir reçu l aval de votre direction. HELHactu Vous souhaitez écrire un article, merci de l envoyer à jean-luc.dubart@helha.be 2 HELHactu en 2015 : un pour la com externe à la JPO, un pour la com interne à la rentrée académique. Vous souhaitez écrire un article pour le HELHactu, merci de l envoyer à Jean-Luc Dubart pour le 15 février 2015 pour la JPO et pour le 15 septembre 2015 pour la rentrée académique. Pour le petit matériel Responsable : Samuel Buxin ( samuel.buxin@helha.be ) Clés USB, gilets fluo, necklace, beachflags, roll-up après accord de votre direction pour les aspects financiers.
5 WEB Distinction importante Les pages facebook doivent témoigner de la vie, du dynamisme, de l ambiance d un département Une information FB n est pas une news. La frontière est naturellement difficile à tracer parfois entre un événement qui peut faire l objet d une news et d une relation sur FB (exemple : voyage d études). L angle, cependant, doit être différent : dans la news, les aspects pédagogiques seront mis en exergue (pourquoi le déplacement, pourquoi la visite est-elle accomplie?), dans la page FB, on montrera l ambiance chaleureuse qui régnait durant la visite En outre, une news peut faire 10 à 15 lignes ; sur FB, c est l essentiel qui doit être énoncé (1 à 2 lignes). Une news renvoie toujours à un événement passé Exigence : 15 à 20 lignes, photos de bonne qualité (jpeg) sans montage, titre court, texte en.doc Mail à envoyer à samuel.buxin@helha.be et guillaume.giansante@helha.be, réponse automatique : on traite votre demande puis réponse personnalisée. L agenda renvoie toujours à un événement à venir Exigence : titre, date, heure, lieu, descriptif. Photo fortement souhaitée mais facultative. Mail à envoyer à samuel.buxin@helha.be et guillaume.giansante@helha.be, réponse automatique puis personnalisée.
6 WEB Corrections, actualisation du site WEB et autres questions Procédure de décision Outre les directeurs de catégorie, Arts Appliqués : Samuel Buxin (samuel.buxin@helha.be) Agronomique : Carla Carrasco Leroy (carla.carrasco.leroy@helha.be), Martine Brosteaux (martine.brosteaux@helha.be) Économique : Nathalie Elias (nathalie.elias@helha.be), Emerence Leheut (emerence.leheut@helha.be), Laëtitia Smagas (laetitia.smagas@helha.be) Paramédical : Steve Devlemminck (steve.devlemminck@helha.be), Jean-Luc Dubart (jean-luc.dubart@helha.be) Pédagogique : Vincent Cappeliez (vincent.cappeliez@helha.be) Social : Jean-Luc Dubart (jean-luc.dubart@helha.be) Technique : David Michel (david.michel@helha.be) Adressez-vous à eux pour toute correction sur le site, ils renverront les infos vers la cellule com. Offres d emploi (formulaire) Veuillez compléter le formulaire en ligne sur le site web : La cellule com ne remplit plus les formulaires, veuillez les remplir dans les implantations.
7 Facebook Procédure : Mail aux administrateurs des pages facebook. Exigence : titre, texte très court, photo(s), ton familier. #hashtags souhaités mais facultatifs Administrateurs pages facebook : HELHa Agronomique carla.carrasco.leroy@helha.be Arts appliqués Économique nathalie.elias@helha.be virginie.klon@helha.be emerence.leheut@helha.be benjamin.colinet@helha.be Pédagogique vincent.cappeliez@helha.be georges.baudoux@helha.be Social lucie.deweer@helha.be arnaud.stouffs@helha.be Technique david.michel@helha.be denis.dindeleux@helha.be Paramédical francoise.motte@helha.be
8 HELHa TV Poster une vidéo sur la plateforme HELHa TV? D abord, poster la vidéo sur youtube, puis s inscrire sur helha.tv et soumettre le lien youtube. La cellule com validera votre vidéo. Vidéo explicative sur la procédure sur le web : Différentes rubriques : vidéos de cours, merci de légender les vidéos. Vidéos métiers : les prochaines vidéos devront être réalisées avec un référent technique de la catégorie afin d éviter les remarques comme : «cheveux qui pendouillent, bagues, boucles d oreilles, données personnelles, secret industriel, lunettes de travail en chimie». Sinon, le travail est accompli inutilement, les images ne sont pas exploitables. Infos sur HELHa TV : guillaume.giansante@helha.be Linkedin Communication à faire pour les étudiants, les anciens, les enseignants Campagne d information pour les enseignants : article de Jean-Luc dans le HELHactu d octobre Informer également les étudiants. L idée est de constituer un réseau avec nos anciens pour des contacts avec les entreprises pour des stages, conférences Pour plus d informations : ou guillaume.giansante@helha.be Newsletter Cette année, on va démarrer les newsletters envoyées par pers.helha. Tous les collègues ne vont pas sur le web, facebook, twitter La newsletter sera un condensé des activités de la HELHa reprises sur le web ainsi que des articles proposés à tout le personnel et les services transversaux (service pédagogique, qualité, département international, CPPT ). Articles envoyés à michel.petteau@helha.be
9 Presse Jean-Luc Dubart centralise toutes les relations presse, dossiers de presse et communiqués. Un envoi de communiqué 15 jours avant l événement. Téléphone aux journalistes quelques jours avant l événement. Pour toute demande, jean-luc.dubart@helha.be Pour la cohérence et la visibilité, Samuel Buxin réalise la mise en page du communiqué de presse. Intranet personnel Il y a très peu de mouvement sur Intranet. La cellule com va repenser l intranet personnel avec le service informatique et proposer des pistes d amélioration. Retrouvez l ensemble des logos, enveloppes, cartons de remerciements, pages de garde TFE,... à l adresse suivante : Plateforme étudiante Guillaume Giansante, dans la cellule com, se charge des liens avec l OEH pour la communication. Infos : guillaume.giansante@helha.be
10 EVENT Communication événement : événement à promouvoir Rétroplanning : Pour promouvoir efficacement un événement, prévenir la cellule com 3 mois à l avance. Un mois pour intégrer l événement au planning et réfléchir aux idées de communication, un mois pour réaliser les outils de communication (brochures, site web, affiche, facebook ). La communication doit être diffusée un mois avant l événement. Demande à michel.petteau@helha.be Après l événement, envoyer les photos et vidéos à samuel.buxin@helha.be et guillaume.giansante@helha.be pour mise en ligne.
11 PLANNING Voici le lien vers le calendrier de la cellule communication. Dans les jours verts, nous répondons dans les 24h à votre demande Dans les jours orange, nous répondons dans les 72h à votre demande Dans les jours rouges, les journées sont déjà remplies, nous répondons dans la mesure du possible.
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