WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence

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1 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence Date de mise à jour : le 11 juin 2015 Copyright Advantys

2 Table des matières Présentation 11 Aperçu du module d administration 12 Accès au module d administration 12 Authentification 12 Sélection de la langue 12 Structure du module d administration 13 Bandeau 14 Workflow de processus 18 Gestion des processus 20 Gestion des utilisateurs 20 Panneau de configuration 21 Centre de ressources 21 Nomenclature 21 Securité 22 Suppression et archivage 22 Panneau de configuration 23 Aperçu 23 Général 24 Base de données 24 Adresse 25 SMTP 25 Authentification 25 Sécurité 26 Horaires et jours de travail 26 Portail 27 Affichage 27 Demandes 29 Notifications utilisateurs 30 Délégation 30 Application hôte 30 Statistiques 30 Commentaires 31 Administration 32 Affichage 32 Utilisateur 32 Services Windows 32 Autres 32 Synchronisation annuaire 33 Logs 33 Synchronisation automatique 33 Autres 33 Diagnostique 34 Informations produit 34 License information 34 Assembly versions 34

3 Gestion des utilisateurs 35 Aperçu 35 Annuaires 35 Écran annuaires 35 Liste des annuaires 36 Édition d un annuaire 36 Suppression d un annuaire 37 Utilisateurs 37 Écran liste des utilisateurs 37 Écran utilisateurs 38 Barre de menu 38 Filtres 38 Liste des utilisateurs 40 Formulaire utilisateur 40 Suppression et archivage 41 Remplacement 41 Rapport d activité 42 Groupes 44 Écran liste des groupes 44 Barre de menu 45 Filtres 45 Liste des groupes 45 Écran groupes 46 Formulaire groupe 46 Suppression 47 Délégations 47 Écran liste des délégations 47 Barre de menu 48 Filtres 48 Liste des délégations 48 Écran d édition d une délégation 49 Édition d une délégation 49 Ajout 50 Suppression 50 Versions de processus 50 Synchronisation des annuaires 51 Aperçu 51 Usage général 51 Accès au module de synchronisation 51 Description des paramètres de synchronisation 51 Connecteur Active Directory 54 Aperçu 54 Prérequis 54 Chemin LDAP 54 Données à importer 55 Champs de synchronisation 55 Récupération des données d Active Directory 56 Connecteur LDAP 57 Aperçu 57 Prérequis 57

4 Requêtes de synchronisation d utilisateur et de groupes 57 Données à importer 59 Champs de synchronisation 59 Extraction des données LDAP 59 Texte 61 Aperçu 61 Prérequis 61 Données à importer 61 Sélection des fichiers 61 Noms des fichiers texte 61 Structure des fichiers 62 Chemin ADS 62 Liste des propriétés 62 Exportation des fichiers textes avec Active Directory 64 Exemples de fichiers d exportation 64 Fichiers log de la synchronisation 64 Aperçu 64 Emplacement des fichiers log 65 Informations générales 66 Aperçu 66 Participants 66 Écran liste des participants 66 Écran des participants 67 Barre de menu 67 Filtres 67 Liste des participants 67 Formulaire participant 68 Associations avec un annuaire 68 Modification du type de participant 69 Suppression 69 Applications 70 Écran des applications 70 Barre de menu 70 Filtres 70 Formulaire application 71 Écran liste des applications 72 Liste des applications 72 Écran liste des paramètres d une application 73 Édition des paramètres d une application 74 Suppression d une application 74 Suppression d un paramètre 75 Application de type assembly 75 Application de type service Web WCF 75 Services Web WSDL 76 Exemple d un service Web privé 77 Action de service Web de WSDL : paramètres supplémentaires 78 Catégories 78 Liste des catégories 78 Écran catégorie 79 Barre de menu 79 Filtres 79

5 Liste des catégories 79 Formulaire catégorie 79 Suppression 80 Listes globales 80 Aperçu 80 Écran des listes globales 80 Barre de menu 81 Filtres 81 Liste de listes globales 81 Formulaire de listes globales 81 Importer des données 82 Exporter des données 83 Définition de processus 84 Aperçu 84 Dossier 85 Écran liste des dossiers 85 Barre de menu 86 Filtres 86 Liste des dossiers 86 Écran dossier 86 Formulaire dossier 86 Gestionnaire de processus 87 Suppression d un dossier 87 Liste des processus 87 Écran liste de processus 87 Barre de menu 87 Filtres 87 Liste des processus 88 Édition d un processus 88 Écran informations d un processus 88 Barre de menu 89 Liens supplémentaires 89 Formulaire processus 90 Actions d un processus 92 Suppression des demandes 92 Suppression d un processus 92 Suppression des demandes d un processus 93 Restrictions opérationnelles sur les processus avec un statut actif ou archivé 93 Modification d un dossier 93 Catégories d un processus 94 Exportation et importation de la définition XPDL d un processus 94 Participants d un processus 98 Écran liste des participants d un processus 98 Liste des participants 98 Formulaire participant 99 Association avec un annuaire 100 Suppression 101 Ajout d un participant global 101 Demandeur d un processus 101 Superviseur d un processus 101 Modification du type d un participant 101

6 Portée limitée des superviseurs 102 Aperçu 102 Définitions 102 Aide 102 Validation syntaxe des requêtes 103 Liste des champs et macros disponibles pour l usage dans la requête 104 Informations supplémentaires 106 Opérateurs de comparaison 106 Opérateurs logiques et parenthèses 106 Valeurs texte 106 Données de processus 106 Macros 107 Impacts d exécution 107 Données du processus 108 Écran liste des données 108 Liste des données 108 Formulaire d édition de donnée 109 Édition de données 110 Modification du type de donnée 114 Suppression 114 Workflow 115 Écran du workflow d un processus (vue liste) 115 Écran du workflow d un processus (vue graphique) 115 Vue liste des actions 115 Vue graphique des actions 116 Ajout d une action 117 Actions 119 Écran d édition d une action 119 Barre de menu 119 Édition d une action 120 Suppression d une action 122 Méthodes d affectation 122 Écran liste des paramètres 126 Liste des paramètres obligatoires 127 Liste des paramètres supplémentaires 127 Écran d édition d un paramètre 128 Édition d un paramètre 128 Écran des actions suivantes 130 Action suivante 130 Ajout d une boucle sur la première action 131 Écran d édition d une condition 131 Édition des conditions d une transition 131 Actions des conditions d une transition 132 Ajout d une condition 132 Écran des exceptions 133 Types d exception 133 Règles d exception 133 Écran de notification 134 Notifications automatiques 134 Notifications supplémentaires 135 Hiérarchie des notifications des actions en retard 136 Hiérarchie des notifications de pré-retard 136

7 Rapport 138 Écran rapport d un processus 138 Erreurs et avertissements 139 Utilisation 140 Informations générales 140 Participants 141 Données 141 Actions 142 Formulaire 143 Écran formulaire de processus 143 Structure, apparence et gestion de formulaire 144 Barre d outils 147 Configuration du formulaire 149 Styles 154 Outils 156 Paramètres de section 158 Paramètres de la pièce jointe 159 Paramètres des cases à cocher et boutons de radio 161 Paramètres des textes 164 Paramètres des listes et des listes déroulantes 167 Paramètres de tableau 174 Outil de contrôle d'utilisateur ASP.NET 177 Édition d identifiant 177 Édition de l'info-bulle 178 Édition du format 178 Éditeur d apparence 179 Définition du comportement 181 Gestion des correspondances 183 Enregistrement d une section ou d un champ comme outil 186 Gérer les outils personnalisés 187 Cycle de vie du processus 188 Application de workflow eformaspx 190 Aperçu 190 Paramètres obligatoires 190 Utilisation des paramètres supplémentaires 191 Initialisation des champs 191 Capture des valeurs des champs 191 Paramètres supplémentaires modifiant les propriétés des champs du formulaire 192 Aperçu 192 Liste des paramètres disponibles 192 Exemples d utilisation 192 Le paramètre supplémentaire FORM_ARCHIVE 192 Aperçu 192 Paramètre 192 Mode de fonctionnement 193 Application de workflow XmlToDatabase 194 Aperçu 194 Mode de fonctionnement 194 Description du fichier XML 195

8 Aperçu 195 Structure 195 Emplacement du fichier XML de transactions 195 Définition d une transaction dans le fichier commun 196 Définition d une transaction dans un fichier spécifique 196 Dans une donnée de type fichier 197 Dans une donnée de type texte 198 Attributs 200 Format des champs dates et numériques 201 Détails de l exécution de la transaction 202 Mode test 202 Description du fichier log 202 Erreurs d exécution possibles 203 Exemples d export 205 Application de workflow GetUsersFromDir 207 Aperçu 207 Définitions 207 Liste des champs et macros disponibles pour les requêtes 208 Utilisation des paramètres supplémentaires 209 QUERY1_CMD : Exécution d une requête SQL 209 RESULT_LIST / QUERYx_RESULT_LIST : Capture du résultat des requêtes 209 QUERY1_DIR: Définition de l annuaire 210 QUERYx_CMD : Utilisation de plusieurs requêtes 210 QUERYx_TOP : Définition du nombre maximum d enregistrements du résultat 210 QUERYx_DEFAULT_VALUE : Définition d une valeur par défaut 211 QUERYRESULT_SEPARATOR : Définition d un séparateur 211 RESULT_COUNT / QUERYx_RESULT_COUNT : Compteur du nombre d enregistrements retournés 212 Utilisation des paramètres dans les conditions des requêtes SQL 212 QUERYx_CMD : Utilisation des macros dans les conditions des requêtes SQL 213 RESULT_LIST_ / QUERYx_RESULT_LIST_ Capture des résultats des requêtes sous forme de liste d s 213 Gestion des erreurs dans WorkflowGen 213 Nombre maximum d enregistrements retournés 214 Application de workflow XmlTrans 215 Aperçu 215 Mode de fonctionnement 215 Erreurs d exécution possibles 216 Application de workflow RaiseException 217 Aperçu 217 Utilisation des paramètres par défaut 217 Identifiant de la demande 217 Nom de l action 217 Utilisation des paramètres optionnels 218 Liste des identifiants de demande 218 Liste des noms des actions 218 Nom d utilisateur 218

9 Mot de passe 218 EXCEPTION_NAME 219 EXCEPTION_MESSAGE 219 Utilisation des paramètres supplémentaires 219 Identifiant de la demande 219 Nom de l action 219 Non prise en compte de l erreur NOTHINGTODO 220 Erreurs d exécution possibles 220 Application de workflow UpdateProcessData 222 Aperçu 222 Utilisation des paramètres par défaut 222 Numéro de la demande à modifier 222 Action 222 Application de workflow CompleteAction 223 Aperçu 223 Utilisation des paramètres par défaut 223 Numéro de demande 223 Action 223 Application de workflow GetProcessData 225 Aperçu 225 Utilisation des paramètres par défaut 225 Numéro de demande 225 Action 225 Application de workflow GetFormData 226 Aperçu 226 Utilisation des paramètres par défaut 226 Numéro de demande 226 Action 226 Application de workflow CancelRequest 227 Aperçu 227 Paramètres 227 Numéro de demande à annuler 227 Macros 228 Suffixes des macros utilisateurs 229 Utilisation des macros 230 Macros des données de type fichier 230 Accès aux propriétés du fichier 230 Exemples de syntaxe 231 Vérification de l existence d un fichier 231 Notifications personnalisées 232 Aperçu 232

10 Processus 232 Données du processus 232 Notifications des actions 233 Gabarits 234 Macros 237 URLs WorkflowGen 238 Aperçu 238 Portail 238 Module d administration 238 Panneau de configuration 238 Intégrations par l entremise d URLs 239 Aperçu 239 Lancement d un processus depuis une URL 239 Lancement de la première action d un processus depuis un site Web différent 240 Lancement d une action sans le portail WorkflowGen 240 Lancement d une action depuis le portail WorkflowGen 241 Lancement d une fiche de suivi de la demande sans le portail WorkflowGen 242 Lancement d une fiche de suivi de l action sans le portail WorkflowGen 242 Lancement d un suivi graphique sans le portail WorkflowGen 243 Erreurs possibles 243 Menu personnalisés 245 Module d administration 245 Aperçu 245 Contenu XML 245 Exemple de fichier admin.xml 246 Portail d utilisateur 246 Aperçu 246 Contenu XML 246 Exemple de fichier portal.xml 247 Portlet 248 Aperçu 248 URL et paramètres HTTP 248 URL 248 Paramètres 248 Sécurité 249 Format de spécifications RSS 249 Spécifications officielles 249 Exemple de contenu 249 Description des nœuds XML RSS 250 Liste des catégories disponibles 250 Erreurs possibles 251 Messages d erreur 252 Licence 252 Sécurité 252

11 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 11 Présentation L objectif de ce guide est la description de tous les écrans du module d administration de WorkflowGen. Vous trouverez également la liste complète des règles de fonctionnement associées à ces écrans. Ce guide décrit également les applications de workflow incorporées et la manière de les utiliser. Le guide de référence est une source d information importante afin de vous permettre de comprendre comment le logiciel se comporte dans différentes situations. Vous trouverez également la liste des erreurs possibles ainsi que leur description et cause.

12 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 12 Aperçu du module d administration Le module d administration de WorkflowGen est une application web dont les fonctions principales sont : La gestion des annuaires, des groupes et des utilisateurs La définition des processus et des informations globales La définition des règles de sécurité en rapport avec les processus et les utilisateurs. L accès au module d administration ainsi que son utilisation doivent être gérés avec prudence car les fonctions disponibles sont très sensibles. Accès au module d administration L accès au module d administration se fait à travers l URL suivante : /wfgen/admin/default.aspx. Notes «default.aspx» est optionnel s il est configuré comme document par défaut sur le site web. «votresite» peut être un DNS ou une adresse IP (la recommandation est d utiliser un DNS, car ceci peut faciliter la transition à un nouveau serveur ou si vous migrez le site à une configuration «web farm»). Authentification Selon la méthode d'authentification choisie par les administrateurs de WorkflowGen, vous devrez indiquer un nom d utilisateur et un mot de passe quand vous ouvrez une session WorkflowGen. Ces données correspondent à celles que vous utilisez quand vous ouvrez une session Windows. Sélection de la langue Vous pouvez choisir une langue dans la page d accueil de l écran de l application. Si la liste n est pas affichée cela signifie que l application a été configurée afin de n utiliser qu une seule langue. Le pays à côté de la langue permet au système d utiliser les paramètres régionaux appropriés dans l application et plus spécialement pour l affichage des dates et des valeurs numériques. Par exemple, English (United Kingdom) correspond à l interface utilisateur en anglais avec des paramètres régionaux du Royaume-Uni (format jj/mm/aaaa) tandis que English (United States) correspond à l interface utilisateur en anglais avec des paramètres régionaux des États-Unis (format m/j/aaaa). Actuellement, vous pouvez choisir parmi la liste suivante des langues : English (Australia) English (Canada)

13 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 13 English (United Kingdom) English (United States) Français (Canada) Français (France) Français (Suisse) Deutsch (Deutschland) Deutsch (Schweiz) Italiano (Italia) Português (Portugal) Español (España) Structure du module d administration

14 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 14 Bandeau Cliquez sur Annuaires sur le bandeau pour accéder à l'écran Annuaires. Cliquez sur Annuaires dans l'écran des annuaires pour ouvrir la liste des annuaires. Cliquez sur Processus sur le bandeau pour ouvrir la liste des dossiers de processus.

15 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 15 Cliquez sur Participants sur le bandeau pour ouvrir la liste des participants. Cliquez sur Applications sur le bandeau pour ouvrir la liste des applications.

16 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 16 Cliquez sur Catégories sur le bandeau pour ouvrir la liste des catégories.

17 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 17 Cliquez sur Listes globales sur le bandeau pour ouvrir la liste des listes globales. Cliquez sur Portail sur le bandeau pour accéder au portail de workflow.

18 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 18 Workflow de processus Dans le module d administration, cliquez sur le nom d un des processus listés pour accéder aux onglets suivants relatifs au processus sélectionné : Information Participants Données Formulaire Workflow (vue Graphique ou Liste) Double-cliquez une action dans la vue Graphique, ou cliquez une action dans la liste des actions pour ouvrir le formulaire d édition d une action, qui comprend les onglets suivants : Infos Paramètres Actions suivantes Notifications

19 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 19 L'écran de workflow de processus comprend également les liens suivants : Plein écran Rapport Tester

20 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 20 Gestion des processus Dans la section de gestion des processus du module d'administration, cliquez sur : Process, pour accéder à la liste des dossiers et par la suite, la liste des processus d un dossier ainsi qu à leur formulaire d édition. Participants, pour accéder à la liste des participants et par la suite éditer un participant. Applications, pour accéder à la liste des applications et par la suite éditer une application. Catégories, pour accéder à la liste des catégories et par la suite éditer une catégorie. Listes Globales pour accéder à la liste des listes globales (voir Listes globales sur la page 80). Gestion des utilisateurs Dans la section de gestion des utilisateurs du module d'administration, cliquez sur : Annuaires, pour accéder à la liste des annuaires, puis éditer un annuaire (voir Annuaires sur la page 35). Utilisateurs, pour accéder à la liste des utilisateurs, puis éditer un utilisateur (voir Utilisateurs sur la page 37). Groupes, pour accéder à la liste des groupes, puis éditer un groupe (voir Groupes sur la page 44). Délégations, pour accéder à la liste des délégations (voir Délégations sur la page 47). Logs de syncronisations, pour accéder à la liste des logs de syncronisation des annuaires syncronisés (voir Synchronisation des annuaires sur la page 51).

21 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 21 Panneau de configuration Le panneau de configuration comprend les onglets suivants : Général Portail Administration Synchronisation annuaire Diagnostique Informations produit Voir Panneau de configuration sur la page 23 pour de plus amples renseignements. Centre de ressources Cliquez sur Centre de ressources pour accéder au site communauté de WorkflowGen. Nomenclature La plupart du temps, les informations dans la base de données sont identifiées par un nom (en plus d un numéro interne dédié). Pour des raisons techniques et de lisibilité, ces noms ne doivent contenir que des caractères, des combinaisons alphanumériques, ou «-» et «_» (sans espaces, sans accents). L administrateur peut limiter l étendue des caractères à la table ANSI ou autoriser l utilisation de tous les caractères alphanumériques inclus dans la table étendue (Unicode). Dans la section Administration du panneau de configuration, sélectionnez Restriction d encodage des données dans la section Affichage. Dans la plupart des cas, le nom ne doit pas dépasser 30 caractères.

22 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 22 Securité L accès au module d administration est limité aux utilisateurs ayant un profil administrateur et aux utilisateurs appartenant aux participants définis comme gestionnaire de dossier. Cependant, durant l installation du logiciel, le contrôle d accès peut être désactivé temporairement. Une fois que l authentification est active les restrictions suivantes s appliquent : Les administrateurs n ont aucune restriction d accès à l exception du module de gestion des paramètres de configuration de l application qui nécessite un droit d accès spécifique (voir la documentation technique). Les gestionnaires de dossier ont accès à la définition et aux statistiques des processus de leur(s) dossier (s). Ils n ont pas d accès aux annuaires, groupes, la gestion d utilisateurs, délégations, participants globales et la gestion des applications. Les superviseurs de processus n auront pas accès au module d administration, mais peuvent avoir accès au module statistiques de leur processus via le portail. Suppression et archivage Afin de garantir l archivage des demandes, les informations ne peuvent pas être supprimées si elles sont liées à une définition de processus ou à une donnée globale. De même manière, les informations utilisées dans les demandes «réelles» faites par les utilisateurs ne peuvent pas être supprimées.

23 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 23 Panneau de configuration Aperçu Le panneau de configuration est utilisé pour régler les paramètres principaux pour l'application WorkflowGen. Le panneau de configuration est accessible à partir de la page d'accueil du module d'administration ou de l URL « L'accès au panneau de configuration peut être réglé dans la configuration de WorkflowGen «web.config» qui se trouvse dans le répertoire «wfgen» de votre site. Pour ajouter des administrateurs, ajouter leur nom d utilisateur (délimitée par des virgules) au paramètre «ApplicationConfigAllowedUsersLogin». Le panneau de configuration contient les sections suivantes : Général : Les paramètres généraux de WorkflowGen (ex. : connexion à la base de données). Portail : Les paramètres généraux pour les utilisateurs (ex. : bannière).

24 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 24 Administration : Les paramètres généraux pour le module d administration (ex. : langues). Synchronisation annuaire : Les paramètres généraux pour les synchronisations d annuaires (ex. : fichier log). Diagnostique : Taille des fichiers utilisés et erreurs relatives aux demandes. Informations produit : La page d'information à propos de l installation du produit. Général Base de données Type du SGBD Le type de base de données qui héberge la base de données de WorkflowGen, soit Microsoft SQL Server ou Oracle. Chaîne de connexion à la base de données «maître» La fonctionnalité de montée en charge de la base de données (disponible dans la version Enterprise de WorkflowGen uniquement) permet l ajout de serveurs afin d améliorer la considérablement la performance du serveur et les temps de réponse. Le serveur «esclave» additionel peut être utilisé comme serveur en lecture seule dédié (requêtes SELECT SQL). Le serveur en lecture seule est répliqué à partir du serveur «maître» existant. Pour tester la connexion à cette base de donées, cliquez sur le lien Tester. Exemple avec SQL Server : "Data Source=DB_SERVER_1;Initial Catalog=WFGEN;User ID=WFGEN_ USER;Password=admin123!;" Chaîne de connexion de la base de données en lecture seule Chaîne de connexion de la base de données en lecture seule ou «esclave». Pour tester la connexion à cette base de donées, cliquez sur le lien Tester. Exemple avec SQL Server : "Data Source=DB_SERVER_2;Initial Catalog=WFGEN;User ID=WFGEN_ USER;Password=admin123!;" Multi-base de données Cochez la case Activer pour activer la fonctionnalité de support de l architecture «maître-esclave» pour la base de données.

25 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 25 Portail Si l option de multi-base de données est activée, les différentes cases à cocher des composants du portail seront actives. Sinon, elles resteront décochées et la base de données «maître» sera utilisée. Modules Si l option de multi-base de données est activée, les différentes cases à cocher des modules du portail seront actives. Sinon, elles resteront décochées et la base de données «maître» sera utilisée. Adresse URL de l application (obligatoire) URL de l application Web. Elle se compose du protocole à utiliser (HTTP ou HTTPS), de l adresse IP ou nom DNS du serveur Web et finalement du port TCP du site Web. Vous pouvez tester la valeur saisie en cliquant sur le lien Tester. Exemple : SMTP SMTP serveur (obligatoire) Adresse IP ou nom DNS du serveur SMTP. Cette valeur est utilisée par l application web pour envoyer des s de notification. Vous pouvez tester la valeur saisie en utilisant le lien Tester; un de test sera envoyé en utilisant l adresse du serveur SMTP. Exemple : smtp.monorganisation.com Authentification Méthode Sélectionnez la méthode d authentification pour se connecter à WorkflowGen : IIS : Les utilisateurs sont authentifiés par IIS. Applicatif : Les utilisateurs sont authentifiés par un script de login personnalisé : Sélectionnez WorkflowGen pour gérer l authentification et le mot de passe des utilisateurs dans WorkflowGen. Sélectonnez Personnalisé pour utiliser votre propre module d authentification.net. Sélectionnez Session pour authentifier les utilisateurs en utilisant une variable de session existante. Retirer le préfix du domaine (obligatoire) Vous pouvez spécifier un domaine à supprimer pour le username de l utilisateur courant. Si cette valeur est réglé à Tous, tous les noms de domaine seront supprimés.

26 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 26 Sécurité Applications Web en mode sécurisé :Permet le cryptage des données lors de la communication entre WorkflowGen et le formulaire. Cette fonctionnalité est disponible depuis la version avec l éditeur de formulaire intégré ainsi que pour les formulaires Web qui utilisent les composants WorkflowGen.My et WorkflowFileUpload en version et plus. Pour utiliser cette fonction de sécurité, il est nécessaire de mettre à jour tous vos formulaires développés sous Visual Studio pour qu ils utilisent les composants WorkflowGen.My et WorkflowFileUpload en version minimum avant d activer cette option. Horaires et jours de travail Fuseau horaire par défaut des nouveaux utilisateurs : Le fuseau horaire qui sera indiqué par défaut pour les nouveaux utilisateurs du portail (pour les utilisateurs créés manuellement ou par synchronisation d'annuaire). Ce paramètre par défaut ne sera utilisé que pour la création de compte d utilisateur. Jours fériés de la semaine (facultatif) : Jours de la semaine fériés, utilisés par l application pour calculer les dates limites de réalisation des demandes et des actions. Exemple : samedi, dimance. Heure de travail début (obligatoire) : L heure de début d une journée (basé sur le fuseau horaire du serveur). Cette valeur est utilisée par le système pour calculer les dates d échéances des processus et des actions. Elle sera convertie en heure GMT pour des calculs. Exemple : «8:00» spécifie que la journée débute tous les jours à 8h00. Heure de travail fin (obligatoire) : L heure de fin d une journée de travail. Cette valeur est utilisée par le système pour calculer les dates d échéances des processus et des actions. Elle sera convertie en heure GMT pour les calculs. Exemple : «17:00» spécifie que la journée se termine tous les jours à 17h00. Fuseau horaire des heures de travail : Le fuseau horaire qui sera utilisé pour le calcul des heures de travail. Par défaut : fuseau horaire du serveur. Jours fériés du pays (obligatoire) : Le pays utilisé pour calculer les jours fériés légaux. Cette valeur est utilisée par le système pour calculer les dates limites de réalisation des demandes et des actions. Cette option est basée sur les fichiers «DaysOff.en-US.resx» et «DaysOff.fr-FR.resx» dans le répertoire \wfgen\app_globalresources. Ces fichiers peuvent être mis à jour et des nouveaux fichiers peuvent être créés basés sur leur code de pays et de langue standard. Exemple : «France (Français)». Jours fériés spéciaux (j/m séparés par des virgules (,)) (facultatif) : Cette valeur vous permet de spécifier vos jours fériés personnalisés. Exemple : «2/1, 11/1» indique les 2 janvier et 11 janvier comme jours fériés. Thème : L éléments graphiques, de couleur de l interface à utiliser. L administrateur peut créer ses propres styles et images pour changer l apparence de l interface.

27 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 27 Portail Affichage Nom de l application (obligatoire) : Vous pouvez adapter le mot «WorkflowGen» qui est affiché dans le portail. Exemple : «Acme Flow». Langue de l application : Permet de définir la langue du portail par défaut. La sélection de la Préférence de l utilisateur permet à l'utilisateur de choisir sa propre langue, mais vous pouvez en imposer une en la choisissant de la liste. Affiche les noms de code : Affiche les descriptions des processus et des actions à la place du nom code. Nombre de lignes par page dans les listes (obligatoire) : Le nombre de lignes par pages affichées dans différentes listes du module d'utilisateur. Par défaut : 10 Nombre de pages dans les listes (obligatoire) : Nombre de pages affichées dans différentes listes du portail. Par défaut : 10 Nombre maximum d enregistrements affichés dans les listes (obligatoire) : Le nombre de rangées affichées par pages arrivant d une recherche or de résultats de statistiques. Par défaut : 1000 Nombre maximum d'utilisateurs affichés dans les fenêtres de sélection (obligatoire) : La limite avant qu'un filtre apparaisse dans les listes d utilisateurs. Par défaut : 100 Affichage des nouvelles demandes dans la page d accueil : Mode d'affichage du lien Nouvelle demande sur la page d'accueil du portail. Vous pouvez choisir entre : Afficher les demandes Afficher les demandes groupées par catégorie Afficher les catégories et cacher les process Au lancement d une demande : Quand une nouvelle demande est lancée, vous pouvez choisir comment WorkflowGen se comporte. Vous pouvez choisir entre : Afficher la fiche de suivi de la demande Lancer la première action Afficher la fiche de suivi de la première action Lancement d une demande : Si coché, l utilisateur doit confirmer le lancement de la nouvelle demande. Lors d un clic sur une action à faire : Afficher la fiche de suivi de l action Lancer l action

28 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 28 Après la réalisation d une action : Afficher la fiche de suivi de la demande Afficher la fiche de suivi de la demande ou la prochaine action Afficher la fiche de suivi de la demande (sauf si action à affecter) Afficher la fiche de suivi de la demande (sauf si action à faire) Afficher la liste des actions à faire Afficher la liste des actions à faire ou la prochaine action Afficher la liste des actions à faire (sauf si action à affecter) Afficher la liste des actions à faire (sauf si action à faire) Afficher la page d acceuil Afficher la page d accueil ou la prochaine action Afficher la page d accueil (sauf si action à affecter) Afficher la page d accueil (sauf si action à faire) Afficher la page d accueil avec «Mes actions à faire» développées Afficher la page d accueil avec «Mes actions à faire» développées ou la prochaine action Afficher la page d accueil avec «Mes actions à faire» développées (sauf si action à affecter) Afficher la page d accueil avec «Mes actions à faire» développées (sauf si action à faire) Mode de clôture d une action : Si coché, l action sera complétée en arrière plan. Cette option peut parfois améliorer le temps de réponse à l utilisateur final ou prévenir les problèmes de délai d attente, surtout s il y a de grandes quantités de traitement après la soumission d un formulaire Web. Nombre maximum d enregistrements dans les listes de la page d accueil (obligatoire) : Le nombre maximum d enregistrements dans les listes avant l affichage de numéro de page. URL de bandeau personnalisé : L URL du bandeau affiché à la section supérieure du portail. Exemple : Redirection de la recherche : Permet de rediriger le résultat de la recherche directement vers la fiche de suivi de la demande lorsqu il n y a qu une seule demande trouvée. Vue avancée : Permet d activer ou de désactiver la fonctionnalité de colonnes et graphiques personnalisés pour les gestionnaires de dossier et les superviseurs. Afficher le résultat sous forme de rapport personnalisé Activer l approbation rapide par défaut : Coche l option d afficher les boutons d approbation rapide dans le formulaire de recherche par défaut. Activer les colonnes calculées pour les gestionnaires de dossier et les superviseurs

29 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 29 Activer l'édition des colonnes calculées pour les utilisateurs standard Activer les graphiques personnalisés pour les gestionnaires de dossier et les superviseurs Activer les graphiques personnalisés pour les utilisateurs standard Les utilisateurs standards auront la permission de créer et de modifier les graphiques personnalisées. Formatage des liens et des adresses courriels : Affiche les URL et adresses courriels comme liens cliquables. Groupement des process : Spécifie si les processus sont regroupés par catégories dans une liste déroulante utilisée pour sélectionner la vue «mono-processus». Taille par défaut des colonnes correspondantes aux données des process (en pixels) (obligatoire) : Spécifie la largeur (en pixels) par défaut pour les colonnes qui affichent les données associées en vue «monoprocessus». Par défaut : 150 Quick View : Activer le Quick View : Permet d activer ou de désactiver la fonctionnalité Quick View dans le portail. Nom de la donnée affichée par le Quick View : Spécifie la valeur de donnée du processus à afficher dans la boîte de dialogue. Afficher le Quick View sur l événement de la souris : Vous pouvez choisir entre deux événements différents pour ouvrir la boîte de dialogue Quick View : Clic (défaut) ou Survol. Liste des noms de données communs aux process : Ce paramètre vous permet de lister les données communes à plusieurs processus et qui peuvent ensuite être utilisées dans des vues «multi-processus». Le séparateur entre chaque nom de données est le point virgule «;». Par exemple, si vous avez plusieurs processus qui utilisent chacun une données nommée CLIENT (TEXTE), vous pouvez déclarer cette donnée comme une donnée commune. Elle sera alors affichée dans les écrans en mode «multi-processus». Mode d affichage graphique du workflow : Permet d activer l affichage du suivi graphique en HTML5 au lieu de Flash. Cette fonctionnalité est disponible dans Internet Explorer (version 9 et supérieure), Firefox, Chrome et Safari. Demandes Suppression des demandes fantôme supérieure à (jours) (obligatoire) : Spécifie le nombre maximum de jours avant que les demandes lancées, mais non acheminées à la prochaine action, soient effacées. Par défaut : 3 Nombre maximum d instances d une même action (obligatoire) : Nombre maximum d instances simultanées de la même action d un processus. Ce paramètre vous permet d éviter des boucles infinies pendant l exécution de processus. Exemple : 100 Suppression des demandes : Si sélectionné, les gestionnaires de dossiers et les superviseurs de processus peuvent supprimer des demandes même si le statut de ces processus est actif. Durée du verrou des données partagées (minutes) (obligatoire) : Les données seront verrouillées pendant la période précisée afin d éviter une «compétition» pour l accès aux mêmes données. Exemple : 5

30 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 30 Notifications utilisateurs Notification par Activer la notification par Ce paramètre vous permet d activer ou désactiver les notifications par pour tous les processus du système indépendamment de leur statut. Notifier l'utilisateur quand il est à la fois l'émetteur et le destinataire de la notification : Si ce paramètre est sélectionné, les notifications seront envoyées même si l adresse de l envoyeur et celle de la destinataire sont les mêmes. émetteur par défaut (obligatoire) : Adresse courriel par défaut de l envoyeur des notifications des courriels (seulement utilisé en cas où la notification est envoyée par le système). Exemple : workflowgen@macompagnie.com Nombre maximum d' s envoyés à la fois (obligatoire) : Nombre maximum de notifications simultanées par courriel permis par WorkflowGen. Exemple : 100 Langue par défaut des s : Si l utilisateur n a aucune langue sélectionnée par défaut ou par préférence, ce paramètre précise la langue à utiliser pour le contenu des notifications. Formatage des liens et des adresses courriels : Affiche les URL et adresses courriels comme liens cliquables. Délégation Délégation : Activer la délégation d utilisateurs : Si ce paramètre est sélectionné, les utilisateurs peuvent déléguer leurs actions à d autres utilisateurs de WorkflowGen depuis le portail. Application hôte Précise l URL de l appliction hôte (ex. : Dans Microsoft SharePoint, vous pouvez créer un web part qui vous permettrait d utiliser WorkflowGen (portail ou administration) à l intérieur de SharePoint, sans avoir à travailler au sein de différentes fenêtres. Dans ce cas, vous devriez préciser l URL de l application hôte. Statistiques Nombre d'utilisateurs affichés dans les rapports (obligatoire) : Nombre d utilisateurs affichés dans les rapports statistiques. Exemple : 10 Nombre d'intervenants affichés dans les rapports (obligatoire) : Nombre d intervenants affichés dans les rapports statistiques. Exemple : 10 Nombre de demandeurs affichés dans les rapports (obligatoire) : Nombre de demandeurs affichés dans les rapports statistiques. Exemple : 10 Format d export Vous pouvez choisir parmi 2 formats pour l exportation des résultats générés par un rapport statistiques. Les formats disponibles sont :

31 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 31 CSV (valeurs séparées par virgule : Ce format ne supporte pas les caractères Unicode. Texte Unicode (séparateur tabulation) : Les valeurs sont seulement séparées pas un caractère de tabulation néanmoins les caractères Unicode sont supportés. Formatage des liens et des adresses courriels : Affiche les URL et adresses courriels comme liens cliquables. Commentaires Commentaires : Activer ou désactiver les commentaires du portail. Nombre maximum de commentaires affichés dans la page d accueil : Définit le nombre maximum d items de la liste des commentaires pour la page d accueil. Fréquence de rafraîchissement automatique (obligatoire) : Définit le taux de rafraîchissement automatique en millisecondes de la liste des commentaires de la fiche de suivi. Entrez la valeur 0 pour désactiver cette fonctionnalité. Par défaut : (1 minute) Largeur de la fenêtre pop-up des commentaires (obligatoire) : Définit la largeur en pixels de la fenêtre pop-up des commentaires qui peut être affichée. Par défaut : 380 Note : La largeur des styles suivants doit être mis à jour séparément dans le fichier CSS du portail («\App_ Themes\Default\portal\css\Default.css») lorsque la largeur du pop-up est modifiée : div.commentsviewopenedrightalign div.commentsviewsubopenedrightalign div.commentsviewopenedpopuprightalign div.commentsviewsubopenedpopuprightalign.commentslistheader.listrow.cellopenedrightalign.commentslist.listrow.listcell.comment.row.cellheader.commentslistinput.listrow.listcell.newcomment.row.cell.textarea Hauteur de la fenêtre pop-up des commentaires (obligatoire) : Définit la hauteur en pixels de la fenêtre pop-up des commentaires qui peut être affichée. Par défaut : 550 Note : La largeur des styles suivants doit être mis à jour séparément dans le fichier CSS du portail («\App_ Themes\Default\portal\css\Default.css») lorsque la largeur du pop-up est modifiée : div.commentslistbodypopup div.commentslistbodypopuphidden div.commentslistbodypopupreadonly div.commentslistbodypopupreadonlyhidden Champ de tri par défaut : Définit le champ de tri par défaut de la liste des commentaires. Par défaut : date Ordre de tri par défaut : Définit l ordre de tri par défaut de la liste des commentaires. Par défaut : ascendant

32 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 32 Mode d affichage par défaut : Afficher ou dissimuler la liste des commentaires lors du premier affichage de la fiche de suivi. Par défaut : décoché (la liste n est par visible) Administration Affichage Langue de l application : Ce paramètre vous permet de définir la langue de l application pour le module d administration. En sélectionnant Préférence de l utilisateur, les utilisateurs pourront choisir leur propre langue mais vous pouvez toujours en imposer une en sélectionnant une langue de la liste. Nombre de lignes par page dans les listes (obligatoire) : Nombre de lignes affichées dans les listes à l intérieur du module d administration. Par défaut : 100 Nombre de pages dans les listes (obligatoire) : Nombre de pages affichés dans les listes à l intérieur du module d administration. Par défaut : 10 Nombre maximum d utilisateurs affichés dans les fenêtres de sélection (obligatoire) : Vous pouvez préciser une limite d utilisateurs qui s afficheront dans les listes d utilisateurs. Au-delà de cette limite, WorkflowGen affiche un filtre pour simplifier votre sélection. Par défaut : 100 Restriction d encodage des données (obligatoire) : Si ce paramètre est sélectionné, seulement les caractères ANSI sont permis dans les champs NOM. Par contre, si ce paramètre n est pas sélectionné, seulement les caractères spéciaux (', ", tab, espace, %, /, \, *) seront refusés. Utilisateur Langue par défaut des nouveaux utilisateurs : Au moment qu un nouvel utilisateur est créé, la langue sélectionnée sera appliquée au profil d utilisateur comme la langue par défaut. Services Windows Username de l'administrateur de l'application (obligatoire) : L identité de service Windows utilisé pour les services WorkflowGen. Autres Ces paramètres sont uniquement gérés dans le fichier de configuration de WorkflowGen («\wfgen\web.config»). Activer la vérification des règles de suppression : Lors de l affichage des listes d annuaires, de groupes et d utilisateurs, WorkflowGen peut vérifier pour chacun d eux si la suppression est possible en fonction des règles de suppression (appartenance à des participants, etc.). Vous pouvez désactiver ces vérifications pour améliorer les performances d affichage de ces listes. Nom : AdministrationEnableDeletionRulesCheck Valeur par défaut : Y

33 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 33 Interdire aux gestionnaires de processus la modification des participants globaux : Ce paramètre permet d empêcher les gestionnaires de processus de modifier les informations des participants globaux (ex. : nom, description et associations avec les utilisateurs/groupes/annuaires). Nom : AdministrationRestrictManagerToModifyGlobalParticipant Valeur par défaut : N (les gestionnaires de processus peuvent modifier les participants globaux) Synchronisation annuaire Logs ression des fichiers temporaires : Si sélectionnée, les fichiers temporaires XML créés par WorkflowGen sont supprimés à la suite des synchronisations. Rapport détaillé : Si sélectionnée, la synchronisation conserve un suivi des actions effectuées. Historiser les fichiers logs pendant (jours) (obligatoire) : Nombre de jours avant de supprimer les fichiers log des actions effectuées. Exemple : 31 Afficher les avertissements dans les logs : Si sélectionnée, les avertissements seront affichés dans les fichiers log. Synchronisation automatique Jour de la semaine pour les synchronisations hebdomadaires : Day of the week to perform the automatic weekly synchronization. Jour du mois pour les synchronisations mensuelles : Jour du mois pour exécuter la synchronisation automatique. Démarrer la synchronisation à : L heure de la journée pour exécuter la synchronisation automatique. Autres Ces paramètres sont uniquement gérés dans le fichier de configuration de WorkflowGen («\wfgen\web.config»). Nombre maximum d utilisateurs supprimés : Définit le nombre maximum d utilisateurs supprimés lors de la synchronisation des annuaires. Cette option permet d améliorer les temps d exécution des synchronisations dans les cas où beaucoup d utilisateurs sont à supprimés. Noim : DirectorySynchronizationMaxUserDeletionCount Valeur par défaut : 0 (pas de limite du nombre de suppression) Synchroniser uniquement les membres des groupes utilisés dans des participants : Permet de synchroniser uniquement les groupes utilisés dans des processus (appartenance à des participants, etc.). Cette option permet d améliorer les performances de la synchronisation des annuaires, les groupes non utilisés dans les processus n étant pas synchronisés. Nom : DirectorySynchronizationSyncGroupMembersUsedInParticipantOnly Valeur par défaut : N (synchronise tous les groupes)

34 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 34 Diagnostique Taille des fichiers : Affiche la taille totale occupée par tous les fichiers, la taille moyenne et la taille du plus gros fichier. Demandes bloquées : Liste des demandes en cours mais dont plus aucune action n est à faire. Ces demandes ne peuvent pas se clôturée normalement. Actions automatiques expirées : Liste des actions qui n ont pas pu être réalisées suite au dépassement du temps autorisé par le serveur IIS pour s exécuter. Erreurs inattendues : Liste des actions qui ont levées une erreur autre que le dépassement du temps autorisé par le serveur IIS pour s exécuter. Informations produit License information Version : Spécifie la version de WorkflowGen installée. Serial number : Spécifie le numéro de série de l installation de WorkflowGen. Assembly versions Spécifie les diverses versions des composantes utilisées par WorkflowGen.

35 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 35 Gestion des utilisateurs Aperçu Une personne voulant intervenir dans un processus ou gérer des processus doit être identifiée en tant qu utilisateur dans un annuaire WorkflowGen et posséder un compte (nom d utilisateur et mot de passe) dans l annuaire de référence sur lequel WorkflowGen se repose pour l authentification. Les utilisateurs peuvent être membre de groupes. Néanmoins, un groupe ne peut pas appartenir à un autre groupe. Un utilisateur possède un statut actif ou inactif. Lorsque son statut est inactif l utilisateur ne peut pas accéder à l application. Un utilisateur ne peut être supprimé de la base de données WorkflowGen si cet utilisateur est associé à un élément dans WorkflowGen. Si ce n est pas le cas il sera archivé. «Archivage» signifie que le nom d utilisateur sera modifié avec un numéro de séquence unique et recevra le statut archivé. L utilisateur ne pourra plus accéder à l application. Plusieurs annuaires peuvent être gérés dans WorkflowGen. Ceci est particulièrement utile lorsque le module de synchronisation est actif. Un annuaire peut être géré manuellement dans WorkflowGen tandis qu un autre peut être synchronisé à un annuaire de référence (Active Directory, LDAP, etc.). Même si plusieurs annuaires sont utilisés, chaque username (nom d utilisateur) doit être unique travers le système. Seuls les utilisateurs avec le profil Administrateur peuvent gérer les utilisateurs. WorkflowGen est fourni avec un annuaire par défaut WORKFLOWGEN ainsi qu un utilisateur administratif qui ne peut pas être supprimés. Annuaires Écran annuaires Pour accéder à un annuaire, cliquez sur l icône Annuaire pour afficher la liste des annuaires, puis cliquez sur l annuaire dont vous souhaitez afficher les propriétés.

36 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 36 Liens Nouvel annuaire Rafraîchir Supprimer Remarques Affiche l écran d édition des annuaires en mode ajout Rafraîchit la liste des annuaires Supprimer un annuaire Liste des annuaires Colonnes Ordre Nom Description Groupe(s) Utilisateur(s) Remarques Utilisez les flèches pour changer l ordre de la liste Nom de l annuaire Un lien affiche l écran d édition de l annuaire en mode ajout. Description de l annuaire Nombre de groupes associés à l annuaire Un lien affiche les groupes correspondants. Nombre d utilisateurs associés à l annuaire Un lien affiche les utilisateurs correspondants. Édition d un annuaire Pour modifier un annuaire, cliquer son nom dans la liste des annuaires. Champs Nom Description Annuaire par défaut Mot de passe des utilisateurs Remarques Champs obligatoire Identifiant unique de l annuaire devant respecter la nomenclature et être limité à 50 caractères. Champs obligatoire Description de l annuaire limitée à 255 caractères. Si sélectionné, l annuaire est affiché en premier dans la liste des annuaires sélectonnés dans le module d administration. Si sélectionné, les mots de passe sont gérés par WorkflowGen.

37 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 37 Connecteur d annuaire Différentes sources pouvant être utilisées pour la gestion de l authentification. Suppression d un annuaire L annuaire WORKFLOWGEN ne peut pas être supprimé. Un annuaire associé à des utilisateurs ou des groupes ne peut pas être supprimé. Un répertoire ne peut être supprimé s il est un répertoire vide. Utilisateurs Écran liste des utilisateurs

38 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 38 Écran utilisateurs Barre de menu Liens Nouveau Rafraîchir Remarques Affiche l écran d édition des utilisateurs en mode ajout Rafraîchit la liste des utilisateurs Filtres Filtres externes Annuaire Remarques Affiche les utilisateurs de l annuaire sélectonné

39 WorkflowGen 6.0 Module d administration Guide de référence 39 Profil Actifs uniquement Archivé Filtrer sur Recherche Filtrer sur * Nom Nom d utilisateur Département Société Numéro d employé Téléphone Mobile Fax Pager Bureau Titre du poste Type d employé Initiales Titre Adresse postale Code postal Ville Département / Région Pays Chemin LDAP Attribut étendu 1 Attribut étendu 2 Attribut étendu 3 Attribut étendu 4 Attribut étendu 5 Nom distinctif Nom affiché Identifiant système Affiche les utilisateurs avec le profil sélectonné Affiche seulement les utliisateurs avec le statut actif Affiche les utilisateurs avec le statu archivé Filtrer sur le champ choisi (nom, nom d utilisateur, , etc.) Rechercher des utilisateurs par nom, nom d utilisateur, , etc. Remarques Filtre par nom Filtre par nom d utilisateur Filtre par adresse d utilisateur Filtre par département d utilisateur Filtre par nom de société d utilisateur Filtre par numéro d employé d utilisateur Filtre par numéro de téléphone d utilisateur Filtre par numéro de téléphone mobile d utilisateur Filtre par numéro de fax d utilisateur Filtre par numéro de pager d utilisateur Filtre par bureau d utilisateur Filtre par le titre de travail de l utilisateur Filtre par type d employé d utilisateur Filtre par initiales d utilisateur Filtre par titre d utilisateur Filtre par l adresse postale de l utilisateur Filtre par code postal Filtre par ville Filtre par département ou région Filtre par pays Filtre par chemin LDAP Filtre par attribut étendu n 1 d utilisateur Filtre par attribut étendu n 2 d utilisateur Filtre par attribut étendu n 3 d utilisateur Filtre par attribut étendu n 4 d utilisateur Filtre par attribut étendu n 5 d utilisateur Filtre par nom distinctif Filtre par nom affiché Filtre par identifiant système d utilisateur (SID) * Un filtre peut être appliqué à une partie d un champ.