5 étapes faciles à suivre!

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1 Guide mode d emploi Actions de Branches Bienvenue sur le site Offre de formation du Fafih Sur le site du Fafih, cliquer sur Actions de Branches ou directement sur Avant de commencer : S assurer d être à jour de vos contributions légales auprès du Fafih, Avoir à votre disposition votre numéro d adhérent Fafih ainsi que votre Siret, Avoir créé des adresses mails nominatives distinctes pour chacun des salariés. 5 étapes faciles à suivre! 1 Créer son compte 2 Créer le référent actions de branches 3 Ajouter les salariés de mon entreprise 4 Trouver une formation 5 Inscrire un ou des salariés de mon entreprise 1

2 Etape 1 : Créer votre compte Vous êtes sur le point de créer votre compte dans mon espace Fafih. 1 Cliquer sur l onglet MON COMPTE Une nouvelle fenêtre s ouvre. Cliquer sur CREER VOTRE COMPTE. 2

3 1 Dans la rubrique entreprise, renseigner le Numéro Fafih de votre entreprise qui a été communiqué sur votre bulletin de versement ainsi que le numéro de Siret. 2 Compléter les informations relatives au compte. Tous les champs sont obligatoires et doivent être impérativement complétés. 3 Cliquer sur la case je ne suis pas un robot et répondre à la question avant d enregistrer. Un mail sera envoyé sur votre boite mail. Celui ci contient un lien d activation du compte pour créer son mot de passe. Exemple de mail : Attention, il se peut que le mail se trouve dans les mails indésirables! De même, si vous avez mis en place un outil de filtrage des mails, la réception de ce mail ne sera pas possible. 3

4 La personne qui crée le compte sera par défaut le référent Actions de Branches pour l entreprise. C est le référent qui créera les inscriptions des salariés et recevra tous les mails provenant du portail. Continuez en entrant l et le mot de passe dans la partie : connectez vous pour accéder à vos services en ligne. Rentrer l e mail et le mot de passe, puis cliquer sur ME CONNECTER En cas de mot de passe oublié, cliquer sur Mot de passe oublié? Une nouvelle fenêtre s ouvre proposant de réinitialiser le mot de passe. 4

5 Une fois les identifiant et mot de passe entrés, la case MON COMPTE s affiche avec le nom de votre entreprise. Moins de 11 salariés L entreprise a été reconnue par le portail et autorise l accès au compte. Cette reconnaissance permet d identifier la taille de l entreprise et les conditions de prise en charge des actions de formation. La taille de l entreprise s affiche sur la page d accueil et reste figée. La taille des effectifs provient des informations figurant sur votre déclaration 2016 relative à la masse salariale Dès que nous serons en possession de votre déclaration 2017 relative à votre masse salariale 2016, ces informations seront actualisées. 5

6 1 Cliquer sur Mon entreprise. Pour voir les informations de votre compte. Particularités : Changer d entreprise ne concerne que les entreprises ayant plusieurs établissements. Permet de voir les entreprises appartenant à un groupe. S affiche également le contact Fafih de votre région. En cliquant sur MODIFIER LES INFORMATIONS DE MON COMPTE, il y a une redirection sur MON ESPACE. 6

7 ATTENTION : Toute modification d informations génère une demande automatique auprès du Fafih Les modifications seront prises en compte dans les meilleurs délais et le cas échéant dès la réception du bulletin de versement de vos contributions légales. Passez à l étape 2. 7

8 Etape 2 : Créer le référent Actions de Branches Le référent Actions de Branches, au sein de votre entreprise : assure la gestion des inscriptions des salariés ; reçoit, sur l adresse mail communiquée, les informations concernant les convocations ou les annulations des formations. 1 Pour terminer la fiche référent, cliquer sur Mon équipe Une nouvelle fenêtre apparait. Une fiche est déjà présente et correspond au référent ici EMMANUEL. 8

9 Etape IMPORTANTE 2 Cliquer sur le petit crayon en haut de la fiche référent. La fiche s ouvre. La case contact référent est cochée. 3 Compléter les champs qui doivent être exacts. Attention tous les champs sont obligatoires. 4 Enregistrer. 5 En cas d erreur, retourner sur la fiche référent et cliquer sur MODIFIER LES INFORMATIONS DE MON COMPTE et compléter impérativement tous les champs! 1 Si aucune fiche apparait, cliquer sur + Ajouter un membre et créer le compte référent. 2 Si la case enregistrer est toujours inactive, vérifier que tous les champs ont été correctement complétés, en utilisant notamment les flèches proposées. 9

10 Etape 3 : Ajouter les salariés de mon entreprise Dans Mon équipe, pour créer les fiches des salariés : 1 Cliquer sur + AJOUTER UN MEMBRE Attention : tous les champs sont obligatoires et doivent être exacts notamment le champ « ». Chaque salarié appelé stagiaire doit avoir une adresse mail personnelle pour bénéficier des Actions de Branches, c est un impératif des conditions de prise en charge. Toutes les informations relatives aux salariés concernés par une formation Actions de Branches doivent être renseignées sur le portail (fiche identité membre). Que faire si mon salarié n a pas d adresse mail? Créer une boite mail gratuite sans préciser le nom ou le prénom du salarié concerné exemple : salarie1.monentreprise@mailgratuit.com (liste des comptes mails gratuits à rechercher sur internet) ; Demander au salarié s il accepte de diffuser son adresse e mail personnelle (il est en droit de refuser) cependant il ne pourra pas suivre la formation. Ne jamais apposer l adresse mail du référent sur celui du salarié car cela ne fonctionne pas. Comment modifier une fiche d identité membre? Il est possible de modifier le profil du salarié, en cliquant sur le crayon en haut à droite de la carte d identité. Si la personne est inscrite à une formation qui n a pas encore eu lieu, il ne sera pas possible de modifier les informations. 2 Créer autant de fiche d identité que de salariés de votre entreprise. 3 Cliquer sur le logo du Fafih pour revenir sur la page d accueil pour sélectionner les formations. 10

11 Etape 4 : Trouver une formation En cliquant sur le logo du Fafih pour sélectionner les formations, cela permet de revenir à la page d accueil mais en étant toujours connecté. Rechercher une formation, c est simple! 1 Cliquer dans la première case et écrire un ou des mots clés ; exemple : cuisiner du poisson, étage, réception, communication ou même le nom d un organisme de formation. 2 Cliquer dans la case : Ville, département, région et écrire la ville concernée. Les formations concernant le thème choisi au plus près de la ville ou de la région que vous avez renseignées apparaissent. Exemple : écrire un mot clé : Cuisine, dans ville : Lyon. 3 Puis cliquer sur RECHERCHER. 4 Une nouvelle fenêtre apparait avec toutes les actions de formation proposées, proches de de votre entreprise, sous forme de fiches. 11

12 5 Sélectionner la formation en cliquant sur la fiche correspondante. Exemple : DESSERTS DE CUISINIERS en 2 jours en présentiel, en inter Une nouvelle fenêtre apparait. Elle présente l intégralité de la fiche programme : OBJECTIFS PEDAGOGIQUES PROGRAMME en cliquant sur plus de détails o Les prérequis o Les modalités d évaluation COUT & FINANCEMENT en fonction de la taille de votre entreprise MEILLEURE DATE PROPOSEE DATES LIEU ORGANISME DE FORMATION FORMATEURS DETAILS précisant si la session a lieu en INTER ENTREPRISE ou en INTRA ENTREPRISE le nombre de personnes déjà inscrites sur cette session INSCRIPTION 6 Utiliser l ascenseur sur le côté pour aller jusqu en bas de la fiche programme. 12

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14 Il peut également être proposé plusieurs dates. 7 Cliquer sur Voir les «2» autres dates programmées Une nouvelle fenêtre apparait avec les autres dates. Sont précisées les dates, les villes et le nombre de participants déjà inscrits. C est l organisme de formation qui confirmera la session. 8 Cliquer sur la case proposant la date appropriée. Dernière étape, l INSCRIPTION de votre salarié! En bas de la fiche vous retrouvez vos salariés. 14

15 Etape 5 : Inscrire un salarié de mon entreprise à une formation 1 Sélectionner la formation dans le moteur de recherche. 2 Vérifier que la date et le lieu proposés correspondent à vos attentes. 3 Inscrire le salarié qui apparait tout en bas de la fiche programme en cliquant sur la case INSCRIRE, 4 si le salarié n a pas de fiche alors cliquer sur + Ajouter un membre et renseigner le profil. INSCRIRE 5 Imprimer la fiche en cliquant sur le picto imprimante situé en haut de la fiche programme, pour cela utiliser l ascenseur sur la gauche de votre écran. Cette impression vous permettra de conserver une trace de la fiche programme. 6 Une fois coché sur la case d un membre, celle ci glisse dans la rubrique MA SELECTION qui apparait à la suite de la fiche programme, avec la meilleure date sélectionnée. 7 Si vous ne voulez plus inscrire le salarié concerné cliquer sur DESINCRIRE ATTENTION SI VOUS CLIQUEZ SUR FINALISER L INSCRIPTION, VOUS NE POURREZ PLUS ANNULER L INSCRIPTION DU SALARIE CONCERNE SUR LE PORTAIL Pour annuler l inscription contacter l organisme de formation Pour finaliser l inscription : 15

16 1. Cochez la case j accepte les conditions particulières Lire des conditions 2. Cliquez sur la case FINALISER L INSCRIPTION. La fiche du salarié disparait vous ne pouvez plus annuler son inscription. Un mail est envoyé automatiquement à l organisme de formation concerné ainsi qu à votre délégation régionale du Fafih. Vous recevrez la confirmation de l inscription par l organisme de formation 10 jours avant la date du début de la formation. L organisme de formation confirmera la tenue du stage 5 jours avant le début de la formation. En cas d annulation du stage, l organisme de formation vous informera directement. Cliquez sur Mon équipe et vous verrez que sur la fiche de la personne inscrite apparait un pictogramme jaune/orange qui précise que le stage n a pas encore eu lieu. Si le pictogramme est gris, cela signifie que le stage a eu lieu. Si le pictogramme est vert, cela signifie que le stage est confirmé. Le chiffre à côté du pictogramme indique le nombre total de stages sur lesquels la personne est inscrite. 16

17 Comment me rappeler les inscriptions effectuées? Imprimer les fiches programmes avec les informations sur les lieux et les dates des sessions de formation auxquelles sont inscrits les salariés, conserver le mail de préinscription envoyé par l organisme de formation. Choisir un stage en INTRA entreprise, est ce possible? Dans le cas où vous souhaitez organiser la formation dans vos locaux, avec vos salariés, certaines actions de formation sont disponibles en INTRA ENTREPRISE. L information INTRA ENTREPRISE est précisée sur la fiche programme. 1 Cliquer sur l action de formation proposée en INTRA ENTREPRISE 17

18 2 Renseigner les champs : dates souhaitées, lieu souhaité. 3 Se diriger en bas de la page et inscrire les salariés concernés en cliquant sur INSCRIRE. 4 L organisme de formation recevra un mail de préinscription. Il se rapprochera de votre entreprise pour convenir des conditions d organisation de la formation de manière optimum. Puis je aussi demander à l organisme de formation d inscrire les salariés à ma place? OUI en procédant comme suit : Créer les fiches identité des salariés concernés ; Sélectionner la formation sur le moteur de recherche ; Se rapprocher de l organisme de formation qui propose l action de formation souhaitée ; Communiquer à l organisme de formation : le nom de l entreprise et le SIRET, le titre de l action de formation, les dates, les lieux précis, si le stage se déroule en Interentreprise (dans l organisme de formation) ou en Intraentreprise (dans votre entreprise), ainsi que les noms et prénoms des salariés concernés. 18

19 L organisme de formation adressera un mail automatique avec un lien sur lequel le référent de votre entreprise doit cliquer pour valider et accepter l inscription, sinon l inscription ne pourra pas être prise en compte. Mon compte est bloqué que faire? Il peut y avoir une erreur concernant les informations portées de votre compte. La demande de modification des informations est adressée au Fafih pour vérification. Je ne peux pas créer de fiche du salarié? La fiche du salarié ne s enregistre pas. Avez vous complété tous les champs? Avez vous bien utilisé les calendriers ou flèches proposées selon les champs? Avez vous bien indiqué une adresse mail nominative différente de celle du compte référent? Comment annuler une inscription, ou effectuer changement de personne au dernier moment? L inscription a été finalisée sur le portail Actions de Branches. Pour annuler, vous n avez pas besoin de retourner sur le portail. Vous devez informer l organisme de formation et votre délégation régionale. Faire de même en cas de changement de salarié. Pour toute autre question sur les conditions de prise en charge dans le cadre des Actions de Branches se reporter au site du Fafih : 19