Procédure de remboursement des frais de déplacement (Pour les personnels en services partagés)

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1 Procédure de remboursement des frais de déplacement (Pour les personnels en services partagés) I- CONSTITUTION DU DOSSIER Le remboursement des frais de déplacement pour des personnels en service partagé est soumis à la réglementation. Pour permettre l étude de vos droits, envoyer les documents suivants : - Emplois du temps signés et tamponnés par le chef d établissement de rattachement, - Arrêtés d affectation ou contrats (pour les contractuels), - Justificatif de domicile, à l attention de Mme Evelyne GIACOMELLI au Rectorat de Montpellier DIBA Pôle déplacement qui vous signifiera par courriel si vous pouvez ou non prétendre au remboursement de vos frais. II- CREER UN ORDRE DE MISSION PERMANENT (OMP) La saisie dans Chorus-Dt ne doit intervenir qu après validation de votre dossier (I) par le bureau des déplacements (un courriel vous sera envoyé directement sur votre messagerie académique). La création d un OMP est l étape préalable à la saisie des frais de déplacement. Une fois l OMP validé par le bureau des déplacements, l agent doit créer un ordre de mission (qui doit être relié à l OMP) où il peut saisir ses frais pour remboursement (cf procédure ci-dessous partie III-). ETAPE 1 : CONNEXION A CHORUS-DT Accès à CHORUS-DT par le site de l Académie : Dans «Espaces dédiés», Cliquer sur «Personnels», puis sur «Déplacements et indemnités». A droite, dans le tableau, cliquer sur «Chorus-DT», puis sur le logo «CHORUS Déplacements Temporaires». Utiliser ses codes messagerie pour rentrer dans CHORUS-DT Ou Via ARENA 1

2 ETAPE N 2 : CREER L ORDRE DE MISSION PERMANENT (OMP) Dans «Menu», Sélectionner «Ordre de Mission», (1) 1 Cocher la case «Créer» (pour le 1 er OM) 2

3 Ou, cliquer sur le bouton créer qui se trouve en bas du dernier OM modifié qui s affiche (si 1 OM a déjà été créé). Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquer sur «Autre» (2). 2 Cocher «Document vierge» «Initialisation à partir d un ordre de mission» permet de créer un OM à partir d un autre OM (copie) La fenêtre suivante s ouvre, l ordre de mission est créé, l onglet «Général» est à renseigner en premier. Renseigner le Type de mission : choisir OM Permanent (3) 3 3

4 La fenêtre ci-dessous s ouvre, répondre oui à la question. Dans la nouvelle fenêtre, compléter les rubriques suivantes : Destination principale (ville correspondant à votre deuxième ou troisième affectation) Objet de la mission : «SERVICE PARTAGE» Dates (1 OMP par année scolaire) : du 01/09/2015 au 31/08/2016. Enveloppe de moyens* Centre de coût : RECMISS034 Activité : s affiche automatiquement avec la saisie et l enregistrement de l enveloppe de moyens. Ne pas modifier Lieu de départ / Lieu de retour (tenir compte des indications données par le bureau des déplacements lors de la validation de votre dossier) N de l OM 4 Une fois la saisie terminée, cliquer sur «Valider/Modifier» (4) Dans la fenêtre qui s ouvre, Sélectionner «Passer au statut : 2 Attente de validation VH1» (5) 4

5 5 Le VH1 est le chef d établissement de votre résidence administrative. Saisir le nom du valideur hiérarchique (VH1) et confirmer le changement de statut (6). 6 * Enveloppe de moyens : 0141RECT-SPART-COL (collège) 0141RECT-SPART-ENS-PROF (enseignement professionnel) 0141RECT-SPART-LY-GEN-TEC (lycée général technologique) 0141RECT-SPART-POST-BAC (enseignement post bac) choix en fonction de votre résidence administrative 0141RECT-SPART-PERS-ADM (personnel administratif) 0141RECT-INTERIM-PERS-DIR (personnel en intérim) 0230RECT-SPART-CPE (CPE) Dès validation de votre OMP, vous pouvez créer un ordre de mission en fin de mois et déclarer vos frais. 5

6 III - CREER UN ORDRE DE MISSION (OM) RELIE A UN OMP ETAPE 1 : CONNEXION A CHORUS-DT Cf partie II étape 1 ETAPE N 2 : CREATION DE L ORDRE DE MISSION (OM) L ordre de mission doit être créé à terme échu. L état de frais sera alors créé automatiquement dès validation de l OM. Dans «Menu», Sélectionner «Ordre de Mission», (1) 1 Par défaut, le dernier ordre de mission consulté, s affiche. Ne pas en tenir compte. Cliquer sur «Créer» (2) 2 6

7 Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquer sur «Autre» Cocher «Document vierge» «Initialisation à partir d un ordre de mission» permet de créer un OM à partir d un autre OM (copie) L ordre de mission est ainsi créé, l onglet «Général» est à renseigner en premier. Renseigner le Type de mission : choisir OM Personnels itinérants (3) La fenêtre ci-dessous s ouvre, répondre oui à la question. 3 7

8 Compléter le champ «OM Permanent de référence», choisir l OMP correspondant à la période des déplacements pour lesquels vous créez l OM. Les informations contenues dans l OMP remontent alors. Modifier les informations qui seraient différentes de celles contenues dans l OM permanent (dates, enveloppe budgétaire, objet résidence départ ) IMPORTANT : - 1 OM par mois à terme échu (le dater du 1 er au 30 du mois) - Préciser la date dans l objet (exemple : services partagés janvier 2016) - L activité apparaît avec l enregistrement de l enveloppe de moyens. NE PAS MODIFIER L ACTIVITE. Dans la rubrique «AUTORISATION DE VEHICULE», cocher la case qui vous concerne pour que l onglet «Indemnités kilométriques» apparaisse. Vous pourrez ainsi saisir vos trajets dans l onglet «Indemnités kilométriques». 8

9 ETAPE N 3 : SAISIE DE VOS FRAIS PREVISIONNELS Frais kilométriques (voiture) Aller sur l onglet Indemnités kilométriques puis cliquer sur «Ajouter un ikm» : Saisir ensuite votre ou vos trajets : Renseigner les champs date, ville de départ/ville d arrivée, nombre de km, nombre de trajets (1 pour l aller, 2 pour le calcul automatique de l aller-retour). IMPORTANT : Ne pas regrouper tous vos trajets de la semaine ou du mois sur une seule ligne, compléter 1 ligne pour chaque date / trajet (nombre de trajets maximum : 2 - soit 1 pour l aller, 1 pour le retour). Exemple : Lien vers distancier. Choisir le trajet le plus court pour renseigner la case km remboursé 9

10 Autres frais (train ) Cliquer sur le bouton «Créer» pour faire apparaître la liste de frais Sélectionner le frais concerné. Compléter ensuite pour ce frais, dans la nouvelle fenêtre, la date, la ville, le montant TTC (pas de TVA), la quantité, le commentaire. Fermer ensuite la fenêtre. 10

11 Une fois la saisie terminée, cliquer sur le bouton «Valider/modifier». La fenêtre suivante s ouvre : Sélectionner «Passer au statut : 2 Attente de validation VH1». Dans la nouvelle fenêtre qui s ouvre (ci-dessous), saisir le nom du valideur hiérarchique (VH1) et confirmer le changement de statut. 11

12 Compléter et confirmer L état de frais sera créé automatiquement dès que votre OM sera validé. 12