GUIDE PRATIQUE DU COMMUNICATEUR

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1 GUIDE PRATIQUE DU COMMUNICATEUR

2 TABLE DES MATIÈRES VOUS DÉSIREZ FAIRE CONNAÎTRE VOTRE ORGANISATION OU UNE ACTIVITÉ? 1 MEMBERSHIP 2 Office du tourisme de la région de Thetford 3 Office de tourisme régionale Chaudière-Appalaches 4 OUTILS DE COMMUNICATION 5 Carte professionnelle 6 Affiche 6 Dépliant 6 Site Internet 7 Objets promotionnels 7 ORGANISATION D UN ÉVÉNEMENT SPÉCIAL 8 ACTIVITÉS DE RELATIONS PUBLIQUES 10 LA CONFÉRENCE DE PRESSE 11 LES ÉTAPES POUR ORGANISER UNE CONFÉRENCE DE PRESSE 11 a) Choisir les intervenants 11 Le maître de cérémonie 11 b) Choisir le moment et le lieu de la conférence 12 c) Les invitations 12 Dresser la liste des invités 12 Rédaction des invitations 12 Délais d envoi des invitations 12 d) Les avis de convocation 12 Mettre à jour et dresser la liste des médias invités 12 Rédaction des avis de convocation 12 Délais d envoi des convocations 13 Le rappel aux médias 13 e) Le communiqué de presse 13 Rédaction du communiqué 13 f) Le déroulement de la conférence de presse 13 Établir et rédiger le déroulement 13 g) Les allocutions 13 Ordre officiel de préséance dans la prise de parole 14 Qui saluer, comment et selon quel ordre? 14 h) Les pochettes de presse 14 Rédiger le contenu des pochettes 14 Monter les pochettes 14 i) Les-à-côtés 14 j) Préparer la salle de la conférence de presse 15 Règles de base pour que la conférence de presse de déroule bien 15 k) Arrivée des invités 15 Accueil 15 Comment placer les invités? 15 Comment placer les intervenants? 15 l) Les interviews après la conférence de presse 16 m) La revue de presse après la conférence de presse 16 LE COMMUNIQUÉ DE PRESSE 16 RÈGLES DE BASE POUR RÉDIGER UN BON COMMUNIQUÉ DE PRESSE 16 LA PUBLICITÉ 18 AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS DE LA PUBLICITÉ 19

3 BIBLIOGRAPHIE 19 ANNEXES 1. Plan de visibilité 2. Aide-mémoire pour les avis de convocation et invitations 3. Aide-mémoire pour une rencontre de presse 4. Exemple d un avis de convocation et d une invitation à une conférence de presse 5. Questionnaire pour la rédaction d un communiqué de presse 6. Exemple d un communiqué de presse 7. Exemple de déroulement d une conférence de presse 8. Exemple d un plan de salle

4 VOUS DÉSIREZ FAIRE CONNAÎTRE VOTRE ORGANISATION OU UNE ACTIVITÉ? Lorsque vous avez une nouvelle à communiquer, divers moyens s offrent à vous. Bien qu il y ait d autres possibilités, voici une brève présentation des moyens les plus fréquemment utilisés. Ces descriptions seront accompagnées d explications et afin de savoir en quelles circonstances il vaut mieux utiliser un moyen plutôt qu un autre. L important, avant de se lancer dans la production d outils de communication, est de déterminer son image corporative (logo, slogan, couleur, etc.). Ensuite utiliser uniquement cette image qui deviendra l image de marque de l organisation. À vous de trouver votre concept permettant de vous démarquer! Page 1

5 M E M B E R S H I P

6 M E M B E R S H I P Afin d assurer votre visibilité dans de nombreux outils promotionnels et d avoir accès à une multitude de services spécifiques à la fois à votre secteur et à ceux de votre région, il est recommandé de devenir membre de l Office de la région de Thetford ainsi que de l Association touristique régionale de Chaudière-Appalaches. La plupart des attraits ont la possibilité de se joindre à d autres organisations ou associations spécifiques à leur créneau afin de bénéficier de leurs outils de communication. Voici quelques exemples de sites Internet offrant une excellente visibilité aux attraits touristiques: Attraits patrimoniaux : Tables champêtres : Chalets en location : OFFICE DE TOURISME DE LA RÉGION DE THETFORD L organisme Tourisme Amiante est un organisme à but non lucratif ayant comme mandat de développer et promouvoir l industrie touristique du Pays des Mines et des Lacs. Plusieurs outils de commercialisation sont mis en œuvre afin de commercialiser la région de Thetford auprès des clientèles. Notre but étant de faire connaître tant les attraits, les activités et les plaisirs de la table que les lieux historiques et sites patrimoniaux. Avantages à devenir membre de l Office de tourisme du Pays des Mines et des Lacs : Visibilité dans le guide touristique : imprimé à exemplaires, dans un format de 5 ½ par 9 comprenant 40 pages imprimées sur papier glacé. Le guide est distribué dans tous les bureaux d accueil et d information touristique de la région de Chaudière-Appalaches, dans les Maisons du tourisme de Montréal, de Québec et de Sherbrooke, dans les différents salons et par le réseau de distribution de Tourisme Amiante. Visibilité sur le site Internet : Pour plus d information, nous vous invitons à communiquer avec : Johanne Tardif Tél. : Téléc. : Courriel : johanne@tourismeregionthetford.com Page 3

7 ATR DE CHAUDIÈRE-APPALACHES L organisme Tourisme Chaudière-Appalaches est une entreprise sans but lucratif dont la mission consiste à favoriser le développement et la promotion de l industrie touristique de son territoire tout en contribuant à la réussite des entreprises qui en sont membres. Avantages à devenir membre de l Office de tourisme régionale de Chaudière-Appalaches : Visibilité dans le guide touristique régional : Publié en français et en anglais, le guide touristique officiel de la région Chaudière-Appalaches est distribué à plus de exemplaires, tant au Québec qu aux États-Unis et même en Europe; Offres marketing et possibilités de placements publicitaires; Programme de publicité coopérative; Distribution de dépliants promotionnels dans le réseau des bureaux d informations touristiques de la Chaudière-Appalaches; Soutien aux communications et relations de presse; Location de présentoir dans les bureaux d informations provinciaux; Participation aux Grands Prix du Tourisme; Service de consultation et de mise en marché; Et beaucoup d autres services en liens avec l industrie touristique. Visibilité sur le site Internet Le portail touristique bilingue de la région de la Chaudière-Appalaches est mis à jour quotidiennement. Il reçoit près de visiteurs annuellement. Chaque membre dispose d une page entière et gratuite où apparaissent les informations pertinentes concernant le produit offert de même qu une banque de photos. Plusieurs autres sites Internet satellites sont gérés par Tourisme Chaudière- Appalaches pour bonifier et compléter certaines offres plus spécialisées de ses membres : Pour plus d information, nous vous invitons à communiquer avec : Philippe Caron Tél. : poste 270 Téléc. : Courriel : pcaron@chaudiereappalaches.com Page 4

8 O U T I L S D E C O M M U N I C A T I O N

9 O U T I L S D E C O M M U N I C A T I O N La production d outils de communication est un incontournable lorsque l on souhaite faire connaître notre organisation. Malgré qu il existe une multitude d outils de communication; il ne faut pas s y perdre et choisir celui ou ceux répondant à nos besoins, soit l information à transmettre, le public cible, les ressources financières et humaines disponibles, etc. Il est à noter que le graphisme des différents outils de communication doit respecter la ligne directrice donnée à votre organisation en terme d image de marque. Il faut aussi se rappeler, par exemple, que le graphisme, l infographie, le papier utilisé, le nombre de couleurs demandées (2,3, 4 couleurs process), etc. sont des éléments qui peuvent faire varier les coûts reliés à la production d outils de communication. L idéal est d établir un budget pour les outils de communication et de le respecter avec les options offertes par les professionnels. N oubliez pas que l appel de commanditaires peut être une avenue intéressante pour défrayer les coûts reliés à la production de vos outils de communication. Il importe dès lors de produire un plan de visibilité dans lequel se trouve la visibilité offerte en fonction de la participation financière du commanditaire. Aussi, si vous avez déjà un ébauche de cet outil de communication, pourquoi ne pas le présenter aux commanditaires sollicités? Ce geste pourrait très bien faciliter votre recherche de partenaires financiers. Référez-vous à l annexe 1 : plan de visibilité. CARTE PROFESSIONNELLE Communément appelée «carte d affaires», la carte professionnelle constitue l outil de communication à réaliser en tout premier lieu. Rassemblant premièrement les coordonnées de l organisation, elle est très utile lorsque vient le temps d échanger rapidement les informations premières de l organisation. À l exception du graphisme que demande la carte professionnelle, on peut penser à investir une centaine de dollars pour l impression de 500 cartes professionnelles. AFFICHE La plupart du temps, l affiche est utilisée pour annoncer un événement ou une activité spéciale prévue pour une courte période. Comme celle-ci est souvent installée sur des murs, des colonnettes, etc., elle est donc lu rapidement. Toujours en y intégrant les coordonnées, l essentiel de l information s y retrouve. Attention de ne pas donner trop de détails. L affiche a pour but de diffuser les informations importantes suscitant la curiosité du lecteur. Un mariage de textes et d images est nécessaire et permet ainsi de décoder l information rapidement. Elle doit être convaincante! De grandeur standard (10 X 17), l affiche nécessite des frais d impression pouvant atteindre, en moyenne, 1,50 $/affiche. À ces coûts, il est également judicieux de prévoir les frais relatifs au graphisme et au montage. DÉPLIANT Le dépliant est l outil de communication le plus souvent utilisé dans le secteur touristique en raison de son format permettant de détailler l information et de le rendre facile à emporter. Le dépliant explique la mission de l organisation, annonce une programmation, localise l attrait sur une carte routière, indique les coûts, etc. Comme celui-ci incarne l outil de communication touristique dont s approprie un touriste, il est avantageux d y mettre davantage d information. Page 6

10 Outre les textes qui doivent être clairs, précis, concis, il est fortement recommander d y ajouter des images. Un graphiste saura ainsi répondre à vos besoins en matière de graphisme et d infographie. L utilisation du terme «volet» est employé pour signifier un des panneaux d'un dépliant. Ce terme désigne l'équivalent d'un feuillet recto. Ainsi, il est possible de produire des dépliants à 3, 4, 6 et 8 volets. À noter : le terme «brochure» est employé pour un document broché alors que le terme «dépliant» réfère à un document qui se déplie. En ce qui a trait aux coûts reliés à l impression d un dépliant 4 volets, on peut s attendre, par exemple, à devoir défrayer environ 0,12 /dépliant. Bien évidemment, la quantité demandée fait varier les frais totaux. Notez qu il faut prévoir un budget pour la distribution des dépliants dans des endroits tels que les offices de tourisme, les sites touristiques, les lieux d hébergement et de restauration, les dépanneurs, etc. N oubliez pas que les touristes viennent de partout, alors ne vous restreignez pas à la région immédiate pour distribuer votre dépliant! SITE INTERNET L ère de la technologie oblige de plus en plus les organisations à se doter d un site Internet. Dans le domaine touristique, la mise en ligne d un site Internet devient essentielle compte tenu que les touristes semblent de plus en plus se tourner vers cette vitrine d information virtuelle pour planifier leurs vacances. De plus, il faut se rappeler qu Internet permet au monde entier d accéder à votre organisation. D où l importance d être sur Internet pour vous démarquer de la concurrence! Les informations intégrées au site Internet sont sensiblement les mêmes que celles incluses dans le dépliant. Cependant, le site Internet permet une interaction possible avec l internaute : courriel, foire aux questions, commentaires, réservations, etc. D ailleurs, en ayant des commentaires, ceux-ci pourront convaincre d autres touristes de se rendre chez vous ou encore, vous permettre d améliorer votre attrait. Un recours à des professionnels dans le domaine (Internet - concepteur Web) est recommandé pour produire cet outil de communication. La production d un site Internet nécessite une recherche d information et d images, une rédaction de textes, une conception visuelle, une programmation, etc. Il faut prévoir quelques semaines à la production complète d un site Internet. OBJETS PROMOTIONNELS Lors d organisation d événements, des objets promotionnels sont produits régulièrement. Le but visé : remercier tout en s offrant une bonne visibilité. Il est important de présenter un objet promotionnel à la fois pratique, signifiant, joli et original. Les traditionnels stylos, calepin, casquettes ont laissé de plus en plus leur place à des produits novateurs. À vous de le découvrir en communiquant avec les entreprises spécialisées dans la production et la vente d objets promotionnels. Page 7

11 O R G A N I S A T I O N D U N É V É N E M E N T S P É C I A L

12 O R G A N I S A T I O N D U N É V É N E M E N T S P É C I A L Organiser une activité spéciale afin de faire connaître son organisation est souvent profitable. Cette activité peut prendre plusieurs formes telles : Soirée inauguration Une journée portes ouvertes Un 5 à 7 Visite gratuite du site Lancer un concours ou une animation spéciale pour l ouverture du site s avère une autre façon de faire connaître son attrait. Mettre en place un jeu concours pour l ouverture d un attrait est une initiative qui fonctionne toujours bien et qui attire les gens. Bien entendu, il est important de mettre à l avant-plan son établissement avec une décoration spécifique. Il ne faut pas non plus hésiter à mettre en scène ses clients, soit en leur proposant des déguisements, soit en accordant des réductions aux personnes déguisées. Cet événement ponctuel aura pour objectif de : Promouvoir le dynamisme de l entreprise Renforcer ou instaurer l image de marque de l entreprise ; Se faire connaître au niveau local ; Démontrer ses avantages concurrentiels ; Promouvoir vos nouveaux produits. N.B. N oubliez pas d inviter les médias, les élus, les entreprises voisines, vos partenaires, vos clients et fournisseurs à chacune de vos activités. Référez-vous à l annexe 2 : Aide-mémoire pour invitations. Page 9

13 A C T I V I T É S D E R E L A T I O N S P U B L I Q U E S

14 A C T I V I T É S D E R E L A T I O N S P U B L I Q U E S Plusieurs activités de relations publiques peuvent être réalisées pour faire connaître son organisation ou encore une nouvelle. Les principales sont la conférence de presse et le communiqué de presse. LA CONFÉRENCE DE PRESSE Bien qu elle soit fréquemment utilisée en relations publiques, il ne faut pas abuser de la conférence de presse, car elle n est pas appropriée dans toutes les situations. Conférence de presse et/ou point de presse? La conférence de presse consiste à convoquer les médias à assister aux allocutions qui seront lues par des personnes-ressources d un événement donné. Le point de presse, quant à lui, se déroule de façon plus informelle. Il est réservé exclusivement aux médias. Une courte allocution est présentée, en version plus abrégée que la conférence. Les étapes pour organiser une conférence de presse (Référez-vous à l annexe 3 : Aide-mémoire pour rencontre de presse) a) Choisir les intervenants; b) Choisir le moment et le lieu de la conférence de presse; c) Dresser la liste des invités; d) Envoyer les invitations aux invités; e) Dresser la liste des médias; f) Envoyer les avis de convocation aux médias; g) Établir le déroulement de la conférence de presse; h) Rédiger les allocutions; i) Préparer les pochettes de presse; j) Penser aux à-côtés; k) Préparer la salle de la conférence; l) Prévoir l arrivée des invités; m) Prévoir des interviews après la conférence; n) Envoyer la pochette de presse aux invités et aux médias absents; o) Penser de faire la revue de presse au lendemain de l événement. a) Choisir les intervenants En tout premier lieu, il faut déterminer qui prendra la parole lors de la conférence. Par la suite, il faut entrer en contact avec ces personnes afin de définir leurs disponibilités et de planifier la date de la conférence de presse, en plus d établir un peu les grandes lignes de leur discours. Le maître de cérémonie Aussi appelé présentateur, le maître de cérémonie (m.c.) met en valeur les intervenants qu il présente. De façon générale, le m.c. est chargé de faire l ouverture de la conférence et d introduire chacune des personnes qui parlent. Par la suite, il animera la période de questions et conclura la conférence. Il va sans dire que le m.c. doit détenir un déroulement exact de la conférence. Page 11

15 b) Choisir le moment et le lieu de la conférence Une fois que les disponibilités des intervenants sont établies, il est temps de déterminer avec eux la date, l heure et le lieu idéaux pour tenir la conférence. Concernant le lieu, assurez-vous qu il y a suffisamment d espace dans la salle choisie pour recevoir et installer tous vos invités. c) Les invitations Référez-vous à l annexe 4: Exemple avis de convocation & invitation à une conférence de presse Une fois le moment et le lieu de la conférence déterminés, il est temps d envoyer les invitations aux intervenants et aux personnalités qui doivent être présents. Dignitaires, partenaires et autres personnes que vous jugez pertinentes recevront donc une invitation. Dresser la liste des invités La conférence de presse, contrairement au lancement ou à l ouverture officielle, ne s adresse pas au grand public. N invitez que les personnes qui ont contribué à la nouvelle ou qui prendront la parole lors de la conférence. Rédaction des invitations Les invitations doivent préciser la date, l heure et l endroit de l événement, en plus d annoncer le sujet de la rencontre. Le nom et les coordonnés de l organisme et de la personne responsable doivent également s y retrouver. Vous pouvez choisir d envoyer l invitation sous forme de lettre ou alors, il vous est possible d opter pour un papier ou un carton conçu pour l occasion. Délais d envoi des invitations Normalement, les invitations devraient être envoyées deux semaines avant le jour de la conférence soit par télécopieur, par Internet ou par voie postale. d) Les avis de convocation Référez-vous à l annexe 4: Exemple avis de convocation & invitation à une conférence de presse Tout d abord, il importe de clarifier la différence entre l avis de convocation et l invitation. La convocation s adresse exclusivement aux médias. Ainsi, si vous envoyez un avis de convocation à la presse, les gens du public ne seront pas invités par les médias à assister à votre conférence. Par contre, si vous envoyez une invitation aux médias sans préciser davantage, il est possible que cette invitation se retrouve dans les journaux et que la population en général soit conviée à votre événement. Mettre à jour et dresser la liste des médias invités Il est important d avoir une liste à jour des médias à convoquer. Assurez-vous donc que tous les médias concernés sont convoqués et joints. Cependant, il importe de comprendre qu il n est pas pertinent de convoquer tous les médias pour une nouvelle locale. Assurez-vous donc de ne convoquer que les médias concernés. Rédaction des avis de convocation L avis de convocation se veut très bref. Il ne doit inclure que l endroit, la date et l heure de la conférence, en plus de dévoiler brièvement le sujet. En effet, la majorité de l information doit être dévoilée lors de la conférence de presse, sinon cette dernière est sans intérêt. L avis doit être envoyé environ une semaine avant la conférence. Page 12

16 Délais d envoi des convocations Les convocations doivent être envoyées environ une semaine avant la date de la conférence. Il est à noter cependant que bien des médias ne confirment pas leur présence même s ils comptent assister à la conférence. Le rappel aux médias La veille ou l avant-veille de la conférence, envoyez un rappel aux médias en spécifiant qu il s agit d un rappel. Ainsi, vous risquez moins que certains médias oublient votre événement. e) Le communiqué de presse (Référez-vous aux annexes 5 et 6 : Questionnaire rédaction d un communiqué de presse et exemple d un communiqué de presse) Afin d annoncer la conférence de presse, un communiqué est donné aux médias qui pourront, s ils le veulent, publier son contenu. Rédaction du communiqué Pour les indications concernant les principes à respecter lors de la rédaction d un communiqué de presse, rendez-vous à la section plus loin du présent document. Toutes les informations pertinentes s y retrouvent. f) Le déroulement de la conférence de presse (Référez-vous à l annexe 7 : Exemple déroulement d une conférence de presse) Afin que tous les intervenants sachent de combien de temps ils disposent et à quel moment ils parlent, il est primordial d établir le scénario détaillé de la conférence de presse. Établir et rédiger le déroulement Le déroulement doit inclure l heure de chaque intervention et leur durée à la minute près. Tout doit être indiqué dans le déroulement, tant les allocutions que les interventions de l animateur et la période de question. Il est évident qu en cours de conférence un décalage peut survenir, mais normalement, la conférence devrait se rapprocher grandement du scénario prévu. g) Les allocutions Il n existe pas vraiment de recette miracle pour rédiger une bonne allocution. Cependant, certains éléments sont à considérer. Tout d abord, il faut savoir qu il est difficile de développer plus de trois idées majeures dans un discours. Par la suite, les principales questions à se poser sont : Qui est mon auditoire? Quel est son intérêt? Quel est le message principal que je veux qu il retienne? Cela étant dit, 6 étapes peuvent vous aider à rédiger une bonne allocution : 1. Saluer l hôte et les invités principaux; 2. Remercier l assemblée de s être formée pour l occasion, être reconnaissant d avoir le privilège de prendre la parole; 3. L entrée en matière (rappeler circonstances, motifs, attentes, historique d une démarche, d une réalisation) ; 4. Si pertinent, saluer la contribution de certaines personnes (même si elles sont absentes); 5. Cœur du thème : témoigner de son engagement personnel, mobiliser les énergies de tous (ici, bien choisir les mots et leur agencement); 6. En conclusion, on termine sur une note de continuité, sur une perspective d avenir. Page 13

17 Ordre officiel de préséance dans la prise de parole Il existe un principe qui veut que la personnalité réputée la moins importante au point de vue hiérarchique parle en premier, et que la plus importante termine. Il s agit donc d un ordre croissant d importance. Sinon, on peut décider que l hôte parle en premier et que les autres personnes lui répondent. Qui saluer, comment et selon quel ordre? Tout d abord, lorsqu il faut saluer les gens lors d un discours, il est beaucoup plus simple de ne mentionner que le titre des personnes. Il est préférable de dire «Monsieur le Ministre de l Éducation», ce qui diminuera considérablement le risque d erreur. Par ailleurs, il est possible de faire des regroupements et donc, d employer «Mesdames et Messieurs des chambre de commerce» plutôt que de tous les nommer. Enfin, en ce qui concerne la préséance, l ordre de salutation sera inverse à celui de prise de parole. En effet, les gens du plus important au moins important (ordre décroissant) seront salués. Ex : Monsieur le Ministre Monsieur le Maire Madame la Présidente (de l association) Mesdames et Messieurs h) Les pochettes de presse Le jour de la conférence, les journalistes doivent recevoir une pochette de presse contenant des documents qui leurs serviront d aide-mémoire et de soutient dans la rédaction de leur article. Il importe de bien préparer cette étape afin que toutes les informations fournies soient correctes et appropriées. Rédiger le contenu des pochettes Bien avant de monter les pochettes, il faut que tout le matériel qui y sera inséré soit prêt. Il faut donc avoir en main tous les documents mentionnés au point suivant. Monter les pochettes La pochette de presse ne doit contenir que l essentiel : le communiqué de presse, le dépliant (s il existe déjà), le logo, la liste des partenaires, et les noms des membres du conseil d administration. La carte professionnelle de l entreprise peut s y retrouver également. Normalement, la pochette n inclut pas le scénario de la conférence de presse. Ainsi, s il y a un décalage lors des allocutions, le retard sera moins apparent. Cependant, les personnes qui prendront la parole doivent avoir une copie du déroulement afin de savoir dans quel ordre et vers quelle heure elles parlent (voir un exemple de déroulement en annexe). i) Les à-côtés Voici d autres détails à ne pas oublier, s il-y-a lieu : 1. Buffet et breuvages 2. Cadeaux de présence 3. Ordinateur portable 4. Canon pour projection 5. Matériel pour le geste symbolique (ex : ruban et ciseaux, affiches) 6. Arrière-scène (présentant le logo de l organisation et des partenaires) 7. Photographe 8. Lutrin(s) Page 14

18 9. Micros 10. Eau pour les intervenants 11. Feuilles et crayons pour les intervenants 12. Tables et chaises 13. Nappes j) Préparer la salle de la conférence de presse (Référez-vous à l annexe 8 : Exemple de plan de salle) Règles de base pour que la conférence de presse se déroule bien : 1. Prévoyez toujours un nombre de sièges suffisant afin que tout le monde puisse s asseoir et qu il ne reste pas trop de chaises vacantes. 2. Réservez des sièges dans la première rangée, à droite, pour vos partenaires que vous présenterez lors de la conférence. 3. Les journalistes devraient être dans la section de gauche; il faut donc leur réserver des places. 4. Selon le nombre de journalistes, vous pouvez installer une table à leur intention, en vous assurant qu ils ne seront pas trop à l étroit. 5. Prévoyez un espace qui servira de vestiaire pour que les invités puissent déposer leur manteau et ne pas en être encombrés lors de la conférence. 6. Prévoyez un micro pour chaque personne assise à la table principale. 7. Prévoyez des verres d eau pour chaque personne qui prendra la parole lors de la conférence. 8. Limitez le nombre d intervenants. Cinq est habituellement le nombre maximal de discours acceptables. Informez les gens du temps maximal dont ils disposent pour leur discours (3 ou 4 minutes est une bonne moyenne). 9. Lors de la conférence, il est important d être ponctuel. Accordez-vous un délai de 5 minutes en cas de problème, mais ensuite débutez même s il manque un intervenant ou des invités. k) Arrivée des invités Accueil À l entrée de la salle, une personne doit être chargée de prendre les présences des invités. De plus, quelqu un doit se charger de remettre les pochettes de presse aux journalistes et aux invités dès leur arrivée, en plus de diriger ces derniers vers leur place désignée. Enfin, une personne doit accueillir les intervenants et les dignitaires afin de leur indiquer où s asseoir. Il est intéressant également de réunir les intervenants ensemble avant la conférence, question de régler les derniers petits détails. Comment placer les invités? Tel que montré sur l exemple de plan de salle pour une conférence, les journalistes sont généralement installés à la gauche de la salle et les dignitaires à la droite. Les intervenants sont assis à l avant de la salle, derrière une table. Comment placer les intervenants? De façon générale, les dignitaires qui prendront la parole seront placés au centre de la table. Les autres intervenants seront assis de chaque côté. Le maître de cérémonie ne prendra pas place à cette table; il sera plutôt debout à côté de la tribune, en retrait, prêt à revenir sur scène entre chacune des interventions. Page 15

19 l) Les interviews après la conférence de presse Après la conférence de presse, certains journalistes voudront s entretenir avec les intervenants. Il est important qu une personne agisse en tant que responsable des communications et fasse le pont entre les médias et les intervenants afin de coordonner les entrevues. m) La revue de presse après la conférence Au lendemain de la conférence, une personne devra être chargée de feuilleter tous les journaux et de surveiller tous les médias présents afin de vérifier si les journalistes parlent de la nouvelle. Une personne doit donc récupérer tout ce qui se dit sur vous dans les heures et les jours suivant la conférence. De plus, cette opération vous permet de garder toutes vos actions de relations publiques aux archives. LE COMMUNIQUÉ DE PRESSE (Référez-vous aux annexes 5 et 6 : Questionnaire rédaction d un communiqué de presse et exemple d un communiqué de presse) Le communiqué de presse est un outil très important en communication. Il permet d annoncer une nouvelle de façon claire aux médias, qui décident par la suite de s en servir ou non. Le communiqué peut être utilisé seul, mais il peut également constituer l une des étapes dans l organisation d une conférence. En effet, si le moyen de communication choisi est la conférence de presse, un communiqué sera tout de même envoyé afin d annoncer l événement. Règles de base pour rédiger un bon communiqué de presse : 1. À droite, en haut de la page est inscrit COMMUNIQUÉ en lettres majuscules et sur la ligne endessous, Pour diffusion immédiate. Cependant, si la diffusion du contenu du communiqué est retardée, dans ce cas, Embargo sera inscrit ainsi que la date où il prendra fin. 2. À gauche, en haut de la page, apparaît le logo de l organisme émetteur du communiqué. 3. Le communiqué devrait être rédigé sur des feuilles à en-tête. Il commence avec un titre (généralement en majuscules), la date et l endroit de la rédaction. 4. Il est parfois intéressant d ajouter un surtitre et/ou un sous-titre au communiqué. 5. Le premier paragraphe (lead) devrait contenir tous les renseignements principaux concernant la nouvelle. Il doit répondre à ces cinq questions : Où? Quand? Qui? Quoi? et Pourquoi? On peut aussi ajouter Comment? Et Avec qui? si cela est approprié. 6. Le deuxième paragraphe explique plus en détails le contenu du premier, et ainsi de suite. 7. Le communiqué doit être rédigé selon le modèle de la pyramide inversée, c est-à-dire que l information essentielle se retrouve au tout début du texte, alors que l information secondaire se retrouve plus loin. Ainsi, l information est placée en ordre décroissant. 8. Le communiqué devrait tenir dans une quarantaine de lignes environ (une page ou deux maximum). 9. Il est préférable de rédiger le communiqué à interligne 1 /1/ À la fin du communiqué, l indicatif marque traditionnellement la fin du texte à diffuser et il se situe au centre de la ligne. Page 16

20 11. La source se place contre la marge de gauche, en bas de page sous l indicatif Elle représente la personne à contacter pour avoir davantage d information sur le sujet traité. Le nom, le numéro de téléphone ainsi que l adresse électronique de la source sont suffisants. Notez qu il arrive parfois que la personne ayant rédigé le communiqué ne soit pas celle à qui les gens doivent demander de l information. Dans un tel cas, il faudra indiquer la source (rédaction) et ensuite indiquer à qui s adresser pour avoir des renseignements relatifs à la nouvelle. 12. Il est intéressant de joindre une photo pertinente au communiqué. De plus, facilitez la tâche du journaliste en composant le bas de vignette allant avec la photo. (De gauche à droite, vous retrouvez.) Ainsi, vous vous assurerez que les personnes nommées sont les bonnes et qu il n y a pas de confusion. 13. Le communiqué doit être en parfait accord avec le texte du/des conférencier(s). 14. Il faut s assurer de rédiger dans un français correct, sans fautes de français. 15. Le communiqué ne doit jamais être lu intégralement lors de la conférence de presse. 16. Le communiqué doit être envoyé par télécopieur ou par courriel. Si vous souhaitez joindre une photographie à votre communiqué, le courriel est alors à privilégier, d autant plus qu il facilite la tâche des journalistes. Page 17

21 L A P U B L I C I T É

22 L A P U B L I C I T É La publicité consiste à acheter de l espace dans un média donné afin de faire passer un message précis. La publicité permet de contrôler parfaitement ce qui sera dit et de quelle manière. L inconvénient majeur concernant la publicité est qu il est parfois très dispendieux de se procurer de l espace dans un journal ou à la radio. Quand est-il approprié d utiliser la publicité? En bref, toute nouvelle à visées commerciales sera mieux reçue si elle passe par la publicité. Par exemple, il est plus adéquat d acheter de la publicité pour annoncer une liquidation, une vente, un solde, un concours ou pour convaincre qu un produit s avère meilleur qu un autre. AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS DE LA PUBLICITÉ Avantages 1. Un contrôle total du message diffusé dans les médias; 2. La possibilité de diriger le message vers un public précis; 3. Des effets à court et moyen terme; 4. Possibilité de rejoindre un large public. Inconvénients 1. Nécessité de répéter souvent la publicité afin d avoir un impact notable; 2. Coûts de placement très élevés; 3. La publicité est parfois mal perçue par le public (désagréable ou agressante); 4. Parfois, nécessité de faire affaires avec un concepteur graphique (coûts supplémentaires). Les coûts reliés à la publicité varient en fonction de plusieurs critères. À la radio, les coûts de publicité sont en lien avec la durée et la période de diffusion de la publicité, la station de radio choisie, etc. Par exemple, pour une station locale, un message publicitaire de 15 secondes demandera un investissement allant de 15 à 25 $. Pour un message de 30 secondes, ces coûts seront de 25 à 35 $ environ. Informez-vous par contre des forfaits disponibles. Pour ce qui est de la publicité dans les journaux, les coûts varient en fonction du journal, du nombre de lignes et de couleurs choisies, etc. Par exemple, pour un journal local, une page publicitaire (1 800 lignes X 0,52 ) vous coûtera entre 900 $ et $, tout dépendant du nombre de couleurs choisies. Avant de se lancer dans la recherche de médias pour diffuser une publicité, il importe de sélectionner le média rejoignant le public cible de votre attrait. À cet effet, sachez qu il existe des médias spécialisés dans votre domaine d activité s avérant très fructueux étant donné qu ils rejoignent spécifiquement votre public. Il est donc possible de retrouver sur les tablettes des revues spécialisées dans le plein air, le quad, le vélo, l agrotourisme, la culture, les sciences, etc. Dans la région de Thetford, les principaux médias sont : Passion Rock 105.5, O 97.3, Courrier Frontenac, MAG 2000, Le Cantonnier, L Arrivage, TVCOGÉCO, Télévision communautaire de la région de L Amiante, etc. Il faut aussi considérer les autres médias à proximité et les différents journaux des municipalités. BIBLIOGRAPHIE DUSSAULT, Louis. (2003) Le protocole, instrument de communication (2 e édition). Montréal : Éditions Protos, 738 pages. MAISONNEUVE, Danielle, Jean-François LAMARCHE et Yves ST-AMAND. (2004) Les relations publiques dans une société en mouvance (3e édition). Sainte-Foy : Les Presses de l Université du Québec, 405 pages Page 19

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24 P L A N D E V I S I B I L I T É EXEMPLE PUBLICITÉ ET OUTILS PROMOTIONNELS VISIBILITÉ PARTENAIRE OR (500$) PARTENAIRE ARGENT (300$) Dépliants (5000) PARTENAIRE BRONZE (100$) Affiches activités spéciales (100) Publicité Courrier Frontenac (1/2 page) Radio 0 97,3 & Passion Rock 105,5 Participation à la conférence de presse Pochettes de presse (liste des commanditaires) Logo sur le site Internet Mention seulement

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26 AIDE-MÉMOIRE POUR LES INVITATIONS À UNE ACTIVITÉ DE RELATIONS PUBLIQUES SECTEUR DE L ÉDUCATION Directeur général de la Commission scolaire des Appalaches Président de la Commission scolaire des Appalaches 650, rue Lapierre Thetford Mines (Québec) G6G 7P1 Tél Téléc Courriel dgcsa@csappalaches.qc.ca Directeur général du Cégep de Thetford Président du Cégep de Thetford 671, boul. Frontenac Ouest Thetford Mines (Québec) G6G 1N1 Tél Téléc Courriel dg@cegepth.qc.ca Directeur du Centre de formation professionnelle Le Tremplin 578, rue Monfette Thetford Mines (Québec) G6G 7G9 Tél Téléc Courriel tremplincsa@csappalaches.qc.ca Directeur du Centre de formation professionnelle de Black Lake 302, rue Saint-Désiré Black Lake (Québec) G6H 1L7 Tél Téléc Courriel epbl@csappalaches.qc.ca Directeur général de la Commission scolaire Central Québec Président de la Commission scolaire Central Québec 2046, chemin Saint-Louis Québec (Québec) G1T 1P4 Tél Téléc Courriel cqsb@cqsb.qc.ca Directeur du centre d éducation des adultes L Escale 1265, rue Notre-Dame Est Thetford Mines (Québec) G6G 2V3 Tél Téléc Courriel escalecsa@csappalaches.qc.ca

27 Agent de liaison du Centre universitaire des Appalaches 671, boul. Frontenac Ouest - Bureau P-107 Thetford Mines (Québec) G6G 1N1 Tél Téléc Courriel cua@cua.ulaval.ca SECTEUR DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX Directeur général du Centre de santé et de services sociaux de la région de Thetford Président Centre de santé et de services sociaux de la région de Thetford 1717, rue Notre-Dame Est Thetford Mines (Québec) G6G 2V4 Tél Téléc Courriel csssrt@ssss.gouv.qc.ca Directeur des services à la communauté (CLSC) 17, rue Notre-Dame Ouest Thetford Mines (Québec) G6G 1J1 Tél Téléc Courriel csssrt@ssss.gouv.qc.ca Directeur du programme PPALV (CHSLD) 56, 9 e rue Sud Thetford Mines (Québec) G6G 5H6 Tél Téléc Courriel csssrt@ssss.gouv.qc.ca SECTEUR DE L ÉCONOMIE Directeur général de la Société de développement économique de la région de Thetford (CLD) Président de la Société de développement économique de la région de Thetford (CLD) 222, boul. Frontenac Ouest - Bureau 280 Thetford Mines (Québec) G6G 6N7 Tél Téléc Courriel info@regionthetford.com

28 Directeur général de la Société d aide au développement de la collectivité de L Amiante (SADC) Président de la Société d aide au développement de la collectivité de L Amiante (SADC) 1035, rue Notre-Dame Est Thetford Mines (Québec) G6G 2T4 Tél Téléc Courriel sadc@sadcamiante.com Directeur général de la Chambre de commerce et d industrie de L Amiante Président de la Chambre de Commerce et de l industrie de L Amiante 81, rue Notre-Dame Ouest Thetford Mines (Québec) G6G 1J4 Tél Téléc Courriel dg.ccitm@bellnet.ca Directeur général de la Chambre de Commerce de Disraeli Président de la Chambre de Commerce de Disraeli Case postale 5008 Disraeli (Québec) G0N 1E0 Tél Téléc Courriel chambcommdisraeli@hotmail.com Directeur général de la Chambre de Commerce East Broughton Président de la Chambre de Commerce East Broughton Case postale 916 East Broughton (Québec) G0N 1G0 Tél Téléc Courriel cceastbroughton@globetrotter.net Directeur exécutif du Comité de diversification économique de la région de Thetford Président du Comité de diversification économique de la région de Thetford 375, rue Labbé C.P. 819 Thetford Mines (Québec) G6G 5V3 Tél Téléc Responsable du Groupe stratégique sur l industrie touristique Responsable du Groupe stratégique en oléochimie industrielle Responsable du Groupe stratégique en plasturgie et composites Responsable du Groupe stratégique sur les minéraux industriels Responsable du Groupe stratégique des industriels Responsable du Groupe stratégique en communication Responsable du Groupe stratégique en ressources humaines Responsable du Comité stratégique

29 Président du Comité des gens d affaires 4680, boul. Frontenac Est Thetford Mines (Québec) G6H 4G5 Tél Téléc Président du Fonds d intervention économique régional (FIER) Pour les coordonnées, communiquer avec la SDE région de Thetford. Président du Fonds local d investissement (FLI) Pour les coordonnées, communiquer avec la SDE région de Thetford. Président du Fonds de développement industriel régional (FDI) Pour les coordonnées, communiquer avec la SDE région de Thetford. Président de la Société locale d investissement dans le développement de l emploi (SOLIDE) 222, boul. Frontenac Ouest Bureau 280 Thetford Mines (Québec) G6G 6N7 Tél Téléc Courriel info@regionthetford.com SECTEUR MUNICIPAL Directeur général de la MRC de L Amiante Préfet de la MRC de L Amiante 3830, boul. Frontenac Ouest Thetford Mines (Québec) G6H 2L8 Tél Téléc Courriel mrcdelamiante@mrcdelamiante.ca Maire de Thetford Mines 144, rue Notre-Dame Ouest Case postale 489 Thetford Mines (Québec) G6G 5T3 Tél Téléc Courriel maire@ville.thetfordmines.qc.ca Maire de Beaulac-Garthby 22-B, rue St-Jacques Beaulac-Garthby (Québec) G0Y 1B0 Tél Téléc Courriel municipalitedebeaulac@bellnet.ca

30 Maire de la ville de Disraeli 550, avenue Jacques-Cartier Disraeli (Québec) G0N 1E0 Tél Téléc Courriel Maire de Disraeli paroisse 8306, route 112 Disraeli (Québec) G0N 1E0 Tél Téléc Courriel Maire de Saint-Jacques-le-Majeur 877, route 263 St-Jacques-le-Majeur (Québec) G0N 1E0 Tél Téléc Courriel Maire de Saint-Fortunat 156, rue Principale St-Fortunat (Québec) G0P 1G0 Tél Téléc Courriel Maire de Saint-Julien 787, chemin St-Julien St-Julien (Québec) G0N 1B0 Tél Téléc Courriel Maire d Irlande 157, chemin Gosford Irlande (Québec) G6H 2N7 Tél Téléc Courriel mundirlande@bellnet.ca Maire de Saint-Joseph-de-Coleraine 88, avenue Saint-Patrick St-Joseph-de-Coleraine (Québec) G0N 1B0 Tél Téléc Courriel coleraine@bellnet.ca

31 Maire de Sainte-Praxède 4795, route 263 Sainte-Praxède (Québec) G0N 1E0 Tél Téléc Courriel Maire d Adstock 35, rue Principale Ouest Adstock (Québec) G0N 1S0 Tél Téléc Courriel info@municipaliteadstock.qc.ca Maire de Sainte-Clotilde-de-Beauce 307-B, rue du Couvent Ste-Clotilde-de-Beauce (Québec) G0N 1C0 Tél Téléc Courriel steclotilde@hotmail.com Maire de Saint-Adrien-d Irlande 152, rue Municipale St-Adrien-d'Irlande (Québec) G0N 1M0 Tél Téléc Courriel muadrien@globetrotter.net Maire de Saint-Jean-de-Brébeuf 844, rue de l Église St-Jean-de-Brébeuf (Québec) G6G 0A1 Tél Téléc Courriel stjeandebrebeuf@bellnet.ca Maire de Kinnear s Mills 120, rue des Églises Kinnear s Mills (Québec) G0N 1K0 Tél Téléc Courriel munikin@globetrotter.net Maire de East Broughton 600, 10e Avenue Sud East Broughton (Québec) G0N 1H0 Tél Téléc Courriel municipaliteeastbroutghton@bellnet.ca

32 Maire de Sacré-Cœur-de-Jésus 4118, route 112 Sacré-Cœur-de-Jésus (Québec) G0N 1G0 Tél Téléc Courriel Maire de Saint-Pierre-de-Broughton 29, rue de la Fabrique Case postale 68 St-Pierre-de-Broughton (Québec) G0N 1T0 Tél Téléc Courriel Maire de Saint-Jacques-de-Leeds 355 rue Principale St-Jacques-de-Leeds (Québec) G0N 1J0 Tél Téléc Courriel SECTEUR DE LA POLITIQUE Député fédéral du comté de Mégantic-l Érable 1313, boul. Frontenac Ouest Thetford Mines (Québec) G6G 6K8 Tél Téléc Courriel Député provincial de Frontenac 309, boul. Frontenac Ouest Bureau 200 Thetford Mines (Québec) G6G 6K2 Tél Téléc Courriel SECTEUR TOURISTIQUE Directeur général de Tourisme Amiante Président de Tourisme Amiante 2600, boul. Frontenac Ouest Thetford Mines (Québec) G6H 2C6 Tél Sans frais : Télec Courriel : info@tourismeregionthetford.com

33 Président de Héritage Centre-ville Case postale 471 Thetford Mines (Québec) G6G 5T3 Tél Courriel SECTEUR DE L EMPLOYABILITÉ Directeur général du Centre local d emploi de Thetford Mines 693, rue St-Alphonse Nord Thetford Mines (Québec) G6G 3X3 Tél Téléc Courriel chantal.sylvain@mess.gouv.qc.ca Directeur général du Centre Service Canada de Thetford Mines 222, boul. Frontenac Ouest - Bureau 200 Thetford Mines (Québec) G6G 6N7 Tél Téléc Courriel claire.harvey@servicecanada.gc.ca Président de Place aux jeunes Amiante Agent de migration de Place aux jeunes Amiante 81, rue Notre-Dame Ouest - C.P. 932 Thetford Mines (Québec) G66 7N1 Tél Téléc Courriel pajamiante@bellnet.ca Directeur général du Carrefour jeunesse-emploi de Frontenac Président du Carrefour jeunesse-emploi de Frontenac 537, boul. Ouellet Thetford Mines (Québec) G6G 4X4 Tél Téléc Courriel dg@cjefrontenac.com Directeur général du Club de recherche d emploi de Thetford Mines Président du Club de recherche d emploi de Thetford Mines 21, rue Notre-Dame Est Thetford Mines (Québec) G6G 2J6 Tél Téléc Courriel admin@crethetford.qc.ca

34 Directeur général de Translab Président de Translab 671, boul. Frontenac Ouest Thetford Mines (Québec) G6G 1N1 Tél Téléc Courriel SECTEUR COMMUNAUTAIRE Directeur général de la Corporation de Développement Communautaire de L Amiante Président de la Corporation de Développement Communautaire de L Amiante 37, rue Notre-Dame Ouest Thetford Mines (Québec) G6G 1J1 Tél Téléc Courriel cdcamiante@bellnet.net SECTEUR MÉDIATIQUE N.B. IL FAUT SÉLECTIONNER ET CIBLER LES MÉDIAS PERTINENTS EN FONTION DE LA NOUVELLE ET DE SON IMPORTANCE. MÉDIAS LOCAUX IMPRIMÉS Courrier Frontenac 541, boul. Frontenac Est - C.P. 789 Thetford Mines (Québec) G6G 5V3 Tél Téléc Courriel info@courrierfrontenac.com Le Cantonnier 888, rue Saint-Antoine Disraeli (Québec) G0N 1E0 Tél Téléc Courriel lecantonnier@lino.com Le Soleil Correspondant à déterminer

35 La Tribune (Correspondant Thetford Mines) 485, rue Boily Est Thetford Mines (Québec) G6G 1B9 Tél Téléc Courriel MÉDIAS LOCAUX RADIOPHONIQUES Passion-Rock 105,5 327, rue Labbé - C.P. 69 Thetford Mines (Québec) G6G 5S3 Tél Téléc Courriel info@passionrock.com O97,3 (CFJO-FM) 327, rue Labbé - C.P. 69 Thetford Mines (Québec) G6G 5S3 Tél Téléc Courriel info@o973.com MÉDIAS LOCAUX TÉLÉVISUELS Cogeco câble (canal 9) 39, 10e Rue Sud Thetford Mines (Québec) G6G 7X6 Tél Téléc Courriel tvcogeco.thetford@cgocable.ca TVC Région de L'Amiante (canal 9) 37, rue Notre-Dame Ouest - Local 101 Thetford Mines (Québec) G6G 1J1 Tél Téléc Courriel tvcra@cgocable.ca MÉDIAS LOCAUX ÉLECTRONIQUES Bulletin électronique d informations régionales 222, boul. Frontenac Ouest Bureau 280 Thetford Mines (Québec) G6G 6N7 Tél Téléc Courriel communication@regionthetford.com

36 Bulletin électronique de la Chambre de commerce et d industrie de L Amiante (CCIA) 81, rue Notre-Dame Ouest Thetford Mines (Québec) G6G 1J4 Tél Téléc Courriel dg.ccamiante@bellnet.ca MÉDIAS RÉGIONAUX IMPRIMÉS (CHAUDIÈRE-APPALACHES) La Tribune (Correspondant Chaudière-Appalaches) 1950, rue Roy Sherbrooke (Québec) J1K 2X8 Tél Sans frais Téléc Courriel redaction@latribune.qc.ca Le Journal de Beauce-Nord 691, boulevard Vachon Nord Sainte-Marie (Québec) G6E 1M3 Tél Téléc Courriel plafrance@journaldebeaucenord.com Beauce-Média 1147, boul. Vachon Nord - C.P. 400 Sainte-Marie (Québec) G6E 3B6 Tél Téléc Courriel redaction.bmedia@hebdosquebecor.com Hebdo Régional de Beauce 12625, 1re Avenue Est Saint-Georges (Québec) G5Y 2E4 Tél Téléc Courriel redaction.saintgeorges@hebdosquebecor.com L'Éclaireur-Progrès/Beauce Nouvelle 12625, 1re Avenue Est Saint-Georges (Québec) G5Y 2E4 Tél Téléc Courriel redaction.saintgeorges@hebdosquebecor.com Journal Le Peuple 421, rue Dorimène-Desjardins - C.P Lévis (Québec) G6V 6R8 Tél Téléc Courriel bertrand.picard@hebdosquebecor.com

37 Le Journal de Lévis 5159, boulevard de la Rive-Sud, bureau 204 Case postale 1256 Lévis (Québec) G6V 6R8 Tél Téléc Courriel Le Peuple Lotbinière Carrefour Lauvier , rue Saint-Joseph - C.P. 130 Laurier-Station (Québec) G0S 1N0 Tél Téléc Courriel redaction.lotbiniere@hebdosquebecor.com Le Contact 9, rue de la Chapelle Beaulac-Garthby (Québec) G0Y 1B0 Tél Téléc Courriel contactbg2002@yahoo.ca MÉDIAS RÉGIONAUX RADIOPHONIQUES (CHAUDIÈRE-APPALACHES) CHEQ-FM 101,3 1068, boul. Vachon Nord - Bureau 101 Sainte-Marie (Québec) G6E 1M6 Tél Téléc Courriel nouvelles@cheqfm.qc.ca COOL FM 103, , 3e Avenue C.P. 100 Saint-Georges (Québec) G5Y 5C4 Tél Téléc Courriel nouvellesrb@cgocable.ca CHJM-FM 99, , 3e Avenue Saint-Georges (Québec) G5Y 5C4 Tél Téléc Courriel nouvellesrb@cgocable.ca MÉDIAS RÉGIONAUX TÉLÉVISUELS (CHAUDIÈRE-APPALACHES) Cogéco Câble (canal 9) 11197, 2e Avenue Est Saint-Georges (Québec) G5Y 1V9 Tél Téléc Courriel tvcogeco.beauce@cgocable.ca

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