Relevé de conclusions du Comité Idex 9 avril 2014

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1 Relevé de conclusions du Comité Idex 9 avril Validation du compte rendu du 19 Mars 2014 Le comité IDEX valide le compte rendu du comité du 19 Mars2014, sous réserve de la modification du paragraphe 9 dans lequel le mot «négociations» est remplacé par «discussions» en vue de sa mise en ligne sur le site de la Fondation. 2. Proposition de logiciel pour le doctorat Paris Saclay (document joint : présentation du réseau ADUM) Le contexte Claude Chappert rappelle les différentes phases prévues du processus d inscription d un candidat au sein d une école doctorale de l Université Paris Saclay : l inscription pédagogique réalisée au niveau des écoles doctorales (ED) concernées, l inscription administrative dans le service doctorat de chaque établissement, puis le suivi du doctorant et du docteur assuré par l école doctorale avec une consolidation des informations de suivi au niveau des établissements. L objectif recherché est que toutes les écoles doctorales puissent disposer dès le printemps 2015 d un outil numérique de gestion rassemblant dans une même base de données toutes les informations liées au Collège doctoral Paris Saclay, avec des entrées spécialisées qui permettent à chaque partie : école doctorale, établissements d inscription et Université Paris Saclay, de consolider les informations qui la concernent. Aujourd hui la plupart de ces opérations sont des opérations «papier», seuls deux établissements utilisent le logiciel ADUM (Accès Doctorat Unique Mutualisé) dont le développement, la mise en service et la maintenance est assurée par une association d universitaires de Montpellier. Le Groupe de Travail (GT) en charge des écoles doctorales a délégué l étude d un outil adapté à cette fonction à un sous groupe piloté par Christine Paulin qui, après avoir évalué les différentes options, a proposé au GT de converger vers le logiciel ADUM. Il est donc demandé au Comité IDEX d autoriser le lancement de la mise en place de ce logiciel. Christine Paulin rappelle les différentes étapes de cette réflexion du GT sur les outils d aide à la gestion des doctorants à partir d un cahier des charges rédigé en mars 2013 par Henri Maître (Télécom Paristech), les premiers contacts avec Catherine Morales de l association ADUM, et la fourniture des documents techniques nécessaires à l évaluation du produit. Les fonctionnalités d ADUM Le logiciel a été conçu pour offrir une base de données pertinente pour le suivi des doctorants et docteurs avec notamment la collecte et la diffusion des informations les concernant, l accompagnement à l insertion professionnelle et la garantie d avoir un service après vente réactif et pérenne à travers l association ADUM. Actuellement cet outil est utilisé au sein des Ecoles Doctorales ABIES et de l Ecole Polytechnique. Sur le plan pratique, l outil s articule autour d une base de données unique et centralisée hébergée dans un cloud robuste. Quelques questions restent à approfondir sur la gestion du concours que le logiciel fait déjà pour Polytechnique, l interface avec Apogée qui est en cours de réalisation à Paris Est, et la possibilité de prendre en compte la structuration d une ED en pôles. Il faudra aussi explorer son utilisation pour la gestion des ED coaccréditées (vagues D et E) dont seulement une partie des doctorants sont rattachés au périmètre scientifique du Collège Doctoral Paris Saclay. 1

2 La mise en œuvre L association ADUM fournit l accompagnement du déploiement, la formation des personnels, et le fonctionnement courant pour un coût de l ordre de 4000 par an et par ED. L association gère aussi le développement des fonctionnalités nouvelles qui seraient demandées, avec potentiellement un coût distinct selon leur ampleur, et avec le principe que ce qui est développé pour l un est ensuite proposé à tous. Compte tenu du nombre d ED concernées, il existe probablement une marge de négociation sur la cotisation annuelle. L IDEX pourrait prendre à sa charge l étape de transformation et de mise en place (jusqu à la rentrée 2015), le fonctionnement courant étant ensuite pris en charge par le budget de l Université Paris Saclay et financé par les cotisations des membres. L ED de Mathématique Hadamard (EDMH), qui est un des projets d école doctorale emblématique de la profonde restructuration mise en œuvre, est prête à servir de cobaye pour valider l adaptation d ADUM aux spécificités de Paris Saclay. La fondation Hadamard est volontaire pour détacher une assistante à temps plein sur ce projet. Décision Le comité IDEX autorise le lancement de la mise en place du logiciel ADUM sur les bases de la présentation effectuée. 3. Processus de délivrance de l'hdr au sein de l'université Paris Saclay, lien avec les écoles doctorales. Claude Chappert rappelle que l habilitation à diriger des recherches (HDR) est un diplôme national régi par la loi de 1988, soumis à accréditation, et dont la délivrance est réservée à une liste réduite d établissements ESR qui comprend les universités et l ENS Cachan au sein de l IDEX Paris Saclay. S agissant de l élargissement de cette liste aux Comue, nous sommes en attente d une réponse du MESR. Ce diplôme est une particularité française qui n a pas une grande reconnaissance à l international, mais il est indispensable pour diriger une thèse de doctorat. Toutefois, l arrêté du 6 Août 2006 sur les écoles doctorales stipule que «Les fonctions de directeur ou co directeur de thèse peuvent être exercées par d'autres personnalités, titulaires d'un doctorat, choisies en raison de leur compétence scientifique par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de l'école doctorale et après avis du conseil scientifique de l'établissement.» C est donc l Université Paris Saclay qui devra s organiser pour délivrer ces «autorisations à diriger des recherches» ponctuelles en lien avec le Conseil Académique. Enfin, au sein des établissements accrédités à délivrer l HDR il existe souvent un lien d organisation entre les écoles doctorales et la délivrance de l HDR, à travers la présence de délégués à l HDR des établissements au sein des directions des écoles doctorales. Toutefois il n y a pas obligation à soutenir son HDR dans un établissement particulier, et dans certaines disciplines il est même bien vu de soutenir en dehors de son établissement de rattachement. Le tour de table montre qu il paraît logique aux présents que, dans la ligne du portage du doctorat, l Université Paris Saclay puisse aussi délivrer les diplômes HDR. Toutefois, tous soulignent que c est un processus assez lourd à organiser. En l absence des représentants des Universités UPSud et UVSQ, le comité n arrête pas de décision à ce stade. Toutefois l ensemble des établissements représentés s accorde à reconnaître que la logique implique que ce soit l Université Paris Saclay qui a terme délivre le diplôme HDR, avec un processus à définir pour garantir la qualité des lauréats. Il n est toutefois pas indispensable de demander cette mise en œuvre dès Décision : Sous réserve d une confirmation par le MESR qu une Comue peut délivrer le diplôme de HDR, et de l avis des universités membres de la Comue, la FCS se rapprochera du MESR pour voir comment ce point peut être rajouté 2

3 dans les statuts au titre des compétences de l Université Paris Saclay. En parallèle, les universités partenaires et l ENS Cachan demanderont l accréditation HDR pour le contrat pluriannuel Décision sur le nom de domaine pour les adresses mail, proposition A l issue du comité 19 mars, il avait été proposé de retenir comme nom de domaine internet propre à l université Paris Saclay le terme Compte tenu de l absence de certains membres, la décision a été repoussée au comité Idex de ce jour. Un seul commentaire a été fait pour regretter que le nom de Paris ne soit plus explicitement apparent dans le nom de domaine. Après débat il ressort que ce sentiment est largement partagé. Par ailleurs s agissant du maintien ou pas d une référence à l université avec la lettre «u» sous la forme d un nom de domaine «u paris saclay.fr», le comité a souhaité simplifier le nom de domaine afin de faciliter son emploi pour UPSud et UVSQ. Décision : le nom de domaine retenu pour la constitution des adresses mails et des alias sera saclay.fr 5. Recrutement d'un DSI Paris Saclay (document joint : fiche de poste) Hervé Le Riche rappelle les raisons qui ont conduit l ensemble des DSI des établissements à demander la mise en place d un DSI Paris Saclay afin de piloter la création du réseau d infrastructure numérique de l Université Paris Saclay et de conduire la mise en œuvre du schéma directeur des services numériques mutualisés. L objectif est de recruter un DSI pour la mi juin afin de l associer au plus tôt aux GT numériques. La fiche de poste transmise aux membres du comité a fait l objet de quelques remarques qui ont été largement prises en compte. Le processus proposé pour ce recrutement cherche à favoriser un recrutement interne en diffusant la fiche de poste d abord au sein du consortium Paris Saclay. Si après 3 semaines aucun candidat n a été retenu, la fiche de poste sera mise sur le site de la Fondation pour élargir le champ de la prospection. Décision : Le Comité IDEX autorise la transmission de la fiche de poste (voir annexe 1) à l ensemble des établissements de la FCS. 6. Point sur les bourses IDEX Master vague 1 (jury du 27 mars) Bourses Master mobilité entrante et sortante Yves Caristan présente la synthèse des travaux de sélection pour les bourses Master mobilité entrante et pour la vague 1 des bourses Master mobilité sortante. Ainsi le jury de sélection des bourses entrante 2014, réuni le 27 mars dernier, propose d attribuer 37 bourses (note supérieures à 26) sur 71 dossiers étudiés (36 en M1 et 35 en M2) et a inscrit 24 dossiers (note comprise entre 20 et 26) sur la liste complémentaire. 7 dossiers ont obtenu une note inférieure à 20 et sont donc refusés. Parmi ces bourses, 20 correspondent à des prolongations de M1 (2013) vers des M2 (2014). Le calendrier pour la seconde vague des bourses mobilité entrante prévoit une clôture du deuxième appel le jeudi 15 mai et une réunion du jury de sélection le vendredi 13 juin. S agissant des bourses mobilité sortante 2014 au niveau L3, M1, M2 la clôture de la première vague est fixée au mercredi 30 avril dossiers ont été reçus, 12 bourses sont proposées, 12 dossiers ont été refusés et 3 dossiers sont en cours d instruction. Décision : Le comité IDEX valide les listes proposées par le jury. 3

4 Action ERC : Bilan et Perspective Yves Caristan présente le bilan de l action d accompagnement des candidats ERC. La formation proposée s est articulée autour de séances plénières pour présenter et aider à décrypter le processus de sélection ERC et des entretiens individualisés pour «coacher» les candidats selon les deux niveaux «starting» (22 candidats) et «consolidator» (30 candidats). Le retour de ces séances fait par nos consultants hollandais fait ressortir quelques points notables : Très faible présence des Sciences de la vie et des SHS Forte participation de chercheurs d origine internationale, très au dessus de leur taux de présence dans les unités de recherche Très peu de femmes (10%) Très forte attente des candidats pour les accompagnements personnalisés Afin de mieux prendre en compte ces différents points, il est proposé de constituer des équipes de référents pouvant motiver voire conseiller utilement les candidats. Actions proposées à court et moyen terme : l identification des experts évaluateurs ERC de l UPSay la création d une Communauté de Référents ERC (Lauréats Evaluateurs Chercheurs) des actions d Incitation / Formation ciblant doctorants et post doctorants étude de l avenir des lauréats en fin de projet (Lauréats ) Décision : Le comité IDEX valide ce plan d actions en particulier la mise en place d une «académie ERC» pour aider à la préparation des candidats. Par ailleurs, Yves Caristan transmettra aux établissements les données recueillies sur les ERC du site. 7. Point d'information sur l'avancement du processus de création de la SATT et de l'université Paris Saclay Statuts SATT Dominique Vernay fait le point des premiers retours sur le projet de statuts de la SATT transmis à l ensemble des établissements. Seuls 3 retours lui sont parvenus avec aucune proposition de modification de fond à ce stade, l absence de retour d un établissement est considérée comme un accord. Parallèlement au dossier SATT, Dominique Vernay appelle l attention des établissements sur un appel à projets de «soutien aux structures d aide à la maturation de projets innovants en vue de la création d entreprises» émis par la Région Ile de France. Or, cet appel à projet est au minimum en articulation avec les missions de la SATT Paris Saclay, il est donc important de se coordonner pour y répondre. Ce point est d autant plus sensible qu il lui est revenu que la Région sera attentive à la cohérence des politiques de site à travers les réponses apportées. Après débat, il ressort que concertation n implique pas nécessairement réponse unique, mais a minima une réponse globale concertée en fonction de la politique de la SATT et du positionnement de chaque établissement, en particulier pour ceux qui ne déménagent que dans trois ou quatre ans. Décision : il est décidé de mettre en place une concertation pour assurer la cohérence globale des réponses apportées à cet appel à projets. Statuts Comue Dominique Vernay rend compte de la première réunion interministérielle tenue sur le sujet en indiquant que le point le plus marquant est la décision de principe de faire signer le décret de création des Comue par l ensemble des tutelles. Cette approche permet de remonter au niveau politique toutes les questions stratégiques notamment l admission de nouveaux membres, et contrebalance très clairement la modification apportée par le MESR sur la majorité des 2/3, et non 80%, pour l accord du comité des Membres sur ces questions stratégiques. A ce stade aucune demande de modification de fond n a été formulée en réunion interministérielle, les tutelles s étant engagées à transmettre leur demande de modification au MESR dans les plus brefs délais. S agissant des 4

5 demandes formulées par les établissements sur la version V2, il apportera une réponse à chacun des établissements une fois les échanges interministériels consolidés. Compte tenu de l absence de calendrier précis, la CA de la Fondation a été repoussé au 7 mai avec un comité des membres de l IDEX juste avant. Marianne Lefort appelle l attention sur la nécessité de pouvoir disposer d un texte quelques jours avant le comité des membres de l IDEX. 8. Processus de sélection de chaires IDEX Paris Saclay (point repris du dernier Comité IDEX, cf. compte rendu) Demandes de Chaires 2014 Patricio Leboeuf présente la situation des demandes de chaires 2014 issues de l appel à projets fait au fil de l eau. A ce stade 8 demandes ont été formalisées avec dépose de dossier. Certaines attendent une réponse rapide pour pouvoir afficher la possibilité d associer une chaire à un recrutement, ce qui renforcera l attractivité et permettra de commencer à discuter avec certains candidats étrangers. Ces demandes sont à ce stade : 1. Biologie Moléculaire épigénétique UPSud I2BC CNRS Gif 2. Optique/Photonique IOGS/CNRS 3. MEMS (Micro Electro Mechanical Systems) ENSC 4. Physico/Chimie X 5. Sciences de l environnement AgroParisTech 6. Big Data TPT 7. Accélérateurs UPSud 8. Matière condensée/optique Quantique LPS/UPSud Les deux premières demandes ont déjà reçu un accord de principe du Comité Idex (association d une chaire au recrutement d un poste de Professeur UPSud en lien avec la création de l I2BC (Biologie Moléculaire, Epigénétique) dans le premier cas, autorisation pour entreprendre des discussions en accompagnement du recrutement d un jeune chercheur sur un poste CR1/CNRS à l IOGS dans le deuxième). Processus de sélection Il est proposé de mettre en place un processus de sélection des chaires, au delà de la période actuelle transitoire. Une discussion s engage sur la proposition présentée. Les principaux points soulevés sont liés à la pertinence de faire appel à des experts extérieurs et à l importance de définir au préalable une stratégie scientifique qui aidera à orienter les choix. En attendant la définition d une stratégie plus précise basée sur nos forces et nos faiblesses, il est conseillé de bien cadrer la procédure en mettant en avant les critères d excellence, d attractivité à l international, de soutien aux projets structurants déjà lancés. La priorité est donnée à l association des chaires à des recrutements, afin d augmenter leur attractivité à l international (et non pas, par exemple, à des CDD ou à des chercheurs en mobilité). Suite à la discussion le processus qui se dégage est le suivant. Il est proposé de mettre en place un comité d experts pérenne (2 4 ans), composé autour de personnalités proposées par le Sénat Académique (membres ou pas du Sénat) et de quelques membres du Comité Idex, associés à quelques personnalités externes. Ce comité se réunit à des dates prédéterminées (plusieurs fois par an), avec un cahier de charges bien défini concernant les objectifs, critères et axes prioritaires d une «chaire IDEX». 1 ère phase : validation du principe de la chaire : propositions de profils de postes au recrutement soumises par les établissements partenaires, en lien avec les départements et les schools feu vert donné par le Comité Idex sur un accord de principe pour associer une chaire (selon le niveau du candidat recruté) sur certains de ces postes, après avis du comité d experts 5

6 2 ème Phase : attribution de la chaire à un candidat : pour chaque poste, classement des candidats par un comité de sélection mis en place par l Etablissement qui recrute (avec participation au jury de représentants de l IDEX dans la mesure du possible) pour chaque concours, analyse par le comité d experts des conclusions du comité de sélection et du dossier proposé par le candidat retenu par rapport à l argumentation initiale justifiant l association d une chaire à ce recrutement après avis du comité d experts, décision du Comité Idex pour lancer une négociation finale avec le candidat à l issue de la négociation, validation de l accord final par le Comité IDEX Après débat, chacun s accorde sur la pertinence des profils de recrutement proposés et sur l importance de ne plus retarder la mise en place de chaires. Décision : Un feu vert est donné pour associer une chaire (1 ère phase) aux recrutements 3 à 6 de la liste ci dessus (2014), étant entendu que l attribution définitive sera examinée par le comité d experts avec validation finale par le Comité Idex (2 ème phase). Le processus proposé pour la sélection des chaires est validé dans son principe, la version définitive sera soumise pour approbation lors du Comité Idex du 30 Avril

7 ANNEXE 1 Fiche de poste du directeur des systèmes d information de l IDEX Paris-Saclay Contexte L Université Paris-Saclay sera un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel de type communauté d universités et établissements relevant de l alinéa 4 de l article L du Code de l Education et qui prendra le nom «Université Paris Saclay». Cette nouvelle université, dont la mise en place est prévue au second semestre 2014, développera à un niveau inédit en France le continuum allant de la recherche fondamentale à la recherche appliquée, avec une forte dominante sur l interdisciplinarité et l ouverture internationale. Cette transformation du paysage universitaire francilien a une double ambition : d une part, la formation au meilleur niveau conceptuel et technologique des futurs cadres publics comme privés, avec un effort tout particulier vers les docteurs et la formation par la recherche, et d autre part la contribution à l Innovation et au développement d une économie de la connaissance afin de redonner des atouts à notre pays dans les domaines de la maîtrise des technologies et la défense de l emploi. La Fondation de coopération du campus Paris-Saclay La FCS Campus Paris-Saclay associe les 23 acteurs, qui se sont engagés, dès l origine du projet à unir leurs efforts et leurs moyens pour créer cette grande université de recherche et d innovation. A ce titre elle porte l IDEX Paris-Saclay dont l objectif est double : A - développer l excellence en recherche, formation, innovation, par les actions programmées de l IDEX, B - transformer le consortium vers la création de l Université Paris-Saclay, l IP-S devenant ainsi le moteur et le pilote de cette transformation. La FCS est ainsi chargée de préparer la mise en place de la nouvelle Université Paris Saclay. A ce titre, dans le domaine numérique, elle assure en particulier la maîtrise d ouvrage du futur réseau d infrastructure numérique de l Université Paris Saclay dont la gestion et la maintenance seront externalisées et elle est responsable de la mise en œuvre et du suivi du schéma directeur des services numériques mutualisés. La FCS inscrit également son action dans un projet de territoire qui vise à concilier nature, science et ville en ouvrant le campus sur le territoire et ses habitants, en décloisonnant les établissements scientifiques pour renforcer les synergies existantes et en inscrivant le campus au sein d un cluster économique de visibilité mondiale. Les outils numériques seront un levier important de cette volonté d ouverture. Le directeur des systèmes d information de l Université Paris-Saclay Placé à terme sous l autorité directe du VP numérique de l Université, dans une première étape le directeur des systèmes d information sera recruté au titre de la FCS et travaillera sous l autorité du chef du projet campus au sein de la FCS à Saint Aubin. Placé directement sous l autorité du Président de la FCS, le chef de projet Campus est plus particulièrement chargé de l ensemble des questions liées à l immobilier, à l aménagement du campus ( logements, restauration, équipements sportifs, ) et à la vie de campus. Il travaille en coordination étroite avec l EPPS. Ile Directeur des Systèmes d Information aura pour principale mission la définition et la mise en œuvre de la stratégie numérique de l Université, en assistant le chef de projet campus puis le VP de l Université dans le domaine du numérique tout en veillant à la cohérence des orientations et à l optimisation des moyens. Cette mission comprendra les volets suivants : - Assister/conseiller le chef projet campus puis le VP numérique dans la définition de la stratégie numérique de l Université ; - Mettre en œuvre cette stratégie en mobilisant des ressources au sein des établissements membres : piloter les études et coordonner les différents acteurs internes à l Université Paris-Saclay mais aussi les intervenants externes dans le cadre des deux missions principales (mise en œuvre du réseau d infrastructure numérique et du schéma directeur des services numériques mutualisés) ; - Assurer la direction du réseau d infrastructure numérique de l Université Paris-Saclay ; 7

8 - Fédérer les établissements autour des enjeux d interopérabilité des SI, assurer la diffusion et la communication des informations, animer le réseau des DSI des différents établissements et organismes du campus ; - Epauler le chef de projet campus dans le suivi des projets immobiliers, la coordination de l activité des responsables du volet numérique des opérations immobilières qui constituent le plan campus ; - Concevoir une architecture technique et fonctionnelle du système d'information, en cohérence avec les évolutions technologiques et le souci d interopérabilité pour fluidifier l accès fédéré aux informations, tout en prenant en compte les besoins «métiers» exprimés par les partenaires du campus ; - Proposer des scénarios d'évolution du système d'information et faire évoluer en conséquence le schéma directeur - Coordonner les travaux avec l équipe de l établissement public Paris-Saclay chargée de l aménagement du plateau de Saclay, notamment piloter le volet numérique des opérations immobilières placées sous l autorité conjointe des deux organismes, la maîtrise d ouvrage étant assurée par l établissement public ; - Veiller au respect des principes d organisation scientifique dans les différents travaux de définition et de réalisation d un réseau numérique ou d aménagement du campus ; - Préparer, avec l ensemble du comité de pilotage «schéma directeur des services numériques mutualisés, les rapports annuels d activité ; - Proposer toute action commune susceptible de faciliter la conduite de projet. Profil et formation Une formation supérieure avec une bonne connaissance du monde de la recherche et de l Enseignement supérieur est demandée. Une solide expérience comme responsable de systèmes d information d un établissement d enseignement supérieur ou d un organisme de recherche et une capacité à appréhender les questions stratégiques seront exigées. Qualités requises bonne expérience dans le domaine du management d une équipe d experts des réseaux et de l informatique ; excellente maîtrise des technologies des systèmes informatiques et des réseaux ainsi que des services associés à proposer aux communautés utilisatrices ; savoir-faire en management d équipes, de projets, de contrats de service et en gestion ; capacité d animation d instance de pilotage ; capacité d anticipation, autonomie et réactivité ; esprit de synthèse et rigueur. Bonne connaissance du monde de la recherche et/ou de l enseignement supérieur Compte tenu de la taille restreinte de l équipe (2 personnes), l activité comporte des tâches de niveau stratégique et politique mais également des tâches d exécution comme par exemple la préparation de tous les contrats avec la maîtrise d œuvre du réseau d infrastructure numérique. Chaque candidat est invité à présenter un CV et une lettre de motivation. 8