PLAN D'ACTION

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1 PLAN D'ACTION Adopté par le conseil d administration, le 21 septembre 2009

2 - 2 - INTRODUCTION En , une des actions à mener en priorité sera de poursuivre la sollicitation des entreprises pour recueillir la somme manquante de $ qui permettra de rembourser les travaux de réaménagement de la bibliothèque effectués à l été Le coût de financement du projet s élève à $ dont $ doivent être recueillis par les donateurs dans le cadre de la présente campagne corporative de financement. Les membres du conseil d administration de la Fondation veillent à la pérennité de la Fondation. Ils contribuent activement à la recherche de fonds lors des différentes activités de la Fondation. À la suite du départ de certains membres du conseil, il devient donc primordial de rechercher des nouveaux candidats susceptibles d être intéressés à faire partie du conseil d administration. La visibilité accordée à la Fondation permet de fidéliser les présents donateurs et attire la générosité des autres. En ce sens, un programme de reconnaissance sera présenté et adopté au conseil d administration au cours de la prochaine année. Le sentiment d appartenance des diplômés envers le Collège sera développé et entretenu afin qu ils puissent, entre autres, devenir des ambassadeurs du Collège, ce qui faciliterait la relance des étudiants finissants du programme préuniversitaire pour le Service de développement pédagogique et institutionnel, et la communication avec les étudiants finissants du secteur technique pour le Service d emploi. À plus long terme, les diplômés pourraient être sollicités dans une campagne majeure de financement. Afin d accroître la visibilité de la Fondation auprès des étudiants et des membres du personnel, une journée de la Fondation se tiendra à l hiver Pour réaliser pleinement sa mission, la Fondation orientera ses actions pour l'année dans les champs d'intervention suivants : Maintenir la participation et l'engagement des membres du conseil Organiser des campagnes de souscription et des activités bénéfices Collaborer à la gestion du programme de bourses aux étudiants Accorder une grande visibilité aux activités de la Fondation

3 - 3 - PREMIÈRE ACTION MAINTENIR LA PARTICIPATION ET L'ENGAGEMENT DES MEMBRES DU CONSEIL Favoriser l'engagement des membres du conseil d'administration dans les différents comités qui est essentiel pour la réussite de toutes les campagnes et les activités de financement. La Direction de la Fondation verra à soutenir leurs actions. Compléter le recrutement de nouveaux membres. Grâce à la collaboration des différents membres du conseil, certaines personnes seront approchées pour faire partie du conseil d'administration de la Fondation. Donner davantage de visibilité aux membres du conseil dans le journal L'Avenir en tête, dans Le Rapporteur, sur le site Web de la Fondation et au tableau d'honneur. Associer tous les membres du conseil dans les différentes activités de financement et campagnes de souscription de la Fondation. Poursuivre, selon l'intérêt des membres, les travaux des différents comités de la Fondation : - comité de golf Ce comité organise le tournoi de golf annuel de la Fondation et invite 144 golfeurs à s inscrire à ce tournoi. Les membres du comité recherchent des commanditaires pour les trous du parcours et pour les différents cadeaux afin de maximiser les revenus de cette activité. - comité de spectacle Les membres du comité recherchent l artiste pour le spectacle-bénéfice et conviennent des plans de visibilité accordés aux différents commanditaires. Tout est mis en œuvre pour vendre le plus grand nombre de billets afin de dépasser les prévisions budgétaires. - comité des finances Sous la responsabilité du trésorier de la Fondation, les membres du comité examinent les différents placements de la Fondation et font des recommandations au conseil d administration concernant les politiques de placement à privilégier par les gestionnaires de portefeuille. - comité de la campagne corporative Autour d une stratégie de sollicitation, les membres du comité ont comme objectif de continuer la sollicitation d entreprises afin d atteindre l objectif

4 - 4 - fixé de $ pour le projet de réaménagement de la bibliothèque dont les travaux ont été effectués à l été comité de recrutement Ce comité formé de membres du conseil et de gens d affaires de la région devra rechercher de candidats susceptibles de faire partie du conseil d administration de la Fondation. Transmettre à tous les membres la documentation pertinente pour la préparation des réunions du comité exécutif et du conseil d'administration prévues aux dates suivantes : Comité exécutif Conseil d administration Vendredi 11 septembre 2009 Lundi 21 septembre 2009 Vendredi 6 novembre 2009 Lundi 16 novembre 2009 Le calendrier des réunions pour l hiver 2010 sera approuvé lors d une réunion du conseil d administration. Communiquer à tous les membres l information nécessaire concernant les différentes activités de la Fondation, soit par courrier électronique ou autrement.

5 - 5 - DEUXIÈME ACTION ORGANISER DES CAMPAGNES DE SOUSCRIPTION ET DES ACTIVITÉS BÉNÉFICES Afin de continuer à promouvoir le programme de bourses et à subventionner des projets pédagogiques, la Fondation organisera des campagnes de souscription et des activités de financement. CAMPAGNES DE SOUSCRIPTION Campagne auprès des parents Solliciter les parents pour financer un projet spécifique ou pour bonifier le Fonds de soutien à la réussite scolaire, à la recherche et au développement. Réaliser une campagne de télémarketing visant les parents des étudiants du Collège. Embaucher des étudiants pour faire la sollicitation téléphonique et leur donner une formation adéquate. Annoncer dans Le Rapporteur, dans le site web du Collège et dans le site web de la Fondation la campagne et ses objectifs et inviter les parents à y participer. Rechercher des commanditaires afin de fidéliser les étudiants lors de la sollicitation téléphonique. Instaurer de nouvelles méthodes de travail pour la sollicitation des parents. Campagne auprès des étudiants Maintenir des liens étroits avec les étudiants et faire connaître davantage les réalisations de la Fondation. Informer l'association étudiante des résultats des diverses campagnes en leur adressant régulièrement l'information par le biais de leur représentant au comité exécutif ou au conseil d'administration.

6 - 6 - Reconnaître et faire connaître l engagement des étudiants envers la Fondation par le biais des journaux étudiants et sur le site web. Diffuser certains témoignages d étudiants ayant vécu des voyages humanitaires ou des stages à l étranger afin d encourager la communauté étudiante à vivre de telles expériences enrichissantes. Afficher de façon permanente les réalisations de la Fondation sur les murs du cégep et sur le site web. Accueillir les demandes de gestion des stages à l'étranger afin d'aider les jeunes dans leur recherche de financement. Continuer les démarches pour créer un lien avec les diplômés. Campagne corporative Premier objectif Accorder une priorité au succès de la campagne corporative visant à solliciter les entreprises pour financer le projet d'aménagement de la bibliothèque qui s'inscrit dans une perspective d'amélioration des services offerts, mais également dans celle d'offrir à ses usagers un environnement de travail plus agréable et mieux adapté. Stratégie Poursuivre la sollicitation des entreprises pour recueillir la somme manquante de $. Offrir une couverture médiatique à tous les nouveaux donateurs selon le plan de visibilité inclus dans le document corporatif. À l automne 2009, organiser et médiatiser une cérémonie pour la visite de la bibliothèque. Deuxième objectif Solliciter les entreprises pour divers autres projets afin de promouvoir le programme de bourses. Stratégie Rechercher des commanditaires pour offrir des bourses dans certains programmes d études.

7 - 7 - Campagne auprès des retraités s Solliciter tous les retraités afin qu ils contribuent au rehaussement de la collection de la bibliothèque ou à un des Fonds de la Fondation. Inviter les retraités à participer bénévolement aux diverses activités de la Fondation. Rejoindre les retraités par publipostage afin de les inviter à contribuer à la Fondation. Transmettre aux retraités l invitation à participer aux activités de la Fondation par le biais de leur journal. Informer les retraités du résultat de cette campagne. Campagne interne Fidéliser les donateurs actuels et en encourager d autres à contribuer à la Fondation. Transmettre à tous les donateurs le résultat des différentes campagnes. Remettre une pochette de bienvenue à tous les nouveaux employés du Collège. Remercier significativement tous les donateurs qui contribuent à la Fondation par une retenue sur la paie.

8 - 8 - ACTIVITÉS DE FINANCEMENT Tournoi de golf Organiser un tournoi de golf et s assurer de rencontrer les prévisions budgétaires présentées au conseil d administration. Soutenir les travaux du comité de golf. Rechercher des commanditaires pour cette activité de financement. Inscrire au minimum 144 golfeurs au tournoi. Annoncer l'activité sur le site web de la Fondation et dans le journal publié à tous les membres du personnel du Collège. Rechercher des bénévoles pour la journée du tournoi. Réviser la composition du comité de golf. Faire les réservations nécessaires auprès du Club de golf pour le tournoi 2010.

9 - 9 - Spectacle-bénéfice Organiser un spectacle-bénéfice à la Salle Albert-Rousseau à l hiver 2010, afin de maximiser les profits espérés en tenant compte des dépenses importantes reliées à la réalisation de cette activité de financement. Choisir l artiste pour le spectacle selon la clientèle visée et le cachet demandé. Entretenir les relations avec l entreprise qui agira comme présidente d honneur de l événement. Rechercher des commanditaires pour cette principale activité de financement. Convenir des plans de visibilité accordés aux différents commanditaires. Répartir la vente des billets entre les membres du conseil d administration afin d atteindre l objectif recherché. Vérifier la possibilité d un encan silencieux.

10 TROISIÈME ACTION Collaborer à la gestion du programme de bourses aux étudiants Le programme de bourses aux étudiants est sous la responsabilité de la Direction des affaires étudiantes et des communications du Cégep. Dans ce cadre, la Fondation collabore à sa gestion en réalisant différents mandats. Promouvoir le programme de bourses et accueillir les demandes d'information. Participer à l'organisation du Mérite étudiant. Organiser la réception Gaston-J.-Beaudoin. Recevoir les candidatures pour les bourses de stage à l'étranger et de coopération internationale et soumettre les dossiers aux comités de sélection. Faire la comptabilité de certains projets de stage nécessitant la contribution de commanditaires. Participer à l'attribution de bourses pour les stages à l'étranger. Émettre tous les chèques du programme de bourses. Encourager l émergence de différents concours à l intérieur du Cégep par la remise de bourses. Poursuivre les travaux de révision du programme de bourses avec le Service de développement pédagogique et institutionnel.

11 QUATRIÈME ACTION Accorder une grande visibilité aux activités de la Fondation Promouvoir et accorder une grande visibilité aux différentes activités de la Fondation au cours de l année. Produire le journal annuel d information Pleins feux sur l année Mettre à jour le site web de la Fondation. Mettre à jour le mur de la Fondation. Rendre accessible le rapport annuel et le plan d action de la Fondation sur le site web de la Fondation. S inscrire à l Association des professionnels en gestion philanthropique et participer à toutes les conférences ou activités permettant de promouvoir la notoriété de la de Sainte-Foy. Implanter un nouveau logiciel pour la gestion des dons. Vérifier la pertinence et la faisabilité d un logiciel pour les donateurs en ligne. Adopter le programme de reconnaissance pour tous les donateurs. Organiser une Journée de la Fondation. Donner suite au projet Espace vert de l Association étudiante. Étudier la faisabilité d une campagne majeure de financement.

12 Contribuer à la de Sainte-Foy, c est Soutenir la réussite académique, professionnelle et personnelle des étudiants. Croire au potentiel de notre jeunesse. Semer pour demain.

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