Mise en place du Répertoire Opérationnel des Ressources des pays de la Loire. Jeudi 25 Février 2016

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1 Mise en place du Répertoire Opérationnel des Ressources des pays de la Loire Jeudi 25 Février

2 Sommaire 1. Cadrage général du projet 2. Principales fonctionnalités de l outil ROR-IR 3. Modalités de mise en œuvre du 1 er peuplement sur le champ MCO 2

3 1- Cadrage général du projet 3

4 Historique La mise en place du ROR PDL : décision ARS En 2015 Mise en place équipe projet ROR PDL (mars) Benchmark, choix du ROR Inter Régional IDF (avril-juillet) Contractualisation GCS e-santé & Pléiade Hébergement ROR => société SIGMA (novembre-décembre) Installation ROR PDL et lancement TMA => ATOS (décembre) ROR opérationnel depuis décembre 2015 Lancement marché AMOA «peuplement ROR» (novembre) Choix du CNEH 4

5 1er peuplement : choix du champ MCO Le déploiement du ROR PDL (ROR-IR ou ROR Pléiades) En 2016 Déploiement pour les établissements MCO (sur 2 ans) 25 février 2016 : lancement du 1 er COPIL ROR PdL S : Phase pilote «peuplement» comprenant 2 ES privé / public S : Bilan pilote puis généralisation peuplement -> juin 2017 Depuis janvier 2016 AMOA (CNEH) 5

6 Perspectives à moyen terme Le déploiement du ROR PDL (ROR-IR ou ROR Pléiades) Elargissement du périmètre Intégration des données SSR «Via Trajectoire» dans le ROR Intégration du champ ambulatoire dans le ROR Intégration du champ médico-social dans le ROR Interopérabilité avec les autres ROR Travaux de spécifications avec ASIP et les MOA ROR bien avancés Un serveur de nomenclature assure les liens sémantiques entre les ROR Les professionnels pourront accéder aux ROR des autres régions 6

7 Organisation du projet, gouvernance COPIL ROR ARS Fédération Hospitalisation Privée Fédération des Etablissements Hospitaliers et d Aide à la Personne Fédération Hospitalière de France URPS Médecin URPS Infirmier URPS Pharmacien Equipe projet ROR PDL COMITE PROJET Equipe projet ROR PDL Pilotes AMOA CNEH 7

8 L équipe projet ROR PdL Dr Yann PENVERNE Praticien Hospitalier Chef de projet métier ROR Henri LE TOUCHE GCS e-santé PdL Chef de projet SI ROR 8

9 L équipe d AMOA CNEH : pilotes de la mission Pierre Olivier BARD Ingénieur Consultant en organisation hospitalière et formateur pour le CNEH Caren COMY Ingénieur en organisation Consultant CNEH, pôle Performance-Stratégie 9

10 L équipe d AMOA CNEH : Autres intervenants Jean-Marc BONNASSOT Ingénieur Consultant en organisation hospitalière et formateur pour le CNEH Charlotte THIBORD Ingénieur en organisation Consultant CNEH, pôle Performance-Stratégie 10

11 2- Rappel des principales fonctionnalités de l outil ROR Inter-Régions 11

12 Présentation du ROR Institutions ROR : un outil opérationnel au service des professionnels de santé Professionnels de santé ROR Aide à l orientation Outil pour la recherche : D un établissement D un service D un(e) professionnel(le) D une ressource médico technique D une compétence spécifique Annuaire référentiel de l offre de soins régionale Critère géographique (proximité du lieu de prise en charge/domicile) Annuaire interne de l établissement Optimiser le parcours de soins 12

13 Présentation du ROR Un déploiement adapté à une offre de soins et/ou des besoins Un déploiement spécifique à chaque périmètre SAMU/Urgences : Orientations adaptées Délais optimisés MCO PSY Aide à la mise en place du parcours de soins Ambulatoire Interface Via Trajectoire SSR SLD SMA Aide à la prise en charge de populations spécifiques Aide à la prise en charge globale des patients Médico - social 13

14 ROR-IR 4 fonctionnalités majeures mises en oeuvre 1- Répertoire à disposition des professionnels de santé Description fine et détaillée de l intégralité de l offre de soins Description des prises en charge spécialisées (ex : urgences neurovasculaires) Annuaire opérationnel interne et externe 2- Aide à l orientation du patient vers la structure la plus adaptée 3- Suivi de l occupation des lits MCO 4- Processus d actualisation et de validation continue des données 14

15 Méthodologie de peuplement CORRESPONDANTS Création des UO et saisie de l offre de soins pour le périmètre qui a été délégué par le référent médical 15

16 Concepts du ROR : l Unité Opérationnelle L'UO a été retenue comme unité de référence pour la description de l offre de soins. Elle désigne : La plus petite organisation opérationnelle d un établissement Un lieu de prise en charge du patient Un lieu géographique spécifique, dans lequel est exercé une activité médicale homogène, selon une organisation dédiée 16

17 Concepts du ROR : l Unité Opérationnelle Nom d UO = nom usuel dans l établissement Type d UO Tél contact médical Bip Tèl contact soignant ou Poste de soins Disponibilité des lits Patientèle Moyens logistiques uniquement pour les SMUR Aptitudes Modalités d accès de la prise en charge Planning d ouverture Nom et coordonnées du responsable de l UO 17

18 3- Modalités de mise en œuvre du 1 er peuplement sur le champ MCO 18

19 Les objectifs et délais Objectifs : Aider à la mise en place de la gouvernance régionale et l organisation du déploiement (sites pilotes et généralisation) Conduire le lancement du projet (coordination et planification des actions) ROR-IR PDL Organiser des réunions avec tous les acteurs concernés sur la région en termes de support et de méthodologie en communication Mettre en place une campagne d information et de communication à l échelle de la région informant du déploiement du ROR et de son peuplement Accompagner les établissements au peuplement et assurer le suivi du peuplement du ROR Délai : Décembre

20 Des outils pour la mise en place et pour le développement Une méthode de déploiement structurée Nomination de référents et/ou de correspondants, interlocuteurs des établissements lors du peuplement puis en phase de routine Responsabilisation et autonomisation de ces référents Terminologie et descriptifs des structures administratives et médicales très standardisés Succession des étapes de peuplement fixée et rôle de chaque acteur établi Processus de validation des données standardisé Processus de modification/maj des données standardisé Des outils de communication Kit de peuplement initial Méthodes et bonnes pratiques de peuplement Nomenclatures et terminologie Procédure de mise à jour des données Charte d utilisation de l outil Guide utilisateurs Un cadre fixé pour le développement de l outil et les expérimentations régionales Evolutions fonctionnelles décidées dans le cadre de l Association Pléiades ROR Inter-Régions Evolutions de nomenclature décidées dans le cadre de l Association Pléiades ROR Inter-Régions Expérimentations réparties entre les régions utilisatrices 20

21 Méthodologie d intervention Phase 1 : Lancement du peuplement pour les 2 établissements pilotes Etablissements identifiés : Polyclinique de l Europe (Saint-Nazaire) CH public de taille moyenne en cours de définition par la FHF Intervenants : Pilotes CNEH et représentants de l équipe projet ROR PDL Objectifs Présenter la démarche du projet de peuplement du ROR-IR aux référents ROR Former à l utilisation de l outil ROR-IR, Présenter la méthodologie à adopter pour renseigner l outil de manière autonome et efficace S assurer de l ouverture des droits d accès Transmettre les supports de communication et les modes opératoires Assurer un accompagnement des référents sur site et hors site Mettre en place les modalités de suivi à distance : déblocages technique, assistance au peuplement, informations complémentaires Identifier la charge de travail pour les référents des établissements Planning établi Période Mars à Mai

22 Phase 2 : Lancement généralisé sur la région Méthodologie d intervention Public : Directeurs d établissements, Présidents de CME, Référents ROR structure et médical, Correspondants Intervenants : Cellule projet ROR PDL et pilotes CNEH Objectifs Réaliser une réunion de lancement dans chaque établissement avec le Directeur, le Président de CME et les référents désignés par l établissement Présenter la démarche du projet de peuplement du ROR-IR et les acteurs du projet Identifier les contraintes calendaires propres à chaque établissement (certification, travaux, changement de management) Définir la feuille de route de peuplement de chaque établissement et les principaux jalons, en cohérence avec le planning global du projet Former les référents à l outil et lancer le peuplement Période de réunions : 2 e semestre

23 Méthodologie d intervention Phase 3 : Suivi du peuplement, accompagnement des établissements et relances Public : référents ROR de chaque établissement Intervenants : Pilotes CNEH et représentants de l équipe projet ROR PDL Objectifs Suivre l avancement du travail et s assurer du respect des délais Assurer un complément de formation aux outils de peuplement de la base Accompagner les personnes responsables du peuplement dans les établissements (résolution de problèmes, assistance, etc.) Vérification de la conformité de la saisie aux autorisations d activités, reconnaissances contractuelles Assurer le suivi de la validation finale par la direction de chaque établissement Les consultants se déplacent sur site et suivent également à distance, de manière globale le peuplement progressif du ROR en ligne et pourront, au fur et à mesure et autant que de besoin, cibler et prioriser les établissements à relancer. Planning : 2 e semestre 2016 et 1 er semestre

24 Suivi d exécution par les instances projet Comité de pilotage ROR-PDL Juin novembre 2016 Mars juin 2017 Comité projet Tous les Mois Objectifs Suivre l avancement du peuplement Transmettre les problématiques rencontrées, priorisées par caractère d urgence, pour traitement rapide En fonction de la criticité des problématiques rencontrées, la transmission des problématiques pourra s effectuer également au fil de l eau Comité de pilotage approfondi en Juin 2016, Novembre 2016, Mars 2017, Juin 2017 (degré d avancement, synthèse des problématiques rencontrées, respect du calendrier) Planning : de Mai 2016 à Octobre

25 Plan de communication Communication auprès des fédérations/urps Présentation et comptes rendus des comités de pilotage Communication vers les établissements Mars 2016 : Courrier ARS d officialisation du projet après le 1 er comité de pilotage Présentation générale Planning de réalisation Rôle attendu des directions d établissements Courrier/mail d information d avancement général du projet à chaque établissement après chaque comité de pilotage Communication particulière à la fin du peuplement pour présentation de l outil avant mise en ligne (séminaire, journée dédiée au GCS,.) 25

26 Le champ d intervention Mayenne (53) 8 Entités Juridiques - CH Haut-Anjou, Château-Gontier - CH Laval - CH Nord-Mayenne - HL Ernée - HL Evron - HL Sud-Ouest Mayennais, Craon - HL Villaines-la-Juhel - Polyclinique du Maine, Laval Vendée (85) 11 Entités juridiques - CH Côte de Lumière, Sablesd Olonne - CH Fontenay-Le-Comte - CH Loire-Vendée-Océan, Challans - CHD La Roche sur Yon - Clinique Chirurgicale Porte Océane - Clinique Saint Charles, La Roche sur Yon - Clinique Sud Vendée, Fontenay le Comte - HL Dumonte, Ile d Yeu - HL Noirmoutiers - Hôpital des collines Vendéennes, La Chatîgneraie Sarthe (72) 13 Entités juridiques - Cinique du Pré, Le Mans - Clinique Victor Hugo, Le Mans - Centre Médico-Chirurgical, Le Mans - CH Château du Loir - CH du Mans - CH La Ferté-Bernard - CH Saint-Calais - Clinique du Tertre Rouge, Le Mans - HL Beaumont, Beaumont-sur-Sarthe - HL Bonnétable - HL Sillé le Guillaume - Hôpital François de Daillon, Le Lude - Pôle Santé Sarthe et Loir, La Flèche 26

27 Le champ d intervention Loire Atlantique (44) 25 Entités Juridiques - Clinique Jules Vernes, Nantes - Centre Catherine de Sienne, Nantes - CH Ancenis - CH Chateaubriant,-Nozay-Pouance - CH Maubreuil, Saint-Herblain - CH Saint-Nazaire - CHI de la Presqu île, Guérande - CHI du Pays de Retz, Pornic - CHI Sèvre et Loire, Vertou - CHU Nantes - Clinique Bretèche, Nantes - Clinique Jeanne d Arc, Nantes - Clinique Mutualiste de l Estuaire - Clinique Saint Augustin - Clinique Sainte Marie, Châteaubriant - Clinique Sourdille, Nantes - Clinique Urologique Nantes Atlantis, Saint- Herblain - Association ECHO, Nantes - Harmonie Soins et Services-Mutuelle Distri- Santé, Nantes - HL Corcoue-sur-Logne - HL Loire et Sillon, Savenay - HL Pierre de La Roche, Clisson - Le Confluent, Nantes - Polyclinique de l Atlantique, Saint-Herblain - Polyclinique de l Europe, Saint-Nazaire Maine-et-Loire (49) 20 Entités Juridiques - Clinique de l Anjou, Angers - Hôpital Privé Saint Joseph, Beaupréau - Association Médico-Sociale Saint Joseph, Chaudron-en-Mauges - Centre de la Main, Trélazé - CH Cholet - CH Layon Aubance, Martigné-Briand - CH Saumur - CHI Lys-Hyrome - CHU Angers - Clinique Chirurgicale de la Loire, Saumur - Clinique Saint Joseph, Trélazé - Clinique Saint Léonard, Trélazé - HL Candé - HL Doué-la-Fontaine - HL Lucien Boissin, Longué-Jumelle - Hôpital de la Corniche Angevine, Chalonnes-sur-Loire - Hôpital du Beaugeois et de la Vallée, Baugé-en-Anjou - ICO Site Paul Papin, Angers - Institut de Cancérologie de l Ouest, Angers - Polyclinique du Parc, Cholet 27

28 Synthèse des principales échéances Lancement Peuplement 2 des sites pilotes Ajustement de la méthode d accompagnement Peuplement de tous les établissements Réunion de lancement dans chaque établissement Support à distance Visites de suivi du peuplement sur site Reporting régulier auprès de l équipe projet ROR PDL Bilan Février 2016 Mai 2016 Juin 2016 Juin 2017 Décembre