COMITE TECHNIQUE REGLEMENT INTERIEUR

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1 COMITE TECHNIQUE REGLEMENT INTERIEUR PREAMBULE Le présent règlement a pour objet de préciser les conditions de fonctionnement du Comité technique de la Région Picardie, conformément aux dispositions de la loi n du 26 janvier 1984 modifiée, articles 32 et 33, aux décrets n du 30 mai 1985 modifié et n du 10 juin 1985 modifié ainsi qu à la délibération n 01-2 du conseil régional de Picardie en date du 20 juin 2014 relative à la composition du comité technique. Article 1 er Le Comité technique est composé de : 1 - COMPOSITION un président et des représentant(e)s de la collectivité constituant le collège des représentant(e)s de la collectivité ; A cet égard, le président du comité technique est désigné parmi les membres de l'organe délibérant de la collectivité. Les membres de ce comité représentant la collectivité sont désignés par l'autorité investie du pouvoir de nomination parmi les membres de l'organe délibérant ou parmi les agents de la collectivité. un collège des représentant(e)s du personnel ; Les représentant(e)s du personnel sont élus, conformément aux dispositions du décret n du 30 mai Les suppléant(e)s dans chacun des deux collèges sont en nombre égal à celui des titulaires. Le nombre des représentant(e)s du personnel du CT ainsi que celui du collège des représentant(e)s de la collectivité est fixé par la délibération n 01-2 du conseil régional de Picardie en date du 20 juin Collège des représentants/es de la collectivité Collège des représentants/es du personnel 5 titulaires 15 titulaires 5 suppléants 15 suppléants Article 2 - Durée du mandat 2 - MANDAT La durée du mandat est de quatre ans pour le collège des représentant(e)s du personnel. Le mandat des représentant(e)s de la collectivité expire en même temps que leur mandat ou fonction ou à la date du renouvellement total ou partiel de l'organe délibérant de la collectivité. Les mandats au sein du comité technique sont renouvelables. 1/8

2 Article 3 - Remplacement en cours de mandat et fin du mandat Pour les représentant(e)s de la collectivité L autorité territoriale peut procéder à tout moment, et pour la suite du mandat à accomplir, au remplacement de ses représentants/es membres de l organe délibérant. Pour les représentants de la collectivité choisis parmi les agents ; ils sont remplacés dans les cas suivants : démission, mise en congé de longue maladie ou de longue durée, mise en disponibilité ou toute autre cause que l avancement ou lorsqu ils n exercent plus leurs fonctions dans le ressort du CT. Pour les représentant(e)s du personnel Il est obligatoirement mis fin au mandat d'un(e) représentant(e) du personnel lorsqu'il démissionne de son mandat ou qu'il ne remplit plus les conditions fixées par l'article 8 du décret n du 30 mai 1985 pour être électeur au comité technique dans lequel il siège ou qu'il ne remplit plus les conditions fixées par l'article 11 pour être éligible. En cas de remplacement en cours de mandat d un membre titulaire ou suppléant du CT, la durée du mandat du remplaçant est limitée : - à la durée restante à courir jusqu au renouvellement général du CT pour les représentant(e)s du personnel, - jusqu au renouvellement de l organe délibérant pour les représentant(e)s de la collectivité. Article 4 - Vacance de sièges En cas de vacance pour quelque cause que ce soit du siège d'un/e représentant/e titulaire ou suppléant de la collectivité territoriale, il y est pourvu par la désignation d'un/e nouveau/elle représentant/e pour la durée du mandat en cours. En cas de vacance du siège d'un/e représentant/e titulaire du personnel (suite à démission, décès, ), le siège est attribué à un/e représentant/e suppléant de la même liste dans l ordre de présentation de la liste. En cas de vacance du siège d'un/e représentant/e suppléant du personnel, le siège est attribué au premier candidat non élu de la même liste. Lorsque l'organisation syndicale ayant présenté une liste se trouve dans l'impossibilité de pourvoir dans les conditions prévues aux deux alinéas précédents aux sièges de titulaires ou de suppléants auxquels elle a droit, elle désigne son/sa représentant(e), pour la durée du mandat restant à courir, parmi les agents relevant du périmètre du comité technique éligibles au moment de la désignation. 3 DROITS ET OBLIGATIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL Article 5 - Autorisation d absence Les représentant(e)s du personnel, titulaires ou suppléant(e)s et les experts appelés à prendre part aux séances bénéficient d une autorisation d absence pour participer aux réunions sur simple présentation de leur convocation, tenant compte également des délais de route, de la durée de la préparation des réunions et du temps nécessaire au compte-rendu des travaux. Article 6 - Frais de déplacement Les membres du CT et les experts convoqués ne perçoivent aucune indemnité du fait de leurs fonctions dans cette instance. Les participants siégeant avec voix délibératives et les experts sont remboursés de leurs frais de déplacement. 2/8

3 Article 7 - Obligation de discrétion professionnelle Les membres du CT et les experts sont soumis à l obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits, débats et documents dont ils ont connaissance en cette qualité. Article COMPETENCES Le CT est notamment consulté, pour avis, sur les questions relatives : - à l organisation et au fonctionnement des établissements et des services ; - aux évolutions des administrations ayant un impact sur les personnels ; - aux grandes orientations relatives aux effectifs, emplois et compétences ; - aux grandes orientations en matière de politique indemnitaire et de critères de répartition y afférents ; - à la formation, à l insertion et à la promotion de l égalité professionnelle ; - aux sujets d ordre général intéressant l hygiène, la sécurité» et les conditions de travail. Le CT est également consulté sur les aides à la protection sociale complémentaire, lorsque la collectivité en a décidé l attribution à ses agents, ainsi que sur l action sociale. Les incidences des principales décisions à caractère budgétaire sur la gestion des emplois font l objet d une information des CT. L autorité territoriale présente au moins tous les deux ans au CT un rapport sur l état de la collectivité. Ce rapport indique les moyens budgétaires et en personnel dont dispose la collectivité. Il dresse notamment le bilan des recrutements et avancements, des actions de formation, des demande de travail à temps partiel. Il rend compte des conditions dans lesquelles la collectivité respecte ses obligations en matière de droit syndical. Il présente des données relatives aux cas et conditions de recrutement, d emploi et d accès à la formation des agents non titulaires. La présentation de ce rapport donne lieu à un débat. A partir des éléments contenus dans le rapport sur l état de la collectivité, une négociation est conduite entre la collectivité et les organisations syndicales afin de promouvoir l égalité professionnelle entre les femmes et les hommes en matière de recrutement, de rémunération, de formation, de promotion et de mobilité. L autorité territoriale arrête un plan pluriannuel pour l égal accès des femmes et des hommes aux emplois d encadrement supérieur de la fonction publique territoriale, qui est soumis au CT. Le Comité technique est assisté d un Comité d hygiène, de sécurité et des conditions de travail, bénéficiaire d une délégation permanente du CT. Le comité technique est consulté pour avis sur les sujets d ordre général intéressant l hygiène, la sécurité et les conditions de travail ; Il délègue cette mission au CHSCT mais demeure néanmoins compétent en la matière. Ainsi, il examine les questions dont il est saisi par le CHSCT et reçoit communication des documents élaborés par le CHSCT, ainsi que du rapport annuel sur l évolution des risques professionnels accompagnés de l avis formulé par le CHSCT. 3/8

4 5 PRESIDENCE ET ASSISTANCE Article 9 Le président du Conseil régional de Picardie ou son représentant préside le Comité technique. D une façon générale, le président est chargé d assurer la bonne tenue et la discipline des réunions. Article 10 - Secrétariat Le secrétariat du Comité technique est assuré par un représentant de l autorité territoriale au sein du comité. Les fonctions de secrétaire-adjoint sont assurées par un représentant du personnel titulaire, ou en cas d absence du titulaire, par un suppléant. Les organisations syndicales privilégient un tour de rôle. Le secrétaire et le secrétaire adjoint sont désignés au début de chaque séance. Article 11 - Assistance Pour l exécution des tâches matérielles, le secrétaire du Comité peut être secondé par un ou des fonctionnaires du service dialogue social de la direction des relations humaines qui assistent aux séances avec le soutien d un enregistrement sonore et du sténotypiste. Les tâches d assistance administrative (préparation des ordres du jour, convocations, procès-verbaux ) sont effectuées par le service dialogue social. Article 12 Le Comité technique 6 PERIODICITE DES REUNIONS Le CT se réunit au minimum deux fois par an sur convocation de son président : - Soit à l initiative de ce dernier ; - Soit à la demande écrite motivée de la moitié des représentants titulaires du personnel, accompagnée, le cas échéant, de tout document utile; cette dernière est adressée au président du CT, et précise la ou les questions à inscrire à l ordre du jour. Dans ce cas, le CT se réunit dans le délai maximal d un mois à compter de la demande. Un calendrier des réunions sera établi en début d année. Sauf dispositions particulières, le CT se réunit à Amiens. Article 13 - Commissions de travail issues du CT Le CT peut créer des commissions autant que de besoin. Ces commissions sont des espaces axés sur la réflexion, dans le champ de compétence du CT. Elles sont présidées par un représentant de l Administration qui est assisté d un animateur (référent RH) et d une assistante du service DRH/Dialogue social, par thématique. Chaque organisation syndicale représentée en CT est invitée à nommer 2 représentants (de préférence un agent des lycées et un agent des services, en fonction des thématiques) parmi les agents régionaux, sans qu ils soient obligatoirement, membres du CT. Les personnes désignées par l organisation syndicale reçoivent une convocation, 8 jours avant la commission, par voie électronique. Cette convocation comporte l indication du jour, de l heure et du lieu de la commission de travail. 4/8

5 Les personnes sont remboursées des frais de déplacement. Les participants bénéficient d une autorisation d absence comprenant la durée de la réunion ainsi que les délais de route. Chaque commission propose de manière autonome son planning de rencontre qui est arrêté par son président. Les travaux des commissions sont destinés au CT auprès duquel ils sont restitués. Article 14 Réunion préparatoire Une réunion préparatoire au CT entre des membres de l Administration et les représentants du personnel a lieu au moins une semaine avant de la date de l instance. Elle a pour principal objectif de présenter les points inscrits à l ordre du jour, d apporter des observations et le cas échéant de répondre aux demandes de précisions selon l ordre du jour. Les discussions qui s y déroulent peuvent se traduire par des amendements aux propositions présentées en CT. Une convocation, par voie électronique, est envoyée aux représentants du personnel, 8 jours avant la date de la réunion préparatoire. Elle comporte l indication du jour, de l heure et du lieu de la réunion préparatoire. Le représentant du personnel titulaire est remboursé des frais de déplacement. Il bénéficie d une autorisation d absence comprenant la durée de la réunion ainsi que les délais de route. En cas de défaillance d un titulaire, son suppléant peut le remplacer. Il lui sera transmis une convocation et accordé une prise en charge de ses frais de déplacement. Article 15 - Convocation 7 - CONVOCATIONS Les convocations sont adressées, par tous moyens, y compris par courrier électronique aux membres du CT, au moins 15 jours avant la date de la réunion, accompagnées de l ordre du jour de la séance, ainsi que, lorsqu ils existent, les dossiers associés. Elles comportent l indication du jour, de l heure et du lieu de la réunion. Les représentants du personnel titulaires et suppléants ont accès à l ensemble des documents (convocation, ordre du jour, dossiers présentés) sur le site collaboratif Dialogue social. Si certains documents ne peuvent être transmis en même temps que la convocation, les documents complémentaires relatifs à l ordre du jour sont déposés sur le site collaboratif au moins huit jours avant la date de la séance. Les représentants du personnel reçoivent alors un mail les en informant. Exceptionnellement, certains documents complémentaires pourront être remis sur table, le jour du comité. Les envois dématérialisés seront privilégiés. Toutefois, les documents pourront être adressés par voie postale aux représentants qui en auront fait la demande auprès du service dialogue social de la direction des relations humaines. 5/8

6 Article 16 Présence des suppléants Tout membre titulaire du CT qui ne peut se rendre à la réunion en informe immédiatement le président du CT, par écrit, y compris par courrier électronique via le mail dialogue-social@cr-picardie.fr, afin que celui-ci convoque, selon le cas : - le suppléant du/de la représentant/e du collège employeur, étant précisé qu un suppléant n est pas affecté à un titulaire en particulier ; - le suppléant du/de la représentant/e du personnel appartenant à la même liste syndicale ou désigné par l organisation syndicale concernée. Les suppléants ne disposent d une voix délibérative qu en l absence du titulaire qu ils remplacent. Les suppléants/es peuvent assister aux séances du Comité technique sans pouvoir prendre part au débat. Toutefois, un suppléant peut être autorisé à s exprimer par le président suite à une demande argumentée du titulaire. Les suppléants sans voix délibérative peuvent être remboursés de leurs frais de déplacement conformément au protocole relatif à l exercice de l activité syndicale. Article 17 Présence des experts Des experts peuvent être convoqués par le président du CT à la demande de l administration ou à la demande des représentants/es du personnel. Les représentants du personnel doivent transmettre au président du CT leur demande au moins une semaine avant l instance. Ils sont convoqués par le président du CT au moins 4 jours avant l ouverture de la réunion. Ils n ont pas voix délibérative. Ils ne peuvent assister qu à la partie des débats relatifs aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée à l exclusion du vote. Le président détermine le moment de l entrée de cet expert et l invite à quitter la salle dès la fin des débats suivant son intervention. Ils ne peuvent donc participer à l intégralité de la séance et doivent quitter la salle au moment des votes. Le président est en droit de refuser la désignation d un expert en motivant sa décision. Les experts sont soumis à l obligation de discrétion professionnelle telle que définie à l article 7 du présent règlement. Article 18 8 ORDRE DU JOUR L ordre du jour de chaque réunion du CT est arrêté par le président du CT. Il doit également mentionner les questions dont l inscription a été demandée, par écrit, par la moitié au moins des représentants/es titulaires du personnel. L ordre du jour prévisionnel est porté à la connaissance de l ensemble des agents par voie d affichage et sur le site Picarnet quinze jours avant la date de la réunion. 6/8

7 9 - QUORUM Article 19 Le président du CT ouvre la séance après avoir vérifié que la moitié au moins des représentants/es du personnel est présente. Lorsque le quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours aux membres du comité qui siègent alors valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents. Article 20 Les séances ne sont pas publiques. Article DEROULEMENT DES SEANCES Le président est assisté en tant que de besoin par les agents de la direction des relations humaines. Il peut être également assisté par le ou les agents de la collectivité concernés par les projets soumis à l avis du Comité technique. Ces derniers ne sont pas membres du CT. Article 22 Le président demande la désignation d un secrétaire de séance parmi les représentants de la collectivité et d un secrétaire adjoint parmi les représentants du personnel. Le président rappelle les questions inscrites à l ordre du jour. Exceptionnellement, des documents complémentaires peuvent être remis en séance. Il peut convenir de leur examen dans un ordre différent. Il peut ajouter à l ordre du jour les questions qui lui auront été transmises au moins 8 jours avant la séance. Les questions transmises en deçà de ce délai, seront traitées par écrit ultérieurement à la séance. Une suspension de séance peut être accordée par le président à tout représentant du personnel ayant voix délibérative. Le président clôt le débat, il soumet au vote et lève la séance. Article 23 Les représentants titulaires et suppléants d une même organisation syndicale sont placés à proximité. Article 24 Déclaration liminaire Toute demande de déclaration liminaire devra être adressée au président via le mail dialogue-social@crpicardie.fr qui en accusera réception, au moins 7 jours avant la séance. Chaque organisation syndicale dispose de la possibilité d une déclaration liminaire au cours des comités techniques d une année. Au-delà de ce droit, l opportunité sera définie par le président. Le temps d intervention des déclarations est limité à 5 minutes. 7/8

8 11 - AVIS Article 25 Si l avis du CT ne lie pas l autorité territoriale, il est cependant obligatoire. Article 26 L'avis du comité est rendu lorsque l'avis du collège des représentants/es du personnel est recueilli. Article 27 Lorsqu'une question à l'ordre du jour, dont la mise en œuvre nécessite une délibération de la collectivité recueille un avis défavorable unanime des représentants/es du personnel, cette question fait l'objet d'un réexamen et donne lieu à une nouvelle consultation du CT dans un délai qui ne peut être inférieur à huit et excéder trente jours. Des temps d échange pourraient être organisés entre les deux instances. La convocation est adressée dans un délai de huit jours aux membres du CT. Le CT siège alors valablement sur cette question quel que soit le nombre de membres présents. Il ne peut être appelé à délibérer une nouvelle fois suivant cette même procédure. Article 28 Les avis sont portés, par tout moyen approprié (affichage et sur le site Picarnet), à la connaissance des agents concernés. Article VOTE ET PROCES VERBAL A chacune des questions, les représentants du personnel titulaires présents ou représentés par un suppléant peuvent voter: - pour - contre - ou s abstenir - ne prend pas part au vote S il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée. Aucun vote par procuration n est admis. Exceptionnellement, un vote à bulletin secret peut avoir lieu sur la demande d au moins un tiers des membres présents ayant voix délibérative. En toute matière il ne peut être procédé à un vote avant que chaque membre présent ayant voix délibérative n ait été invité à prendre la parole. Le Comité émet ses avis à la majorité des membres présents. En cas d égalité des voix, l avis du CT est réputé avoir été donné. Article 30 Un procès-verbal précisant les avis et la répartition des votes par appartenance syndicale est transmis dans les huit jours aux membres et affiché dans la collectivité et les établissements scolaires. Il est signé par le président, contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint. 8/8

9 Article 31 Un compte-rendu intégral, faisant apparaître les dénominations syndicales, est établi après chaque séance du Comité. Un projet de compte-rendu est expédié, par courriel, au secrétaire adjoint, qui renvoie ses observations sous trois jours. Le compte-rendu est signé par le président, contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis dans un délai de quarante jours à compter de la date de la séance aux membres du Comité. Le compte-rendu est approuvé lors de la séance suivante. Il est tenu un répertoire des comptes rendus des réunions. Les procès-verbaux et comptes rendus intégraux des réunions sont disponibles sur le site collaboratif Dialogue social. Article 32 Le CT doit être tenu informé, dans un délai de deux mois, des suites données à ses avis par une communication écrite du Président du CT à chacun des membres. Article MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR Le présent règlement intérieur est adopté par le Comité technique en séance du xx La modification du présent règlement pourra être demandée et décidée à la majorité des membres du CT. Si des dispositions réglementaires contenues dans le présent règlement intérieur sont modifiés, elles s appliqueront de droit. Après adoption, le présent règlement intérieur sera transmis à tous les membres du Comité technique. Règlement approuvé le : 9/8