APPLICATION COROSSOL GESTION DES INVENTAIRES

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1 APPLICATION COROSSOL GESTION DES INVENTAIRES 1

2 Cette application permet de gérer les inventaires d un établissement à partir du module commande de JEFYCO. La mise à l inventaire peut être rendue obligatoire dans le cas des biens inventoriables, ceci avant de pouvoir liquider la facture le concernant. Au lancement de l application après la saisie du login et mot de passe s affiche l écran suivant : Le menu général comporte deux options : Edition : elle permet d obtenir les éditions récapitulatives pour un exercice (Etat des actifs, état des sorties, etc ). Maj des thésaurus : elle permet de mettre à jour les thésaurus ( Catégories et types d objets) L écran comporte quatre onglets qui suivent l ordre logique des opérations. - Onglet Livraison : il permet de saisir le bon de livraison et les articles associés. - Onglet Regroupement : il permet de regrouper un ou plusieurs articles, en y associant certaines caractéristiques ou d effectuer des reprises d inventaires. 2

3 - Onglet Configuration/Inventaire : il permet d inventorier un regroupement (attribution du numéro d inventaire et calcul des amortissements) ou d associer un regroupement à un numéro d inventaire déjà existant. - Onglet Sortie d inventaire : il permet de sortir un inventaire des actifs. Une liste déroulante affiche par défaut l exercice en cours. Les biens inventoriables des exercices précédents ayant été inventoriés, la modification de l exercice permet de consulter le détail des inventaires des exercices précédents, d effectuer des reprises ou des sorties d inventaire sur ces mêmes exercices. Les reprises et sorties d inventaires ne sont accessibles qu aux personnes autorisées. 3

4 1) La livraison Avant de créer un bon de livraison, il faut sélectionner la commande concernée. On peut la retrouver par son numéro de commande, le nom ou le numéro de fournisseur de cette commande, ou un mot-clé du libellé. Après avoir saisi le ou les critères désirés, appuyez sur le bouton Chercher, l ensemble des commandes répondant à ces critères sera alors affiché. Sélectionnez la commande recherchée en cliquant dessus. Si cette commande a déjà fait l objet de livraisons, ces livraisons sont affichées avec les articles correspondants. (cf écran ci-dessous). Seules sont affichées les commandes sur lesquelles vous êtes autorisées à intervenir. Plusieurs opérations sont possibles à ce niveau : Création d un nouveau bon de livraison - Appuyez sur le bouton Ajouter du tableau des bons de livraisons. Tous les articles de la commande saisie dans JEFYCO et non encore réceptionnés sont alors affichés dans le tableau Détail de la livraison. - Renseignez le numéro du bon de livraison, la date de livraison, la personne qui a réceptionné la livraison à l aide de l écran de sélection (Bouton chercher), ainsi qu un commentaire. 4

5 - Si les articles et quantités affichés par défaut correspondent à la livraison, vous pouvez alors Valider. - Si un ou plusieurs articles n ont pas été livrés, modifiez la quantité restant à livrer de l article correspondant et valider. Les quantités restantes vous seront proposées par défaut lors de la prochaine livraison. - Si un ou plusieurs articles ne sont pas cités dans le bon de commande, appuyez sur la touche Ajouter du tableau Détail de la livraison, compléter le libellé, le prix HT, la quantité livrée et la quantité restante et Valider. Ajoutez autant de détails de livraison que nécessaire (cas notamment des commandes selon devis). IMPORTANT : Toutes les quantités saisies donnent lieu à autant de créations de biens inventoriables qu il faudra alors regrouper et inventorier. Si par exemple, dans le cas de la réfection d un local, vous réceptionnez 200 dalles pour le sol à 0.30, saisir la quantité dans le libellé et 1 dans la quantité avec prix unitaire à 60 pour qu un seul bien soit à inventorier. Si les articles doivent être inventoriés de façon séparée, il faut alors procéder de façon inverse. C est notamment le cas des commandes avec comme ligne détail «selon devis». La modification, suppression d une livraison. - Vous pouvez modifier les caractéristiques d une livraison, supprimer et ajouter des détails de la livraison et valider. - Les lignes détails de la livraison qui ont fait l objet d un regroupement ne peuvent être ni modifiées, ni supprimées. - Une livraison ne peut être supprimée si une de ses lignes détail a fait l objet d un regroupement. 5

6 Vous pouvez à tout moment annuler la saisie en cour en appuyant sur le bouton Annuler. Pour chaque ligne de détail, vous pouvez saisir des informations relatives à la maintenance, si ces informations sont disponibles avec le bouton. Il faut auparavant avoir validé la livraison. Dans le cas de plusieurs articles, vous pouvez saisir les valeurs communes (modèle, maintenance, ) et les propager aux autres articles avec le bouton Propager les valeurs Une fois saisi le bon de livraison, vous pouvez procéder au regroupement (onglet regroupement). Les onglets ne sont pas disponibles tant que la livraison en cours de saisie n a pas été validée. 6

7 2) Le regroupement Cet onglet permet de regrouper les articles qui ont été livrés. La partie supérieure permet d interroger les regroupements déjà créés, inventoriés ou non, auxquels vous avez accès. On peut les interroger par leur composante et/ou leur CR et/ou un mot-clé du libellé. Si on coche le bouton inventoriée, seules les configurations inventoriées seront prises en compte. Si le critère N est renseigné, on considère que le(s) regroupement(s) recherchés sont inventoriés. Une fois un regroupement sélectionné on peut l inventorier (s il ne l est pas), ou le sortir de l inventaire (avec la configuration auquel il appartient, s il n a pas été inventorié seul). Création d un regroupement : Appuyez sur le bouton Ajouter En bas, à droite de l écran, sont affichés l ensemble des articles que vous êtes autorisés à ajouter à une configuration et qui ne le sont pas encore. Vous pouvez affiner la recherche en saisissant le numéro de commande et/ou le nom du fournisseur. Sélectionnez un ou plusieurs articles (sélection multiple autorisée). Transférez ces articles dans la partie droite de l écran avec le bouton >. Si vous désirez supprimer un article du panier, sélectionnez-le et appuyez sur le bouton <. Attention : ces articles doivent appartenir à la même facture (cette obligation est lié au contrôle dans JEFYCO lors du mandatement) Renseignez le libellé pour le regroupement. (si un seul article est sélectionné, le libellé de l article est affiché par défaut). 7

8 Saisir une catégorie, et un type pour cette configuration. Si aucune catégorie ou type, ne vous convient il faudra les créer avec le menu Maj du thésaurus ultérieurement, et revenir modifier votre regroupement. Saisir la Structure propriétaire du regroupement avec le bouton Choisir associé. Elle doit appartenir à l annuaire de l établissement. Ce n est pas forcément le centre gestionnaire. Saisir le responsable du regroupement avec le bouton Choisir associé. Il doit appartenir à l annuaire de l établissement. Saisir la localisation du regroupement avec le bouton Choisir associé. Elle doit appartenir aux bâtiments et salles de l annuaire de l établissement. Saisir l origine du financement. C est un libellé libre. Vous pouvez maintenant valider Vous pouvez générer plusieurs regroupements en une seule opération en saisissant le nombre de configurations à générer qui est initialisé par défaut à 1. Il doit bien sur y avoir assez d articles de même type à configurer, ceux-ci appartenant toujours à la même facture. En cas de problème d arrondi, lié à l éclatement des articles, il est nécessaire de modifier le prix TTC d une configuration, pour avoir de nouveau la somme exacte. Reprise d un inventaire L application permet de créer des regroupements qui ne sont pas liés à la gestion des commandes de JEFYCO. On peut ainsi reprendre des inventaires. Cette option n est accessible qu à certaines personnes autorisées. Il faut initialement vous positionner sur l exercice de prise en compte de la reprise, si nécessaire. Après avoir cliqué sur ajouter, activez le bouton Le tableau contenant les articles restant à regrouper se vide, car le regroupement en cours de création n est lié à aucun article. En plus des rubriques saisies pour un regroupement classique : Il vous faut choisir un centre gestionnaire pour ce regroupement, qui servira à générer le numéro d inventaire. 8

9 Vous devez saisir un montant TTC pour ce regroupement. Une fois le regroupement créé, on peut soit l inventorier isolément (inventorier), soit l ajouter à un inventaire existant (configurer). 9

10 3) Configurer / Inventorier On peut donc soit inventorier un bien seul, ou l ajouter à un inventaire existant. Il faut tout d abord sélectionner le regroupement que l on veut inventorier. Si vous venez de créer un regroupement, c est celui-ci qui est considéré comme le regroupement en cours d inventaire. Si vous voulez en choisir un autre : Dans l onglet regroupement, appuyez sur le bouton chercher sans renseigner de critères. L ensemble des regroupements non inventoriés sur lesquels vous êtes autorisés à intervenir s affiche. Sélectionnez alors le regroupement désiré en cliquant dessus. Vous pouvez sélectionner plusieurs regroupements pour les inventorier en une seule opération ( sélection multiple). Il en va de même pour imprimer plusieurs fiches d inventaire. Premier cas : inventaire seul Si le regroupement n est pas une reprise, l ensemble des informations nécessaires au calcul des amortissements est pré-rempli. Vous pouvez modifier alors - La valeur comptable du bien 10

11 - La date d acquisition qui est par défaut la date de livraison. Dans le cas des amortissements calculés pro rata temporis, elle permet d obtenir le mois du premier exercice d amortissement. Cette date doit appartenir à l exercice en cours. - Le type d amortissement (linéaire ou dégressif) - La durée d amortissement Dans le cas d une reprise d inventaire, il est nécessaire de renseigner - La date d acquisition - Le type d amortissement - La durée d amortissement - Le compte d imputation Les amortissements dégressifs sont toujours calculés pro rata temporis. Pour les amortissements linéaires, vous pouvez obtenir ce mode de calcul en sélectionnant l option Vous pouvez alors calculer les annuités en appuyant sur le bouton Les annuités calculées s affichent, ainsi que le numéro d inventaire. Si le calcul vous convient, vous pouvez valider la mise à l inventaire. Dans le cas contraire, vous pouvez modifier un critère et recommencer le calcul ou annuler. 11

12 Deuxième cas : Ajouter à un inventaire existant. Il est possible de rajouter un regroupement à un inventaire existant. Dans ce cas, les annuités seront recalculées en fonction de la nouvelle valeur comptable de l ensemble des biens. Sélectionnez le numéro d inventaire en appuyant sur le bouton choisir L ensemble des numéros d inventaire pour la composante, le centre de responsabilité, l exercice en cours, le compte d amortissement du bien à inventorier s affiche. Sélectionnez un numéro d inventaire et cliquez Choisir Procédez ensuite comme précédemment. Le bouton d équipement. (cf annexe) permet d imprimer la fiche de remise Le bouton (cf annexe) permet d imprimer la fiche d inventaire 12

13 4) Sortie d inventaire Cet onglet n est accessible qu à certaines personnes autorisées. (agent tout de jefyco positionné) Il permet de sortir un bien inventorié des actifs de l établissement. Il faut préalablement avoir sélectionner ce bien dans l onglet regroupement. Dans cet exemple le numéro d inventaire étant connu, on a donc saisi la composante «700», le centre de responsabilité «ADGE», le numéro de séquence «28», ceci pour l exercice La case inventoriée a été cochée, car seuls les biens inventoriés peuvent être sortis. Cette configuration N d inventaire «700/ADGE/05/28» comporte deux regroupements. Vous devez alors renseigner - La date de sortie 13

14 - Le motif de sortie Et Valider On peut annuler la saisie en cours avec le bouton Annuler On peut supprimer une sortie d inventaire avec le bouton Supprimer la sortie 14

15 5) LES EDITIONS Lorsque vous sélectionnez le menu Edition est affiché l écran de choix suivant : Vous pouvez sélectionner : - l exercice d édition ( exercice courant par défaut) - le type d édition ( actifs par défaut ou sortie d inventaire) - la composante ( toutes par défaut = *) - l édition détaillée par chapitre ou par compte 15

16 5) MAJ DES THESAURUS Cette option permet de mettre à jour le thésaurus des catégories et types d objet que l on peut renseigner lors de la création ou modification d un regroupement. 16

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