Facturation électronique au sein de l'administration fédérale

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1 Facturation électronique au sein de l'administration fédérale Simon Zbinden

2 Contenu L administration fédérale Obligation de recourir à la facturation électronique La facturation électronique dans les cantons 2

3 Structure L administration fédérale Environ 70 unités administratives (UA) Toutes les UA utilisent SAP Quatre centres de traitement des factures des fournisseurs factures traitées chaque année Part des factures électroniques en décembre 2015: 21% 3

4 Fournisseurs de l administration fédérale L administration fédérale La moitié de toutes les entreprises envoient des factures aux autorités publiques fournisseurs de la Confédération Pas de concentration sur des partenaires stratégiques Nombreuses petites et moyennes entreprises 4

5 Partenaires en ce qui concerne la facturation électronique L administration fédérale L administration fédérale collabore directement avec les prestataires de services suivants: PostFinance Swisscom Billexco (PDF) Elle collabore indirectement avec tous les partenaires reliés par une interface compatible (Interconnect) donc également avec SIX Paynet 5

6 Processus fournisseurs L administration fédérale Facture papier PDF Facture électronique Billexco PostFinance Swisscom/Conextrade Autres prestataires de services Réception, préparation Numérisation, OCR Traitement ultérieur Gestion des factures Imputation Approbation Comptabilisation Cycle de paiement PLATEFORME DE RÉCEPTION WORKFLOW FOURNISSEURS CENTRE DE TRAITEMENT UNITÉS ADMINISTRATIVES Film sur le processus fournisseurs au sein de la Confédération: https://youtu.be/4hfxjmf7k0i 6

7 Décision du Conseil fédéral Obligation de recourir à la facturation électronique 7

8 Solution de la Confédération Obligation de recourir à la facturation électronique Pour tous les contrats écrits dont la valeur dépasse 5000 francs et qui sont conclus à partir du 1 er janvier 2016, les factures doivent être envoyées à l'administration fédérale par voie électronique. Il n'y a pas besoin d'édicter une nouvelle loi. Les CG et les contrats-types doivent être adaptés et utilisés. L'AFF édicte des directives pour préciser les règles à suivre en interne. 8

9 Objectifs et conséquences Obligation de recourir à la facturation électronique Traitement plus efficace des factures des fournisseurs Renforcement des processus mis en place Rôle d exemple pour les cantons, les villes et les communes Masse critique atteinte Exception pour les achats de faible valeur Il faut s attendre à ce que le service d assistance soit sollicité

10 Informations relatives à la facturation électronique Obligation de recourir à la facturation électronique 10

11 La réception de factures électroniques La facturation électronique dans les cantons Répartition en 2014 VD NE FR JU BS BL SO BE AG LU NW OW SH ZH ZG SZ UR TG GL SG AR AI GR En service En cours de réalisation En cours de planification Pas encore abordé GE VS TI Office fédéral de la topographie. Tous droits réservés. 19 Quatre cantons sont en mesure de recevoir des factures électroniques. Dans onze autres cantons, la réception de factures électroniques est en cours de planification, voire de mise en œuvre. 11

12 Workflow fournisseurs La facturation électronique dans les cantons SH VD NE FR JU BS BL SO BE AG ZH ZG LU SZ NW OW UR TG AR AI SG GL GR Numérisation, workflow fournisseurs Papier, numérisation a posteriori Papier Pas de données TI GE VS Office fédéral de la topographie. Tous droits réservés. Un traitement efficace des factures électroniques suppose un workflow électronique fournisseurs. Il est donc réjouissant de constater qu'un workflow fournisseurs est déjà disponible dans treize cantons. 12

13 Offices de la circulation routière La facturation électronique dans les cantons Répartition en 2014 JU BS BL SO AG SH ZH TG AR AI En service 2 En cours de réalisation En cours de planification Pas encore abordé 6 VD NE FR BE LU NW OW ZG UR SZ SG GL GR 17 1 TI GE VS Office fédéral de la topographie. Tous droits réservés. 17 offices cantonaux de la circulation routière envoient déjà des factures électroniques. Dans sept autres cantons, les travaux sont en cours. 13

14 Factures électroniques à caractère de décision Nouveautés Dans le cadre d'une modification d'ordonnance, la Confédération a clarifié les conditions requises pour que les factures ayant force de décision puissent aussi être transmises par les canaux électroniques habituels. Acceptation écrite Il est possible de faire part de son acceptation en ligne, en approuvant d'un clic de souris une déclaration d'acceptation. Signature électronique au sens de l'oeidi Les factures électroniques à caractère de décision sont signées numériquement, conformément à la pratique actuelle en matière d'échange de factures électroniques. 14

15 La facturation électronique Résumé permet un échange de factures rapide et dématérialisé par l'intermédiaire d'un prestataire de services; est instaurée dans l'administration fédérale, qui s'efforce d'exploiter le potentiel d'efficacité; permet à chaque fournisseur de bénéficier d'un traitement meilleur marché et plus rapide de ses factures; présente d'importants avantages économiques en atteignant une masse critique; est déjà obligatoire dans de nombreux pays européens; est obligatoire à partir de janvier 2016 pour les fournisseurs de l administration fédérale. 15

16 Contact Simon Zbinden Processus Cyberadministration et finances Division Finances et comptabilité DFC Le Conseil fédéral impose la facturation électronique à partir de Informez-vous sur les différentes possibilités: 16

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