GUIDE D UTILISATION MY DHL PARCEL

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1 DHL PARCEL BENELUX GUIDE D UTILISATION MY DHL PARCEL Contenu Ce guide d utilisation vous donne plus d information sur les fonctionnalités de my.dhlparcel.be. Les sujets suivants vous y sont expliqués : 1. Définir une adresse d envoi standard 2. Créer un nouvel envoi 3. Réserver un enlèvement 4. Importer des adresses ou des données d envoi 5. Track & trace 6. Ajouter plusieurs utilisateurs 7. Rapports Se connecter Vous recevez votre lien d activation pour my.dhlparcel.be par . Vous pouvez ensuite composer vous-même un mot de passe et vous connecter. Le lien d activation expire après 48 heures. Après, vous pouvez demander un nouveau mot de passe sur my.dhlparcel.be en cliquant sur le lien Avez-vous oublié votre mot de passe?. Après l activation de votre compte, vous vous connectez toujours sur my.dhlparcel.be.

2 Étappe 1 : Définir une seule fois une adresse d envoi standard Pour faire d une adresse votre adresse d envoi standard, il est important qu elle se trouve dans votre carnet d adresses. Cliquez sur Carnet d adresses dans le menu et ajoutez une adresse en cliquant sur le bouton rouge. Après, cliquez sur Préférences dans le menu et choisissez Mon compte. Puis, cliquez sur Defaults. Selectionnez l adresse et le numéro de client et cliquez sur '+' pour ajouter l adresse comme adresse d envoi standard. Le cercle jaune indique quelle est votre adresse d envoi standard. Il est possible d ajouter plusieurs adresses d envoi standard. Toutes les adresses que vous ajoutez ici peuvent être utilisées comme adresse d envoi dans Nouvel envoi. Définir une imprimante à étiquettes Cliquez sur Préférences dans le menu et choisissez Mon compte. Cliquez ensuite sur Configuration. Vous pouvez à présent configurer votre imprimante à étiquettes. Désormais, à chaque fois que vous imprimerez vos étiquettes, l application vous proposera un format adapté à une imprimante à étiquettes. Vous pouvez également modifier ici la langue de l application.

3 Étappe 2 : Créer un nouvel envoi Nouvel envoi Cliquez sur Envois dans le menu et choisissez Nouvel envoi. Indiquez le type d envoi et le nombre de colis ou de palettes dont il se compose. Saisissez les coordonnées du destinataire manuellement ou sélectionnez-le dans votre carnet d adresses. Précisez s il s agit d une adresse professionnelle ou privée. Vous verrez apparaître directement à droite les services supplémentaires disponibles. Une fois tous les champs complétés, vous pouvez conserver l adresse du destinataire en cochant la case Enregistrer dans le carnet d adresses. Lors de votre prochain envoi, ces informations apparaîtront automatiquement dans les champs si vous effectuez une recherche par prénom, nom de famille ou nom de société dans la barre grise. Le bouton rouge situé en bas à droite de l écran vous permet d imprimer directement l étiquette de cet envoi. Votre envoi se trouve à présent dans les Envois expédiés. Vous pouvez également enregistrer votre envoi dans Brouillons, de manière à pouvoir imprimer ensuite plusieurs étiquettes simultanément. Votre étiquette d envoi (onglet internet ou PDF) s affiche sur un nouvel écran. Si vous avez créé un envoi que vous ne souhaitez plus expédier, vous pouvez l archiver sous Envois archivés. Ainsi il n apparaîtra plus dans l aperçu des envois expédiés, mais il ne sera pas supprimé.

4 définir des services supplémentaires standard Cliquez sur Préférences dans le menu et choisissez Mon compte. Cliquez ensuite sur Defaults. Cliquez sur Ajouter un service supplé pour indiquer un ou plusieurs services supplémentaires. Ce service supplémentaire sera appliqué à chaque nouvel envoi (si possible en combinaison avec le type d envoi). Vous pouvez facilement sélectionner ou désélectionner ces services par envoi.

5 Étappe 3 : Réserver un enlèvement Choisissez Réserver un enlèvement dans le menu. Selectionnez une adresse (au sein du Benelux) dans votre carnet d adresses, ainsi que le numéro de client. Indiquez la date à laquelle nous pouvons venir chercher votre envoi et le nombre de colis ou de palettes dont il se compose. Ajoutez éventuellement un commentaire pour notre chauffeur, par exemple, le lieu exact où il doit se présenter à l adresse renseignée. Cliquez ensuite sur le bouton jaune Réserver l enlèvement, de manière à ce que les responsables de notre planning reçoivent un message et sachent que votre envoi est prêt à être enlevé. Vous recevrez une confirmation au bas de l écran lorsque votre réservation a été effectuée avec succès. * Votre personne de contact habituelle et vous avez convenu des jours où notre chauffeur passerait chez vous? Dans ce cas, ces accords restent d application. Vous ne devez donc plus réserver d enlèvement.

6 Étappe 4 : importer des adresses ou des données d envoi Importer des adresses Téléchargez ici le template pour les fichiers d adresses. Créez votre fichier d adresses dans ce template et sauvegardez-le au format txt ou csv 'comma delimited' (EN) ou 'séparateur : virgule' (FR). Toutes les colonnes sont obligatoires, à l exception du numéro de boîte et du numéro de téléphone. Le nom de société est uniquement obligatoire pour les envois professionnels. Cliquez sur Carnet d adresses dans le menu et choisissez Importer des adresses. Importez votre carnet d adresses. Nommez le fichier, puis liez les colonnes du fichier aux champs de l application. Après avoir effectué cette opération une première fois, vous pourrez utiliser facilement un schéma précédemment enregistré. Les adresses importées figurent désormais dans le Carnet d adresses. Il vous est loisible à tout moment de modifier une adresse ou d ajouter une nouvelle adresse.

7 Importer des données d envois Téléchargez ici le template pour les fichiers de données d envoi. Préparez votre liste d envois dans ce template et sauvegardez-le au format txt ou csv 'comma delimited' (EN) ou 'séparateur : virgule' (FR). Toutes les colonnes blanches sont obligatoires. Les colonnes grises sont facultatives (le nom de société est toutefois obligatoire pour les envois professionnels). Les colonnes jaunes vous permettent d ajouter des services supplémentaires à un envoi à destination d une adresse privée. Utilisez les colonnes rouges pour un envoi à destination d une adresse professionnelle. Les services supplémentaires peuvent également être sélectionnés plus tard, de manière manuelle, dans l application.(voir page 4 définir des services supplémentaires standard) Pour importer des données d envoi, cliquez sur Envois dans le menu et choisissez Importer des envois. Importez votre fichier de données d envoi. Nommez le fichier, puis liez les colonnes du fichier aux champs de l application. Après avoir effectué cette opération une première fois, vous pourrez utiliser facilement un schéma précédemment enregistré. Les envois importés figurent désormais parmi les Brouillons. Selectionnez un ou plusieurs envois et imprimez vos étiquettes. Vous pouvez toujours ajouter un nouvel envoi en cliquant Nouvel envoi dans le menu.

8 Étappe 5 : suivre un envoi via track & trace Choisissez Envois dans le menu et cliquez sur Envois expédiés. Ici vous pouvez suivre vos envois via track & trace. Vous verrez quand nous avons réceptionné l envoi, s il est en livraison ou quand il a été livré. Souhaitez-vous recevoir de plus amples renseignements sur votre envoi? N hésitez pas à contacter notre service clientèle par parcelbe.cs@dhl.com ou par téléphone :

9 Étappe 6 : Ajouter plusieurs utilisateurs Cliquez sur Préférences dans le menu et choisissez Gérer. Cliquez ensuite sur le bouton jaune Ajouter pour ajouter un nouvel utilisateur. Ici vous pouvez directement accorder des droits supplémentaires à l utilisateur et sélectionner le numéro de client qu il peut utiliser. Les User Managers peuvent créer des utilisateurs et les Reporting Managers peuvent consulter des rapports. Attention : vous ne pouvez qu une seule fois définir les droits d un utilisateur.

10 Étappe 7 : Rapports Choisissez Rapports dans le menu et cliquez sur Envois. Selectionnez un ou plusieurs numéro de client. Indiquez également la période pour laquelle vous souhaitez recevoir un rapport d envoi. Vous recevrez un aperçu de tous les envois qui ont été expédiés dans cette période, mentionnant leur numéro de suivi, la date d expédition et la date de livraison. Cliquez sur le bouton jaune Download pour exporter les données au format csv 'comma delimited' (EN). FAQ Questions fréquemment posées Vous avez des questions au sujet de notre application? Vous trouverez de nombreuses réponses à vos questions dans la FAQ.