MS-OFFICE 2007 Version française Synthèse

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1 MS-OFFICE 2007 Version française Synthèse EXCEL Création et gestion de tableaux simples Office Doc Ch. de la Redoute 30 CH-1260 Nyon - Tous droits, y compris ceux relatifs à la traduction et à la reproduction des documents de formation en tout ou partie, nous sont réservés. Sans notre approbation écrite, ce support de cours ne peut être reproduit sous une forme quelconque (photocopie, microfilm ou autre procédé), ni traité par des systèmes électroniques, ni copié, distribué ou utilisé pour des reproductions publiques, même en cas d'utilisation à des fins d'enseignement.

2 Table des matières ENVIRONNEMENT Le Ruban Onglets généraux ou contextuels... 7 Exercices Réduire le Ruban à sa ligne d onglets... 7 Exercices Le Lanceur de boîte de dialogue... 8 Exercices Le Menu FICHIER... 8 Exercices Les options par défaut d Excel... 8 Exercices La barre d outils ACCÈS RAPIDE... 9 Exercices Les thèmes Qu est-ce qu un thème? Choisir une couleur du thème ou une couleur standard : implications Exercices GESTION DES FICHIERS/FEUILLES Le menu FICHIER et ses commandes La liste des documents récents et emplacements récents Exercices Ouvrir un classeur Sélectionner plusieurs fichiers à ouvrir Exercices Passer d un document à l autre Exercices Fermer le classeur Exercices Enregistrer le classeur Enregistrer la première fois ou ailleurs/sous un autre nom Exercices Mettre à jour un classeur déjà enregistré Exercices Créer un nouveau classeur Exercices Le nouveau format de fichier associé à Office Exercices Réorganiser plusieurs documents à l écran Exercices I -

3 9 Copier, déplacer, supprimer depuis Excel Exercices Envoyer le classeur par Outlook La notion de feuille Sélection des feuilles Gestion des feuilles Exercices FONCTIONNALITÉS DE BASE Généralités Les nouvelles limites d Excel Exercices Les différentes formes du pointeur et leur utilisation Exercices Affichage Barre de formule Mode Normal et Mode Mise en Page Exercices Saisie Forcer la saisie textuelle Largeur de colonnes automatique Exercices Saisir des données dans une plage de cellules sélectionnées Exercices Saisir une donnée identique dans une plage de cellules sélectionnées Exercices Saut de ligne dans une cellule et renvoi automatique à la ligne Exercices Saisie des nombres Séparateurs Fraction Saisir les dates Raccourcis clavier pour obtenir la date du jour et l'heure courante Exercices Modifier les paramètres de Windows pour les nombres, les dates etc Exercices Incrémentation automatique ou autofill Incrémentation simple Incrémentation avec un intervalle (autre que ceux des options de recopie incrémentée) Exercices Listes d'incrémentation personnelles Exercices Éditer pour modifier Exercices Effacer le contenu d'une cellule Exercices Répétition de la dernière opération II -

4 Exercices Déplacement Exercices Sélection Un groupe de cellules Une ligne ou une colonne / plusieurs lignes / colonnes Toute la feuille Sélections multiples Un tableau Exercices TRAVAILLER LA STRUCTURE DU TABLEAU Largeur/ hauteur des colonnes/lignes Largeur colonne hauteur de ligne En utilisant la souris Supprimer et insérer des lignes/colonnes Supprimer des lignes/colonnes Insérer des lignes/colonnes Exercices LES FORMATS Les formats des textes Police Exercices Formater des caractères isolés dans une cellule Exercices Alignement des données Exercices Les formats des nombres Exercices Des formats de cellules prédéfinis Exercices Exercices de pratique sur tout le chapitre COUPER/COPIER/COLLER Particularités du couper-copier-coller Drag & Drop ou en français Glisser-Déplacer pour couper/copier/coller Exercices Les options de collage et le collage spécial Exercices Déplacer/copier des lignes ou des colonnes sans écrasement Exercices Copier un format avec le bouton REPRODUIRE LA MISE EN FORME Exercices Le Presse-papiers Office Exercices III -

5 RECHERCHE-REMPLACEMENT Recherche et remplacement Exercices FORMULES ET FONCTIONS SIMPLES Les formules Construction d'une formule Exercices Modification de la formule Exercices Priorité des opérateurs Exercices Recopier la formule Exercices Correction automatique Vérification des erreurs Exercices Valeurs zéro Exercices Visualisation des formules Vos premières fonctions Nom et arguments Exercices Les fonctions courantes SOMME, MOYENNE, MIN, MAX Exercices Reprendre la fonction pour la corriger Exercices Fonctions et Barre d état Exercices Exercices de pratique sur tout le chapitre exercices de pratique généraux MISE EN PAGE ET IMPRESSION D UN TABLEAU SIMPLE Mise en page globale Options globales d affichage : thèmes, arrière-plan, quadrillage, en-têtes Marges, orientation et taille Préparer un en-tête ou un pied de page Retour à un affichage «NORMAL» Aperçu avant impression Impression Exercices LES GRANDS TABLEAUX : MISE EN PAGE ET IMPRESSION Fractionner/figer la feuille pour faciliter la navigation et la saisie des données Fractionner (feuille active seulement) IV -

6 Exercices Figer les volets directement ou après le fractionnement Exercices Mode Aperçu des sauts de page Exercices Les sauts de page Représentation à l écran Insérer un saut de page de page manuel Exercices Ordre de numérotation des pages Exercices Impression des titres Exercices Mises en page spéciales Réduction/Agrandissement de la feuille et ajustement Exercices Imprimer une plage de cellules Exercices Définir une zone d'impression fixe Exercices INSÉRER DES COMMENTAIRES Exercices LES VALEURS RELATIVES ET ABSOLUES Exercices RACCOURCIS CLAVIER "MAGIQUES" V -

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8 FONCTIONNALITÉS DE BASE 1 Généralités 1.1 Les nouvelles limites d Excel Limite Excel 2003 Excel 2007 Colonnes dans une feuille de calcul '384 Lignes dans une feuille de calcul 65'536 1'048'576 Nbre de couleurs différentes dans un classeur mia Nombre total de caractères dans une cellule 1'024 32'768 Nombre de colonnes : soit jusqu à la colonne XFD Cellule vide au-delà de la dernière cellule remplie : aller au fond de la feuille = CTRL + flèche bas / à l extrême droite = CTRL + flèche droite. Dans le fichier d exercices : Les différentes formes du pointeur et leur utilisation Soyez très attentif à la forme du pointeur de la souris car elle est primordiale : Clic + glisser produira un effet différent selon votre pointeur de départ. Pointeur de sélection Pointeur de déplacement/copie (pointer une bordure) Poignée de recopie ou d'incrémentation ou auto-fill Dans le fichier d exercices : 19 2 Affichage 2.1 Barre de formule Relevons qu elle est constituée de deux parties que l utilisateur peut dimensionner à sa guise Généralités Page no 7

9 Ou clic dans la partie texte, puis clic droit et option DÉVELOPPER/RÉDUIRE LA ZONE DE FORMULE 2.2 Mode Normal et Mode Mise en Page Le mode Normal, c est le mode d affichage par défaut d Excel. C est en général dans ce mode que l on saisit les données et qu on les travaille. Mais Office 2007 propose un nouvel affichage : le mode MISE EN PAGE. Excel affiche la feuille telle qu elle sera à l impression : vous visualisez le haut de deux pages (même si les données sont peu nombreuses), une règle horizontale et verticale apparaissent et vous pouvez y définir les textes et autres codes pour un entête ou un pied de page. Dans le fichier d exercices : 20 3 Saisie 3.1 Forcer la saisie textuelle Texte Chiffres il est automatiquement aligné à gauche il est automatiquement aligné à droite Entrer des chiffres comme texte : débuter la saisie par une apostrophe. 3.2 Largeur de colonnes automatique Si les nombres sont plus larges que la cellule en cours, Excel redimensionne automatiquement la colonne sauf si l'utilisateur a déjà modifié manuellement sa largeur. Saisie Page no 8

10 Dans le fichier d exercices : Saisir des données dans une plage de cellules sélectionnées Sélectionnez la plage à remplir et remplir la première cellule. 4 touches sont à votre disposition : RETOUR : la cellule active est celle du dessous MAJ + RETOUR : la cellule active est celle du dessus TAB : la prochaine cellule est celle à droite MAJ + TAB : la prochaine cellule est celle de gauche Dans le fichier d exercices : Saisir une donnée identique dans une plage de cellules sélectionnées Sélectionnez la plage à remplir et remplissez la première cellule. CTRL + RETOUR. L'opération vaut également pour des cellules non consécutives sélectionnées. Dans le fichier d exercices : Saut de ligne dans une cellule et renvoi automatique à la ligne Vous disposez de deux outils combinables. Saisissez le texte et à la position requise : ALT + RETOUR Saisissez d abord le texte et validez. Puis cliquez sur la cellule et Onglet ACCUEIL Groupe ALIGNEMENT Bouton RENVOYER À LA LIGNE AUTOMATIQUEMENT. Le texte est alors réparti sur le nombre de lignes nécessaire, selon la largeur de la colonne bien sûr. La hauteur de ligne est automatiquement élargie en conséquence Dans le cas du renvoi automatique, si vous supprimez du texte ultérieurement, il n y pas d ajustement automatique de la hauteur de la ligne. Il faut le faire manuellement. Dans le fichier d exercices : 24 Saisie Page no 9

11 3.6 Saisie des nombres Séparateurs En général on saisit les nombres sans séparateurs. Ceux-ci sont ajoutés par la suite selon les paramètres Windows (voir rubrique ci-après) Fraction 3/12, sera interprété comme une date. Il faut saisir +3/12 ou =3/12 (c'est-à-dire la division de 3 par 12). Elle est ainsi automatiquement exprimée en une valeur décimale que vous pouvez formater en fraction (onglet ACCUEIL Groupe NOMBRE Liste déroulante du bouton STANDARD). Autre exemple : 23/34=0,6764 soit 2/3. Un petit truc glané dans un livre il y a longtemps : saisir 0[espace]3/12 12[espace]1/8 etc 3.7 Saisir les dates Excel travaille avec un calendrier interne qui part du Pour nous, Excel affiche une date mais en réalité, il travaille avec un numéro de série (le 1= , le 2= et ainsi de suite). Puisque ce sont en réalité des nombres, les dates peuvent ainsi entrer dans des calculs divers. Si Excel n'interprète pas la date correctement (ne récupère donc pas son numéro de série), elle est considérée comme du texte et est alignée à gauche. Excel accepte toutefois de nombreuses formes de saisie, toujours en accord avec les paramètres nationaux de Windows Raccourcis clavier pour obtenir la date du jour et l'heure courante CTRL [plus] ; la date est insérée dans la cellule active (elle n'est pas mise à jour automatiquement). CTRL [plus] : l'heure est insérée dans la cellule active (elle n'est pas mise à jour automatiquement). Date mise à jour automatiquement : en fait il s'agit de la fonction : =AUJOURDHUI() Dans le fichier d exercices : Modifier les paramètres de Windows pour les nombres, les dates etc. Démarrer le PANNEAU DE CONFIGURATION et choisir l icône PARAMÈTRES RÉGIONAUX ou OPTIONS RÉGIONALES selon votre version Windows : modifier selon vos besoins. Dans le fichier d exercices : 26 Saisie Page no 10

12 4 Incrémentation automatique ou autofill La poignée de recopie ou d'incrémentation permet soit de recopier un texte ou une valeur pour laquelle il n'est pas prévu d'incrémentation, soit d'obtenir une liste incrémentée à partir de la donnée saisie. 4.1 Incrémentation simple Standard : pointer la poignée d'incrémentation et la faire glisser Spécial : pointer la poignée d'incrémentation et la faire glisser, puis cliquer sur le bouton interactif afin de choisir d'autres possibilités Ce menu apparaît aussi si vous cliquezglissez avec le bouton droit de la souris. Maintenir la touche CTRL enfoncée pendant que vous faites glisser la souris correspond à empêcher ou au contraire de forcer l'incrémentation. C est l équivalent des deux premières commandes de la liste déroulante. 4.2 Incrémentation avec un intervalle (autre que ceux des options de recopie incrémentée) Saisissez les deux premières données. Sélectionnez les deux cellules. Cliquez-glisser la poignée d'incrémentation.$ Dans le fichier d exercices : Listes d'incrémentation personnelles FICHIER - OPTIONS Catégorie STANDARD Bouton MODIFIER LES LISTES PERSONNALISÉES Incrémentation automatique ou autofill Page no 11

13 Un élément par ligne ou chaque élément séparé par une virgule. Les listes créées servent au tri et au remplissage et sont à disposition dans les autres classeurs. Dans le fichier d exercices : 28 5 Éditer pour modifier Cliquez dans la barre de formule ou F2 au clavier Ou Double-clic sur la cellule : édition directement dans la cellule. Dans le fichier d exercices : 29 6 Effacer le contenu d'une cellule Il faut faire une différence entre le contenu (la donnée) et le format (gras, date, pourcentage etc..) Touche ESPACE ARRIÈRE ou TOUCHE DELETE. cette suppression n'ôte pas le format. Menu contextuel et option EFFACER LE CONTENU. Poignée de recopie - glisser à l'intérieur de la cellule ou de la zone sélectionnée. cette suppression n'ôte pas le format. Pour un choix complet (dont suppression valeur + format) : Onglet ACCUEIL Groupe ÉDITION Bouton gomme : Tout = contenu + format. Formats = le format seulement. Contenu = uniquement la saisie Commentaires (le commentaire signale son existence par un petit point rouge au sommet droit de la cellule). Éditer pour modifier Page no 12

14 Dans le fichier d exercices : 30 7 Répétition de la dernière opération CTRL + Y ou encore F4 Dans le fichier d exercices : 31 8 Déplacement Flèches directionnelles HOME END + RETOUR/flèche droite PgDn/PgUp Dans le sens choisi Début de la ligne courante Dernière colonne non vide du tableau sur la ligne courante Descend/monte d'une vingtaine de lignes CTRL + HOME CTRL + END Sommet de la feuille Coin dernière ligne/dernière colonne de la feuille ou parfois dernière cellule ayant contenu des données ou un format Dans le fichier d exercices : 32 9 Sélection Utilisez toujours le pointeur de sélection si vous vous servez de la souris. (cf page 7). 9.1 Un groupe de cellules Clic sur la première cellule et glisser la souris. Ou MAJ + n importe quelle touche permettant le déplacement de la cellule active (flèches directionnelles, HOME, END etc ). Ou Clic sur la première et MAJ + clic sur la dernière (méthode idéale pour sélectionner un tableau rapidement). Répétition de la dernière opération Page no 13

15 9.2 Une ligne ou une colonne / plusieurs lignes / colonnes Cliquez sur la tête de colonne (lettre) Pointeur : Clavier : CTRL + Barre Espace Cliquez sur la tête de ligne (numéro) Pointeur : Clavier : MAJ + Barre Espace Plusieurs lignes ou colonnes : procéder comme pour une ligne/colonne + glisser la souris. 9.3 Toute la feuille Case de sélection globale (petit rectangle qui fait le coin ligne/colonne). 9.4 Sélections multiples Première sélection normalement. Sélections suivantes : idem mais avec CTRL. 9.5 Un tableau Placez la cellule active dans le tableau (pas de ligne/col vide) et CTRL + * Dans le fichier d exercices : 33 Sélection Page no 14